4.公文的基本种类与要求之一.ppt

1、1,公文的基本种类与要求 二六年五月,2,公文种类,通 知 通 报 通 告 公 告 决 定,报 告 请 示 批 复 意 见 函 会议纪要,3,通 报,通 知,通 告,公 告,决 定,4,5,供应商绩 效管理,通知是批转下级公文、转发上级或不相隶属机关公文、发布规章、传达事项和任免干部所用的公文。它是最常用的行政公文。,通知的定义,6,通知的分类,1.根据通知的性质可分为六种： （1）用于颁布行政法规的“公布性通知” （2）用于批转下级机关来文的“批转性通知” （3）用于印发、转发上级机关、同级机关及不相隶属机关来文的“转发性通知” （4）上级机关对下级机关某项工作有所指示，按其内容又不适用于“

2、决定”或“指示”而使用的“指示性通知” （5）告知一般事项的“一般性通知” （6）“会议通知” 2按行文单位分，有一个单位发出的通知和几个单位联合发出的通知。 3.按时间紧急程度划分，有普通通知和紧急通知。,7,通 知 的 要 点,1、一般性通知由“标题、正文、签署机关、日期组成 （集团红头通知要注明字号、加盖印章） 2、通知的正文部分，先须写明受文单位，再分段写明通 知的缘由和通知的内容。 3、被批转、印发的文件名称、主要内容必须在正文内容 中明确反映出来，还应写明执行原文件的意义、要求和注意 事项。 4、深刻领会文件，通知写作过程中，要写清对本机关、 本地方工作的指导意义，布置任务和步骤要

3、明确，切合实 际。,8,通知 的 适用范围,1、上级机关要求下级机关知道或办理的一般事项。 2、上级机关对下级机关的某项工作有所指示，但其内容又不适宜用“命令”这种指令性公文。 3、转发上级机关的公文，要求自己所属单位执行。 4、转发平级或不相隶属机关的公文，要求所属单位参考或依照办理。 5、转发或批转下级机关的公文，批准公文生效执行。 6、在机关内部知照各个部门需要知道或办理的有关事项。 7、通知主要用于下行文，也可用于平行文，由于其适用范围广泛，写法灵活多变. 8、行政公文中使用频率最高的一个文种，据统计，在机关来往的公文中，通知占70%以上。,9,讨论：一个标准的“通知”应包含哪些内容,

4、？,10,通 知 的 结 构,通知由标题、主送单位、正文和落款四部分组成。 1、完整的标题即由“发文单位+内容+通知”构成，使人一 看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。 2、主送单位即受文对象，它可以是一个，也可以是几 个，还可以是所有下属单位。 3、通知的正文可以根据内容的多少合理安排，或篇段合 一，或分条分项（总分、并列）。一般均包括：发文缘由、 发文原因、发文目的。 4、落款分两行写于正文右下方，标明发文单位和发文日 期。如果通知以公文形式下发，则要加盖公章。,11,通知的写 作 特点,通知的突出特点：一是使用很广，二是使用频率较高， 三是及时灵活。 1、使用很广，是说从党和政府

5、的各级机关，到一切 社会组织、群众团体、学校、部队、工矿企业、事业单位， 在需要公文运行时，无不使用通知。 2、使用频率较高，是说即时在一个机关单位，当它 需要传达上级指示、部署工作任务、转批有关文件，任免干 部、传达信息、召开会议、处理一般事务时，也经常使用通 知。 3、灵活及时，是指通知的写作方法和写作方式可以不拘 一格。,12,通知写 作 注意事项,1、标题要准确。通知的标题要写得简练、准确、明了，使人 一看标题就知道什么事情或要求做什么事情。 2、事项要明确、具体。通知具有较强的执行性，因此通知的 事项要重点突出，措施具体明确，有针对性、操作性、可行 性。 3、语言要清晰明确。通知的语

6、言要简明扼要，条理清晰，通 俗易懂。切忌模棱两可，含糊其辞。,13,范文分析,14,请指出此文中的错误之处,15,无发文字号； 通知内容字体为楷体，应为仿宋字； 成文时间“零”改为0； 版记中“主题词”应调整为4号黑体字； 抄送”一行应空一格；版记最后一行内容下应放一条一字线,16,正确格式,17,18,定义：通报是表彰先进，批评错误，传达重要情况所发的一种下行文。（特点：典型性；普发性和限制性；教育性和指导性）,通报的定义,19,通 报 的 特 点,通报有两个特点： 1内容的真实性。真实是通报的生命。通报的任何情况、事实都必须是真实的，不能有差错，更不能编造假情况。因此，写通报，对正反两方面

7、的事实都要认真核实，做到准确无误，没有水分。例如对先进事迹的通报表扬，要实事求是地反映，不要拔高，更不能借贬低群众，来提高先进人物。 2目的的晓谕性。表彰先进的通报，对被表彰单位是一种鼓舞、激励；对其他单位是一种教育，引导其找差距，学先进；对后进单位是一种鞭策，激励他们学习先进，迎头赶上。批评性通报的目的则是让人们知道错误，认识错误，吸取教训，改正错误，引以为戒。交流情况的通报，是让人们了解通报的事项。,20,通报 的 适用范围,通报“用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、沟通重要情况”。通报主要是传递信息，这与通知有相似之处，不同之处在于，通知，特别是指令性通知具有一定的强制力，通报则主要是

8、起告知、启发和引导的作用。,21,通 报 的 分 类,1、表彰性通报。主要用来表彰先进，介绍单位或个人成功的经验、做法，以学习先进，见贤思齐，改进与推动工作。 2、批评性通报。用来批评后进，纠正错误，打击歪风，指出有关单位或个人存在的错误事实，提出解决办法或处理意见。 3、传达性通报。用于传达上级重要精神与重要情况；引起人们的警觉与注意，对当前的工作起指导作用。,22,1、组成：标题主送单位正文结尾 2、正文由四部分组成：一是引言部分，主要概括通报的内容、性质、作用和意义；二是事实部分，表扬性通报写先进事迹，批评性通报写错误事实；三是分析及处理部分,对先进事迹的先进性或错误事实的本质，进行恰如

9、其分的分析，有的还写出先进事迹或犯错误的原因，并提出处理意见。,通 报 的 结构,23,通报的写作要点,1、开门见山，交待通报缘由和所通报批评的问题。 2、分析问题出现的原因和危害。 3、根据政策提出纠正的办法。 4、举一反三，对其他单位提出普遍要求，防止类似时间的 发生,24,通报写作注意事项,1、主要事实。表彰性通报要突出主要先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实； 2、分析指出事例的教育意义。表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等； 3、决定要求。表彰性和批评性的通报，应

10、写明组织结论与予以表彰或处理的决定，同时提出对表彰或批评对象与读者的希望、要求。为了防范和杜绝类似错误发生，批评性通报的结尾处，通常要有针对性地提出防范的措施或规定。传达性通报一般不写决定要求。 4、生效标识。在正文右下方标明发文机关名称，加盖印章，写明发文日期。,25,范 文 分 析,26,“通报”与“通知”的不同点主要在：“通报”不是像“通知”那样以具体的任务、详细的规范化要求和有关规则来指导和推动工作，而是用典型事例、有关情况来传达意图，启发教育有关人员，指导有关方面的工作行为；有关执行方面的要求也比“通知”要原则，甚至不涉及直接具体的执行要求；发送范围广泛，一般情况下，均直接下达给广泛

11、范围内的各级各类工作人员。,“通报”与“通知”的区别,27,28,定义：通告是属于周知性的文种之一，是国家机关中的业务（职能）部门，也可以是基层单位、群众团体。（其特点是在一定范围内公布应当遵守和周知的事项的文件。 行文关系既可以是下行文，也可以是平行文）,通告的定义,29,通 告 的 特 点,1法规性：通告常用来颁布地方性的法规，这些法规一经颁布，特定范围内的部门、单位和民众都必须遵守、执行。 2周知性：通告的内容，要求在一定范围内的人们或特定的人群普遍知晓，以使他们了解有关政策法令，遵守某些规定事项，共同维护社会公务管理秩序。 3实务性：所有的公文都是实用文，从根本性质上说都应该是务实的。

12、但它们之间还是有一些区别，有的公文只是告知某事，或者宣传某些思想、政策，并不指向具体事务。通告则是一种直接指向某项事务的文种，务实性比较突出。 4行业性：不少通告都具有鲜明的行业性特点，如税务局关于征税的通告，等都是针对其所负责的那一部分的业务或技术事务发出的通告。因此，通告行文中要时常引用本行业的法规、规章，也免不了使用本行业的术语、行话。,30,通告 的 适用范围,通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的 事项” 1、制约性通告，主要用于要求一定范围的对象普遍遵 循的某些事项，要求有关组织和人员严格遵守，而且要由 行政领导机关来发布。 2、照知性通告，主要用于告知大家某件事情，如发

13、生 的新情况，出现的新事物，以及需要大家知道的新决定 等。这类通告大都具有专业性和单一性，往往不具有法规 性质，但也有一定的约束力。,31,通 告 的 分 类,通告有法规性通告和知照性通告两大类型。这两种通告是以法规性的强弱不同为标准来区分的，二者之间没有绝对的界限。法规性的通告不可能没有知照性，知照性的通告完全没有法规内容的也不多见。但二者在性质上毕竟有所区分，如关于坚决清理非法占道经营的通告，强制性措施较多，属于法规性通告；关于因施工停水、停电的通告，主要起通知事项的作用，没有强制性措施，属于知照性通告。,32,通 告 的 结 构,通告由标题、正文和落款三部分组成。1、标题。通告的标题有四

14、种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成；二种是由发文机关和文种构成；三种是事由加文种构成；四种是只用文种“通告”作标题。2、正文。通告的正文包括开头、主体和结束语三部分内容。开头主要交代通告的缘由、根据和目的。主体要求明确具体写出通告的内容、通告事项的要求和实施措施。结束语一般单独设段，用“特此通告”、“此布”等习惯用语作结。3、落款。通告的落款应写明发文机关名称和发文时间。在标题中有发文机关名称的，落款处可以省略，只写年、月、日，或将发文时间年、月、日写在标题下方、正文上方。,33,通告的写 作 要 点,通告有标题、正文、署名和日期三部分组成。 1、标题：（发文机关）（事由）文种

15、2、正文： 原由事项（结尾） 通告是泛行文，一般不写抬头。结尾多用“特此通告”之 类的用语。 3、署名和日期：标题中已有发文机关的，并在标题下署上了 日期，可以不用落款；如果没有，则必须在落款处写上发文 机关名称和日期。,34,通告写 作 注意事项,1、通告的撰写者要有政策观念，确保其不与现行政策抵牾。 2、因为通告可以用来处理带有一些专业性的业务，所以写此内容的通告难免用一些专业用语，但要注意尽量选择大多数人熟悉的行业用语。 3、通告的内容一定要突出，给人以深刻地印象。通告的要求要具体，关键之处务必准确无疑，这样才能使受文者得要领，可适从。（举反例） 4、通告一般可以张贴、见报，也可以以文件

16、形式下达,35,范 文 分 析,36,37,公告的发布者一般是国家立法机关或行政领导机关，具有较强的权威性，有些还有强制性。公告的受文者十分广泛而笼统，行文关系不十分明确，原则上可以称为下行文。,公告的定义,38,公告的特点,1、发布内容重要。公告发布的内容必须是重要事项或法定事项。注意：不能事无大小都使用公告。 2、发布范围广泛。向国内外发布。 3、发布机关有资格限制。发布机关多位较高级别的国家行政机关或权利机关，例如，全国人民代表大会、国务院、各省、市人民政府及人大等也可由法定的有关职能部门来制定。,39,公告 的 结构,公告一般由标题、正文、署名和日期三部分组成。 1、标题：（发文机关）

17、（事由）文种 2、正文： 一般由公告背景、原由、公告事项和公告结语（“现予公告”或“特此公告”等）部分组成。也有的公告省略了原由，开门见山，直接写出公告事项。 3、署名与日期：在正文的右下方署上发文机关的名称和日期。如果标题已写上发文机关的名称，在报纸上登载时则常省略落款。也有的成文日期写在署名下方或标题和编号之下。,40,公告的写 作 特 点,1、内容的规定性。公告所宣布的事项是国内外极为关注的重大事项，所宣布的内容是能够向国内外公开的重大决定，它的使用要考虑在国际国内所可能产生的政治影响。 2、发文机关的特定性。公告的发文机关仅限于国家最高权力机关、最高行政机关及其工作部门。 3、告知的广

18、泛性。公告向国内外发布，其告知的范围相当广泛。 4、传播的新闻性。公告是通过报纸、广播、电视等新闻媒介公开发布。,41,公告写 作 注意事项,1、文字严谨，语气庄重。 2、公告宣布的必须式重大事件，不能将通告的内容用公告的形式发布。 3、公告的文风，一般客观叙述，少加议论。,42,范文分析,43,1、通告内容多为具体的业务事项，公告通常时重要事项或法定事项。 2、通告的行文对象为社会各有关方面，公告是向国内外宣布。 3、通告的发文机关十分广泛，党政机关、企事业单位、人民团体都可以发布通告；公告的发文机关的级别较高，多由国家机关发布。 4、公告多用登报、广播的方式发布；通告可以采用文本形式引发，

19、也可采用张贴或登报形式发布。,通告、公告的区别,44,45,我们在撰写决定时容易犯哪些错误？,决定,一 二 三 四、,46,定义：决定是党政军机关、社会团体、企事业单位对重大事项或重大行政公务做出安排而制定的一种指挥性公文，属于下行文种。上至党和国家的重大决策和战略部署，下至基层单位的奖惩事宜均可使用。,决定的定义,47,决 定 的 特 点,1、强制性：决定虽然没有命令那样浓的强制色彩，但也是一种权威性很强的下行文。决定是对重大事项或行动做出部署，它不仅要让人们知道其内容，还要求人们必须无条件执行。另外，决定有时还起法规作用，在某些方面，决定往往是法规的延伸和补充，具有强制性和行政约束力。 2

20、、广泛性：决定的用途比较广泛，党政机关、社会团体或企事业单位对某些重要事项或重大行动作出安排，都可以用决定。其次，决定的受文对象有一定的普遍性，决定一般不向某一具体单位发出，它的内容所涉及的都是事关全局的重大问题或事项，即使有时涉及的事件比较具体，其意义也具有广泛性。,48,决定 的 适用范围,决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定属于下行文，一般用于上级机关对下级机关，有时本单位内部也可使用。,49,决 定 的 分 类,决定的使用范围较为广泛，种类也比较多，按照决定的具体用途和内容的不同，将其划分为两大类： 1对重要事项作出安排的决定:从具体事项的区别上看，常用的对重要事项作出安排的决定有法规性决定、政策性决定、布置重大事项的决定、审批性决定、表彰性决定、惩罚性决定、人事安排决定、接受组织成员决定等等。 2对重大行动作出安排的决定:这是一种事先对重要工作进行布置的决定，这类决定的指挥性很强。如召开会议的决定、重大活动安排的决定、重要机构设置的决定、行政区划重大调整的决定等等。,50,决 定 的 结 构,决定的结构分为首部和正文两部分。1、首部。包括标题和成文时间两部分:标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关、事由加文种构成；另一种是由事由和文种构成。2、正文。正文的