行政管理培训教材(ppt 27页)

1、行政管理培训,2006年3月21日,目 的： 使同志了解和掌握文件呈报程序 和公司的有关规定，精通工作流程提高各公司办公业务水平 培训内容：一、办公室的职能、工作目标 二、文件呈报程序及有关规定 三、行政工作流程 时 间：1小时,一、办公室的职能、工作目标 1、办公室职能： （1）负责领导和协调集团内办公室的行政后勤管理工作； （2）协助集团总裁推进企业制度建设、团队建设和企业文化建设； （3）集团重大会议、大型活动的组织、筹备工作； （4）组织集团各中心、各分公司对工作目标、集团文件、会议纪要决议、总裁指令执行情况的检查、监督和考核； （5）负责文件的拟定、审检和归档工作，做好文件的保管、保

2、密工作； （6）负责上级领导及重大人事往来的接待工作； （7）加强7S管理，维护正常办公秩序和卫生环境； （8）工作用车的调配管理，负责办公用品领用、登记和管理；,2、办公室工作目标：,在集团整体工作思路指导下，办公室要紧紧围绕经营目标和工作重点，积极、主动地发挥部门职能作用，突出坚持科学发展观这一主题，在积极推进品牌、推动企业经济可持续发展中，以服务市场销售为重点， 做好服务、协调、监督、指导工作，,（一）认真抓好会议的计划管理,1、全面制定2006年集团公司召开的各类会议，做好会议排期； 2、由会议召集人负责提前做好会务安排，下达会议通知，保证会议按时召开，如有特殊情况，根据领导指示，做好

3、会议变动安排； 3、负责集团大型会议筹备组织工作，做好会务管理，组织拟定会议有关材料； 4、根据会议内容，组织做好幻灯片、会议材料打印、下发及会议记录工作； 5、会议计划排期。,（二）认真做好四个有关规定的执行及跟踪问效,1、根据下达的集团文件、会议纪要所确定工作任务，确定跟踪落实的任务指标、完成期限、责任人，及时进行跟踪检查； 2、根据四个有关规定，对有关责任部门、责任人对工作完成情况予以奖罚； 3、每月2日以书面形式将跟踪检查情况呈报给集团总经理，同时报送人力资源处，作为当月绩效考核依据。,（三）严格按规范要求做好文档管理工作,1、按照领导指示，及时起草、打印、下发各类文件、通知、报告、请

4、示等，做到发文准确、言词缜密； 2、根据会议记录，在正常六个小时内整理会议纪要，经会议主持人审核后下达执行； 3、经集团领导批复的文件、下达的指示，应及时传达、发送，不得无故延迟； 4、根据档案管理标准要求，及时做好各类文件的下发、登记、造册、归档、保管及借阅工作，保证做好保密工作； 5、积极做好对各分公司文秘人员的业务培训、指导工作，不断提高文秘人员的文字写作水平。,（四）抓好团队建设，推进人才培养工作,1、积极协助、配合人力资源处做好企业文化建设，不断创新文化理念，构建和谐珍宝岛家园； 2、积极协助配合人力资源处做好培训中心的筹建、组织和计划编制工作； 3、抓好集团公司的企业文化宣传工作，

5、定期完成珍宝岛药业月报的组稿、编辑、打印、下发工作； 4、负责组织集团各处人员开展义务劳动及其他集体活动； 5、进一步完善各项规章制度和工作程序，全面提高执行力。,（五）监督、检查各中心及分公司严格执行7S管理,1、营造良好办公环境和条件，严格执行6S管理，每周组织一次7S检查；对不合格者按规定处罚，并将结果报人力资源处备查； 2、协助、配合人力资源处监督、检查劳动纪律执行情况，严格执行考勤作息制度； 3、做好本集团安全、保卫工作，定期进行全员安全教育，重点抓好各节假日的安全保卫及节假值班的布置、安排和检查工作； 4、坚持检查各办公室节约用水，班后关闭电脑、饮水机等用电设备。,（六）做好服务接

6、待工作,1、根据领导指示和接待工作标准、程序，热情周到地负责接待外来领导和客人，负责外来人员的食、宿安排； 2、负责集团总经理日常工作程序安排，改善总经理工作、生活条件，保证领导用车及时、整洁、安全； 3、合理调度、安排各处室人员公务用车，严格执行车辆维修管理规定； 4、本着节约办事原则，严格执行办公用品限额领用规定，保证资金用款尽量准确，避免浪费； 5、及时完成并处理好领导交办的临时性及突发性事情。 6、全面负责培训中心的后勤管理工作，做好生活备品、宿舍卫生、安全等各项管理工作。,（七）加强对各分公司行政管理工作的指导和管理,1、根据总经理指示安排、督促、检查各分公司贯彻、执行集团文件，各大

7、会精神和领导指示的情况、协助解决执行中所存在的困难； 2、对各分公司召开的大型会议的会务组织工作进行指导、检查； 3、采用多种形式、指导、帮助各分公司文秘人员提高文字写作水平，指导、审核重要材料的编写； 4、定期组织检查各分公司文档工作，厂区绿化景观建设、安全卫生管理工作，提出整改意见； 5、配合人力资源处等有关部门，加强对各分公司团队建设、企业文化建设和制度建设的指导和管理。,二、文件呈报程序及有关规定,公文管理制度 （一）行文及签批程序 公文制发程序 1、集团及各公司制发的各种公文，由各办公室秘书拟稿，报行政副总经理（办公室主任）审核，报集团执行总裁或各公司总经理签批； 2、部门以集团及各

8、公司名义下发的各种公文，由部门拟稿，经部门经理审核后，以电子版形式报办公室统一制发编号，行政副总经理（办公室主任）审核，报集团执行总裁或各公司总经理批准签发； 3、以部门名义发出的各种公文，由部门拟稿，部门经理签发，报办公室备案。 4、办公室文书负责文件编号、打印、装订、发放、登记；办公室秘书（拟稿人）负责校对并对文件内容承担责任，办公室主任负责审核。 5、发放文件要进行登记，收件人应在登记簿上签名，注明收件时间。,（二）公文阅办程序,(一) 各部门对接收的文件应按要求组织学习、落实。 （二）要求传阅的文件由办公室文书填制公文处理用纸，送各传阅人阅，传阅人阅后签署意见或签名后交还给文书，不准横

9、向传阅。 （三）对文件规定办理的事件，由办公室负责跟踪检查，必要时下发催办单，限时完成。,（三）公文归档程序,（一）各部门应设专人负责公文管理。 （二）办公室应不定期对各部门公文保管情况进行检查，如发生文件丢失、外传等现象，根据公司保密制度对有关领导和责任人进行处罚。 （三）年终各部门应对各种公文分类装卷归档，公文制作部门应将公文原件附在正本后面同时归档。 （四）应归档的公文包括文件、会议记录、纪要、决议、通报、决定、音像资料、电子信息资料等带有保存价值的资料。 （五）对需要销毁的公文资料须事先写出请示报告，说明欲销毁的公文名称、销毁理由，经主管领导批准后销毁。,文件管理存在的问题 1、不按文

10、件管理规定的要求呈报，个别部门不经办公室直接向领导申报，造成办公室无法登记、无法跟踪问效，批示的文件执行效率差或根本不落实的现象。 2、文件内容不清晰 3、格式不统一不规范 4、文件分类不当造成领导阅批难,文件管理的具体要求 1、文件的申报 各中心各公司上报的申请、报告等文件必须经集团办公室审核，集团办公室进行文件分类、登记、编号报总裁秘书，由总裁秘书呈报给总裁，总裁签批后由秘书转给办公室，办公室转给呈报部门并按要求安排跟踪检查执行情况，。未按要求去落实的集团办公室发现后将对其责任人向人力资源中心提交扣分单，在月底kpi考核时计入考核分数。 办公室对阅批的文件建立了五个文件夹，有传阅、阅、批、

11、急批、特急批并标有1A2A3A的字样。 上报的文件要清晰，特别是传真件模糊不清有双影，各部门在呈报阅批件时，要说明批什么，要有具体的行动方案、责任人完成时间，内容多的要求各部门采用便签的形式列出需签批的批示要点，附在文件的左上角，并标明急批或特急批等字样。,关于行政公文标准的补充规定 为推进集团公司现代化管理水平向更高层次迈进，充分展示集团公司的经营理念和CI系统要求，进一步重申XX集字200X第0XX号和XX集字200X第0X号红头文件规定，并对相关条款进行补充，具体要求如下： 1、所有下发和呈报文件（包括汇报材料、文件、通知、申请、请示、便函及各类表格等），标题字体字号为小二宋体（黑体）；

12、行文字体为四号宋体。文体标题采用发文单位关于事由文种的格式。 2、公文应按照“拟稿审核编制文号呈报审批登记行文存档”的程序办理。集团公司及当地政府、主管部门来文，统一由集团办公室负责办理；各公司公文由各公司办公室办理，需以集团名义下发的公文，报送集团办公室统一负责编号、行文、登记、存档。 3、页面设置：页边距上下为2.5cm，左右为2.5cm，行间距统一为固定值26磅。如内容较多且需要装订成册的，装订线左侧设为0.6cm，字体为五号宋体，行间距为单倍行距。 4、公司对内文件页眉一律使用企标加“珍宝岛药业”字样。 5、集团下发的重要通知、通报等，标题用小一号，红色宋体字。 6、在排版出现特殊情况

13、下，根据节约用纸的原则，可对行间距、页边距做适当调整。,执行力管理处罚规定 （一）集团下发的文件、会议纪要、KPI所决定的事项，以及集团领导批办的工作，相关责任部门和人员没有按期完成，也没有经集团总裁（主管副总裁）批准延期，每拖延一天，对各处处长、分公司总经理罚款200元、副总经理罚款100元，相关领导罚款100元、直接责任人罚款20元。 （二）集团各公司下发的文件、会议纪要、KPI所决定的事项，以及公司总经理批办的工作，相关责任部门和人员没有按期完成，也没有经总经理批准延期，每拖延一天，对相关领导罚款80元，直接责任人员罚款50元。 （三）对通知参加的会议，会前未经请假而无故缺席者，罚款50

14、元；迟到10分钟以内的罚款5元；迟到分10钟以上及违反会场纪律的，视情节罚款530元。 （四）经批准下发的会议排期，会议召集人未按期召开会议，且没有经原批准人批准延期或取消会议的申请，对召集人罚款50元。 （五）对没有按期上报工作计划、总结、KPI指标及完成情况、领导签批文件完成情况的责任人，予以罚款50元。 （六）对各部门呈报签批的请示、申请、报告等文件，审批人未经认真审核就签批，对审批人罚款50100元.因审批失误给企业造成经济损失的，视情节承担部分或全部赔偿责任。 （七）上报材料、工作记录数据出现差错，经他人审核时被发现，对责任人处3050元的罚款。,（八）由于工作不及时沟通和反馈，造成

15、部门或领导工作失误，给予责任主管领导罚款100元，相关责任人罚款60元。 （九）因呈报或下发的文件出现错误，造成文件的要求和领导指示不能正常贯彻执行，对责任人罚款100元。 （十）因领导责任心不强，对分管部门监管力度不够，致使所辖部门的工作不到位，管理混乱，对主管领导通报批评，罚款100元。 （十一）对于集团文件、会议纪要、KPI及领导签批指示，办公室主任未按要求跟踪、检查、处理和汇报，对办公室主任罚款100元。如虚报、瞒报者罚款200元。 （十二）会议结束后，由办公室秘书和文书在正常工作时间6小时内完成会议纪要初稿的打印，交会议主持人签发，每拖延一小时罚款20元；会议主持人在收到会议纪要初稿

16、6小时内签发，每拖延一个小时罚款30元。 （十三）未按要求完成对员工的考核，影响工资发放的，对责任主管领导罚款100元，直接责任人员罚款60元；考核中若未按规定扣分，或漏考项目，对考核人罚款50元。 （十四）如无故不参加义务劳动，或未按程序请假，予以罚款50元。,公司四个相关规定,集团会议排期,集团临时会议,填写会议申请,报集团办公室,报总经理签批,集团办公室下发会议通知,会议签到,记录人整理会议资料，形成 纪要由办公室审核发放,6、部门工作流程 （1）会议管理流程：,（2）文件管理流程：,A:文件起草程序,秘书长/秘书拟文,主任/秘书长核文,方董事长签发,办公室文书定文号打印,拟稿人校对,文书发文、存档,B:文件处理程序,办公室收文登记,填写公文签批单,报送主管领导或总经理签阅,分送有关部门,承办人将处理结果及文件送回办公室,办公室主任将处理情况进行汇报,文书将文件归档,（3）跟踪检查流程：