高效会议管理培训

1、高效的会议管理,2,目录,一、会议的基本原则 二、会议前的准备 三、会议的常见实行方法 四、会议后的跟进 五、会议管理的流程固化,3,一、会议的基本原则,思考会议的必要性,最大限度地减少会议,是否能与其他会议合并,是一定要召开的会议吗？ 不能由自己决定吗？ 没有更好的方式吗？,不能减少参加者吗？ 不能减少会议频率、时间和资料吗？ 不能进行更为妥帖的运作吗？,不能与其他会议一起召开吗？ 加入其他会议中就不是好的内容吗？,三种思考,4,一、会议的基本原则,第一个原则,第二个原则,第三个原则,明确召开会议的目的和预期目标。,少开会，开短会。将时间定为1个小时，最多不超过1个半小时。,将会议记录整理成

2、一张纸。,三个原则,5,一、会议的基本原则,第一条规定，严格遵守时间，最大限度地减少时间浪费。 第二条规定，参加者为必要的合适人选和负责人，会议规模尽可能小。 第三条规定，明确会议目的，不要转移到其他主题上。 第四条规定，事先分发会议资料，在参加会议之前进行查阅。 第五条规定，要让所有参加者发言，并且相互尊重所发表的意见。 第六条规定，尽可能减少会议记录，仅记录决定了的主要事项。,六个规定,6,一、会议的基本原则,只在必要时才召开； 事先已经筹划好了； 拟定和分发了议程表； 遵守时间； 一切按部就班； 请了最有经验、才能和必要的人出席； 做出了结论和总结； 记录所有决定和工作任务的负责人及完成

3、时间，并明确跟进人。,高效会议的八大特征,7,二、会议的准备,一、筹划会议 二、明确会议目的和目标 三、对会议事先进行公告 四、会议主持者必须具备的条件 五、选定参加者 六、事先分发会议资料 七、分配时间 八、准备会场,8,二、会议的准备,会议主持者在会议开始之前，应当立足于5W1H这6条原则进行事先讨论。,Why,What,Where,When,Who,寻求为什么必须召开这个会议，是否有除会议之外的能够进行解决的方法的答案,对是否有能够容纳所有人的场所进行确认,对议题是否符合会议目的进行检查,对会议时间如何、是否很好地遵循时间进行确认,让适合议题的人出席会议,How,对如何得出符合议题的结论

4、进行讨论,5W1H,9,二、会议的准备,1. 筹划会议,为了召开高效的会议，首先应当进行彻底的会议准备（明确目的、制定计划、整理资料、通知开会、布置会场等）,案例： 13年5月30日，空调事业部召开了5月品质例会，转型升级总顾问陈建民、事业部总经理黎昕及品质管理部总监杨天刚等相关人员出席会议。会议按照以往的模式召开，对相关的内外部品质指标达成、质量异常情况进行了通报，但会议开始十几分钟后就提前结束了。原因是什么呢？主要有以下几点：一是为了通报而通报，重点放在数据指标方面，没有刨根问底，真实的反映出存在的 核心品质问题到底是什么，原因分析不深入、不到位；二是整改的措施不具体、不到位，没有明确的操

5、作计划、责任人及完成时间等，无法真正落地。,10,二、会议的准备,会议主持者在举行会议的过程中应当检查的事项很多，主要有以下方面： 确定好会议的目的、目标和类型了吗？ 确定好会议的议题、日期、时间了吗？ 确定好会议参加者了吗？ 准备好会场和各种备置用品了吗？ 准备好要分发的资料并发放到位了吗？ 会议顺利地进行了吗？ 得出令人满意的结论了吗？,11,二、会议的准备,会议参加者也有要准备的相关事项： 充分确认会议目的和议题； 以自身的经验、知识或信息等为基础，就议题进行协商； 对议题进行分析，讨论其中的问题是什么； 寻求问题的解决对策和可行方案； 在自己的立场上思考与主持者和其他发言者的互动； 完

6、成自己需要准备的资料，如有必要，也复印一下其他人的资料。,12,二、会议的准备,2. 明确会议目的和目标,会议准备从会议目的开始，会议必须存在目的和明确的目标，遵循目的的会议形式有： 信息传达型 问题解决型 订立计划型 利益调整型 举例：,最近转型升级小组相关人员发现，空调分厂每天召开的生产例会，会前很多未进行充分的准备，开会时要讨论的具体内容和要达成的目标都未明确，为了开会而开会，流于形式，这样的会议真正的价值又有多少？,13,二、会议的准备,3.对会议事先进行公告,如果必须召开会议，就应当在1周之前，至少在1天之前预先通知，以便做好会议事项的准备工作。 应当记入事前通知的项目： 会议名称和

7、目的、目标 会议主题、讨论项目和会议类型 召开日期、开始时间和结束时间 召开场所（地址、电话号码、示意图） 主持者姓名 参加者名单 附加会议资料 其他（参加者事前必须准备的资料）,二、会议的准备,4.会议主持者必须具备的条件,主持会议是所有经营者必须做的最具挑战性的工作之一。成功地引导会议议程是会议主持者的重要职责。遵守会议议程，所有参加者一起相互合作，这才是真正地召开会议。大部分会议无法实现所定的目标，马马虎虎地结束，这是因为主持者在玩忽职守。,不受欢迎的会议主持者有如下10种类型：,准备不充分 不能发挥自己的作用 不具备领导能力 不能进行时间控制 趋炎附势 会议进行方式生硬 不能充分整理参

8、加者的发言 强调自己的意见或感情 不能保持气氛 不能得出结论,14,15,二、会议的准备,如何能够仅让必要的人员参加会议呢？对会议参加者进行选择的条件： 让具有决定权的人参加 即使是其他部门的人，如果与会议有关系，也让其参加 让对会议主题存在强烈疑问的人参加 让与会议主题有关的专家参加 让能够正确表达自己意见的人参加,5.选定参加者,举例 公司召开会议时经常发生不需要参加的人参会、必须参会的相关人员未参会、没有决定权或不了解情况的人却代表参会，结果导致会上该决策的事项无人拍板，需事后再次沟通确认，导致会议效果大打折扣。,16,二、会议的准备,6.事先分发会议资料,为了开成有效的会议，就应当事先

9、传达议题并尽可能提前分发讨论资料。让与会者事先做好充分的准备和了解，这样会上耽误的时间就会大大减少。同时参会者也能有的放矢，提出有建设性的意见和对策。,17,二、会议的准备,7.分配时间,会议主持人要在会议开始之前明确清楚会议议程，每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。有效引导会议的秘诀之一就是合理分配时间，不要因为一个细节耽误会议整体的进度。,举例 公司开会时，有时原计划1小时开完的会议，有时要开2小时，甚至3小时，主要原因有会议中有人跑题，不着边际的扯不相关的事，或有人钻牛角尖，限于某一个有分歧的议题不能自拔，或会议中争论、扯皮太多，主持人未能进行及时的制止和引导，导致会议时间远

10、远超过既定时间。次数多了，员工就会“谈会色变”。,18,二、会议的准备,8.准备会场,会议场所是能够提高会议效率的重要因素之一。合适的会议场所不仅能提高成效、促进交流，而且可以使参加者感到愉快、提高会议效率。 为保证会议能准时开始，会议准备人员需提前30分钟到场准备，需将会议室门提前打开，准备好投影仪、电脑、音响等。,举例 有次商用海外组织俄罗斯订单小组会议，会议召开时间已经到了，与会人员都已到位，组织人员才开始手忙脚乱的借投影仪，电脑。原本14：00开始的会议，实际14:15才开始，会议召开仅半小时，会前耽误15分钟。,19,三、会议的常见实行方法,一、推动会议的召开 二、概括重要内容 三、

11、写成会议记录 四、传达会议内容,20,三、会议的常见实行方法,一、推动会议的召开,开始,与会人员守时出席，主持人宣布会议议题及议程。,扩展,通过图文并茂、头脑风暴、SWOT分析等，全面调动与会人员，就议题展开充分的讨论。,达成 共识,经过充分沟通，达成会议的目的和目标，形成相关决议和工作任务。,21,三、会议的常见实行方法,一、推动会议的召开,彼得.德鲁克是世界著名的管理大师，他通过多年的学习研究，总结出了达成协议的如下步骤。通过这些步骤的有效执行，能够顺利达成协议。,22,三、会议的常见实行方法,会议主持者有必要在会议结束之前，对所有会议内容进行概括。这种确认工作是一个对双方之间是否存在误解

12、及错误传达的事项进行确认的过程，同时也是一项对下次会议应当解决的议案进行确认的过程，因此不能草草了事。而且，再次强调一下今天的重要决定事项也是很重要的。 会议记录须与会议目的有直接关系，必须能够回答如下问题： 我们聚集在一起开会的目的是什么？ 我们达到目的了吗？ 下一步我们要做什么？,二、概括重要内容,23,三、会议的常见实行方法,在会议记录中，应当包括对会议内容摘要和结果进行整理的方面。并且，也应当包括有关哪些事交给谁、何时完成、如何进行反馈的内容。 如果某项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成，这点特别重要，是公司的各级管理人员经常会犯的一个

13、毛病。由于会议没有形成决议，导致会议的作用没有体现出来，更会让一些管理人员误认为开会没有意义，直接影响其不想主持开会或者参与开会。,三、写成会议记录,24,三、会议的常见实行方法,不管会议内容记录、整理得有多好，如果不传达会议内容并付诸实施，反而只会成为私人文件。因此，利用系统将所记录的内容迅速传达给成员是非常重要的。这时，发挥作用的就是企业的内部信息传达系统。,举例：奥克斯集团工作任务，工作沟通，腾讯通等传达方式,四、传达会议内容,25,四、会议后的跟进,一、会后切实整理会场 二、下达会议记录 三、实行决定事项,26,会后整理检查项目,四、会议后的跟进,一、会后切实整理会场,27,四、会议后的跟进,在会议记录中，应当包括对会议内容摘要和结果进行整理的方面。并且，也应当包括有关哪些事交给谁、何时完成、如何进行反馈的内容，形成工作任务清单。 会议记录必须在会议结束后立即进行整理，最迟也要在第二天之前整理并分发给相关人员。,二、下达会议记录,28,务必要记住“散会不追踪，开会一场空”。加强稽核检查：要建立会议事后追踪程序，会议每项决议和工作任务都要有跟踪、稽核检查，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议决议都能完成