销售与收款循环内部控制工作底稿

1、销售与收款循环内部控制工作底稿销售与收款循环内部控制工作底稿我们采用询问、观察与检查等方法 , 了解并记录了 S 公司销售与收款循环的主要控制流程 , 并已与财务经理、销售经理确认下列所述内容。1、有关职责分工的政策与程序S 公司建立了下列职责分工政策与程序:(1) 不相容职务相分离。主要包括 : 订单的接受与赊销的批准、销售合同的订立与审批、销售与运货、实物资产保管与会计记录、收款审批与执行等职务相分离。(2) 各相关部门之间相互控制并在其授权范围内履行职责 , 同一部门或个人不得处理销售与收款业务的全过程。2、主要业务活动介绍(1) 销售1) 新顾客如果就是新顾客 ,她们需要先填写 “顾客

2、申请表” , 销售经理将进行顾客背景调查 ,获取包括信用评审机构对顾客信用等级的评定报告等 ,填写“新顾客基本情况表” ,并附相关资料交至信用管理经理审批。信用管理经理在“新顾客基本情况表”上销售与收款循环内部控制工作底稿签字注明就是否同意赊销。 通常情况下 ,给予新顾客的信用额度不超过人民币元 ;若高于该标准 ,应经总经理审批。根据经恰当审批的新顾客基本情况表 ,信息管理员将有关信息输入 Y 系统 , 系统将自动建立新顾客档案。完成上述流程后 ,新顾客即可与公司进行业务往来, 向 S 公司发出采购订单。对于新顾客的初次订单 ,不允许超过经审批的信用额度。如新顾客能够及时支付货款 ,信用良好

3、,则可视同“现有顾客”进行交易。2) 现有顾客收到现有顾客的采购订单后,业务员将订单金额与该顾客已被授权的信用额度以及至今尚欠的账款余额进行检查 ,经销售经理审批后 ,交至信用管理经理复核。如果就是超过信用额度的采购订单 ,应由总经理审批。3) 签订合同经审批后 ,授权业务员与顾客正式签订销售合同。信息管理员负责将顾客采购订单与销售合同信息输入 Y 系统 , 由系统自动生成连续编号的销售销售与收款循环内部控制工作底稿订单 ( 此时系统显示为 “待处理” 状态 ) 。每周 , 信息管理员核对本周内生成的销售订单 , 对任何不连续编号的情况将进行检查。每周 ,应收账款记账员汇总本周内所有签订的销售

4、合同 ,并与销售订单核对 ,编制销售信息报告。如有不符 ,应收账款记账将通知信息管理员 ,与其共同调查该事项。业务员根据系统显示的“待处理”销售订单信息 ,与技术经理、生产经理、财务经理分别确认技术、生产与质量标准以及收款结汇方式 ,由生产计划经理制订生产通知单。如果顾客以信用证方式付款 , 则在收到信用证后开始投入生产 ; 如果采用预收货款方式 , 则在收到 30%的货款后投入生产。开始生产后 ,系统内的销售订单状态即由“待处理”自动更改为“在产” 。 注: 生产环节控制活动记录于生产与仓储循环的审计工作底稿 (SCL)。(2) 记录应收账款1) 记录应收账款产品生产完工入库后 ,系统内的销

5、售订单状态由“在产”自动更改为“已完工” 。销售与收款循环内部控制工作底稿信息管理员根据系统显示的“已完工”销售订单信息与销售合同约定的交货日期,开具连续编号的销售发票 (出口发票一式六联发票 ), 交销售经理审核 , 发票存根联由销售部留存, 其她联次分别用于报关、税务核销、外汇核销以及财务记账等。报关部单证员收到销售发票后办理报关手续 ,办妥后通知业务员在系统内填写出运通知单,确定装船时间。 出运通知单单的编号在业务员 输入销售订单编号后自动生成。根据系统的设置 ,如输入错误的销售订单编号 ,则无法生成相对应的出运通知单。运输经理根据系统显示的出运通知信息 , 安排组织发运。仓储经理安排组

6、织成品出库。船运公司在货船离岸后 , 开出货运提单 , 通知 S 公司货物离岸时间。信息管理员将商品离岸信息输入系统 ,系统内的销售订单状态由“已完工”自动更改为“已离岸”。应收账款记账员根据系统显示的 “已离岸”销售订单信息 ,将销售发票所载信息与报关单、 货运提单等进行核对。 如所有单证核对一致 ,应收账款记账员销售与收款循环内部控制工作底稿编制销售确认会计凭证 ,后附有关单证 ,交会计主管复核。若核对无误 ,会计主管在发票上加盖“相符”印戳 ,应收账款记账员据此确认销售收入实现 ,并将有关信息输入系统 ,此时系统内的采购订单状态即由“已离岸”自动更改为“已处理” 。如果期末商品已经发出但

7、尚未离岸 ,则应收账款记账员根据出库单等单证记录应收账款 ,并于下月初冲回 ,当系统显示“已离岸”销售订单信息时 ,记录销售收入实现。国内销售除无需办理出口报关手续外 ,其她与出口销售流程基本一致。以下控制流程记录中将不再涉及国内销售。 注: 产成品发运环节控制活动记录于生产与仓储循环的审计工作底稿 (SCL)。2) 销售退回、折扣与折让S 公司销售业务系以出口销售为主, 与顾客签订的销售合同中规定不允许退货, 若发生质量纠纷 , 应采取索赔方式 , 根据双方确定的金额调整应收账款。 业务员接到顾客的索赔传真件等资料后 , 编制连续编号的顾客索赔处理表 , 交至生产部门与技术部门 , 由生产经

8、理技术经理确定就是否确属产品销售与收款循环内部控制工作底稿质量问题 , 并签字确认。如确属S 公司的责任 , 应收账款记账员在顾客索赔处理表注明货款结算情况。对于索赔金额不超过人民币元的, 由销售经理批准 , 如超过该标准 , 应经总经理审批。应收账款记账员编制应收账款调整分录 , 后附经适当审批的顾客索赔处理表 ,交会计主管 复核后进行账务处理。3) 对账及差异处理月末 ,应收账款主管编制应收账款账龄报告 , 其内容还应包括应收账款总额与应收账款明细账合计数以及应收账款明细账与顾客对账单的核对情况。如有差异 , 应收账款主管将立即进行调查。如调查结果表明需调整账务记录 , 应收账款主管 将编

9、制应收账款调节表与调整建议 , 连同应收账款账龄分析报告一并交至会计主管复核 , 经财务经理批准后方可进行账务处理。4) 计提坏账准备与核销坏账S 公司董事会制订并批准了应收账款坏账准备计提方法与计提比例的会计估计。每年末 ,销售经理根据以往的经验、债务单位的实际财务状况与现金流量的情况,以及其她相关信息 , 编写应收账款可收回性分析报告, 交财务部复销售与收款循环内部控制工作底稿核。会计主管应收账款可收回性分析报告 ,分析坏账准备的计提比例就是否较原先的估计发生较大变化。如发生较大变化 ,会计主管编写会计估计变更建议 ,经财务经理复核后报董事会批准。 S 公司坏账准备由系统自动计算生成 ,

10、对于需要计提特别坏账准备以及拟核销的坏账 , 由业务员 填写连续编号的坏账变更申请表 , 并附顾客破产等相关资料 , 经销售经理审批后 , 金额在元以下的 , 由财务经理审批 , 金额在元以上的 , 由总经理审批。应收账款记账员根据经适当批准的更改申请表进行账务处理。(3) 记录税金报关部单证员负责收集出口销售的相关单据 ,每月末汇总交由财务部办税员复核 ,办理出口退税手续 ,每月将增值税纳税申报表与由税务部门盖章确认的出口退税汇算清缴明细表交由财务经理 审核 ,无误后签字确认。如发现任何异常情况 ,将进一步调查处理。实际收到税务部门的退税款时,由会计主管将实际收到的退税款与退税申报表数字进行

11、核对,销售与收款循环内部控制工作底稿并由财务经理复核 ,无误后在凭证上签字作为复核证据。对销售与收款循环涉及的税金实施实质性程序更为有效 ,故以下控制程序中将不再涉及税金。(4) 收款信用证到期或收到顾客已付款通知 ,由出纳员 前往银行办理托收。款项收妥后 ,应收账款记账员将编制收款凭证 ,并附相关单证 ,如银行结汇水单、银行到款通知单等,交会计主管复核。在完成对收款凭证及相关单证的复核后,会计主管在收款凭证上签字,作为复核证据 ,并在所有单证上加盖“核销”印戳。出纳员根据经复核无误的收款凭证及时登记银行存款日记账。(5) 维护顾客档案如需对 Y 系统内的顾客信息作出修改, 业务员填写更改申请

12、表 , 经销售经理审批后交信息管理员负责对更改申请表预先连续编配号码并在系统内进行更改。信息管理员每月复核顾客档案。对两年内未与 S 公司发生业务往来的顾客, 通知业务员销售与收款循环内部控制工作底稿并由其填写更改申请表 , 经销售经理审批后交信息管理部删除该顾客档案。每月末 ,信息管理员编制月度顾客信息更改报告 ,附同更改申请表的编号记录交由财务经理复核。财务经理核对月度顾客更改信息报告、检查实际更改情况与更改申请表就是否一致、所有变更就是否得到适当审批以及编号记录表就是否正确, 在月度顾客信息更改报告与编号记录表上签字作为复核的证据。如发现任何异常情况, 将进一步调查处理。每半年 ,销售经

13、理复核顾客档案。相关工作底稿受影响的主相关要交易业 控制目常用的控被审计单位的控制活控制测试程务标与账户余制活动动序活额及动其认定销售与收款循环内部控制工作底稿受影响的主相关要交易业 控制目常用的控被审计单位的控制活控制测试程与账务标制活动动序户余活额及动其认定如果就是新顾客 , 销售抽取新顾客经理 将对其进行客 基本情况户背景调查 , 获取包括表, 检查就信用评审机构对顾客是否按政策应收信用等级的评定报告审批信用额仅接受账款 :管理层审 等, 填写 “新顾客基本情 度。销 在信用核批准信 况表 ”,并附相关资料交计价售 额度内与分用额度。 至信用管理经理 审的订单抽取现摊批。信用管理经理 有

14、顾客订将在 “新顾客基本情况单, 检查就表”上签字注明就是否是否适当复同意赊销。通常情况核。下, 给予新客户的信用销售与收款循环内部控制工作底稿受影响的主相关要交易业 控制目常用的控被审计单位的控制活控制测试程与账务标制活动动序户余活额及动其认定额度不超过人民币 元的 ; 若高于该标准 ,应经总经理 审批。如果就是现有顾客 , 业务员 将订单金额与该顾客已被授权的信用额度以及至今尚欠的账款余额进行检查 , 经销售经理审批后 , 交至信用管理经理 复核。如销售与收款循环内部控制工作底稿受影响的主相关要交易业 控制目常用的控被审计单位的控制活控制测试程与账务标制活动动序户余活额及动其认定果就是超过

15、信用额度的采购订单 , 应由总经理审批。应收管理层必对于新顾客的初次订账款 :须审批所单, 不允许超过经审批管理层 存在有销售订的信用额度。如新顾客抽取新顾客单, 超过核准销能够及时支付货款 , 信订单 , 检查售订单特定金额用良好 , 则可视同 “现有 就是否得符主的价或毛利异顾客 ”进行交易。营业合经批准的格、条常的销售务收信用额度件应取得较入: 发高管理层收到现有顾客的采生购订单后 , 业务员 核准。销售与收款循环内部控制工作底稿受影响的主相关要交易业 控制目务标与账常用的控制活动被审计单位的控制活动控制测试程序活户余额及动其认定已记录应收销 的销售账款 :售 订单的计价内容准与分将订单

16、金额与该顾客已被授权的信用额度以及至今尚欠的账款余额进行检查 , 经销售经理 审批后 , 交至核。如果就是超过信用额度的采购订单 , 应由总经理 审批。由不负责信息管理员 负责将 抽取销售信输入销售顾客采购订单与销售息报告 , 检订单的人合同信息输入 Y 系统 ,查就是否已员比较销由系统自动生成连续经编制 , 如销售与收款循环内部控制工作底稿受影响的主相关要交易业 控制目常用的控被审计单位的控制活控制测试程与账务标制活动动序户余活额及动其认定确摊售订单数 编号的销售订单 ( 此时 有差异 , 就据与支持 系统显示为 “待处理 ”状 是否已进行主性文件就 态) 。每周 , 信息管理员 调查与处营

17、业是否相符 核对本周内生成的理。销售订单 , 对任何不连务收续编号的情况将进行入: 准检查。确性、分类每周 , 应收账款记账员 汇总本周内所有签订的销售合同 , 并与销售订单核对 , 编制销售与收款循环内部控制工作底稿受影响的主相关要交易业 控制目常用的控被审计单位的控制活控制测试程与账务标制活动动序户余活额及动其认定销售信息报告。如有不符, 应收账款记账员将通知信息管理员, 与其共同调查该事项。应收信息管理员 负责将账款 :销售订顾客采购订单与销售销售订完整单、销售 合同信息输入 Y 系统 ,单均已性发票已连 由系统自动生成连续得到处续编号、 编号的销售订单 ( 此时理顺序已被 系统显示为

18、“待处理 ”状主记录。态) 。每周 , 信息管理员营业核对本周内生成的销售与收款循环内部控制工作底稿受影响的主相关要交易业 控制目常用的控被审计单位的控制活控制测试程与账务标制活动动序户余活额及动其认定务收销售订单 , 对任何不连入: 完续编号的情况将进行整性检查。应收船运公司在货船离岸账款 :销售发票 后,开出货运提单 , 通 抽取销售订记存在、知 S 公司货物离岸时已记录需与出库单、销售发录权利间。的销售单证核票、出运通应与义对, 如有均确已知单以及送收务发出货不符应及信息管理员 将 货单检查其账物时调查与商品离岸信息输入系内容就是否款主处理。统,系统内的销售订单一致。营业状态由 “已完工

19、 ”自动更销售与收款循环内部控制工作底稿受影响的主相关要交易业 控制目常用的控被审计单位的控制活与账务标制活动动户余活额及动其认定务收改为 “已离岸 ”。入: 发应收账款记账员生根据系统显示的“已离岸 ”销售订单信息, 将销售发票所载信息与报关单、货运提单等进行核对。如所有单证核对一致 , 应收账款记账员 在发票上加盖“相符 ”印戳并将有关信息输入系统 , 此时系统内的采购订单状态控制测试程序销售与收款循环内部控制工作底稿受影响的主相关要交易业 控制目常用的控被审计单位的控制活与账务标制活动动户余活额及动其认定即由 “已离岸 ”自动更改为“已处理 ”。应收月末 , 应收账款主管账款 :编制应收

20、账款账龄计价定期与顾 报告 , 其内容还应包括已记录与分客对账 ,应收账款总额与应收的销售摊如有差异 账款明细账合计数以交易计应及时进 及应收账款明细账与价准确主行调查与 顾客对账单的核对情控制测试程序检查其与应收账款明细账金额就是否一致 , 如有差异 , 就是否已进行处理。况。如有差异 , 应收账调查与处营业款主管 将立即进行 理。务收调查。入: 准销售与收款循环内部控制工作底稿受影响的主相关要交易业 控制目常用的控被审计单位的控制活控制测试程与账务标制活动动序户余活额及动其认定确性、分类应收信息管理员 根据系账款:统显示的 “已完工 ”销售与销售完整订单信息与销售合同抽取销售订记销售订约定

21、的交货日期 , 开具 单、销售发货物相性录单、销售关的权连续编号的销售发票票、出运通应发票已连( 出口发票一式六联发利均已知单以及送收主续编号、票), 交销售经理 审 货单检查其记录至账顺序已被营业核, 发票存根联由销售应收账内容就是否款务收记录。部留存 , 其她联次分别款一致。入: 完用于报关、出口押汇、整性税务核销、外汇核销以销售与收款循环内部控制工作底稿受影响的主相关要交易业 控制目常用的控被审计单位的控制活与账务标制活动动户余活额及动其认定及财务记账等。应收账款记账员根据系统显示的“已离岸 ”销售订单信息, 将销售发票所载信息与报关单、货运提单等进行核对。如所有单证核对一致 , 应收账

22、款记账员 在发票上加盖“相符 ”印戳并将有关信息输入系统 , 此时系控制测试程序销售与收款循环内部控制工作底稿受影响的主相关要交易业 控制目常用的控被审计单位的控制活控制测试程与账务标制活动动序户余活额及动其认定统内的采购订单状态即由 “已离岸 ”自动更改为“已处理 ”。应收S 公司销售业务系以出已记录账款 :管理层制 口销售为主 , 与顾客签记完整定有关销 订的销售合同中不允的销售售退回、 许退货 , 若发生质量纠录性抽取顾客索退回、折扣与折 纷, 应采取索赔方式 ,应赔处理表检折扣与收让的政策 根据双方确定的金额查就是否真折让均主与程序 ,账调整应收账款。业务员 实发生。为真实营业款并监督

23、其 接到顾客的索赔传发生的务收真件等资料后 , 编制连执行。入: 完续编号的顾客索赔处销售与收款循环内部控制工作底稿受影响的主相关要交易业 控制目常用的控被审计单位的控制活与账务标制活动动户余活额及动其认定整性理表 , 交至生产部门与技术部门 , 由生产经理技术经理 确定就是否确属产品质量问题 , 并签字确认。如确属 S 公司的责任 , 应收账款记账员 在顾客索赔处理表注明货款结算情况。对于索赔金额不超过人民币 元的 , 由销售经理 批准 , 如超过该标准 ,应经总经理 审批。控制测试程序行调查与 顾客对账单的核对情应及时进 及应收账款明细账与定期与顾 报告 , 其内容还应包括客对账 , 应收

24、账款总额与应收如有差异 账款明细账合计数以编制应收账款账龄销售与收款循环内部控制工作底稿受影响的主相关要交易业 控制目常用的控与账务标制活动户余活额及动其认定应收账款 :已发生存在的销售记退回、录主折扣与应营业折让均收确已记务收账入: 发处理。录款生被审计单位的控制活控制测试程动序月末 , 应收账款主管抽取顾客对账单检查其与应收账款明细账金额就是否一致, 如有差异, 就是否况。如有差异 , 应收账已进行调查款主管 将立即进行与处理。调查。已发生应收用以记录业务员 接到顾客的 抽取顾客索的销售账款 :销售退索赔传真件等资料后 ,赔处理表检销售与收款循环内部控制工作底稿受影响的主相关要交易业 控制

25、目常用的控被审计单位的控制活控制测试程与账务标制活动动序户余活额及动其认定退回、 存在、 回、折扣 编制连续编号的顾客查就是否已折扣与 完整与折让事 索赔处理表。进行记录。折让均 性项的表单于恰当连续编应收账款记账员号, 顺序期间进主编制应收账款调整行记录已被记分录 , 后附经适当审批营业务收录。的顾客索赔处理表 , 交入: 截会计主管 复核后进止行账务处理。记 已发生 应收录 的销售 账款 :管理层复 业务员 接到顾客的 抽取记账凭核与批准 索赔传真件等资料后 , 证, 检查与销售与收款循环内部控制工作底稿受影响的主相关要交易业 控制目常用的控被审计单位的控制活控制测试程与账务标制活动动序活

26、户余额及动其认定应 退回、 计价收 折扣与 与分账 折让均 摊款 确已准对应收账编制连续编号的顾客顾客索赔处款的调索赔处理表 , 交至生产理表金额就整。部门与技术部门 , 由生 是否一致 ,产经理 技术经理并经适当复确记录确定就是否确属产核。主品质量问题 , 并签字确营业认。如确属 S 公司的责务收任, 应收账款记账员入: 准在顾客索赔处理表确性、注明货款结算情况。对分类于索赔金额不超过人民币 元的 , 由销售经理批准 , 如超过该销售与收款循环内部控制工作底稿受影响的主相关要交易业 控制目常用的控被审计单位的控制活控制测试程与账务标制活动动序户余活额及动其认定标准 , 应经总经理 审批。应收

27、公司董事会制订并批抽取销售部账款 :准了应收账款坏账准门出具的应准确计存在、管理层复备计提方法与计提比收账款可收提坏账完整核坏账准例的会计估计。回性分析报准备与备费用 ,性、权告。检查就核销坏账, 并利与包括考虑是否编写会每年末 , 销售经理就是否记计估计变更义务记录于根据以往的经验、 建议 , 经财录于适当恰当期债务单位的实际财务期间。务经理复核间坏状况与现金流量的情后报董事会账准况, 以及其她相关信批准。销售与收款循环内部控制工作底稿受影响的主相关要交易业 控制目常用的控被审计单位的控制活与账务标制活动动户余活额及动其认定备: 计息, 编写应收账款可收价与回性分析报告 , 交财务分摊、部复

28、核。完整会计主管 应收性、存账款可收回性分析报在告, 分析坏账准备的计提比例就是否较原先的估计发生较大变化。如发生较大变化 , 会计主管 编写会计估计变更建议 , 经财务经理复核后报董事会批控制测试程序销售与收款循环内部控制工作底稿受影响的主相关要交易业 控制目务标与账常用的控制活动被审计单位的控制活动控制测试程序户余活额及动其认定准。S 公司坏账准备由系统自动计算生成 , 对于需要计提特别坏账准备以及拟核销的坏账 , 由业务员 填写连续编号的坏账变更申请表 , 并附顾客破产等相关资料 , 经销售经理审批后 , 金额在元以下的 , 由财务经理审批 , 金额在 销售与收款循环内部控制工作底稿受影响的主相关要交易业 控制目常用的控被审计单位的控制活控制测试程与账务标制活动动序户余活额及动其认定元以上的 , 由总经理审批。应收账款记账员 根据经适当批准的更改申请表进行账务处理。信用证到期或收到顾客已付款通知 , 由出纳抽取收款凭应收证, 检查其账款 :员前往银行办理托收款就管理层复收。款项收妥后 , 应收就是否经会收完整是真实核收款记计主管复款性、权账款记账员 将编制核, 就是否发生的录。收款凭证 , 并附相关单利与证, 如银行结汇水单、加盖 “核销 ”义务银行到款通知单等 , 提印戳。销售与收款循环内部控制工作底稿受影响的主