高效的时间管理教材(PPT 42页).ppt

1、高效的时间管理,高效的时间管理,现状 障碍 前提 观念 关键 技巧 行动,高效的时间管理,课程内容,时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是唯一性，是一种特殊的资源。,2、什么是时间管理？,高效的时间管理,时间管理所探索的是如何使用有限的时间发挥最大的受益，以便更好地完成既定目标。,1、什么是时间？,时间作为资源的特殊性：无法蓄积、无法取代、无法失而复得、供给毫无弹性,1、自我因素： 混乱 拖延 授权不足 个人需求（社会交往、家庭、完美度、风险规避） 2、环境因素： 访客 电话 邮件 等候 会议 危机 上司决策失误,高效的时间管理,常见的浪费时间的行为示例,高效的时间管理,授权不足 犹豫不决

2、半途而废 故意纵容 担心遗忘,高效的时间管理,病因,高效的时间管理,对策,该扔则扔 不要移师暗处 不放无关物品，将物品放在固定地方。 让秘书协助建立良好的文件管理系统 让文件在面前只流通一次 下班最后一件事 - 收拾办公桌,高效的时间管理,高效的时间管理,人生就象一场熊熊燃烧的大火，我们所要做的就是尽力在大火中抢救出你认为最值得抢救的东西,人生就象一场熊熊燃烧的大火，我们所要做的就是尽力在大火中抢救出你认为最值得抢救的东西,为什么拖延？,雨果,高效的时间管理,喜欢做的事情,熟悉的事情,容易做的事情,花费时间少的事情,已排定时间的事情,资料齐全的事情,经过筹划的事情,别人的事情,有趣的事情,紧急

3、的事情,不喜欢做的事情,不熟悉的事情,难做的是事情,花费时间多的事情,未排定时间的事情,资料不齐全的事情,未经筹划的事情,自己的事情,枯燥的事情,不紧急的事情,高效的时间管理,对策,萨拉米香肠法，各个击破，逐步解决。 用平衡表分析，对比拖延的理由和不拖延的好处。 改变自己爱拖延的思维方式 避免过分的追求完美,管理是通过他人将事情办妥。 授权就是将分内的若干工作委托部属履行。 主管所授予的权力应以刚好能够完成指派的工作为限度。 授权不卸责。,高效的时间管理,授权有道,下属、同事、上级 外部资源 其他：设备、标准、流程、培训等,高效的时间管理,给谁授权？,管理者亲自履行的工作 管理者必须亲自履行，

4、但可借助部属帮忙 管理者可以履行，但部属若有机会也可代行 必须由部属履行，但在紧急关头可获管理者协助 必须由部属履行,高效的时间管理,哪些事情可以授权？,担心部属做错事 担心部属表现太好 担心丧失对部属的控制 不愿意放弃得心应手的工作 找不到适当的部属授权,高效的时间管理,授权为什么困难？,高效的时间管理,如何授权？,沟通技巧不佳 令部属等候（傲慢、优柔寡断、遥控） 干扰部属的工作 过分挑剔细节 纵容或无视传达信息的人员，任意提高信息的紧迫性,高效的时间管理,瓶颈多半位于瓶的上端,积极的心态 使命与目标,高效的时间管理,高效时间管理的前提,高效的时间管理,持 续 成 熟 模 式 图,独 立 （

5、我）,公众成功,个人成功,依赖（你）,互赖（我们）,3）要事第一,1）主动 积极,2）以终 为始,4）双赢思维,5）知彼 解己,6）统合 综效,7）不断更新,高效的时间管理,主动积极的理解,受 制 于 人,主 动 积 极,刺 激,反 应,刺 激,反 应,选择的自由,自 觉,创新,良 知,独立意志,You are a source of inspiration,高效的时间管理,目标能唤起你最高尚的才能,自己的 切合实际的 书面的 可衡量的 有时限的 平衡和谐的,高效的时间管理,下年目标,3-5年目标,10年目标,20年目标,人生目标,目标金字塔,使命宣言,角色,目标,高效的时间管理,每日目标,每

6、周目标,月度目标,季度目标,年度目标,目标金字塔,每周目标,角色,目标,计划,行事历,授权,高效的时间管理, 规划长期目标,使命宣言,角 色,目 标, 规划每周目标,角 色,计 划,目 标,行 事 历,授 权,过分强调“知难行易” 认为不做计划也能获得实效 不了解做计划的好处 认为计划赶不上变化 不知道如何做计划,高效的时间管理,为什么不做计划？,高效的时间管理,四 代 时 间 管 理 理 论,第一代时间管理 -备忘录型 被动性时间管理， 第二代时间管理-事先规划安排行程 开始主动管理，但没有“优先”观念 第三代时间管理-规划、定优先顺序、操之在我 强化目标追求，但事务性工作耗时较多 第四代时

7、间管理-以原则为中心，以良知 为导向，创造高品质生活 承认人比事重要，全盘规划和平衡个人工作生活中的不同角色，着重于规划性事务的完成。,科学的选择 艺术的平衡,高效的时间管理,什么是时间管理？,视时间为主宰：重形式不重实质（岁月不饶人、时间是最好的试金石） 视时间为敌人：重效率不重效能（与时间赛跑） 视时间为神物：忘记时间 视时间为奴隶：工作狂,高效的时间管理,有障时间管理的四种观念,工作效率降低 养成拖延的习惯（珀金森定律）可能有三条出路，第一是申请退职，把位子让给能干的人；第二是让一位能干的人来协助自己工作；第三是任用两个水平比自己更低的人当助手。这第一条路是万万走不得的，因为那样会丧失许

8、多权利；第二条路也不能走，因为那个能干的人会成为自己的对手；看来只有第三条路最适宜。 可能导致工作的失败,高效的时间管理,工作狂的害处,勤勉等于成就？勤能补拙？ 天黑就吹口哨？ 欠缺时间管理的技能 显示重要性 满足烈士感 不知休闲的乐趣 逃避不愉快的家庭生活,高效的时间管理,“工作狂”的原因,高效的时间管理,时间管理的关键,优先计划管理,高效的时间管理,时间管理基本观念,把每天要做的事列一份清单，确定优先顺序，从最重要的事情做起，每天都这么做。 世界最大的钢铁制造公司伯利恒钢铁公司管理顾问李爱菲 启示：应重视计划的拟定避免徒劳无功,高效的时间管理,重要，非紧急,重要，紧急,重要,紧急,M1,M

9、2,M3,M4,非重要，非紧急,非重要，紧急,优先矩阵,事关重大者不可受制于细枝末节 -哥德,高效的时间管理,优先矩阵分类表：,高效的时间管理,偏重各类事务的结果：,高效的时间管理,重要，非紧急,重要，紧急,重要,紧急,M1,M2,M3,M4,非重要，非紧急,非重要，紧急,尽量避免扩大M1,尽量减少M3事情,多投资时间在M2,尽量避免M4事情,优先矩阵,事关重大者不可受制于细枝末节 -哥德,高效的时间管理,高 效 能 组 织,紧 急 不 紧 急,重 要 不 重 要,I,I,I,I,I,I,I,V,20-25%,65-80%,15%,1%,第一代：易有成就感，但没有“优先”观念 第二代：能未雨绸

10、缪，但也不分轻重缓急 第三代：有目标追求，但一、三类事务耗时较多 第四代：承认人比事重要，我比别人重要，针对个人独有的使命，帮助个人平衡发展生活中的不同角色，并且全盘规划日常生活，着重第二类事务的完成。,高效的时间管理,四代时间管理的着眼点,高效的时间管理,如 何 处 理 高 价 值 活 动,让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。 坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。 设定最后期限，合理安排事情的进展。 将大项目分解，逐步完成。 高效运用自己的黄金时段 奖励自己，始终保持积极进取的态度。,高效的时间管理,如 何 处 理 低 价 值 的 活 动,授权或分派出这些活动，节约自己的时间。 降低自己的标准，不要追求完美。 学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。 将它们汇总，集中时间处理。 做正确的事比正确的做事更重要,高效的时间管理,知 识 (做什么,为何做),习 惯 的 建 立,知识 （做什么、为何做）,意 愿 (想要去做),技 能 (怎么做),习 惯,高效的时间管理,现在就做,立即行动,找出一件一直为你所忽略，但是会对个人回事业产生重大影响的事，写下来作为近程目标 根据优先矩阵估计自己化在这四类事务上的时间，然后连续三天记录行事历，每十五分钟为一单位，验证正确与否？你是否满意