表格处理基础(审计培训).ppt

1、表格处理基础,表格处理基础,Excel 的基本信息元素 Excel 的基本操作 表格的建立、编辑和格式化 显示与打印工作表 公式与函数 图表的使用 数据管理 宏和VBA,Excel是什么？它能为我们做什么？,是Microsoft Office的主要组件之一,具有很强的图形、图表功能,可用于财务数据处理、科学分析计算、审计数据等，并能用图表显示数据之间的关系和对数据进行组织,1985年Microsoft Excel问世，被公认为是功能最完整、技术最先进和使用最简便的电子表格软件。,我们已经学过如何启动和退出Windows应用程序如word。能否举一反三呢？,Excel 2003工作环境,Exce

2、l2003的启动 1.按快捷图标。 2.以滑鼠点选开始程序Microsoft Excel， Excel即开启显示于屏幕上。（Excel启动的方法有很多。）,Excel 2003的退出 （1）打开“文件”菜单，单击“退出”选项。 （2）单击窗口右上角的关闭 按钮。 （3）单击标题栏左边的 图标，选其中“关闭”选项 （4）双击标题栏左边的 图标。 （5）右键单击任务栏中的 图标，选择其中的“关闭”选项。 （6）将要关闭的窗口作为当前窗口，按Alt+F4键。,返回本节,Excel的启动和退出示例,启动,退 出,1,2,3,1,2,名称框,行号,工作表标签,编辑栏,列标,活动单元格,工作表区,界面介绍

3、,Excel应用窗口,编辑栏,菜单栏,工具栏,工作簿,工作表,状态栏,Excel 的基本信息元素,1. 工作簿 2. 工作表 3. 单元格 4. 单元格区域 以上合称为Excel 2003的工作区,1、工作簿 2、工作表 3、单元格 4、单元格区域,Excel2003的基本元素工作簿、工作表、单元格,Excel 的基本信息元素,1. 工作簿 指在Excel 环境中用来存储并处理工作数据的文件，工作簿名就是存档的文件文件名。如默认为BOOK1.XLS、 BOOK2.XLS等 返回图例,Excel 的基本信息元素,2. 工作表 一个工作簿默认包含了三个工作表：其名称分别为Sheet1,Sheet2

4、,Sheet3 每一个工作簿最多可有255个工作表，但当前只有一个工作表，称为活动工作表 单击某个工作表标签可将其激活为活动工作表，而双击则可更改工作表名 工作表标签左侧有四个用于工作表管理的控制按钮，分别表示：第一个工作表，上一个工作表，下一个工作表，最后一个工作表 工作表由单元格组成 返回图例,Excel 的基本信息元素,3. 单元格 一个工作表最多可有256列，65536行 列标A,B,CZ;AA,ABAZ;BA,BBBZ等表示；行标用1，2 ，3等数字表示，单元格由列、行标志共同表示如A1，B2等 每个工作表中只有一个单元格，称为活动单元格,基 本 概 念,单元格地址,行号,列号,单元

5、格地址：C2,单元格地址：B8,返回图例,Excel 的基本信息元素,4.单元格区域 指一组被选中的单元格，它们可以是相邻的，也可以是分散的，对一个单元格区域的操作就是对该区域中所有单元格执行相同的操作,Excel 的基本操作,单元格内容的输入 选择操作对象,单元格内容的输入,1、光标的定位 单元格内容的光标定位 单元格的光标定位 光标在工作表中并呈白色十字状态时，单击任一单元格即可使该单元格被激活而被称为活动单元格,双击某单元格，或单击某单元格后再将光标定位在编辑栏中 单击某单元格，直接输入 出现光标“”后，使用键盘左右方向键将光标定位,单元格内容的输入,2. 输入 输入汉字 按Alt+En

6、ter组合键，可将单元格输入的内容进行分段 当输入的数字超过单元格列宽或15位时，数字将采用科学计数法形式表示 日期输入可用“/”分隔符 分数的输入应先输入“0”和空格 输入公式可以先键入“=”号，或单击编辑栏左侧的编辑公式按钮 数字以文本输入，先击单引号，如12345,单元格内容的输入,3. 对齐（数字、日期输入后为右对齐状态，字符输入后为左对齐状态） 4. 其他操作 按Tab键，光标将定位在下一列 按ESC键或单击编辑栏左侧的取消按钮，可取消输入 按Enter键光标将定位在下一行,选择操作对象,1. 单元格选择 单个单元格、行、列的选择 激活某个单元格即是选择某个单元格 单击行标头可进行行

7、的选择 单击列标头可进行列的选择 连续单元格的选择 将光标定位在所选连续单元格左上角 将鼠标从所选单元左上角拖曳至右下角 2. 单元格内容的选择 激活单元格后，在编辑栏上拖动鼠标选中文字或双击单元格后，出现插入点，从第一个文字开始拖动鼠标选中文字。,3、单击列标可用于选择某列,2、单击行标可用于选择某行,1、单击某单元格并激活它，即可用于选择单个单元格,多行、多列选择 选中1行或1 列，拖动鼠标 间断表格的选择 按住Ctrl键的同时，用鼠标作单元格选择或区域选择，即可选择不连续的单元格区域 选择全部单元格 单击工作表左上角的“全选”按钮，或使用快捷键Ctrl+A选定或单击“全表选择”即0行0列

8、。 取消选择 用鼠标单击任一单元格即可,选择操作对象,选择操作对象,工作表的选择 单个工作表的选择 单击工作表标签 多个工作表的选择方法及特点 连续工作表的选择：单击第一个工作表标签，然后按住Shift键，单击所要选择的最后一个工作表标签即可 不连续工作表的选择：按住Ctrl 键，分别单击所需选择的工作表标签即可 同时选择多个工作表后，对任一工作表的操作会在所有被选工作表中同时进行 取消工作表的选择：单击任一个未被选择的工作表标签,新建、打开和保存文件,1Excel文件的建立 启动了Excel之后，选择“文件”|“新建”命令来建立一个Excel文件。 直接点击常用工具栏中的“新建”按钮。 技巧

9、: 按CtrlN组合键，可快速新建一个空白工作簿。 利用模板创建,单击,单击,利用模板提高审计制表效率,在审计工作中所获取的审计证据都要以审计工作底稿作为载体，审计工作底稿中大部分是表格形式，而且基本上都有固定的格式，因此审计人员可以利用Excel的模板功能，在模板中可以创建包括公式、标注、图形和格式等的工作簿表单，从而提高制表效率。 下面以制作“存货计价审计表”为例，说明模板的创建和使用。 相关知识：EXCEL有两个文件夹，一个系统默认的启动文件夹XLSTART，位于C:Documents and Settings用户名Application DataMicrosoftExcelXLSTAR

10、T。位于启动文件夹中的文件都会在启动EXCEL程序时打开。用户可以自定义启动文件夹，在工具-选项-常规，“启动时打开此目录中的所有文件”的文本框内输入自定义的启动文件夹的目录即可。此为空，默认为XLSTART。 EXCEL内部，存在着对工作薄和工作表的默认设置，如宋体12号，含3张工作表等，这些默认设置并不存在于实际的模板文件，启动时，EXCEL没有检测到标准默认模板文件Book.xlt，就会使用这些设置。所以，只要创建或修改默认Book.xlt，就可以替换这些设置。,利用模板提高审计制表效率,更改默认工作薄模板：创建一个空白文档，进行工作薄更改设置，进行自定义模板文件的创建，命名为Book.

11、XLT，放在XLSTART下，不要自定义模板，在XLSTART中删除Book.XLT即可。应用其就是进行新工作薄的创建。 更改默认工作表模板，方法同上，另存命名时为Sheet.xlt，放在XLSTART下，不要自定义工作表模板，在XLSTART中删除Sheet.XLT即可。其中的工作薄尽量只保留唯一一个工作表。应用就进行表的插入。 另一个模板文件夹：Templates。 位于C:Documents and Settings用户名Application DataMicrosoftTemplates。 当用户选择从本机上模板中创建工作薄时，自动定位到此文件夹。,一、模板的创建,新建一张新的工作簿，

12、在工作簿中输入模板中必要的信息，如表头、表体、金额格式、数字之间的相互勾稽关系等，但不要输入数字，因为每次使用时的金额并不一样。,需要的格式都确定以后，单击“文件”菜单下的“另存为”命令，弹出“另存为”对话框。“保存类型”选择模板，“保存位置”为默认，在“文件名”栏输入有助于识别模板用途的文件名，单击“保存”按钮，即完成模板的创建。,二、调用模板制作表格,模板制作好以后，就可以使用其进行表格的制作。 单击“文件”菜单下的“新建”命令，在“新建工作簿”对话框中的“模板”栏下选择“本机上的模板”，可以看到已经创建的模板。如图所示的“存货计价审计表”就是已经创建好的模板。选择需要的模板，单击“确定”

13、按钮，即打开模板。,在模板中输入所需数据或从其他位置把项目金额和设计调整数粘贴过来，相关数字会自动计算出来。要保存新建的工作簿时，单击“文件”菜单下的“另存为”命令，设定文件保存的位置和文件名，在保存类型中选择“Microsoft Excel工作簿”，单击“保存”按钮，新的工作表就保存好了。 利用Excel模板功能制作有固定格式的报表，不但可以使审计人员从繁杂的指表工作中解脱出来，而且可以使报表制作快速、准确、美观。同理，可以制作出审计工作中所需的各种表格模板，有利于提高审计制表效率。,2Excel文件的打开,（1）使用“文件”|“打开”命令或是直接单击工具栏中的 按钮打开“打开”对话框，如图

14、所示。,图“ 打开”对话框,（2）在“文件”菜单中下方显示出来的最近所使用过的文件中选择所要打开的文件名称，如右图所示的情况下，“文件”菜单中只显示最近所使用过的4个文件名称。提示:选择【工具】-【选项】-【常规】命令,可更改这里列出的文件数。,3Excel文件的保存 （1）新建立的文件的保存 （2）命名过的文件的保存 （3）设置自动保存功能（工具选项-保存中）,图 “另存为”对话框,图 “ Microsoft Excel”对话框,表格的建立、编辑和格式化,建立表格与录入 编辑表格 格式化表格,数据的输入方法和质量直接影响到工作效率，在工作表中输入原始数据的方法有4种：直接输入数据、快速输入数

15、据、利用“自动填充”功能输入有规律的数据、利用命令导入外部数据。,1.在工作表中输入原始数据,建立表格与录入,（1）直接输入数据,文本型数据的输入 数值型数据的输入（15位或超过列宽就自动采用科学计数法） 输入日期时间,技巧 ：分数应使用整数加分数的形式，否则会默认为日期； 如：输入1/2 1月2日 输入0空格1/2 显示为1/2 技巧：在输入数字前加入字符 可将数字作为文本处理， 如“ ”。 提示： 在Excel2003中，日期和时间均按数字处理； 对于输入的数字Excel可识别时，靠右侧对齐。如 2006-6-5； 对于Excel不能识别的日期和时间，会被视为文本，左侧对齐。如2006.6

16、.5。,（2）快速输入数据,记忆式输入 是指当输入的内容与同一列中已输入的内容相匹配时，系统将自动填写其他字符。,选择列表输入 在选取单元格后，单击右键选择“从下拉列表中选择”命令或按Alt键，显示一个输入列表，再从中选择需要的输入项。,连续区域的数据输入 相同内容单元的输入 男和女的快速输入法,每个单元格输入完后，按Tab键，可沿行的方向输入数据；按Enter键，可沿列的方向输入数据；当数据输入到区域边界时，光标会自动移到所选区域下一列的开始处,按住Ctrl键选择所要输入相同内容的单元格，输入数据后，按住Ctrl+enter组合键即可,选中要输入的单元格，右击，快捷菜单中选择设置单元格格式数

17、字自定义，类型中输入：=1“男”;=2“女” ，点确定,利用有效性设置选择项快速输入 选择相应的单元格 选择“数据”/“有效性”/“设置”标签 在有效性条件的允许中，选择“序列”项，在“来源”框中：输入序列数据，以逗号分隔 点确定后，相应单元格的右上角出现一个下拉按钮，点下拉按钮，选择输入项即可。,预置小数位数（或尾数0） 选择“工具”/“选项”，单击“编辑”标签 在打开的对话框中，选择“自动设置小数点”项，在“位数”框中：若输入大于0的数，则设置的是小数位数；若输入小于0的数，则设置的是位数0的个数 如果在输入过程中，想取消设置，可在输入完数据后，输入小数点,（3）利用“自动填充”功能输入有

18、规律的数据,自动填充根据初始值来决定以后的填充项，用鼠标指向初始值所在单元格右下角的小黑方块(称为填充柄)，此时鼠标指针更改形状变为黑十字，然后向右(行)或向下(列)拖曳至填充的最后一个单元格，即可完成自动填充。,选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄，或者选择【编辑】【填充】【序列】命令，可在Excel工作表中快速填充多种类型的数据序列。 在行或列中复制数据，拖动单元格填充柄即可； 填充一系列数字、日期等，通过拖动， Excel可自动延续此系列数字、日期或时间段等。 技巧2 按Ctrl+D组合键，可向下填充复制； 按Ctrl+R组合键，可向右填充复制。,自动填充分3种情况：,填充相同数据(复

19、制数据) 填充序列数据 填充用户自定义序列数据,填充相同的数据：选中单元格，拖动填充柄或编辑菜单的填充（左、右、下、上及序列中的自动填充）。 自动填写有规律的数据 数字的填写（示例填充） 在该行（列）的前两个单元格内输入开始的2个数字； 选择这两个单元格； 用鼠标按住第二个单元格的填充柄，将其拖曳到结束单元格，松开鼠标,填充柄,自定义序列的自动填写 在“工具”菜单中，选择“选项”，单击“自定义序列”标签； 确定输入序列； 在单元格中输入所选序列的任一项，并选择该单元格； 用鼠标左键拖曳所选单元格右下角的填充柄到结束处,可以在自定义序列中选择某一序列,也可以在输入序列中输入一个序列,自动填充序列

20、,（4）利用命令导入外部数据,工作中，经常会遇到需要用Excel处理的数据是存放在非Excel格式文件（比如文本文件等）中的情况，如用手工方式来采集这些数据，费时又费力。可以利用Excel软件的外部数据输入导入功能来迅速导入这些数据，从而极大的提高我们的工作效率。 执行【数据】-【导入外部数据】-【导入数据】菜单选项。出现一个选择数据源的窗口，在该窗口中找到数据源，然后直接双击它即可。这时会有一个文本导入向导一步一步帮我们把数据导入到表格中。 Excel 2003，它不仅能够导入文本数据，还能导入其他数据库如Access数据， HTML表格数据，甚至能导入业务系统中的XML数据，ODBC数据源

21、数据，EXCEL，WORD，lotus1-2-3，SQL SERVER等。,Excel的主要功能不在于它能显示、存储数据，更重要的是对数据的计算能力，它允许使用公式和函数对数据进行计算。,2. 使用公式和函数计算数据,编辑工作表,工作表的编辑主要包括工作表中数据的编辑，单元格、行、列的插入和删除。工作表的编辑遵守“先选定，后执行”的原则。,编辑表格,1. 单元格部分内容的移动、复制和删除 2. 单元格内容的移动、复制和删除 3. 单元格的删除、插入 4. 行、列的删除和插入,编辑表格,1. 单元格部分内容的移动、复制和删除 单元格部分内容的移动、复制 选择所要编辑的单元格中的部分内容 若移动：

22、单击工具栏中的剪切钮 若复制：单击工具栏中的复制钮 单击所要粘贴的单元格，并将光标定位到新的位置，单击工具栏中的粘贴钮 按Enter键即可,删除单元格的部分内容 选择所要编辑的单元格内容，按Del键即可 2. 单元格内容的移动、复制和删除 鼠标拖曳的方法 (1)选择要移动、复制的单元格 (2)移动：将光标移到单元格边框的下侧或右侧，出现箭头状光标时，用鼠标拖曳到单元格的新位置即可 (2)复制：在按住Ctrl键的同时，按上述方法用鼠标拖曳单元格到新的位置,用剪切和粘贴的方法移动和复制单元格的内容 选择要移动、复制的单元格 移动：可以单击工具栏中的剪切按钮 复制：可以单击工具栏中的复制按钮 单击目

23、标单元格 单击工具栏中的粘贴按钮 按Enter 键即可,3.单元格内容的删除 选择所要删除内容的单元格 在“编辑”菜单中选择“清除”项，在子菜单中选择相应项 或按Del键直接删除单元格内容,4. 单元格的删除、插入 单元格的删除 选择所要删除的单元格 在“编辑”菜单中选择“删除”项，打开删除对话框 做相应选择后按“确定”钮完成操作,单元格的插入 选择所要插入单元格的位置 在“插入”菜单中选择“单元格”项，在出现的“插入”对话框中选择插入后当前单元格移动的方向 按“确定”按钮即可,使用“编辑”菜单中的“删除”命令打开该对话框,使用“插入”菜单中的“单元格”命令打开该对话框,5. 行、列的删除和插

24、入 行、列的删除 单击所要删除的行、列的标头 选择“编辑”/“删除”项即可 行、列的插入 单击所要插入行、列所在任一单元格 选择“插入”/“行”或“列”项即可,6.查找与替换 选择【编辑】-【查找】命令,或按ctrl+F组合键,打开【查找与替换】对话框的查找选项卡; 在【查找内容】下拉列表框中输入查找内容,单击【查找下一个】按钮,光标则移动到与待查内容相符的单元格上.可多次单击【查找下一个】按钮,直到找到所需的单元格位置。 提示: 单击【查找全部】按钮,可在对话框下方列出所有符合条件的单元格信息.,单击【替换】标签,打开【替换】选项卡,在【查找内容】和【替换为】下拉列表框中输入所需内容,单击【

25、查找下一个】按钮,定位到要替换掉的单元格,单击【替换按钮】,即可快速工作表中特定单元格的内容。 也可直接单击【全部替换】按钮.,7. 给单元格加批注 批注是附加在单元格中,与其他单元格内容分开的注释。 含有批注的单元格的右上角会有一个红色三角形的批注标识符。鼠标指向单元格,即会显示其批注。 操作步骤如下: a 选定单元格,选择【插入】-【批注】命令;或单击右键,选择【插入批注】; b 在弹出的批注框中输入内容; c 输入完毕后,单击外部工作表区域即可.,注意：,复制和粘贴是各种审计数据资源相互传递的基本途径，是各种软件之间数据利用的有效方法。复制粘贴的基本操作步骤如下：选定要复制的内容；单击鼠

26、标右键选择“复制”，或单击“编辑”菜单下“复制”命令，或按Ctrl+C键；将光标定位到要插入的位置；单击鼠标右键选择“粘贴”，或单击“编辑”菜单下“粘贴”命令，或按Ctrl+V键。 这里主要讲述的是在审计过程中涉及到的复制粘贴的其他用法。,一、复制,复制是Excel中最常用的操作，灵活运用各种不同的复制方法，可以显著提高审计效率。下面介绍几种不同的复制方法： 1原样或全部复制已经编辑好的单元格内容。选中要复制的单元格，然后执行“复制”命令，再选择目标单元格，单击“粘贴”实现复制，或执行单元格拖动即可。 2复制单元格中的部分特性。选中要进行复制的单元格，单击“复制”命令，然后将鼠标移动到目标单元

27、格，单击“编辑”菜单下的“选择性粘贴”命令，弹出如图所示的对话框。,选择所需粘贴的内容或其他选项，如只复制格式，则选中“格式”，单击“确定”按钮即可。 3工作表的复制。 在一个工作簿中，通常需要进行工作表之间的复制操作，如果仅在表格数据区进行选择，执行“复制”、“粘贴”命令后，只能复制其单元格数据，而结构、格式、属性并没有复制过来。要解决此问题，可以采用以下方法： （）使用菜单复制工作表。用鼠标右键单击要复制的工作表标签，弹出如图所示的菜单条选择“移动或复制工作表”。,或单击“编辑”菜单下的“移动或复制工作表”弹出如下页所示的对话框：,选定目标工作簿及在工作簿中的位置，选择“建立副本”，单击“

28、确定”按钮，新的工作表就建立了。,（2）拖动鼠标复制工作表。这种方法仅限于同一工作簿内复制工作表。方法是单击要复制的工作表标签，同时按下Ctrl键，拖动鼠标到目标工作表标签处松开，就会产生一张完全相同的工作表，新工作表标签为“工作表（2）”，将其重新命名即完成一张工作表的复制。 4 复制到Word。审计数据通常以表格或报表的形式反映出来，而审计报告中常常要用到表格或报表的数据，如果表格的数值发生变动，必然要修改报告中的数据，如果数字被多次修改或修改的数字很多，很可能在报告中发生遗漏，而且非常麻烦。将Word与Excel结合起来使用，则可以解决这一问题。当报告中需要数据时，可以从Excel表格中

29、链接过来；当Excel表格的数据发生变动时，Word中的数据会被自动更新。,具体操作如下： 分别打开要进行链接的Word和Excel文件，在Excel表格中，选中要复制的单元格，单击“编辑”菜单下的“复制”命令；切换到Word文档，再要输入数据处单击鼠标，然后单击“编辑”菜单下的“选择性粘贴”命令，弹出如图所示的对话框。,在“选择性粘贴”对话框中，选择“粘贴链接”，在“形式”备选框中选择“无格式文本”，单击“确定”按钮，Excel表格中的数据就复制到Word文档中了，当Excel表格中的数据发生变动时，报告中的数据会同时作相应变动。如果要把Excel表格整体复制到Word文档中，在“粘贴链接”

30、时，选择“带格式文本”，单击“确定”按钮即可。,二、粘贴,复制和粘贴是不可分的，在谈复制时，要用到粘贴；要进行粘贴，首先要复制，这里主要讲一些在复制中没有说明的问题。 1粘贴数值。在审计工作中，经常会遇到这样的问题：如何将原来表格中的格式复制到现有工作表中？如何将计算结果保存到另一张工作表，而不将公式带过去？这就需要适用“选择性粘贴”来完成。 例如：将下图1的D1的结果复制到另一个工作簿的C1中。操作如下： 选择要复制的区域D1，单击“编辑”菜单下的“复制”命令；切换到目标工作簿的目标单元格C1，单击“编辑”菜单下的“选择性粘贴”命令，弹出如图2所示“选择性粘贴”对话框，选择“数值”，单击“确

31、定”按钮即可。如果执行“粘贴”命令，其结果如图3所示，其差异显而易见。C1单元格只有数字，而D2单元格复制的是公式，所以其结果为0。,图1,图2,图3,2运算后粘贴。审计人员在导入被审单位的报表时往往其金额是以元为单位的数据，而审计中往往用的金额单位是万元，这时就需要运用“选择性粘贴”功能，将金额单位改为万元。具体操作如下： 在选定表格的空白单元格输入10000，并将其复制。选定需要更改数据的范围，单击“编辑”菜单下的“选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框中选择“全部”、“除”，如图4所示，并单击“确定”按钮，此时被选范围内的数据均由元改为万元，同时删除在空白单元格输入的10000（结果如

32、图5所示）。,图4,图5,此操作也可以用公式法完成，结果虽然相同，但采用“选择性粘贴”计算的结果是静态的，即计算结果与D4单元格无关，而采用公式法计算结果是动态的，若删除D4单元格数值，则会出现错误信息。两种方法可以根据实际工作需要选择使用。 3粘贴转置。在审计工作中还会遇到一个问题，就是要进行汇总的数据行和列正好相反，要处理这类问题，使用的就是选中表格，复制，单击指定单元格，选编辑菜单的 “选择性粘贴”的粘贴“转置”功能。,4粘贴连接。在复制中已经介绍了在Word中粘贴链接，其实，更常用的“粘贴链接”是在工作簿或工作表之间的链接，建立链接的方法是在“选择性粘贴”时，选择“粘贴链接”。,另外，

33、在Word中引用的粘贴过来的数据，若想知道其具体情况，这时可以采用建立“粘贴为超级链接”的办法，方法是：单击“编辑”菜单下的“粘贴为超级链接”命令。建立链接后，就可以从Word链接到所引用的工作表的源数据处，如果为了使用更方便，也可以建立一个对链接，这样链接对象就可以互相切换了。 利用这种方法，可以将一套互相独立的工作底稿组合成互相引用、互相切换、自动化程度较高的实用程序,格式化表格,1. 行高、列宽的调整 2. 字体的格式化与对齐方式设置 3. 边框和底纹的设置 4. 数字的格式化,1、行高、列宽的调整 方法一：用鼠标拖曳直接设置行高列宽 方法二：利用“格式”菜单中的“行”或“列”项进行调整

34、,1.用鼠标拖动行高或列宽设置,2、通过“格式”菜单中的“行”或“列”命令进行行高、列宽的调整,2. 设置单元格字体及对齐方式 （1）设置单元格字体 选择【格式】-【单元格】,单击【字体】标签 技巧: 利用【字体】标签中的【特殊效果】选项组中的【上标】复选框,可将数字或字母设置为指数。 （2） 设置单元格对齐方式 选择【格式】-【单元格】,单击【对齐】标签,用菜单的方法设置对齐方式 选择所要格式化的单元格 在“格式”菜单中选择“单元格”项，单击“对齐”标签，打开对话框 根据需要选择“水平对齐”方式、“垂直对齐”方式、“文本控制”即“方向”等项目 按“确定”按钮即可,单元格格式的“对齐”选项卡,

35、选择水平对齐方式,选择垂直对齐方式,拖动指针控制文字方向,操作实例: 1、置报表标题的格式为隶书、加粗、16号，设置列标题（表头）的字号为14号，垂直居中，设置数据垂直居中。 2、设置报表标题居中，并合并A1、E1单元格。,3. 设置单元格边框及底纹 选择【格式】-【单元格】,单击【边框】/ 【图案】标签,边框和底纹 采用工具栏按钮的方法设置边框与底纹 用菜单的方法设置边框和底纹 选择所要格式化的单元格 在“格式”菜单中选择“单元格”项，打开“单元格格式”对话框 选择“边框”标签设置单元格的边框 在“线形样式”栏中设置线型，在“颜色”栏中设置线的颜色 选择“预置”按钮，或在“文本”区单击边框线

36、处，设置边框线的位置 选择“图案”标签设置单元格的底纹和颜色 按“确定”按钮，完成操作,“边框”选项卡,“图案”选项卡,操作实例: 1、设置报表的外边框为粗线。表头下边为双线。 2、为E3单元格加上底纹。,用工具栏中的数字格式化按钮格式化数字 单击包含数字的单元格 分别单击格式工具栏上的按钮 用菜单方式格式化数字 选择所要格式化的数字单元格 在“格式”菜单中选择“单元格”项，单击数字标签 在打开的对话框中，“分类”列出了所有的格式，选择所需的分类格式 按“确定”按钮，即可 取消数字的格式 在“编辑”菜单中选择“清除”项,4. 设置单元格数字格式 选择【格式】-【单元格】,单击【数字】标签,设置

37、小数位数,负数表示格式,单元格格式对话框,格式工具栏,操作实例: 设置各种产品的销售额为数值型数据，保留两位小数，并加千位分隔符。,5. 应用样式 选择【格式】-【样式】命令,在【样式名】下拉列表框中选择基本样式,然后在【样式包括】选项组中具体做出选择。最后单击【确定】。 6. 自动套用格式 a 选定需要自动套用格式的单元格区域; b 选择【格式】-【自动套用格式】,单击想要套用的数据表样式,并可根据需要,在【要应用的格式】选项组中选择具体要套用的格式; c 单击【确定】按钮即可.,7.条件格式 一个工作表中可能有许多数据，有些数据是需要特别标记的。可以利用Excel的条件格式功能。点击【格式

38、】 【条件格式】命令，然后进行选择。 如在学生成绩表中将不及格的成绩作红色标记。 8.设置背景 选定整个工作表； 选择【格式】【工作表】命令项【背景】； 在“工作表背景”对话框中选择一个图片； 单击【插入】即可。,9. 添加图形、图片、剪贴画和艺术字 选择【插入】【图片】，再做选择。 10. 给工作表标签加颜色 为了醒目、美观，并便于查找，可以给工作表标签加颜色。 选择【格式】【工作表】命令项【工作表标签颜色】，在出现的“设置工作表标签颜色”对话框中选择喜爱的颜色。,管理工作表,1. 切换工作表 单击工作表标签 2. 新建、重命名工作表 右击工作表标签-插入 右击工作表标签-重命名或工作表标签

39、慢击两次 3.复制和移动工作表 工作表的移动、 复制 选择所要移动、复制的工作表标签 移动：拖曳标签到所需位置 复制：按住Ctrl键的同时拖曳所选标签到所需位置 释放鼠标即可,4、工作表的删除 选择所要删除的工作表标签 在所选标签上单击鼠标右键，在出现的的子菜单中选择“删除”项，或在“编辑”菜单中选择“删除工作表”项 在出现的删除确定对话框中，确认删除操作即可,显示与打印工作表,显示工作表 打印工作表,显示工作表,滚屏显示：使用水平滚动条和垂直滚动条可滚动显示更多内容 缩放控制：用以改变显示比例，可使窗口内显示更多内容或突出显示某一个特定的局部内容 冻结窗口：可将工作表的某些区域“冻结”，使得

40、滚屏显示时该区域不动 分割窗口：将一个工作表同时放在四个窗格中，每个窗格可分别浏览该工作表的不同区域 隐藏操作,显示工作表,冻结窗口操作 单击不需要冻结区的左上角单元格 在“窗口”菜单中选择“冻结窗格”项 当窗口处于冻结状态时，选择“窗口”菜单中的“撤销窗口冻结”项可以取消窗口冻结,显示工作表,分割窗口操作 选择活动单元格 在“窗口”菜单中选“拆分”项，则在活动单元格的左边及上边出现分割线，将窗口划分为4个窗格 利用其水平、垂直滚动条可在各窗格中随意浏览各项 拖曳分割框，可以改变分割线的位置 在“窗口”菜单中选择“撤销拆分窗口”项可以取消窗口分割,拖动分割框，改变各窗口大小,窗口菜单的“拆分”

41、命令,隐藏和取消隐藏操作 隐藏行或列 选择所要隐藏的行（列）后， 在“格式”菜单中选择“行”（“列”）项，在子菜单中选择“隐藏”子项 取消隐藏行或列 选择跨越隐藏列（行）的单元格，然后在“格式”菜单中选择“列”（“行”）项，在子菜单中选“取消隐藏”子项即可完成取消隐藏。,工作表的隐藏和取消隐藏 选择 【窗口】-【隐藏】命令,即可隐藏工作簿; 选择 【窗口】-【取消隐藏】命令,即可恢复。 选择 【格式】-【工作表】-【隐藏】命令,即可隐藏工作表; 选择 【格式】-【工作表】-【取消隐藏】命令,即可恢复工作表;,技巧: 1. Excel大量数据同时输入的技巧 打开需要输入数据的Excel表格，同时

42、选中需要填充数据的单元格，如果某些单元格不相邻，可先按住Ctrl键并点击鼠标左键逐个选中单元格。接着松开Ctrl键，输入单元格中需要填充的数据，然后再按下“CtrlEnter”组合键，则刚才选中的所有单元格就被同时填入该数据了。 2. 快速输入大写中文数字 将光标移至需要输入大写数字的单元格中。在单元格中输入相应的小写数字。右击该单元格，点击“设置单元格格式”，从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项；然后从“特殊”列表框中选择“中文大写数字”选项。最后单击“确定”按钮即可.,3. Excel单元格文字随时换行 在Excel中，我们有时需要在一个单元格中分成几行显示文字等内容。那么实现的

43、方法一般是通过选中格式菜单中的“单元格”下“对齐”的“自动换行”复选项，单击“确定”即可，这种方法使用起来不是特别随心所欲，需要一步步地操作。还有一种方法是：当你需要重起一行输入内容的时候，只要按住Alt键的同时按下回车键就可以了。 4. Excel中插入空白行 如果想在某一行上面插入几行空白行，可以用鼠标拖动自此行开始选择相应的行数，然后单击右键，选择插入。如果在每一行上面均插入一空白行，按住Ctrl键，依次单击要插入新行的行标按钮，单击右键，选择插入即可。,Excel中消除0值 当单元格计算结果为0时，默认会显示0，这看起来显然有点碍眼。如果在出现0时，单元格显示为空白，可如此操作。打开“

44、工具选项视图”，取消“0值”复选项前的，确定后，当前工作表中的值为0的单元格将全部显示成空白。 6. 快速隐藏 在打印工作表时，我们有时需要把某些行或者列隐藏起来，可是用菜单命令或调整行号(列标)分界线的方法比较麻烦,有一个简单方法：在英文状态下，按“Ctrl+9”或“Ctrl+0”组合键，就可以快速隐藏光标所在的行或列。,7. 快速选定“空白”和“数据”单元格 在Excel中，经常要选定空白单元格，逐个选定比较麻烦，如果使用下面的方法就方便多了：打开“编辑定位”，在“定位”窗口中，按下“定位条件”按钮；选择“定位条件”中的“空值”，再按“确定”，空白单元格即被全部选定。如果要选定只含数据的单

45、元格，在上面方法的“定位条件”窗口中，选择“常量”，再点“确定”，含有数据的单元格全部选定。,8. 快速得到合适列宽和行高 如果各列中数据宽度一致的话，我们可以选中各列，然后把鼠标移至列标题的右边框，待鼠标变成双向箭头时拖动至合适的宽度，这样就可以得到统一列宽的各列了。如果各列中数据宽度不一致的话，我们经常要逐列进行调整，非常麻烦。此时可以选中含有数据的各列，同样将鼠标移至其中一个列标题的右边框，当鼠标指针变成双向箭头时双击鼠标左键，可以立刻将各列的列宽设置为“最适合的列宽”，即各列宽度为恰好可以完整显示单元格数据。 用这个方法也可以得到“最适合的行高”。只是要双击行标题的下边框 。,9. 快

46、速移动活动单元格 经常要在数据区域的最开始和最末尾处、最左端和最右端处来回移动。其实，用不着多次单击滚动条，也不用多次滚动鼠标的滚轮的。只要将鼠标指向当前单元格的下边框，当鼠标指针变为四个箭头的十字形时双击，就可以使活动单元格迅速定位于当前数据区域中当前列的最后一行。双击单元格的上边框可以到达最上一行，而双击左边框和右边框则可以分别迅速到达最左端和最右端。,10.数据分列技巧 用Excel输入数据时，如果在一行内输入内容过长，可以采取快速分列方法。具体操作如下: 在选中单元格中输入数据或文字,然后选定所要分割的数据区域; 单击菜单栏【数据】 -【分列】 ; 在弹出的对话框中选择【固定宽度】,点

47、击“下一步” ; 在【数据预览】中,按住分列线,移动至指定位置,点击“下一步” ; 选择【列数据格式】,点击“完成”. 利用分列，还可以为相应的列类型进行转换。如：输入日期常常以字符形式：19690723 ，可以用此转换为日期型。或123456字符串转换为数值。,11.批量转换日期格式 以前在Excel中输入职工出生时间时，为了简单都输入成“yymmdd”形式，但上级部门一律要求输入成“yyyy-mm-dd”格式，那么一千多名职工出生时间肯定不能每个手工转化。 最快速的方法是：先选定要转化的区域。点击【数据】【分列】，出现【文本分列向导】对话框。勾选“固定宽度”，连续两次点击【下一步】按钮，在

48、步骤三对话框的【列数据格式】中，选择“日期”，并选定“YMD”形式，按下【完成】按钮，以前的文本即转化成了需要的日期了。,12. 不使用方向键也可上下左右移动所选定单元格 在Excel中，如果要选定已选定单元格周围的单元格，可以按上下方向键进行移动，可为了节省时间，让操作的速度更高， 按下Tab键，可以快速选定已选定单元格右侧的单元格; 同时按下“Shift+Tab”组合键，可以选定左侧单元格; 按下“Enter”键，可以选定下方单元格; 同时按下组合键“Shift+Enter”，可以选定上方单元格.,13. 简单方法移动复制工具栏按钮 有时需要把最常用的工具栏按钮放在较为集中的地方，也就是移

49、动工具栏按钮.可以在按下“ALT”键的同时拖动工具栏按钮，把它移动到其它位置。 而如果想复制工具栏上的某一个按钮到工具栏的其它地方，可以在按下“ALT+CTRL”组合键的同时拖动按钮到其它地方。 如果在复制了工具栏按钮后又不想要它了，只需按下“ALT+SHIFT ”组合键的同时，把不想要的按钮拖动到工具栏以外的区域即可。,14. 让Excel中人名显示更美观的技巧 a 删除姓名中的空格 选中姓名所在的列，执行“编辑替换”命令，在“查找内容”栏中输入一个空格，在“替换为”栏中不填任何内容，单击“全部替换”命令，确定退出后即可. b 让姓名左右对齐 姓名用字是两个字与三个字的,左右对齐也有技巧.选

50、中已删除空格的姓名单元格，单击“格式单元格”,在打开的“单元格格式”对话框中的水平对齐方式中选择“分散对齐”选项，确定退出后即可使学生姓名用字左右对齐。,15. Excel数据校验方法之巧用公式审核 打开一张学生成绩表,选中数据区域(注意:这里的数据区域不包括标题行或列)，单击“数据有效性”命令，进入“数据有效性”对话框。在“设置”选项卡中，将“允许”项设为“小数”，“数据”项设为“介于”，并在“最小值”和“最大值”中分别输入“0”和“100”，最后单击“确定”退出。 接着，执行“视图工具栏公式审核”命令，打开“公式审核”工具栏。好了，现在直接单击“圈释无效数据”按钮即可。此时，我们就可看到表

51、中的所有无效数据立刻被红圈给圈识出来。 对错误数据进行修正后,红圈标记会自动消失 .,16. 多个工作表的页眉和页脚同时设置 把一个Excel文件中的多个工作表设置成同样的页眉和页脚，分别对一张张工作表去设置感觉很烦琐。如果用下面的方法就可以一次将多个工作表中的页眉和页脚同时设置好： 把鼠标移到工作表的名称处(如果没有给每张表取名的话，Excel自动设置的名称就是Sheet1、Sheet2、Sheet3等等)，然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时再进行页眉和页脚设置就是针对全部工作表了。选择【视图】【页眉和页脚】。,EXCEL数据保护,利用Excel辅助审计工作可以大

52、大提高审计工作效率，但是也存在一定的问题。如果操作不当，如误删、误填等，就可能引起表格中的数据“失真”，使审计成果毁于一旦。另外，有些保密数据一旦被外人窃取后果会更为严重。所以，审计人员必须学会保护数据。Excel保护数据的方法主要有以下几种：,一、打开权限保护,数据处理完后，单击“文件”菜单中的“另存为”命令，弹出“另存为”对话框。在“另存为”对话框“工具”下拉列表中选择“常规选项”，弹出图所示的“保存选项”对话框。,在“打开权限密码”框内输入密码，单击确定按钮，弹出如图所示的“确认密码”对话框，再输入一次密码以确认（注意“警告”信息），然后单击“保存”按钮。这样，要打开此表时必须输入密码，

53、不知道密码或忘记密码则打不开该工作表。,二、修改权限保护,修改权限保护的操作与打开权限保护类似，要在“保存选项”对话框中“修改权限密码”中输入密码，同时选中“建议只读”方式，如图所示。单击“确定”按钮后，其余操作同打开权限保护。,如果以只读的方式保存了工作簿，那么在以后针对该工作簿进行修改后只能将修改保存到不同名称的工作簿中，这样就不会影响原始表的数据。,三、对工作表内容保护,在工作表打开的情况下，单击“工具”菜单，选择“保护”命令下“保护工作表”子命令，弹出“保护工作表”对话框，如图所示。,根据需要选择选项，然后在密码框内输入密码，最后对密码进行确认。,如需保护整个工作簿，选择“保护工作簿”

54、命令，操作同“保护工作表”类似。,四、对未加密的工作表加密码保护,在打开工作表后，单击“文件”菜单下的“另存为”命令，然后根据需要针对上述三种方法进行选择，最后以原路径、原文件名进行覆盖保存即可。,五、对工作表备份和打开保护,在打开工作表后，单击“文件”-“另存为”-“工具按钮”-常规-生成备份， 文件-打开-打开按钮-选择。,打印工作表,1. 打印设置 2. 打印预览 3. 打印,打印工作表,1. 打印设置 基本操作 工作表的设置 在打开的“页面设置”对话框中选择“工作表”标签 若要打印工作表的局部内容，可在对话框的“打印区域”中输入表格区域 当打印的页数超过一页时，若要想标题出现在每一页上

55、，可以在“打印标题”组的“顶端标题行”、“左端标题行”中分别输入标题区域 设置“网络线”选项，将打印工作表的全部网格线，但如果在工作表中设置了表格的边框线，则在此应取消网格线设置,打印局部工作表区域选择,多页打印中可以选择出现在每一页中的行或列标题,”页面设置“对话框,打印工作表,手工插入、移动分页符 插入分页符：选择新起页左上角的单元格，然后选择“插入”/“分页符”即可 插入水平（垂直）分页符：选择新起页的第一行（或列），然后选择“插入”/“分页符”即可 移动分页符：在“视图”中选择“分页预览”项，工作标中将出现页分割线,打印工作表,2. 打印预览 “缩放”按钮：显示比例切换。“缩放”功能不

56、影响打印尺寸 “打印”按钮：打开“打印”对话框，然后可打印工作表 “设置”按钮：打开“页面设置”对话框 “页边距”按钮：显示或隐藏表示页边距、页眉和页脚边距以及列宽的制柄,3.打印 选择“文件”菜单中的“打印”命令,“打印”对话框,公式和函数,公式 函数 公式的复制 自动求和,Excel2003的主要功能之一是对数据进行运算，而公式和函数是数据运算的两个最重要的工具。利用它们可以完成各种复杂的数据运算。掌握好这部分内容，是熟练使用Excel2003进行数据管理的先决条件。,一、简单运算 对某个单元格区域内的数字进行求和、求平均数、计数、求最大值或最小值运算，可以利用Excel2003提供的工具

57、按钮快速完成。 单击用来放置运算结果的单元格； 单击【常用】工具栏中的【自动求和】按钮 右侧的下拉箭头，在下拉列表框中选择【求和】、【平均值】、【计数】、【最大值】或【最小值】选项。 根据需要，制定用于运算的单元格区域，然后按Enter键，即可在结果单元格内得到运算结果。,公式和函数,二. 公式 公式是对工作表中的数据进行分析与计算的等式，它是单元格中一系列值、单元格引用、名称或运算符的组合，可生成新的值。通过公式，用户可以对工作表中的数据进行较为复杂的运算。 公式的语法 它以“=”开始，用于表明之后的字符为公式，等号之后的是需要进行计算的元素（操作数），各操作数之间以运算符分隔，一般称表达式

58、。表达式由运算符和参与运算的操作数（常量、单元格地址和函数）组成。Excel将根据公式中运算符的特定顺序从左到右计算公式。 运算符 算术运算符，包括：+（加）、-（减）、*(乘）、/（除）、%(百分比）、(乘方），其优先级从高到低为：百分比和乘方、乘和除、加和减 关系运算符，有：=、=、其优先级相同 文本运算符，（ 绝对列和相对行，如$C6.,输 入 数 据,相对引用,例：在F2中输入公式 “C2+D2+E2”,相对引用是指当把一个含有单元格地址的公式 复制到一个新的位置或者用一个公式填入一个 区域时，公式中的单元格地址会随着改变。,输 入 数 据,绝对引用,例：在F2中输入公式“$C$2+$

59、D$2+$E$2”,设置绝对地址 需在行号和列 号前加符号“$”,绝对引用是指在把公式复制 或填入到新位置时，使其中 的单元格地址保持不变。,公式的复制：相对引用、绝对引用. 在行号或列标的前面加上“$”符号,被引用的内容不会随着引用位置的变化现时变化.,输 入 数 据,混合引用,例：在F2中输入公式“C2+$D$2+$E2”,混合引用是指在一个单元格 地址中，既有绝对地址引用 又有相对地址引用。,【例】绝对引用地址示例。在【例】的工作表最后添加一列“评价”，如果员工的实发工资低于平均值则显示“低工资”，否则不显示任何信息。,数组计算,数组是一组公式或值的长方形范围,Excel视数组为一组,数据是小空间进行大量计算的强有力的方法.它可以代替诸多重复的公式。 输入数组 1、选中要输入数组公式的单元格或者单元格区域 2、输入公式的内容 3、按下S