某物业公司财务管理手册制度物业付款报销管理制度

5 1.0 总则 本制度明确了付款报销管理权限划分，规范了付款报销管理操作程序，建立了付款报销管理审批路径，为付款报销管理工作开展提供了制度依据。 2.0 职责 本制度主责部门为各公司财务部，按本制度要求规定，严格执行付款报销管理要求与流程。 3.0 范围 本制度所规范的付款包括：合同付款、报销付款、借款支付、代收代付款支付、工资及其他薪酬类费用付款。 4.0 总体要求 4.1 公司应制定年度、月度付款资金计划及付款审批流程，明确各类付款各个节点审批人的审核重点事项及责任，各类付款需控制在计划范围内，未经流程审批的付款均不予支付。4.2 各类合同在付款前，需先履行合同文本的审批流程。经办部门需在合同签批完成后将合同审批单及合同文本原件送交财务部一份，若提供复印件，由原件保存部门在复印件上签字确认与原件一致。 4.3 各类付款前必须经第三方部门对付款进度的合理性进行验收，付款形式以支票或银行转账为主，原则上不允许以现金形式支付。 4.4 各类业务借款需于借款业务发生后一个月内完成清账手续，如有特殊情况需在借款前报备说明。 5.0 合同付款要求 5.1 成本类合同 6 5.1.1 成本类合同包含：工程维护类合同、停车场维保类合同、秩序维保类合同、清洁卫生类合同、绿化养护类合同、能源费合同、节日布置和社区活动类合同、策划支出类合同、专项维修基金支出类合同、租金支出类合同等。 5.1.2 成本类合同付款应满足，累计付款 累计应付款合同（结算）值； 5. 1.3 成本类合同及付款审批流程详见附录。 5.2 管理类合同 5.2.1 公司应建立明确具体的管理类合同付款管理制度，加强对付款验收的审核，针对不同类型的合同应明确验收要求及附件。 5.2.2 管理类合同付款应满足，累计付款 累计应付款合同（结算）值，且付款前必须由经办部门外的第三方部门对付款的合理性进行验收。 5.2.3 管理类合同验收内容： 合同类型 验收要求 租赁类 物业费、房租、宽带费等月度固定费用 固定费用，按合同约定条款支付，不需填写验收单 固定资产购置类 购置固定资产 固定资产申购单及供货单位供货清单（接收人员签字验收） 采购类 办公家具、设备、工装、物料、批量礼品等采购 供货单位的销货清单，公司经办人及经办部门负责人在清单上签收 改造装修类 办公区改造装修 原则上物业 3 个及 3 个以上部门联合验收。其中物业集团/公司平台综管部为牵头部门，联合工程部及其他相关部门联合验收并由物业集团总经理/公司平台负责人在验收单上签字 7 招聘会费用 提供招聘会议安排、相关场地租赁清单及相应招聘会照片 人力资源类 猎头招聘费 验收单中注明猎头推荐成功的员工姓名、所在部门、到岗时间、离职时间，并由该员工所在部门总经理签字 审计咨询类 各部门的专业服务费（审计、评估、诉讼、薪酬调研等）验收单中注明相关工作进度，由经办部门确认阶段性或成果性报告；如有对方代垫费用需提供费用明细 政府性收费 收费所依据的文件 月服务费 要求按月与对方结算，每月初将上月服务内容及费用明细发送至财务管理部，付款验收时提供对方出具的结果性文件 其他类 其他 依据实际情况确定验收标准 5. 2.4 管理类合同及付款审批流程详见附录。 6.0 借款支付要求 6.1 合同类借款 6.1.1 适用于物业公司的项目成本类尚未完成合同立项审批或合同审批流程，但需先行以借款形式支付的合同类支出。 6. 1.2 具体要求： 6.1.2.1 需提交物业集团立项和合同审批的，借款时需签批到物业集团；其他合同类借款若不满足单笔金额大于等于 10000 元，则不需签批至物业集团。 6.1.2.2 借款时，需由经办部门在 EAS 中提交借款单，注明借款金额、归属项目等，重点说明合同立项和审批的进展及需以借款形式先行支付的原因，内容填写须完整、准确、附件上传齐全。 8 6.1.2.3 公司主管职能部门相关人员及经理对借款单的相关内容进行审核确认。针对借款的必要性、合同的付款条件和付款前的验收，是否在成本或费用预算范围内等相关要素进行审核。 6.1.2.4 对于在完成合同立项和合同审批前办理的合同类借款，经办部门须在付款后两周内完成相关立项审批、合同审批及相关合同付款审批，并在借款业务发生后一个月内完成清账手续。 6.2 管理类借款 6.2.1 适用于物业公司未签订合同，需提前借出的用于支付日常经营管理费用的借款。 6. 2.2 具体要求： 6.2.2.1 采购物资借款，应向财务部提供签批完毕的物品申购审批单。 6.2.2.2 能源费借款，应向财务部提交能源费的缴费通知单。 6.2.2.3 其他临时性借款，因意外事件引起的支出，必须写有书面事件说明并经相关批准后方可办理借款。 6.2.2.4 各公司管理类借款必须通过 EAS 系统进行。 6.2.2.5 所有管理类借款支付均应控制在预算额度内，未经审批通过的超预算付款，财务不予支付。 6.3 备用金借款 6.3.1 备用金借款是以指定的现场财务人员名义在财务部门借出的用于收费找零、清退押金的使用期限在一个月以上的持续性周转现金借款。 6. 3.2 备用金管理原则 6.3.2.1 备用金必须以指定的现场财务人员名义借款，当借款人员发生离职时，其尚未归还的备用金必须全额还清，否则公司有权不予办理离职手续。 9 6.3.2.2 备用金借款人应遵循“谁借款，谁使用，谁保管，谁归还”的原则，不得擅自将备用金借于他人使用，借款人需对所借款项承担保管责任，禁止将备用金与个人资金混合保管，因个人原因造成备用金的丢失或短款，由借款人承担赔偿责任。 6.3.2.3 备用金使用时从银行提取，每日下班前应将多余现金存入专用保管账户；不使用时必须存放在备用金保管账户中，借款人信息及保管账户信息必须在各公司财务部进行备案。6.3.2.4 所有备用金需在每年的 12 月 31 日前全额归还公司财务部，待到次年初重新办理借款手续，如因特殊情况未能及时归还的，需以书面形式上报物业集团财务管理部审批同意。6.3.3 备用金的借款额度 备用金原则上按借款单位现金需求量核定，一般情况下每个物业项目不超过 1000 元。各公司财务负责人应根据借款使用情况审核备用金借款金额，并每月对备用金使用情况和使用额度进行核查，若发现借款额度过高，应重新核定备用金限额。 6.3.4 借款审批流程 各类借款审批流程详见附录。 7.0 代收代付款类支付 7.1 付款前财务需对代收情况进行审批，支付代付款前应确保此笔款项已代收，公司严格禁止未收款代付行为。 7.2 审批流程：经办人部门负责人公司财务负责人公司总经理。 8.0 工资及其他薪酬类费用付款 8.1 工资付款 8.1.1 工资付款是指员工日常薪酬、奖金等工资款的支付。 10 8.1.2 工资付款需先由人力在 S-HR 系统中走完相应的审批流程，并将签批后的工资表交由财务进行工资发放。 8.1.3 工资付款审批流程详见附录。 8.2 其他薪酬类费用付款 8.2.1 其他薪酬类费用及奖励款项发放前，应有明确的奖励方案。奖励方案经公司经办部门负责人、人力资源部负责人、总经理签批后报物业集团相应职能部门、人力资源部及总经理签批。 8.2.2 公司的具体奖励明细最终签批至物业集团总经理。 8. 2.3 财务取得签批后的奖励方案及发放明细后进行付款。 9.0 报销付款要求 9.1 差旅费 9. 1.1 报销范围 9.1.1.1 因出差、参加培训及会议、异地项目考察过程中所产生的住宿费、机票、城际火车票、餐费及交通费。 9.1.1.2 出差过程中发生的招待外部人员的费用计入总经理经费，不计入差旅费。 9.1.1.3 因招待外部人员发生的全部差旅费用，计入总经理经费，不计入差旅费。 9. 1.2 报销要求 9.1.2.1 差旅费报销标准必须按照物业集团综合管理部下发的关于差旅费费用报销标准严格执行。 9.1.2.2 境内出差超出费用标准的部分，不予报销；境外出差超出标准部分，需填写差旅费用审批单并由集团行政总裁签批后方可报销。 9.1.2.3 因项目考察需到境外出差的，需事前经集团行政总裁签批。 9.1.2.4 机票由各公司综合管理部统一订购，报销差旅费时需提供往返飞机的登机牌。 11 9.1.2.5 报销差旅费时，须逐项列示各项费用的明细内容，包括时间、地点、各项费用金额，填写的各项内容须与发票一致。若发票标注时间、地点与出差地不符，则不予报销。 9.2 总经理经费 9. 2.1 报销范围 9.2.1.1 为拓展或维护与供应商、中介机构人员或其他合作方的日常关系，或为保证并推动工作计划而发生的相关费用，如招待、考察、差旅、礼品、协调等费用。 9.2.1.2 各部门、公司、体系的活动建设费用。 9.2.1.3 员工因加班而发生的误餐费用。 9.2.1.4 出差过程中发生的招待外部人员（含招待集团其他公司、部门人员）的费用。 9.2.1.5 招待外部公司人员发生的全部差旅费用，计入总经理经费。 9. 2.2 报销要求 9.2.2.1 报销总经理经费时需在 EAS 系统中提报费用报销单 ，并附总经理经费审批单 。9.2.2.2总经理经费审批单上所列示的费用发生时间、地点需与发票一致；招待事由、招待人员、招待金额均需明确填写，签批流程同报销流程。 9.2.2.3 单笔金额超 2000 元的事项，一事一单，至少签批至公司总经理。 9.3 部门杂费 9.3.1 报销范围 不能由综合管理部统一代办的，需由各部门自行承担的费用，包括邮递费、晒图费、凭证纸等相关费用；各部门参加的外部机构强制性培训、会议或后续教育费用；因公发生的临时租车费、打车费等。 9.3.2 报销要求 报销时经办人员需在 EAS 系统中提报费用报销单 ，如果报销打车费时还需填写交通费报销附表注明事由时间，签批流程同报销流程。 12 9.4 会议费、培训费 9. 4.1 报销范围 9.4.1.1 会议费、培训费指由集团、体系及公司统一组织的会议和培训，公司为提升员工业务进行的外部专业培训费，包括会议场租费、培训讲师费、器械租用费、会议集中餐费及茶歇费用。 9.4.1.2 如因参加会议、培训过程中发生的住宿、机票、城际火车票、餐费及交通费应计入差旅费。 9.4.1.3 各部门单独参加政府部门或其他外部组织的会议、培训发生的费用计入部门杂费。 9. 4.2 报销要求 9.4.2.1 会议、培训发生前需向各公司综合管理部申请备案，并下发会议和培训通知至各参会相关人员。 9.4.2.2 报销时经办人员在 EAS 系统中提报费用报销单 ，填写的各项内容须与发票一致，若发票时间、地点与培训、会议的时间、地点不符，则不予报销。 9.4.2.3 若在异地参加会议、培训，所涉及的住宿交通等费用报销，参见差旅费报销要求。 9.5 采购类费用 9.5.1 报销范围 日常工作中所发生的办公用品、会议用品、清洁用品等管理类费用采购；固定资产类采购。9. 5.2 采购前审批要求 9.5.2.1 单价 5 万或总价 10 万以上的物品采购需填写采购类管理费用审批单 ，并完成相关审批流程。 9.5.2.2 需定期采购的物品应在与公司签订合同的供货商处进行，临时小额采购低于 2000 元，可在遵循三方比价原则的前提下，在项目周边就近采购。 9.5.2.3 固定资产类采购，无论金额大小，均需在采购前填写固定资产申购单 。 13 9. 5.3 报销要求 9.5.3.1 采购类发票应注明采购物品名称、采购单价、采购数量等明细，如发票无法体现上述明细，则需外部单位单独提供采购清单或发货清单，清单必须包含上述明细，部门经办人及负责人需对清单内容进行签字验收。 9.5.3.2 固定资产采购应由库房管理员根据供货明细单录入 EAS 库房管理系统。 9.5.3.3 报销时，经办人员在 EAS 系统中提报费用报销单 ，并将采购类管理费用审批单 、 固定资产申购单 、 固定资产及物料用品入库单作为附件提供至各公司财务部。 9.6 机动车使用费 9.6.1 报销范围 主要包括燃油费、路桥费、存车费、修理费、装具费、车船税、保险费、年检费、过户费等。 9.6.2 报销前审批要求 机动车维修、保养、购买配饰、配件时，需填制车辆维修（保养）申请表 ，报公司综合管理部负责人、公司总经理审核。 9. 6.3 报销要求 9.6.3.1 机动车使用费报销由综合管理部统一经办，在 EAS 系统中提报费用报销单 ，并附机动车使用费明细表按照车牌号与司机姓名分别做汇总，逐一列明各项费用金额。 9.6.3.2 机动车维修、保养、购买配饰、配件费用报销时，还需提供车辆维修（保养）申请表及维修单位出具的维修保养项目明细单或购买配饰配件的明细小票。 9.6.3.3 燃油费以充值卡形式支付的，每次办理充值时，须提供充值卡余额清单。 9.7 通讯费及交通费 9.7.1 员工通讯费及交通费补贴报销标准按照物业集团人力资源部下发的报销标准严格执行。14 9.7.2 日常办公交通费报销时需填写交通费报销附表 ，注明外出时间、事由并由所属部门负责人签字确认。 9.8 福利费用 9.8.1 报销范围 福利费支出包含食堂费用、员工福利费、探亲路费、异地员工租房补贴、体检费等。 9. 8.2 报销要求 9.8.2.1 食堂费用与员工福利费需由各公司综合管理部统一报销； 9.8.2.2 探亲路费、异地员工租房补贴、体检费的报销均需在正常签批流程后再由人力资源部负责人审批； 9.8.2.3 经办人员报销时需在 EAS 系统中提报费用报销单 ，报销食堂费用时，还需提供由综合管理部签批过的食堂费用明细清单。 9.9 其他要求 9.9.1 所有费用原则上都应由费用承担部门来报销，如报销时需占用其他部门费用额度，应经实际费用承担部门审批确认。 9.9.2 所有费用报销票据原则上都应使用原始单据，发生业务时间、地点应与票据一致。如需用其他票据冲抵，需后附实际业务发生的原始单据或复印件，并填写票据冲抵审批单 ，履行报销同样的签批流程。 9.9.3 所有费用借款及报销需在 EAS 系统中录入相应借款单或报销单，以上涉及到的 总经理费用审批单 、 采购类管理费用审批单 、 机动车使用费明细表 、 车辆维修（保养）申请表 、 交通费报销附表 、 票据冲抵审批单等需单独签批的单据，需于系统中上传电子版并于付款时将签批完成的纸质单据作为附件。 9.9.4 所有报销发票抬头必须为所属公司的全称。 9.9.5 各类报销的审批流程见附录。 15 10.0 附则 本制度自发布之日起实施，根据物业集团业务发展情况适时修订。 本制度由物业集团财务管理部起草并归口管理。 11.0 附录 附录 1 付款报销审批流程 附录 2EAS 系统报销单录入及附件上传的具体要求 附录 1 付款报销审批流程 区域物业公司 审批类别 物业服务中心 平台职能部门 物业集团 集团 大类 具体科目类别对照 审核事项 授权范围 经办人 项目负责人 部门负责人财务负责 人运营负责 人公司负责 人人力综管 副总经理 财务 总经理 法务经理 财务总经理 财务副总裁 行政总裁单笔=20000 元 成本类合同审批、补充合同、合同结算、合同扣款 单笔=100000 元 成本类合同 能源费、安保费、环境费、设施维护费、保险、企划支出、节日布置社区活动 成本类付款审批 单笔=20000 元 单笔=10000 元 费用类合同审批补充合同、合同结算、合同扣款 单笔=100000 元 单笔=10000 元 单笔=10000 元 单笔=5000 元 物业付款报销管理制度 编号：RCWY-G-CW-02（A/0） 17 通讯费、交通费、车辆使用费、部门杂费 单笔=10000 元 工资发放 18 物业付款报销管理制度 编号： RCWY-G-CW-02（ A/0） 附录 2EAS 系统报销单录入及附件上传的具体要求 EAS 报销单据要求 注：事由栏报销单打印时能看到，备注栏打印的报销单不会显示，所以要求备注栏标注清晰 大项 单据类型 eas 单据事由栏（打印报销单体现） eas 单据备注/摘要栏（打印报销单不体现） eas 附件上传 其他说明 合同审批 合同审批显示为备注栏 备注栏格式：（补充及合同终止也需按此格式录入）合同内容：合同价款：合同期限：付款方式：预算情况：本合同事项年初预算多少元，本次提交多少元，减少或增加原因是什么？（或此合同事项年初总预算多少元，已使用多少元，本次合同扣减多少元，总的事项预算减少或增加的原因） （猎头合同请在期限注明入职时间） 未签署的合同文本，及相关资料，比价合同需按照制度规定上传相关比价资料；猎头费补充协议需上传入职人员所在部门总经理签字的合同验收单；验收单必须签字齐全。 合同类 付款申请单 付款申请单显示为摘要栏 摘要栏：注明付款事由，及本次付款条件，合同执行到什么程度，本次付款是支付的什么阶段的钱，已付过款的要标注累计支付的金额（例如：全年合同 100 万元，累计支付 50 万，本次支付第 3 季度款项 25 万，还差第四季度款项 25 万未支付）或（咨询服务费，合同总额 100 万，合同事项已经境内验收单（猎头付款，验收单注明某部门招聘费）及验收资料；验收单必须签字齐全。 和合同不符及特殊事项的验收单及验收资料不用上传，单独线下解释 19 物业付款报销管理制度 编号： RCWY-G-CW-02（ A/0） 执行到30%，按照合同约定，几月几日前需支付合同款30%，本次申请支付 30 万） ，猎头费付款请注明某某部门招聘费付款 费用报销类 借款单 事由栏：借款费用类别（其中：现金发放的福利，事由栏只写“借款” ） 备注栏：详述借款事由 借款时：经签批的借款预算明细。 借款后再报销时需上传经特殊事项事由栏只写“借款” ，单独线下解释，签批的实际费用发生明细及之前借款的审批单。 例如现金发放的福利 总经费报销单 事由栏：“招待费” 备注栏：注明外部招待费、内部招待费（与外部门以及区域内的招待）及团建费（仅包含部门内的团建和误餐费） ，并注明纸板已签批，请签批齐全后再送至财务，如超过 1000 元，请单独签批 1、 费用超过 1000 元的，上传签批完整的总经费1000 元及以上申请单 2、 经综管负责人签批的总经费实际发生审批单 每人每月 200 元的团建误餐标准，超标下月不予报销，同时请于总经费审批单空白处列明部门人数 20 物业付款报销管理制度 编号： RCWY-G-CW-02（ A/0） 差旅费报销单 事由栏：“差旅费” 请写明 1.本次出差人数 2.所有人的额度总和 3. 行政分摊到个人的住宿费合计 4.本次报销的餐费及交通费合计 如不齐全，将打回修改 经签批的出差申请单 如果多人出差，有人不报销，也要将人数和额度写明 部门杂费 事由栏：按发票内容录入，分录分事项录入（交通费、邮递费、书费。 。 ） 详述费用明细；外出公干及加班交通费需注明纸质版已签批 经签批的交通费明细表外出公干及加班交通费需提供经部门负责人签批的交通费明细， C3 级别及以上不允许报外出公干交通费，交通费每人每月 200 元限额。 固定资产报销 事由栏：注明购置固定资产，注明具体购买事项 固定资产申购单、采购订单（固定资产实际购买明细及价格）及直委说明 通讯费报销 事由栏：注明“几月通讯费” ，固定电话费的详述话费期间及用途 上传签批完的员工通讯费明细或固定电话费明细汇总表 如产生超额通讯费，需签批至执行总裁 员工交通费报 事由栏：注明“几月交通 备注栏：详述各员工金额，实报与标准不同时请注 无 21 物业付款报销管理制度 编号： RCWY-G-CW-02（ A/0） 销 费” 明原因 公司车辆使用费 事由栏：按发票类型录入（维修费、燃油费、高速费、过桥费及具体金额