第四章 项目范围管理.ppt

1、2008-4,内蒙古大学计算机学院,1,第四章 项目范围管理,什么是项目范围管理 项目启动 范围计划编制 范围定义 范围核实与范围变更控制,2008-4,内蒙古大学计算机学院,2,学习目标,1.理解好的项目范围管理的重要性；2.知道为什么多数公司要投资IT项目；3.描述战略计划过程及其与IT项目选择的关系；4.使用不同的项目选择方法，如加权评分模型和净现值分析；5.解释项目章程、范围说明书与工作分解结构（WBS）的作用；6.建立WBS；7.描述IT项目中范围核实与变更控制的工具和方法；,2008-4,内蒙古大学计算机学院,3,情景案例： A企业是国内一家非常有影响力的企业，这种影响力不仅反映在

2、其产品的影响上，更主要的是反映在其技术和管理水平上，因此国内许多科技振兴计划都选择该企业作为平台，为其技术进行应用示范。A企业在90年代初再次成为企业信息化的应用示范企业，在讨论应该选择哪些系统进行实施的时候引起了很大的争论，有的专家认为应该全面实施，有些专家认为应该引进世界上最先进的技术和系统，不过企业领导和依托单位的专家最后采取了一个稳妥地方式，在调研清楚企业需求的情况下，选择了适用的系统和技术，而不是最先进的技术。项目取得了成功，除了为企业带来了实际效益，还为下一步信息化工作打下了坚实的基础，在专家评比中也获得高分，发挥了应用的示范作用。,2008-4,内蒙古大学计算机学院,4,B机床厂

3、也获得了政府资助以建立企业的管理信息系统。B企业正处于巅峰期，产品在国内市场上具有垄断地位，企业内有全行业第一家设立在企业的工程技术中心，于是企业领导选择一家高校作为技术依托单位，选择最先进的软件平台，为企业定制开发整个信息系统的所有模块。由于项目团队对核心技术没有完全吃透，有大量技术问题需要攻关，同时整个系统涉及的管理问题在项目开发实施过程中不断以各种形式涌现，造成整个项目没有最终形成系统而宣告失败。 从本章的情景案例可以体会到，A企业正确的划定了特定时期其信息化工作的范围，保证了整个信息化进行的平稳发展；而B企业对项目提出了不切实际的要求，过分扩大了项目的范围，导致整个项目的失败。,200

4、8-4,内蒙古大学计算机学院,5,第一节 什么是项目范围管理,1. 范围和范围管理的概念 “范围”既可以指项目的“产品范围”，即项目业主/客户对于项目最终产品或服务所要求达到的特色和功能，也可以指项目“工作范围”，即项目团队或承包商为提交项目业主/客户指定的服务和作业所需完成的所有工作。 范围管理是指对项目包括什么与不包括什么的定义与控制的过程，这个过程用于确保项目团队和利益相关者对作为项目结果的项目产品以及生产这些产品所用到的过程有一个共同的理解。,2008-4,内蒙古大学计算机学院,6,项目范围的定义要以其组成的所有产品的范围定义为基础，但是又不限于产品范围，它还包括了实现这些产品范围内的

5、工作必须要做的管理工作（进度管理等）。 利益相关者必须在项目产品方面达成共识，也要在如何生产这些产品方面达成一定的共识。,2008-4,内蒙古大学计算机学院,7,2. 项目范围管理的主要工作 启动：指组织正式开始一个项目或继续到项目的下一个阶段。其输出是项目章程，该文件正式承认项目的存在并对项目提供简要的概述。 范围计划：指进一步形成各种文档，为将来项目决策提供基础，文档中包括用以衡量一个项目或项目阶段是否已经顺利完成的标准等。其输出是范围说明书和范围管理计划。 范围定义：指将项目主要的可交付成果细分为较小的更易管理的部分。输出是工作分解结构(WBS)。 范围核实：指对项目范围的正式验收。项目

6、主要利益相关者，如项目客户和项目发起人等要在这个过程中正式验收项目可交付成果。 范围变更控制：指对有关项目范围的变更实施控制。主要的过程输出是范围变更、纠正性措施和经验教训等。,2008-4,内蒙古大学计算机学院,8,启动,项目计划 执行,绩效报告,管理收尾,总体变更 控制,合同收尾,启动过程,执行过程,控制过程,收尾过程,项目章程,范围计划,范围定义,活动定义,资源计划,活动排序,活动工期 计算,成本估计,进度计划,成本预算,项目计划开发,计划过程,范围说明书,支撑细节,范围管理计划,WBS,活动列表,支撑细节,WBS更新,项目网络图,活动列表更新,活动工期估计,活动列表更新,项目进度表,支

7、撑细节,进度管理,资源需求更新,资源需求,成本估计,支撑细节,成本管理计划,成本基线,项目计划,支撑细节,工作结果,变更请求,绩效报告,变更请求,项目文档,正式接受,经验教训,合同文件,正式接受并关闭,选择项目经理,质量计划,沟通计划,组织计划,人员获得,风险识别,定性风险分析,定量风险分析,风险应对计划,采购计划,询价规划,询价招标,供应商选择,质量保证,信息发布,团队建设,合同管理,范围核实,范围变更控制,进度控制,成本控制,质量控制,风险应对控制,项目管理过程组,2008-4,内蒙古大学计算机学院,9,项目范围管理,范围启动,输入： 产品描述 战略计划 项目选择标准 历史信息 工具和技术

8、： 项目选择方法 专家判断 输出： 项目章程 项目经理 限制条件 假设条件,项目范围管理概述,2008-4,内蒙古大学计算机学院,10,第二节 项目启动,1.定义 项目启动是正式授权一个新项目，或者对一个已经存在的项目批准进入下一阶段工作的过程。 项目启动必须完成明确项目的环境和约束、明确项目的目标与范围界定、对候选项目进行可行性研究、选定项目、进行初步计划等工作。 项目的起始过程通常发生在项目业主/客户遇到了某种 “问题或机遇”所做出的回应或对策。,2008-4,内蒙古大学计算机学院,11,2.启动一个新项目的原因 市场需求：某汽车公司针对市场上汽油短缺，批准一个项目，研制更加省油的汽车 商

9、业需求：一个培训公司批准开发一个新的课程来增加其收入 客户需求：某电力公司批准一个项目，建立新的变电站向一个新的工业开发区提供电力资源 技术进步：一家电子公司在计算机内存不断增加的情况下，批准开发一个新的视频游戏 法律要求：一家涂料生产商授权一个项目来建立该公司处理有毒物质的指导方针 社会需求：一个发展中国家的某民间组织批准一个项目，向霍乱高发的低收入社区提供饮用水系统、公共厕所和卫生教育等。,2008-4,内蒙古大学计算机学院,12,为什么公司投资IT项目？,1.支持明确的商业目标；2.较好的内部收益率（IRR）；3.支持潜在的商业目标；4.较好的净现值（NPV）；5.合理的回收期；6.作为

10、抗衡竞争对受类似系统的手段；7.支持管理决策；8.满足预算约束条件；9.存在很大的收益可能性；10.较好的投资回报率；11.项目成功实施完工的可能性很大；满足技术和系统的要求；12.支持法律和政府的要求；13.较好的利润指标；14.引入新技术；,2008-4,内蒙古大学计算机学院,13,3.识别潜在项目的方法,成功的项目经理根据组织的宏观前景和战略计划来判断哪种类型项目会带来最大价值。,组织 战略,IT战略计划,业务分析,项目计划,资源分配,通过SWOT分析确定 长远的目标规划,连接IT战略和组织远景 设想，识别关键业务领域,记录可以从IT中得到好处 的主要业务过程,形成潜在项目，定义 范围、

11、收益和约束,选择IT项目，安排资源,SWOT分析法又称为态势分析法，它是由旧金山大学的管理学教授于20世纪80年代初提出来的，是一种能够较客观而准确地分析和研究一个单位现实情况的方法。 SWOT四个英文字母分别代表：优势（Strength）、劣势（Weakness）、机会（Opportunity）、威胁（Threat）。从整体上看，SWOT可以分为两部分：第一部分为SW，主要用来分析内部条件；第二部分为OT，主要用来分析外部条件。利用这种方法可以从中找出对自己有利的、值得发扬的因素，以及对自己不利的、要避开的东西，发现存在的问题，找出解决办法，并明确以后的发展方向。 根据这个分析，可以将问题按

12、轻重缓急分类，明确哪些是目前急需解决的问题，哪些是可以稍微拖后一点儿的事情，哪些属于战略目标上的障碍，哪些属于战术上的问题，并将这些研究对象列举出来，依照矩阵形式排列，然后用系统分析的思想，把各种因素相互匹配起来加以分析，从中得出一系列相应的结论，而结论通常带有一定的决策性，有利于领导者和管理者做出较正确的决策和规划。,2008-4,内蒙古大学计算机学院,14,4.项目选择的方法,1)注重整个组织的需求 选择最符合组织需求的项目，判断标准：需求、资金、意愿。 公司是否同意需要做这个项目？ 公司是否愿意为该项目提供足够的资金支持？ 有没有坚定的决心一定做成这个项目？ 2)对IT项目进行分类 评价

13、项目是否可以解决某个问题，或者抓住某种机会，或者迎合某个指示要求。 基于时间的项目分类 基于整体综合排序的项目分类。,2008-4,内蒙古大学计算机学院,15,3)项目财务评价 净现值分析(net present value analysis, NPV ) NPV是把所有预期的未来现金流入与现金流出都折算成现值，计算一个项目的净货币收益与损失。 计算净现值必须首先确定项目在未来各期的现金流（收益与成本之差），并选定折现率。只有NPV大于零的项目才可以考虑。 折现率：即可以接受的最低投资回报率。,2008-4,内蒙古大学计算机学院,16,投资收益率分析(return on investment,

14、 ROI) ROI是将净收入除以投资额的所得值。 ROI越大意味着项目越有投资价值。 投资回收期分析(payback period) 指以现金流入补偿净投资所用的时间。投资回收期分析就是确定需经过多长时间累计收益等于累计成本以及后续成本。 一般情况下，投资回收期越短越好。,2008-4,内蒙古大学计算机学院,17,4)加权评分模型(weighted scoring model) 这是一种基于多种标准进行项目选择的系统方法。首先识别项目选择过程的重要标准，并给各个标准赋予权重，最后对项目进行打分。打分越高，一般项目越好。,2008-4,内蒙古大学计算机学院,18,5.项目的可行性分析 技术可行性

15、 经济可行性 规章制度可行性 大多数项目都必须遵守各种相关规章制度，如土地使用和规划法规、环境、卫生、安全标准、人力资源规定、营业许可、著作权等方面的规章制度。 进度安排可行性 其一，所设定的项目进度是否合理可行？ 其二，是否存在关键时间指标。 运营可行性 考虑项目的实施是否会给公司带来负面影响。 其他方面可行性,2008-4,内蒙古大学计算机学院,19,6.项目目标制定的SMART原则 S(Specific results)：即规定一个具体的目标 M(Measurable)：即目标可以用数量、质量和影响等标准来衡量 A(Accepted)：即设定的目标应该被管理人员和员工双方接受 R(Rel

16、evant)：即设定的目标应该是与工作单位的需要和员工前程的发展相关的。 T(Time)：即目标中包含一个合理的时间约束，预计届时可以出现相应的结果 例：在10个月内，在200万美元的预算内，把一种新型电子家用烹调产品打入市场，并达到预先规定的性能指标。 不恰当的目标：建立一所房屋,2008-4,内蒙古大学计算机学院,20,7. 项目启动的逻辑过程,输入 产品描述 战略计划 项目选择准则 历史信息,工具 项目选择方法 专家评判,输出 项目章程 项目经理任命 限制条件 假设条件,2008-4,内蒙古大学计算机学院,21,8.项目启动的输出,项目章程：用来正式确认项目存在并指明项目目标和管理人员的

17、文件，是组织内部管理层对项目的认可。项目章程包括：P73 项目名称和授权日期 项目经理姓名和联络信息 简要的范围说明书 计划使用的项目管理方法总结 角色与职责矩阵图 项目权益人签名 主要权益人评述 项目经理 必须在项目启动中选定项目经理，授予其足够的权力管理项目。,2008-4,内蒙古大学计算机学院,22,第三节 范围计划编制,1.定义 项目范围计划是指形成正式文件，为将来的项目决策建立基础，包括判断项目和项目阶段已经成功完成的标准。 制定项目范围计划是指编写一个书面的项目范围说明以及项目范围管理计划的工作。项目范围计划将作为未来项目范围管理与决策的基础。,2008-4,内蒙古大学计算机学院,

18、23,2.范围计划编制的逻辑过程,输入 产品描述 项目章程 约束条件 假设条件,工具 产品分析 收益/成本分析 候选项确定 专家评判,输出 范围说明书 支撑细节 范围管理计划,2008-4,内蒙古大学计算机学院,24,3.范围计划编制的输出,范围说明书：是一份文件，用以对项目范围达成共同的理解并对之进行确认。范围说明书应包括项目论证、项目产品描述、所有项目可交付成果的综述以及项目成本的决定因素说明等。 项目论证部分说明项目的业务需求，它是未来进行各种利弊权衡的基础。 项目产品简述主要概括项目所生产产品或服务的基本特征。 项目可交付成果清单主要列出项目的最终可交付成果。 项目成本的决定因素说明项

19、目成功必须达到的量化标准，如成本、时间进度和质量水平等。,2008-4,内蒙古大学计算机学院,25,范围管理计划：是一个文档，描述了如何管理项目范围，以及如何将范围更改集成到项目中。它也应该包括对项目范围期望的稳定性估计（例如变化的可能性如何、频率如何、以及数量如何）。范围管理计划也应该包括有关范围更该如何被确定和分类的清晰地描述。,2008-4,内蒙古大学计算机学院,26,第四节 范围定义,1. 定义 范围定义把主要的项目可交付成果分解成较小的更易管理的单元，以达到如下目标： 提高对成本、时间以及资源估算的精确度 为绩效测量与控制定义一个标准 便于进行明确的职责分配 适当的范围定义对项目成功

20、非常关键。当范围定义比较差的时候，最终项目成本可能就比较高，因为不可避免的更改会打断项目的节奏、引发返工、增加项目时间、以及降低劳动者的生产率和士气。,2008-4,内蒙古大学计算机学院,27,2.范围定义的逻辑过程,输入 范围说明书 约束条件 假设条件 其他计划输入 历史信息,工具 WBS模板 WBS分解,输出 工作分解结构 (Work breakdown structure),2008-4,内蒙古大学计算机学院,28,3.工作分解结构(WBS),WBS是一种以结果为导向的分析方法，分析项目所涉及工作，所有这些工作构成项目的整体范围，它是项目管理的一个非常基本的文件，是计划和管理项目进度、成

21、本和变更的基础。 它组织并定义了整个项目范围。 未列入工作分解结构的工作将排除在项目范围之外。 工作分解的过程 将一个项目分解为更多的工作细目或者子项目，使项目变得更小、更易管理、更易操作。 工作分解的结果 WBS（工作分解结构）。 Work packages（工作包） 处于WBS最底层的可交付成果或产品。,2008-4,内蒙古大学计算机学院,29,WBS实例,2008-4,内蒙古大学计算机学院,30,PMI defines WBS,WBS是面向可交付成果的对项目元素的分组,它组织并定义了整个项目范围.不在WBS中包括的工作就不是该项目的工作。 它是一个分级的树型结构，是对项目由粗到细的分解过

22、程。工作结构每细分一个层次表示对项目元素更细致的描述,2008-4,内蒙古大学计算机学院,31,PMI defines Work packages,WBS的最低层次的可交付成果 工作包应当由唯一一个部门或承包商负责 这一交付成果可以分配给另外一位项目经理进行计划和执行,或者通过子项目的方式完成 工作包可进一步分解为子项目的WBS或各个活动,2008-4,内蒙古大学计算机学院,32,WBS类型,表格 图表,2008-4,内蒙古大学计算机学院,33,表格类型,1. 变化计数器 1.1 比较两个版本的程序 1.1.1 预处理 1.1.2 文件比较 1.1.3 结果处理 1.2 找出修改后的程序中增加

23、和删除的代码行 1.2.1 找出增加的代码行 1.2.2 找出删除的代码行 1.3 统计修改后的程序中增加和删除的代码行数 1.3.1 统计增加代码行数 1.3.2 统计删除代码行数 1.4 统计总的代码行数 1.5 设定标记以指示修改的次数 1.6 在程序的头部增加修改纪录,2008-4,内蒙古大学计算机学院,34,图表类型,2008-4,内蒙古大学计算机学院,35,任务结构分解(WBS)步骤,确认并分解项目的组成要素 确定分解标准 确定分解是否详细 确定项目交付成果 验证分解的正确性(建立编号),2008-4,内蒙古大学计算机学院,36,WBS编号系统,2008-4,内蒙古大学计算机学院,

24、37,2008-4,内蒙古大学计算机学院,38,WBS与OBS（组织分解结构）,2008-4,内蒙古大学计算机学院,39,分解标准,项目生命周期 功能组成 项目的组织单位 。,2008-4,内蒙古大学计算机学院,40,分解标准应统一,学生管理 按照生命周期分解 规划 需求 设计 编码 测试 提交 按照产品组成分解 1.1招生管理 1.2分班管理 1.3学生档案管理 1.4学生成绩管理,2008-4,内蒙古大学计算机学院,41,分解标准应统一（续）,不能同时使用两种标准进行分解 招生管理 分班管理 学生档案管理 学生成绩管理 规划 需求 设计 编码 测试 提交,2008-4,内蒙古大学计算机学院

25、,42,检验分解结果的标准,最底层的要素是否是实现目标的充分必要条件 最底层要素是否有重复的 每个要素是否清晰完整定义 最底层要素是否有定义清晰的责任人,是否可以进行成本估算和进度安排,2008-4,内蒙古大学计算机学院,43,WBS模板举例,2008-4,内蒙古大学计算机学院,44,WBS字典内容,2008-4,内蒙古大学计算机学院,45,WBS意义,提供了项目范围基线,是范围变更的重要输入 为评估和分配任务提供具体的工作包 进行估算和编制项目进度的基础 对整个项目成功的集成和控制起到非常重要的作用,2008-4,内蒙古大学计算机学院,46,4. 创建WBS的方法,使用指导方针 按照项目要求

26、的WBS形式和内容进行创建。如国防部项目都要承包商按照国防部提供的WBS样式提交项目建议书。 类比法（WBS模板） 选取相似项目的WBS作为参考，如美国麦克唐纳飞机制造公司使用类比法制造战斗机。 自上而下 从项目最大的单位开始，逐步将之分解为下一级的多个子项，不断增加级数，细化工作任务。P76 图4.6b 自下而上 项目团队成员从开始就尽可能的确定项目有关的各项具体任务，然后再将各项具体任务进行整合，并归总到WBS得上一级内容之中。,2008-4,内蒙古大学计算机学院,47,2008-4,内蒙古大学计算机学院,48,6. 建立WBS的指导原则,一个单位工作任务只能在WBS中出现一次 一个WBS

27、项的工作内容是其对应下级各项工作之和 WBS中的每一项都只有一个人负责，即使这项工作要多人来做。 WBS必须与工作任务的实际执行过程一致 项目组成员参与WBS的制定过程 每一个WBS必须有准确描述 工作包的80小时原则 WBS具有一定的灵活性，以适应变更的需要,2008-4,内蒙古大学计算机学院,49,网管系统（图表）分解实例,2008-4,内蒙古大学计算机学院,50,网管系统（图表）分解实例,2008-4,内蒙古大学计算机学院,51,网管系统（图表）分解实例,2008-4,内蒙古大学计算机学院,52,2008-4,内蒙古大学计算机学院,53,2008-4,内蒙古大学计算机学院,54,2008

28、-4,内蒙古大学计算机学院,55,2008-4,内蒙古大学计算机学院,56,2008-4,内蒙古大学计算机学院,57,第五节 范围核实,1.定义 是项目权益人（发起人、客户等）正式接受项目范围的过程。范围核实需要审查可交付成果和工作结果，以确保它们都已正确圆满的完成。 如果项目被提前终止，范围核实过程应当对项目完成程度建立文档。 范围核实（主要关注对工作结果的“接受”）不同于质量控制（主要关注工作结果的“正确性”）,2008-4,内蒙古大学计算机学院,58,2. 范围核实的逻辑过程,输入 产品文档 工作结果 WBS 范围说明 项目计划,工具 检查,输出 正式接受,2008-4,内蒙古大学计算机

29、学院,59,3.项目范围确认的方法和技术,主要使用核检技术和确认方法。其中要核检的主要内容包括： 项目目标和项目产出物要求是否清楚、完善和准确。 项目约束条件是否真实和假设前提条件是否合理。 项目产出物是否都是为实现项目目标服务的。 项目工作包是否都为形成项目产出物服务的。 项目工作是否都有合理和具体的可度量指标。 项目风险是否可以接受，效益是否高于成本。,2008-4,内蒙古大学计算机学院,60,4.项目范围确认的结果 项目界定范围的确认 包括对整个项目范围和工作分解结构的确认。这种确认多数是有条件的，项目实施中会有变更和再确认。 项目结果范围的确认 包括对于项目实施结果的范围和项目产出物结

30、果的范围两方面的确认。但它不是对项目工作和项目产出物最终质量的确认。,2008-4,内蒙古大学计算机学院,61,第六节 范围变更控制,1. 定义 这是指对于项目的目标、产出物和项目工作范围的全面控制。由于项目条件和环境的变化会使项目范围发生变动，由此可能造成项目工期、成本或质量等的改变，所以必须对项目范围的变更进行严格的控制。这包括：项目范围变更请求和实际发生的项目范围变更。,2008-4,内蒙古大学计算机学院,62,2. 项目范围变更控制的主要工作 分析和确定影响项目范围变动的因素和环境条件。 管理和控制那些能够引起项目范围变动的因素和条件。 分析和确认各方提出项目变动要求的合理性和可行性。

31、 分析和确认项目范围变动是否已发生及其风险和内容。 当项目范围变动发生时对其进行管理和控制。 设法使这些变动朝有益的方向发展。,2008-4,内蒙古大学计算机学院,63,3. 范围变更控制的逻辑过程,输入 WBS 绩效报告 变更请求 范围管理计划,工具 范围变更控制系统 绩效测评 附加计划,输出 范围变更 纠正行动 经验教训 调整后的基准计划,2008-4,内蒙古大学计算机学院,64,4. 范围变更的来源,外部事件 政府的法规发生了变化 纠正错误或疏忽 当初设计时没有包括某项目产品特征 增加价值的变更 采用新技术可以节约成本 为应对一个风险而实施一个应急计划,2008-4,内蒙古大学计算机学院,65,5. 范围蔓延问题,根据Standish公司的调查，引起IT项目失败的十大因素中，排在前三位的是：P82 缺乏用户参与 不完整的要求和说明 易变的要求和说明 解决这些问题是控制范围蔓延的关键。,2008-4,内蒙古大学计算机学院,66,6. 控制范围蔓延的建议,1) 促进用户参与的建议 使用户易于获得项目有关信息 如