酒店管理系统岗位培训教程--库存管理.ppt

1、好食好客2.1培训教程,2011.5 山东长川,你的微笑，我的骄傲,酒店管理系统岗位培训教程系列,库存管理,基本信息 期初建账 入库管理 出库管理 调拨管理 往来管理 部门盘存 系统管理 报表中心,打开库存管理模块,库存管理,进入登陆窗口，填入自己的工号和密码。点击登陆进入软件。,库存管理基本信息,1、 进入库存管理界面，第一次使用软件首先要建立基本信息，在库存管理界面的左上角基本信息中建立基本信息。 2、仓库：增加管理仓库的名称。（如：原料库、物料库等）。 3、物品类别：仓库所要管理物品的分类（如：物料类、原料类、海鲜类等。 ） 注意：酒水类建议不在这里添加，酒水类前台添加销售的酒水名称时点

2、商品自动关联到库存基本信息 4、物品明细：仓库里所管理物品的名称、编码、单位、计价方式。如下图： 5、供应商：管理给酒店供货单位的信息。,1、编号:给软件里管理物品一个编号，是编号和物品名称是对应的。 2、类别：物品的大类。（如：商品、物料、原料等） 3、名称：物品的名字。 4、拼音：输入名称后点回车拼音自动关联。 5、规格：计数单位，这个是和客房相关联的。（有客房模块的要输入，否则在客房管理商品里面导入后没有计数单位） 6、主单位：计数单位，这个是仓库使用的主单位，关联到餐饮的商品销售单位。,7、库存上限：仓库存货的最大数。,8、库存下限：仓库最低存货量。,9、计价方式：移动平均（发生业务时

3、，总的库存金额/总的库存数量；先进先出（以入库时该物品所属批次的单价为准，先入库的先出库）,10、辅助单位：物品计数的辅助单位。如：酒水按”瓶”计算，进货时按“箱”，这个“箱”就是辅助单位。,11、计数单位：一般不使用，针对原料进货时按斤，使用时按条或个或只时才可用。,库存管理期初建账,其实建账包括仓库期初建账、供应商建账、客户期初建账。期 初建账的目的是，系统启用之前对仓库的库存、供应商和客户 的账务往来做一个记录，作为整个系统的期初，同时也是第一 期的期初。,仓库期初建账：如下图，选择要建账的仓库，把需要建账的物品信息录入。,部门期初建账：操作我仓库期初建账一样，只是在这里要选择的是建账的

4、部门,供应商期初建账：点供应商期初建账，直接在应付款位置输入金额。（注：仓库正式 启用后就不可以操作期初建账）,库存业务处理,期初建账完成后，要进行库存系统启用。启用时首先要选择每月结转日期。 点击仓库启用按钮，启用所有仓库。启用仓库后，仓库才可以录入业务单据，期初 建账的内容不能再修改，物品的计价方式不能修改。系统把所有仓库的工作月记为 当前日期的工作月，系统把期初建账数据作为当前工作月的期初，系统把仓库系统 变为启用状态。,库存业务处理,仓库月结转：把上个月的库存数量结转为当月的期初，工作月变为当月。 选择一个仓库点击月结转，如果该仓库没有做过月结转，系统针对以前没有做过结转月，逐月进行结

5、转；系统计算本月期初：上月期初+上月入库-上月出库；系统把此仓库的工作月记录为当前月份。如果该仓库已经做过月结转，系统提示该仓库已经月结转。 注：数据说明 1、对于仓库：上月期初+采够入库+报溢+部门退仓库+调入+精加工入库-部门领用-仓库退货-调出-精加工出库-报损。 2、部门仓库：上月期初+直拨-部门退仓库+部门领用-部门退货-盘存耗用-销售耗用。 3、移动平均法：每个物品，生成一条记录，记录其平均价。 4、先进先出：每个物品，把所有库存的批次，都结转到本月。,库存业务处理,入库管理,点击入库,新增：首先要选择入库仓库,点击新增按钮，系统弹出对话框，选择所要入库的仓库后，页面如上图所示。,

6、1、入库仓库：在进入界面时选择仓库，所能选择的满园是操作员所能操作的仓库。 选择后不能修改仓库。 2、供应商：在仓库基本信息中所添加的供应商，通过编号、名称、拼音检索得到。 3、经手人：来自系统基本信息的人员管理，通过编号、名称、拼音检索得到。 4、入库时间：默认当前时间。入库时间焦点时弹出选择时间页面，如下： 输入时间，可以直接输入（输入格式：2011-05-01 16：08：00 ），也可以通过， 下面所示页面进行选择。使用方法：点击月份，弹出所有月份进行选择；点击年份， 弹出最近10年的列表进行选择；点击钟表图标可以进行快速选择。 5、供货商单据号：不是必须项。根据实际业务需求，进行录入

7、。 不能超过20个字符。 6、单据编号：系统自动生成，生成规则：单据类型编号（JH） +4位年+2位月+5位本月此类型单据流水号。 明细的录入： 1）、物品：来自仓库基本自信的物品明细，通过编号，名称、 拼音检索得到。选择完物品，系统把相应“物品”的信息填入明细文本框，如果所选物品在 该仓库中有记录，系统会根据最近的记录给单位和单价赋默认值。 2)、数量、单价、金额：在输入时，给出其中任意两个，以数量为准系统自动计算出第三个。数量和金额最多有2位小数，单价最多有4位小数，在本系统中，涉及到数量、单价、金额的地方也遵循这个规则。 3）、批号、生产日期、体质期、到期日期：只有在选择物品记录保质期时

8、，这四个才可以编辑。,增加明细按钮：物品依据计价方式可分为移动平均和先进先出两种。移动平均的物品只能添加一条，再次添加时，系统会给出提示，如下图：当选择合并数量时，以刚输入的单位和单价为标准，把已有的修改为刚录的。取消修改，删除刚输入的数据。可以通过修改物品数量和计数数量来达到再次添加的目的。先进先出的物品可以添加多条。 删除明细按钮：选择一条明细，点击按钮可以删除该条记录。 修改明细按钮：选择一条明细，点击按钮，该条记录的信息就会在上面的输入框中显示，同时按钮变为修改、确认、取消三个按钮。除物品名称和不可编辑的输入框外，都可以修改。然后点击确认按钮。 上移、下移：改变明细条目在整个单据中的位

9、置。 保存并新增：保存成功后，可以继续新增一个单据。 保存：保存成功后，询问是否打印，关闭窗口。 设置输入项：点击设置输入项按钮，弹出如下图窗口，窗口中显示的项不是必填项。根据业务实际情况，如果不需输入就取消选中。,修改：修改单据时，页面多出两按钮审核和红冲，打印按钮也可用。操作和新增时基本相同。可以对单据审核，打印，审核后单据可以红冲。 删除：审核后单据不能删除。 批量审核：对列表中显示的所有单据进行批量审核。 打印：打印单据列表。 查询：可根据仓库、单据编号、业务发生时间 、制单时间、录单员进行查询。时间默认值是该月 的起止时间。可以点击修改。,部门退仓库：点退库，新增选择需要退库的部门，

10、选择所要退的仓库，经手人。 在物品明细处输入所要退的物品，选择后在物品名称上面会有显示领用数量。增加到明细，输入所退物品后，保存。,1、仓库报溢单：仓库盘点时实际盘点数量比软件盘点数量多时，确认所有的入库单、 出库没有问题的情况下，使用仓库报溢单。 2、选择仓库报溢单，新增选择需要报溢的仓库名称-确定-填写需要报溢的物品名称 和数量，保存。仓库所调整的物品数量就会增加。,出库管理,出库就是领料:点领料，新增首先选择所领 用物品在的仓库。如下图：,1、选择物品所在的仓库后再选择领用部门。 2、物品：领用物品名称。 3、单位：入库时的单位，这里不用填写。 4、数量：领用物品的数量。 5、增加明细：

11、填写完一个领用物品的信息后，增加明细，可以继续填写下一个领用物品的信息。 6、删除明细：选择一条明细记录，可以删除。 7、修改明细：物品明细录入有问题的，可以选择一条明细点修改明细，进行修改。 8、保存并新增：保存成功后，可以继续新增一个单据。 9、保存：保存成功后，询问是否打印，关闭窗口。 10、设置输入项：点击设置输入项按钮，弹出如下图窗口，窗口中显示的项不是必填项。根据业务实际情况， 如果不需输入就取消选中。 11、上移、下移：改变明细条目在整个单据中的位置。,直拨单：物品不经过仓库，从供应商直接到部门。 点直拨新增选择直拨部门确定-填写仓库-供应商经手人。 物品：填写具体直拨的物品名称

12、-直拨数量-单价-增加到明细，把所有要直拨的物品都增加完后，点保存。,仓库退供应商单：有问题的物品需要退供应商时使用此单据。 新增，选择仓库、供应商、所退物品名称、退的数量，增加明细，保存。,部门退供应商单：部门领用物品时用直拨单操作时，有问题需要退供应商时使用部门退供应商。 新增：选择退物品的部门、直拨时的仓库名称、供应商、物品名称、所退数量，增加明细，保存。,仓库报损单：盘点时发现实际库存数量比软件里库存数量少时，在所有出库单据都正常 的情况下，使用仓库报损单。 使用方法：新增，选择报损的仓库，所报损的物品名称，报损数量，增加明细，保存。,调拨管理,入库时物品入错仓库时，使用仓库调拨单。新

13、增，选择调出仓库，再选择调入仓库， 输入需要调出的物品名称、数量，保存。,部门调拨,部门领用物品或直拨物品时，出现领错物品或直拨错误时，可以使用部门调拨（或 使用部门退仓库或部门退供应商，进行调整）。 新增，选择调出的部门，调入的部门，需要调拨的物品名称和数量，保存。,给供应商付款。管理界面如下：,该单据不能修改只能查看，点击新增按钮弹出选择供应商界面，选择完供应商弹出如下界面：,如果该供应商没有对应业务单据（审核过的）则付款明细没有内容。付款明细没有内容也可 进行付款。,1、当前应付款：对于该供应商，供应商期初应付款+入库金额+直拨金额-仓库退供应 商-部门退供应商-过往付款单付款额（包括优

14、惠额）。 2、如果付款单当前应付大于等于0：付款单本次付+折扣金额=付款单本次付款总额。 如果付款单当前应付小于0：付款单本次付+折扣金额-当前应付款=付款单本次付款总额。 3、按单据分摊按钮：把付款单本次付款总额按单据分摊下去。如果支付完所有单据还 有剩余则剩余部分本次不处理，下次付款再处理。（相当于多给供应商钱） 4、按单据合计按钮：把手工填写的本次支付的总和赋给本次付款总额。 5、根据业务往来关系，入库的业务，付款明细的总金额、剩余支付往往是正值，这时 本次支付就必须为正值。退供应商的业务，付款明细的总金额、剩余支付往往是负值， 这时本次支付就必须为负值。在这里正负表示一种业务往来关系。

15、 6、本次支付的绝对值不应大于剩余支付的绝对值。,部门盘存单,统计部门当前剩余的原料（注：物料不做盘存）。点击管理界面的新增按钮，系统弹出 选择部门的窗口。选择部门点确定，如果所选择的部门没有可盘存的物品，系统给出提 示。如果所选择的部门在该月内已经做过盘存，询问是否修改，选择确定弹出如下窗体 。如果所选择的部门在该月内没有做过盘存，也弹出如下窗体。,1、物品输入框和搜索按钮配合使用，来搜索要盘存的物品。在输入框中输入物品的编号、 拼音、名称进行模糊搜索。如果搜索到物品，则该物品记录高亮。 2、盘存数量和盘存计数（即计数数量）必须同时为零，并且不能小于零。当盘存数量大 于库存数量时就是仓库报溢

16、。,库存报表查询,查询数据时，点报表中心，打开仓库报表。,查看仓库的存货情况。打开仓库报表中心后，在对话框的最右侧有个“”，点开后可以输入 查询条件（注：所有的报表查询都是一样的方式）： 1、工作月：年月，默认当前时间对应的工作月。 2、仓库：全部+所有仓库。 3、物品类别：全部+所有物品类别。 4、物品编号/物品拼音/物品名称：手工输入，进行模糊查询。 内容： 1、类别小计：每个所选仓库该类别物品的数量和金额的统计。 2、红色总计：每个所选仓库中，所选类别包含的物品的总数量和总金额的统计。 3、总计：每个所选物品在所选仓库中的总数量和总金额的统计。,查询每种物品，一段时间内入库和 出库汇总。

17、 查询条件： 1、查询时间：默认当前日期对 应的工作月的开始时间和结束时间。 2、仓库：全部+所有仓库。 3、物品类别：全部+所有物品类别。 内容： 1、库存：期初+入库-出库。 2、期初：仓库在开始时间（查询时 间的开始时间）的库存。 3、点击物品名称可导航到物品进出明细。,物品进出汇总,物品进出明细,查询每种物品一段时间内，物品进出库的明细，如进出库时间。,查询条件： 1、查询时间：默认当前日期对应的工作月的开始时间和结束时间。 2、仓库：全部+所有仓库。 3、物品编码/物品拼音/物品名称：手工输入，进行模糊查询。 内容： 1、库存：期初+入库-出库。 2、时间：业务发生的时间。 3、期初

18、：仓库在业务发生时间的库存。 合计：在查询时间段内，该物品的入库的总数量和总金额、出库的总数量和总金额、库存的总数量和总金额。,库存积压报告,在仓库基本信息中的物品明细中，每个物品可以设置库存上限，如果某个物品设置了 物品上限在这个物品入库后，数量超过上限，可以在此报表中体现。,查询条件： 1、仓库：全部+所有仓库。 2、物品类别：全部+所有物品类别。 内容：积压数量=库存-库存上限。,库存缺货报告,在仓库基本信息中的物品明细中，每个物品可以设置库存下限，如果某个物品设置了 物品下限在这个物品出库后，数量低于设置的下限数量，可以在此报表中体现。,查询条件： 1、仓库：全部+所有仓库。 2、物品

19、类别：全部+所有物品类别。 内容：缺货数量=库存下限-库存数量,物品有效期查询,物品入库时计价方式用先进先出，在入库时记录生产日期和保质时间，系统自动计算 到期时间，根据电脑当前日期来查询物品有效期。,查询条件： 1、仓库：全部+所有仓库。 2、物品类别：全部+所有物品类别。 3、到期日期：默认当前时间。 内容：超期天数=当前时间-到期日期。超期天数为负值说明没到期。点击排序标志可以 按超期天数顺序或倒序排序。,红冲查询,红冲：在操作入库单或直拨单时，单据审核后，没有办法进行修改，只能通过红冲 把有问题的单据冲了，再重新输入正确的单据。红冲后的记录，在报表中心红冲 查询，进行查找。,查询条件：

20、 1、红冲时间/制单时间：默认当前日期对应的工作月的开始时间和结束时间。 2、仓库：全部+所有仓库。 3、业务类型：全部+所有业务类型。 4、红冲人：全部+所有操作员。 内容： 1、单据编号：点击可以导航到红冲的单据。 2、红冲原因：显示红冲的原因。,部门报表,部门库存报告,查询条件： 1、物品类别：全部+所有物品类别。 2、查询时间：按天选择。 3、部门：全部+所有部门。 4、商品：全部+所有物品明细。 内容：部门库存：领用+直拨-退库-退供应商。,类别领用汇总,查询条件： 领用时间：默认当前日期对应的工作月的开始时间和结束时间。 仓库：全部+所有仓库。 物品类别：全部+所有物品类别。 内容

21、： 金额：当金额为正值时，该类别物品的流向是仓库到部门；当金额为负值时，该类别物品的流向 是部门到仓库。 类别名称：点击类别名称可导航到物品领用汇总。,物品领用汇总,查询条件： 领用时间：默认当前日期对应的工作月的开始时间和结束时间。 仓库：全部+所有仓库。 部门：全部+所有部门。 物品类别：全部+所有物品类别。 内容： 类别小计：如“从 硬件仓库 领用至 熊猫宾馆 易损杂货类 小计“，为易损杂货类小计。 部门小计：如“从 硬件仓库 领用至 熊猫宾馆 小计“，为熊猫宾馆小计。 合计：多个部门的领用合计。 编号：为物品编号，点击编号可导航到物品领用明细。,物品领用明细,查询条件： 领用时间：默认

22、当前日期对应的工作月的开始时间和结束时间。 仓库：全部+所有仓库。 部门：全部+所有部门。 物品编码/物品拼音/物品名称：手工输入，进行模糊查询。 内容： 数量/金额：正值是指该物品流向为仓库到部门，负值是指物品流向为部门到仓库。 合计：该物品的领用合计。,部门成本核算,查询条件： 工作月：年月，默认当前时间对应的工作月。 部门：全部+所有部门。 物品类别：全部+所有物品类别。 内容： 期初：部门该工作月的期初。 消耗=期初+领用-盘存。,商品毛利报表,查询条件：查询时间，默认当前日期对应的工作月的开始时间和结束时间。 内容： 成本平均单价 = 部门物品领用总金额 / 部门物品领用总数量 成本金额 = 成本平均单价 * 销售数量 毛利 = 销售金额 - 成本金额 毛利率（%）=毛利 / 成本金额,部门毛利报表,查询条件：工作月，