文书与档案管理基础(三版)三单元PPT课件

1、1,第三单元 公文管理,2,任务一 文件材料的平时整理,一、掌握平时文书材料的方法和要求 1、工作程序 把好登记关 把好收集关 把好检查关 把好管理关 （把好四关）,3,2、操作流程： （1）把好登记关 收发文登记是文件出入的必经关口，把好这一关，才能保证机关或单位主要文件的齐全完整，做到有据可查。 除正常渠道来往文件外，对“帐外文件”也要进行登记，以免造成文件散失的后果。,任务一 文件材料的平时整理,4,2、操作流程： （2）把好收集关 机关单位必须建立健全收文发文的“随办随归”制度，及时将办理完毕文件材料归入案盒。,任务一 文件材料的平时整理,5,2、操作流程： （3）把好检查关 对收集归

2、盒的各种文件，应有针对性地进行检查，以便发现问题及时解决。 检查内容： 同一事由的文件是否都办理完毕，包括是否已经完成公文处理程序； 文件材料是否齐全完整； 文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求。,任务一 文件材料的平时整理,6,2、操作流程： （4）把好管理关 机关或单位的文书档案工作部门或工作人员应按照档案法赋予的权利与义务对归档文件整理进行检查、督导和指导。 应建立健全“收发登记”、“谁办谁归”、“随办随查”的管理制度，确保文件办理完毕后能及时按预设类目盒（文件夹）或柜格“对号入座”，确保归经济建设文件齐全完整和查找有序,任务一 文件材料的平时整理,7,二、了解机关文件材料归档范围和文书

3、档案保管期限的规定,2006年12月18日国家档案局第8号令： 相关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定,8,二、了解机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定,机关文件材料归档范围（第3条） 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,9,二、了解机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定,机关文件材料不归档范围（第4条） 上级机关的

4、文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； 下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。,10,二、了解机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定,永久保管的文书档案（第

5、7条） 本机关制定的法规政策性文件材料； 本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； 本机关机构演变、人事任免等文件材料； 本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； 同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。,11,二、了解机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定,定期保管的文书档案（第8条） 本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； 本机

6、关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； 本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； 本机关一般性事务管理文件材料； 本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等； 上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； 上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； 同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料； 下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。,12,任务二 整理归档文件,一、理解归档文件的概念 1、归档文件： 立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作为文书档案保

7、存的各种纸质文件材料。 2、件： 归档文件的整理单位。 3、归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。,13,二、归档文件整理的基本原则，明确文件归档范围 遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 区分归档文件的不同价值 “便于保管、利用”,任务二 整理归档文件,14,三、明确文件归档范围 档案法第十条规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不归档的材料，不得擅自归档。 注意事项： 要抓住文件材料所记述和反映的内容与单位的关系。 要严格执行机关文件归

8、档与不归档范围的规定。,任务二 整理归档文件,15,三、掌握归档文件的整理与归档方法,第一步：确定归档文件整理保管的单位“件” 一般以一份文件为一件。 文件的定稿和正式印发件合为一件。 正文与附件合为一件。 转发文与被转发文合为一件。 来文与复文 同一年内一项形成的相关的请示与批复、报告与批示或函与复函，合在一起作为一件进行整理保管。 跨年度的来文与复文，各作为一件归入所形成的年度。并在各自的目录备考栏内注明互见。 文书处理单与相关文件合为一件。,16,三、掌握归档文件的整理与归档方法,第一步：确定归档文件整理保管的单位“件” 报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录等类似文件材料，按其本来的形

9、式，以一个自然本（册）为一件。 原件与复印件合为一件整理。 会议文件一份文件为一件。 干部职工调动介绍信，以一 人为一件。 干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。 文件的中文与外文为一件；文件的汉文与少数民族文本为一件。,17,第二步：分年度,分年度，就是区分文件材料的所属年度，把属于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分开。 （一）一般文件，归入文件制发年度（指文件最后的落款日期） （二）跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度,三、掌握归档文件的整理与归档方法,18,（二）跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度,1、跨年度的请示与批复，一并归入批复年度；没有批复的，归入请示年度。 2

10、、跨年度转发上级机关或批转本机关（包括批转下级机关）的文件，一并归入批转、转发年度。 3、跨年度的表彰决定，考评结果、审计结论等文件，归入表彰、考评、审计所专指的年度。 4、跨年度的规划，归入规划针对的第一年度。,19,5、跨年度的总结，归入总结针对的最后一个年度。 6、跨年度的会议文件，归入会议开幕年度。 7、年度工作计划、总结和各种基础数字统计报表，归入文件内容所针对的年度。 8、工作计划与总结一般不应写在一起，如写在一起的应视文件内容的主次来决定归档的年度。 9、法规性文件，归入通过、公布或批准生效年度。,（二）跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度,20,（二）跨年度的文件，归入文件内

11、容所针对的年度,10、回顾、纪念性文章，归入定稿或发表年度。 11、翻印的文件，归入原件的所属年度。 12、专业部门使用专门年度所形成的文件，按专门年度立卷归档。如教学年度是每年的9月1日至次年的8月31日为一个学年。 13、为某项工作或会议收集的文件，一般不归档，如确有必要，可归入使用年度。 14、非诉讼案件材料，归入结案年度。 15、未标示文件形成时间的文件，根据文件的内容、制成材料、制作形成等予以考证后，归入其所属年度。,21,第三步 分类别,分类别，就是根据本机关文件的来源、时间、内容和形式上的异同，按照一定的方法，分成若干类别的过程。,22,（一）分类方法,分类方法也称分类原则，就是

12、具体划分本机关文件之间异同点的根据和准则。目前我们比较常用的就是组织机构分类法和问题分类法。,23,1、组织机构分类法 组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。也就是按照立档单位的内部机构，将整个全宗内的文件材料分成若干类别的方法。 单位内有几个机构，就设几个类，机构名称，就是类名。,24,（1）采用组织机构分类法的条件 机关内各内设组织机构的职权，工作范围及分工比较明确。 （2）采用组织机构分类法分类的层次确定 主要依据本机关大小和形成文件数量的多少来确定。 （3）类别排列方法 依据编委批准的内设组织机构编制文件的顺序排列。 依据本机关习惯的排列顺序排列。 依据其重要程

13、度排列。,25,2、问题分类法 问题分类法，就是按照单位内文件材料所记述和反映的问题分类的方法，即将记述和反映同一问题的文件集中，记述和反映不同问题的文件分开。 （1）采用问题分类法的条件 一般适用于不可能或不适于按组织机构分类的机关。 机关小，内设机构分工不明确，工作时常交叉。 机关内设组织机构变化频繁，无法再按组织机构分类。,26,由于特殊原因，内设组织机构的文件已混在一起，无法分开。 机关内设机构虽分工明确，变化不大，但机构之间形成文件的数量悬殊太大，有的机构一年形成上百份文件，有的机构仅一、两份文件甚至没有一份文件。 （2）类别排列的方法 先党后政。即党群工作方面的类项在前，行政管理以

14、及业务工作方面的类项在后。,27,综合性的类项在前，专题性的类项在后。具体排列顺序可参照各类项之间的相互关系，结合重要程度和上述规则及实际情况确定。,28,（二）分类方案的编制,分类方案，是一个机关内文件材料分类的表现形式，它是用文字或图表形式表示一个机关内文件分类体系的一种文件。是进行文件分类的依据。一个机关内的文件应根据其内容和载体的不同，编制统一的分类方案。分类方案编制好后，一般不要随意变动，以保持其一致性和连续性。,29,例：,30,例：,31,第四步：分级别,分级别，就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。 但对联系

15、密切的文件，如请示与批复等，不能为了分级别而将其分割开。,32,一、上级类 1、上级机关普发的文件，放上级。 2、上级机关下达的工作、业务、经费等指标文件，如是针对本系统、本行业，其中包括本单位的文件，放上级。 3、上级机关通报本系统或本行业工作情况，其中包括本机关的文件，放上级。 4、上级机关的内部刊物、简报，如其中仅有一项是本机关或与本机关无关的，放上级。 5、本机关起草的，以上级机关名义发布的文件，印件和底稿放上级，本机关只保存印件。,33,二、本机关类 1、上级机关针对本机关机构设置，人员编制的文件，放本机关。 2、上级机关针对本机关干部任免的文件放本机关。 3、上级机关针对本机关工作

16、人员奖惩的文件放本机关。 4、上级机关通报本机关的文件，放本机关。 5、上级机关或领导人针对本机关工作的指示、讲话、题词、调查报告，放本机关。 6、上级机关批转、转发本机关的文件，放本机关。 7、上级机关的批复与本机关的请示，本机关的批复与下级机关的请示一起放本机关。 8、上级机关下达的工作、业务、经费等指标文件，如内容是针对本机关，并且是重大事项的放本机关。 9、 上级机关通报本系统或本行业工作情况，其中包括本机关的文件，放上级。如文件内容主要是针对本机关，并且是重大事项的放本机关。,34,10、上级机关的内部刊物、简报，是本机关内容的，放本机关。如其中仅有一项是本机关或与本机关无关的，放上

17、级。 11、上级机关的会议文件，本机关的发言和本机关的典型材料放本机关，其余文件放上级。 12、直属上级机关与有关机关的联发文件和共同召开的会议文件，属于本机关内容的放本级，非本机关内容的放上级。 13、本机关与外机关协商问题的来往文书，放本机关。 14、本机关与外机关的联发文件和共同召开的会议文件，放本机关。 15、本机关制发的文件，放本机关。 16、本机关转发上级机关的文件，与被转发的原件，一并放本机关；如被转发件属于政策法规性重要文件，则应与转发件分开，即转发件归入本机关，被转发件归入上级机关。 17、本机关转发、批转下级机关的文件，与被转发、批转的下级机关的原件，一并放本机关。,35,

18、3、下级类 下级机关报送的文件，放下级。,36,第五步：鉴定（划分保管期限 ）,保管期限，就是文件材料的留存年限。划分保管期限，就是根据文件材料自身所具有的使用价值，确定文件材料存留的年限。,37,根据国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，文书档案的保管期限分为永久和定期两种。 永久，即在正常情况下，无限期地保存；定期一般分为30年、10年。,38,（一）永久保存的文书档案,永久保管的文书档案（第7条） 本机关制定的法规政策性文件材料； 本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批

19、示，重要的报告、总结、综合统计报表等； 本机关机构演变、人事任免等文件材料； 本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； 同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。,39,（二）定期保管的文书档案,定期保管的文书档案（第8条） 本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； 本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； 本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； 本机关一般性事务管理文件材料； 本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等； 上级机

20、关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； 上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； 同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料； 下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。,40,第六步：装订文件,装订文件，是归档文件整理工作的基础环节。归档文件修整完毕，采用符合档案保护技术要求的装订材料重新加以装订，以固定文件页次，防止散失，便于保管和利用。,41,（一）装订要求：,1、归档文件应以“件”为单位逐件进行装订。,“件”的概念？ （1）一般情况下每份（单份）文件为一件。 （2）文件正本与定稿为一件。 （3

21、）正文和附件为一件。 （4）原件与复印件为一件。 （5）来文与复文为一件。 （6）转发与被转发件为一件。,42,（7）正文与文件处理单为一件。 （8）报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。 （9）会议文件。一次会议形成几份文件，就是几件，即一份文件为一件；也可将一次会议形成的文件，作为一件（文件少的情况下）。 （10）干部职工调动介绍信、存根，以一人为一件。 （11）干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。如果一人一表或一文的，以一个人的一套材料为一件；若以若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几个人的一套材料为一件。 （12）文件的中文与外文为一件；文件的汉文本与少数民族文

22、本为一件。,43,2、技术加工 （1）检查文件材料是否齐全完整，如有缺张少页或附件等不齐全的应设法补齐，有破损的应予修整，有不宜永久、长期保存的应予复制。 （2）装订边太窄的适当加宽，纸张大于A4标准的应按A4标准酌情进行折叠或裁切，小于国际16K的应酌情按A4或16K进行背贴。 （3）剔除多余的重份和不必要的复制件。,44,3、系统排列 装订时，（1）正本在前，定稿在后； （2）正文在前，附件在后； （3）原件在前，复制件在后； （4）批转或转发文件在前，被批转或转发文件在后； （5）来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后； （6）汉文本在前，少数民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特

23、殊规定除外）； （7）收文处理阅办单在前，正式文件在后； （8）重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，样本在前，定稿在后。,45,4、装订方法 装订时，应将“件”内的各页按一定方式对齐。在左上角装订的，左侧与上侧对齐；左侧装订的，右侧与下侧（底边）对齐。 10年期保管的文件可保持原貌，不再拆开重新装订。,46,例：,47,例：,48,4、装订方法,1、不锈钢夹装订法。即采用专门制作的订书机和不锈钢夹进行装订。 2、线装法。根据文件的厚薄，选择粗细适中的棉线进行装订。文件页数较少时，采用“两孔一线”（细线）左上角装订，背后打活结；文件页数较多时，采用“三孔一线”左侧装订。 2、

24、对于装订成册不便拆钉的书籍、刊物，由于其金属物已严密封装在其中，拆除有损其原貌，因此也可以不拆除。,49,第七步：排列文件,排列文件，就是根据一定的方法确定全宗内归档文件先后顺序的过程。,50,（一）按事由排列法,按事由排列法，就是将同一事由的相关文件排列在一起。 按事由排列的具体步骤如下： 1、在一个全宗内将同一年度的归档文件分别按其划定的保管期限排列，即按永久、定期分别排列，不同保管期限的文件不得混在一起排列。 2、在同一期限内的文件按其划定的类别分别排列，类与类之间、类与属类之间的文件排列，要按照分类方案进行。,51,（1）采用组织机构分类法分类的归档文件，可依据编委下达的编制文件中的内

25、设组织机构（处室）位序或习惯位序，结合重要程度排列。即：党群下设部门在前，行政下设部门在后，综合性部门在前，业务部门在后。 （2）采用问题分类的归档文件，可依据党群工作类在前，行政管理类、业务工作类在后；综合类在前，专题类在后，并结合重要程度排列。,52,3、在同一类别内的文件按事由结合时间、重要程度来排列。即在同一类别内，将文件先按不同事由分开，将同一事由的相关文件排列在一起，再按重要程度对不同事由的文件进行排列。 （1）单一事由、单一责任者的文件，按归档文件形成时间的先后顺序排列。,53,（2）几个事由、单一责任者的文件，先把不同事由的文件分开，在每个事由里按文件形成时间的先后顺序排列，然

26、后再按事由的重要程度排列。重要事由在前，次要事由在后。,54,55,（3）单一事由、几个责任者的文件，先把不同责任者的文件分开，在每个责任者的文件内，按文件形成时间的先后顺序排列，然后再接责任者地位高低依次排列。一般是上级机关在前，本级、同级、下级机关在后。例：,56,57,（4）几个事由、几个责任者的文件，首先把不同事由的文件分开，在每个事由里再把不同责任者的文件分开，在每个责任者里，按照文件形成时间的先后顺序排列；其次按责任者的地位高低排列；最后按事由的重要程度排列。例：,58,59,（5）单一事由、单一责任者，涉及单一地区的文件，按文件形成时间的先后顺序排列。 例：地矿煤炭管理局关于新密

27、市煤矿开采情况的调查一共形成了4份文件，则按其文件形成时间的先后顺序排列。 （6）单一事由、单一责任者，涉及几个地区的文件，先把不同地区的文件分开，在每个地区里，按文件形成时间的先后顺序排列，然后按地区所处的地理位置或习惯排法排列。例：市计委关于下达各县（市）、区二000年重点工程项目投资计划的一系列文件，按习惯排法。,60,（7）单一事由、几个责任者，涉及一个地区的文件，先把不同责任者的文件分开，在每个责任者里，按文件形成时间的先后顺序排列，然后再接责任者的地位高低排列。例：省、市政府、土地局关于处理巩义市黄河滩地纠纷问题的系列文件，就应采取此法排列。,61,（8）单一事由、几个责任者，涉及

28、几个地区的文件，首先把不同地区的文件分开，在每个地区里再把不同责任者的文件分开，在每个责任者文件内按文件形成时间的先后顺序排列；其次，按责任者的地位高低排列；最后按地区的地理位置排列。例：国家、省、市地矿部、厅、局关于新密、登封、巩义市连续发生煤矿塌方事故调查的系列文件，就应按此法排列。 （9）本机关与外机关协商某项工作或某一事项形成的文件，应以本机关在前，外机关在后的顺序排列。,62,（4）零散文件的排列,零散文件，即在当年归档文件整理完毕若干年后，又收集到属于该年度的个别文件。 零散文件插入所属年度进行排列的方法，一是将其排列在同一保管期限的最后，并在备考表中注明；二是将其排列在相邻文件的

29、后面，即将其与所属事由中的相关文件订在一起，在目录备注栏中注明“此件为两件”，并在插入文件的右上角加盖“插入件”章。三是将其排列在相应类别的最后，并在备考表中注明；四是按文号排列的，可按其发文字号插入相应的位置，并在备考表中注明。以上四种插入法，以第一种方法最简便，各单位可视情择优选用。,63,第八步：文件编号,归档文件编号，指将归档文件在全宗中的位置，标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。,64,（一）件号,件号，是归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。件号包括室编件号和馆编件号两种。 1、室编件号 室编件号，即在归档文件整理时编

30、制的件号，其编制方法和要求： （1）归档文件排列顺序固定之后，应逐件编写件号。,65,（2）在同一年度，同一保管期限内，按照归档文件排列的先后顺序，从“1”开始编制件号。即一年三个流水号，永久从“1”开始，长期从“1”开始，短期从“1”开始，依次编制。 （3）不得断号，重号，跳号。,66,2、馆编件号 馆编件号的设置，主要是为了馆室衔接的需要，在档案进馆时编制。即档案移交进馆后，由档案馆经过鉴定、整理，并根据归档文件在全宗中位置发生的变化情况，重新编制。 是否需要重编，由档案馆视情而定。,67,2、页号,页号，是每份归档文件页次的顺序号。页号编写方法和要求： 1、以件为单位，逐页编写顺序号，一

31、份文件为一个流水号。归档文件自身已有页码的不再编号，自身无页码的要补编页号。如一份文件由几部分组成，而且每个组成部分各自编有页码的（如：正文和附件、正文和定稿、请示和批复、函与复函、报告与批示、转发件与被转发件、办法与实施细则、收文处理单与正式文件等作为一份文件编制件号归档），要重新编写页号，即要给这份文件以完整连贯的总页码。,68,2、编写页号，统一在有文字的每页文件正面的右上角，背面的左上角，单面印刷的为一页，编一个号；双面印刷的为两页，编两个号。折叠的大张文字材料或图表，不管折几折，凡是单面有字的为一页，编一个号，双面有字的为两页，编两个号。 3、不得重编、漏编页号。 4、一份归档文件的

32、总页数，以该文件最后一个页号为准。,69,文件编号项目固定之后，要以归档章的形式逐件标识在每一份归档文件上，以明确归档文件在全宗中的“坐标”，确保归档文件借阅后正确归位。,第九步：加盖并填写归档章,70,1、归档章的位置 归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。如此位置有领导批示或收发章等，可加盖在首页上端其它空白处，不要压字迹，尽量不要与收发章或领导批示文字交叉在一起。 2、归档章的项目及填写方法 归档章的项目有全宗号、年度、保管期限、件号、页数、类别名称（机构或问题）等。,71,（1）全宗号：是档案馆给立档单位编制的代号。 （2）年度：是文件的形成年度，采用公元纪元，以四位阿拉件数

33、字标注，如2008年，应标注为“2008”而不能简化为“08”。 （3）保管期限：按归档文件划定的保管期限填写，是哪种保期限就填写哪一种。 （4）室编件号：按归档文件排列顺序编写的件号填写，由档案室负责填写。 （5）馆编件号：由档案馆负责填写。,72,（6）页数：填写一件文件的总页数，即一件文件最后一页的页码。没有重新编写文件页号的，按文件的原有页数填写。一份文件由几部分组成的，把几个组成部分的页码相加之和，即是这份文件的页数。 （7）类别：填写类别的规范化简称，采用机构分类的，填写机构名称，采用问题分类法分类的，填写问题类名。,73,十一、编制归档文件目录,编制归档文件目录，是整理工作中的重

34、要环节之一，也是其它编目工作的基础，为档案保管、鉴定、检索、统计、编研等工作的开展提供基本条件。,74,（一）归档文件应逐件编写目录,来文和复文作为一件时（如请示与批复作为一件），除登录批复件发文字号外，同时应将本机关的发文字号一并登录，以便查找（注意：只登记一个件号）；但如果是重要法规性文件，历次修改稿或定稿太厚，只能与正式文件分开各作为一件时，则分别登录。,75,（二）归档文件目录中所列项目应逐项认真准确地填写,归档文件目录设有件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。其填写方法如下： 1、件号：填写室编件号。 2、责任者：填写制发文件的机关或个人（标明职务），即文件的发文机关或署

35、名者。,76,（1）填写通用简称。 （2）以落款（盖章）单位为准填写，不能把承办文件或拟稿的内设组织机构或个人作为责任者填写。 （3）报表的责任者，应填写填报单位，即盖章单位，而不是报表的印制或发送单位。 （4）联合发文，只填写主办单位。即联合发文的文件字号属于哪个单位，哪个单位就是主办单位。如发文字号较多，则根据该文件涉及的主要内容属于哪个单位的职能业务，责任者即为这个单位。如本单位也属于联办单位之一，应把本单位也填入责任者内。如为查阅方便，可把所有联办单位全部填入责任者栏内。,77,（5）问文与复文作为一件时（请示与批复、函与复函、转发与被转发等），只填写复文单位即可。如在请示、报告原件上

36、批复、批示的，只填写请示、报告的单位即可。 3、文号：填写文件的发文字号，即由发文代字、发文年度和发文顺序号组成。如：郑档字20088号 （1）联合发文，填写主办单位文号即可。 （2）期刊类文件，如简报、信息、动态、杂志等，只填写期刊号即可。,78,（3）报告与批示、转发与被转发、请示与批复等，只填写批示、转发、批复件文号即可。如在请示、报告原件上批复、批示的，只填写请示、报告的文号即可。 4、题名：填写文件标题。 （1）凡是文件有题名并能反映文件实质性内容的，应照原题名填写，不得随意更改或简化。 （2）文件上没有题名或文件题名不能反映文件实质性内容的，可根据实际情况自拟题名（包括补充和改换题

37、名），外加方括号 填写。,79,原题名只有文种的，应根据文件内容补充拟写文件题名。如市委组织部印发的任免文件，有的题名中仅有“通知”两个字，则必须补充拟写文件事由，加在文种之前，以便查阅，可拟写为关于干部任免的通知。 文件题名中以发文字号代替文件内容的，应据文件内容补充题名。如：“关于贯彻执行中发198529号文件的通知”，从文件题名中看不出文件的内容，实际上是关于加强档案工作的领导的文件，填写题名时，应补充为“关于贯彻执行中发198529号文件加强档案工作的领导的通知”。,80,批复不另行文，只在请示件上签批请示意见，可在请示件题名的后面补充。如“关于购买复印机的请示、批复”。 （3）正件与

38、附件为一件时，如附件多，内容比正件重要，又是单件装订，附件的题名要依次列出，题名前加“附件”。文件题名的填写，可参照案卷级整理程序中“编制卷内文件目录”中同类项填写方法填写。,81,5、日期：即制发文件的时间。填写文件的形成时间（文件末尾落款日期），以8位阿拉件数字标注年、月、日，占两格。如：文件的形成时间是2008年1月6日，即上格填写为“2008”，下格填写为“0106”。 6、页数：填写每一件归档文件的总页数，即该文件最后一页的页码。一份文件由几个部分组成的，把几个组成部分的页数相加之和即是这份文件的页数。 7、备注：填写文件需要补充和说明的情况，包括文件残损、修改、移出、销毁等。,82,（三）归档文件目录格式,归档文件目录一律采用竖式，各个项目的尺寸，由市档案局统一制定，各单位不得自行其是。 参见归档文件目录格式式样图。,83,（四）归档文件目录用纸及字迹材料选择,1、用纸：幅面尺寸采用国际标准A4型（长宽为297mm210mm），纸质优良。 2、字迹材料：应选用较耐久的字迹材料制作，如碳素墨水、蓝黑墨水等，使用计算机制作目录，最好使用激光打印机，起码使用喷墨式打印机，并选择较耐久的色带打印。,84,（五）归档文件目