第六章、差旅安排.ppt

1、差旅安排,第六章,一、了解商务旅行的基本情况 1、了解商务旅行的基本目的 2、了解商务旅行的地点 3、了解商务旅行的时间 4、了解商务旅行的人员安排,第一节 国内商务旅行的准备,情景案例,在安排上司的差旅事务上，有两件事让经理助理李强至今记忆犹新，教训深刻。 那一次是宏利公司肖总与金通公司经理就某合作项目安排了约见，预定在7月9日下午1：00开始。当时李强预订了7月8日晚直飞金通公司所在A城的机票。但肖总说8号晚上有个宴约，恐怕不能飞往A城。于是李强改订7月9日上午8：00的机票。但是，由于肖总晚上应酬时间太晚，而早班飞机又比较早，所以最终没能赶上班机。9号上午又只有那一次航班，于是，肖总只能

2、立即买飞往相邻城市B城的机票，再乘大巴车赶到A城的金通公司。由于迟到，金通公司经理不悦，认为宏利公司对该项目的合作缺乏诚意。宏利公司差点失去了与金通公司合作的商机。,会说 会写 会做事 会做人,情景案例,还有一次是肖总要出国出差一个星期。李强把整理好的具体的行程安排打印后交给肖总。他自认为已经做得很好，谁知肖总顺口问他一句那里的天气最近怎么样？李强一时哑口无言。他赶紧边上网查边通知外销公司负责这个区域的业务员帮他问问客户。忙碌一阵，终于把未来一周的天气趋势交给肖总，他也暗暗松了口气。谁知肖总又问李路明有没有新的名片。他准备带一盒完整的名片出去。李强暗暗叫苦：印刷好的那么多名片偏偏在这个节骨眼上

3、没有了。于是赶紧通知总务后勤紧急印刷。当李强再一次交给肖总印好的名片时，真的怕他再问什么。但肖总偏偏又问了。肖总要去的国家包括美国，李强却不知道普通双频手机在美国是不能用的。肖总问他的时候，李强只好回答说：“只要开通国际漫游就能用”。肖总却说：“怎么我听说，要什么3频手机呢？”李强赶紧说，我去问问。李强立,会说 会写 会做事 会做人,情景案例,刻打电话去本地的移动公司。对方非常热情，回答说不能在美国用，但是他们可以提供出租手机服务，并列举了一系列要办的手续李强头都大了，只能一一记录，准备帮肖总办理租机。谁知等李强转达这个信息时，肖总轻轻问他：“可以直接买一个这样的3频手机吗？”李强又傻眼了，赶

4、紧又说：“我去问问”。当时李强真是尴尬万分！最搞笑的是，当李强开始查询关于3频手机的介绍时才发现，并不是只有移动电信局才有3频手机，现在很多上市比较晚的手机早就是3频了。可李强只知道肖总用的是Nokia，什么型号却不清楚。只有硬着头皮去问。那一刻他真的想杀了自己，怎么就这样笨!果然，最后肖总的手机功能非常强大，早就是3频。,会说 会写 会做事 会做人,项目任务,宏利公司的经理助理李强在安排上司的差旅事务上有何不当之处？上司公务旅行，秘书应该要做好哪些准备工作？,会说 会写 会做事 会做人,出差准备,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,上司出差时，秘书应准

5、备些什么？,差旅准备（一）选择、预定交通工具,会说 会写 会做事 会做人,1、 预定前要了解些什么？ 2、 如何预定？ 3、 注意事项 按公司规定办事 索要报销单据 明确接送工具,小技法,秘书在准备预订车票时，一定要查用最新的列车时刻表，车次很有可能因为季节等原因发生变化。出差途中换车，稍不注意就会误车误点，所以能直达的就最好不要换车。如要换车，在时间上一定要安排的宽裕些。 如果出差的地方是第一次去，在那里有子公司或自己的事务所的话，就请他们代为联系安排住处。没有的话，就请当地旅游或交通部门介绍，最好不要去找自己的客方或代理商。,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做

6、事 会做人,差旅准备（二）预定旅馆,会说 会写 会做事 会做人,1、了解预定途径、预定方法 2、注意事项 按公司规定办事 照顾上司的习惯 索取收据和认可书 （见p197案例）,差旅准备（三）预支差旅费,会说 会写 会做事 会做人,可采用现金、 旅行支票、 信用卡等,差旅用品一览表（一）,差旅准备（四）准备资料和行装,差旅用品一览表（二）,差旅准备（五）制定商务旅行计划和日程表,会说 会写 会做事 会做人,思考 1、出差计划主要包括哪些内容？ 2、旅程表和出差计划，哪个更详细？ 3、制作旅行计划有哪些注意事项？,出差计划内容,1、出差的时间、启程及返程日期，接站安排 2、出差的路线、终点及途经地

7、点和住宿安排 3、会晤计划（人员、地点、日期和时间） 4、交通工具的选择 5、需要携带的文件、合同、样品及其他资料。 6、旅行内容：行程安排，约会、会议计划，会晤人员的名单背景，会晤主题 7、出差日程表 8、上司或接待人的特别要求 9、差旅费用,制作商务旅行计划,（1）、日期 （2）、时间 （3）、地点 （4）、交通工具 （5）、具体事项 （6）、备注,（一）旅行计划 一份周密详细的旅行计划主要从以下几方面进行考虑： 1.时间 一是指旅行出发、返回的时间，包括因商务活动需要到两个或两个以上地点的抵离时间和中转时间；二是指旅行过程中各项活动的时间；三是指旅行期间就餐、休息时间。 2.地点 一是指

8、旅行抵达的目的地（包括中转地）。目的地名称既可详写（即哪个地区、哪个公司），也可略写（即直接写到达的公司名称）；二是指旅行过程中开展各项活动的地点；三是指食宿地点。,3.交通工具 一是指出发、返回的交通工具；二是指商务活动中使用的交通工具。这要求秘书了解这方面知识，如识别火车种类等。 4.具体事项 一是指商务活动内容，如访问、洽谈、会议、宴请、娱乐活动等；二是指私人事务活动。 5.备注 见书上案例,商务旅行计划的具体注意事项？ 1，复印三份：上司；上司家属；办公室存档 2，时间不可太紧，应留有余地； 3，了解目的地相关情况：气候；交通等。 4，如有可能，应多准备几份旅行计划，供上司参考。,作业

9、,宝洁公司杨总经理今年5月5日周三要从上海出差到北京，预订了浦东机场上午9:50的DH851班机，飞机将在11:00到达，之后他将入住距离机场仅30分钟的皇朝宾馆，当天下午14:00-16:00参观北京天成公司，参考产品质量，天成公司派车接机，之后杨总要应酬一些商场上的朋友。5月6日9:00与天成公司进行商务会谈，随后签订协约，下午五点坐火车赶往西安，入住西安饭店，5月7日周五，9:00杨总拜访西安大地公司总经理，并洽谈商务，中午12点视察本公司驻西安的办事处，下午两点乘坐飞机返回上海，公司派车接机。 请根据上面内容，拟定一份出差旅程表。,差旅准备（六）上司出差期间的工作,会说 会写 会做事

10、会做人,一、动身之前 动身当天，无论上司是从公司走还是直接从家里走，都要安排好送站的车。 二、启程之后 把上司送上火车或飞机之后，就要立即用电话通知对方接站的时间，特别是在改变原定的车次或航班的情况下，一定要将新的车次或航班告诉对方。 三、电话与邮件的处理 在上司出差期间，如果有找上司的电话，要认真作好电话记录，把电话的时间和内容记录下来。,上司出差期间，秘书应做好以下工作： （一）尽快处理完因准备上司出差而延误的工作。 （二）准备好专用的文件夹，把上司出差期间的信件、留言条等进行专门保管，也可以用一个“待阅文件夹”，按日期顺序保管好上司出差期间收到的文件和信件。 （三）在上司出差期间，如果收

11、到一些紧急的信件，上司又要求尽快给他寄去，就可使用特快专递等方式邮寄，并在信封上写上“亲启”等字样。 （四）整理文件和名片。 （五）更换和补充办公用品。 （六）为了提高办公效率，熟悉和研究办公设备的新性能和更多的使用方法。,补充：如果 与上司一起出差？,一、出差途中 如果秘书陪同上司一起出差，应注意以下几点： （一）如果是乘火车出差，一般不要挨着上司坐。 （二）快到目的地时，就要向对方通知出差的情况。 （三）当上司与对方寒暄的时候要适当离他们远一点儿，注意回避。,二、注意事项 （一）办理宾馆入住手续后，应了解上司的房间号码及电话。 （二）第二天的日程怎么安排，应在头一天晚上与上司商量好或得到上

12、司的确认。 （三）如果上司出现疲劳等身体不适症状，应及时调整日程安排。 （四）在宾馆期间如果需要外出，应事先征得上司的同意。 （五）每天参加各项活动时，应携带好上司的名片、必要的会议资料（报告、备忘录、会谈提纲等）。,第二节 出国商务旅行的准备,（一）出国的手续： 护照 签证 国际预防接种证书 出境登记卡 购买机票 保险等,1、办理出国申请。 出国申请的内容，一般包括：出国事由、出国团组的人数，出国路线（外国公司所在国名称），出国日程安排 (出国时间、在国外活动时间、地点、回国时间)等。 申请文书后面要附出国人员名单(写清出国人员姓名、年龄、性别、职务、职称)以及外国公司所发的邀请函(副单)。

13、,2、办理护照手续 （1.）护照的作用 护照是主权国家发给本国公民出入境及到国外办事旅行居留的合法身份证件和国籍证明。凡出国人员均应持有护照。 （2.）护照的种类 我国政府现在颁发的有外交护照、公务护照和普通护照（包括国公普通护照和因私普通护照）三种。 （3.）护照的办理 因公出国到外交部或其授权单位办理护照；因私出国则由公安部授权机关办理。,3、签证的作用和种类 签证是一国官方机构对本国和外国公民出入国境或在本国停留、居住的许可证明。签证一般可做在护照上，也有的做在其他身份证上。如果前往未曾建交的国家，则用单独的签证与护照同时使用。我国的签证一般做在护照上。 签证也分为外交、公务和普通三种。

14、根据不同使用情况可分为入境、入出境、出入境、过境签证，另外还有居留签证。我国政府规定，因公出国的公民出入国境凭有效护照，可不办理签证，而持因私普通护照出入国境的中国公民必须办理中国的签证 。,4、办理国际预防接种证书又叫“黄皮书” 它是国际卫生组织为了保障出入国境人员的人身健康，防止某些疾病传染流行所要求的证明。 受理部门是：卫生检疫部门 5、办理出境登记卡 在办妥了上述各项手续后，再携带出国人员的护照、户口簿、居民身份证 办理临时出境登记手续。,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,护照、签证、黄皮书,6、时差如何计算？ 国际规定以英国格林威治时间（GM

15、T）为标准时间。地球的两个半球分为东八区和西八区，东八区时间比GMT早，西八区比GMT晚。对于出国人员来说，调整时差必不可少。通常计算是以经线划分，即格林威治以东，每15度加1小时；格林威治以西，每15度减1小时。,7.订购机票并检查机票 需出示护照并仔细查对机票。 现在购买出国的机票都非常简便，在拿到机票后一定要对票面进行查验。首先查验姓名的拼音是否与本人护照或其他有效证件中的拼音相符；全部航程的每班航班是否都有乘机联, 每一联的黑粗线框内是否与原旅行计划相一致；每个航班起飞和降落的时间, 机场名称；是否在定座栏内填好“OK”等。,8、通知接待方 如果所到国家有接待，这时候就可以发出通知，最

16、好以书面形式通知。内容包括：航班号、到达机场名称和时间。,9、办理保险 为了防止意外事故，如医疗及行李丢失等，在出国之前应帮上司办妥相应的保险。,（二）出入境手续,边防检查 海关检查 安全检查 检疫检查,1、 动、植物及其产品，微生物、生物制品、 人体组织、血液制品; 2、居民旅客在境外获取的总值超过人民币5000元(含 5000元，下同)的自用物品; 非居民旅客拟留在中国境内的总值超过2000元的物品; 3、 酒精饮料超过1500毫升(酒精含量12度以上)，或香烟超过400支，或雪茄超过100支，或烟丝超过500克; 4、人民币现钞超过20000元，或外币现钞折合超过5000美元; 5、分离

17、运输行李，货物、货样、广告品; 其它需要向海关申报的物品。,进境需向海关申报物品：,出境需向海关申报物品：,1、文物、濒危动植物及其制品、生物物种资源、金银等贵重金属; 2、 居民旅客需复带进境的单价超过5000元的照相机、摄像机、手提电脑等旅行自用物品; 3、人民币现钞超过20000元，或外币现钞折合超过5000美元; 4、货物、货样、广告品;,禁止入境携带的物品,1、各种武器、仿真武器、弹药及爆炸物品； 2、伪造的货币及伪造的有价证券； 3、对中国政治、经济、文化、道德有害的印刷品、胶卷、照片、唱片、影片、录音带、录像带、计算机存储介质及其他物品； 4、各种烈性毒药； 鸦片、吗啡、海洛因、

18、大麻以及其它能使人成瘾的麻醉品、精神药物； 5、 新鲜水果、茄科蔬菜、活动物（犬、猫除外）、动物产品、动植物病原体和害虫及其它有害生物、动物尸体、土壤、转基因生物材料、动植物疫情流行的国家和地区的有关动植物及其产品和其它应检物； 6、 有碍人畜健康的、来自疫区的以及其它能传播疾病的食品、药品或其它物品。,禁止处境携带的物品,1、内容涉及国家秘密的手稿、印刷品、胶卷、照片、唱片、影片、录音带、录像带、计算机存储介质及其他物品； 2、珍贵文物及其它禁止出境的文物； 3、濒危的和珍贵的动植物（均含标本）及其种子和繁殖材料。,（三）.出行前准备 （1）编制旅行方案，供上司选择； （2）了解外汇信息，办理兑换； （3）准备随身携带物品； （4）根据旅行目的，准备文件； （5）检查相关证件； （6）收集所到国的背景资料 （7）准备适当的礼物,小技法,搜集文化习俗材料 到国外出差和在国内出差的情况大体相同，只是由于存在