某某工程有限公司档案资料管理办法

1、选定的文档* * * *工程有限公司档案管理办法第一章一般原则第一条为了建立和完善公司档案管理制度，使档案更有效地为公司的管理、经营、研究等工作服务，根据中华人民共和国档案法等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本办法。第二条公司档案主要是指公司在各项活动中形成的具有保存和使用价值的文字、法律文件、数据、图片、录音、录像、图纸等资料。第三条公司档案工作遵循统一领导、分级管理相结合的原则。第四条本办法适用于公司全体员工。第二章档案管理部办公室及职责第五条公司档案管理部门是总经理办公室。第六条总经理办公室负责公司档案的集中统一管理，并对各部门、各办公室的档案工作进行指导、监督和检查。第七条公司各部

2、门根据实际情况设置专职(兼职)档案人员，负责公司各部门档案资料的收集和整理。第八条日常管理工作中形成的文件和资料，由具体承办单位进行积累和整理，并移交给总经理办公室档案人员。第九条项目担保和投资工作中形成的技术文件和资料，由具体项目承担单位(或指定人员)确认，按流程操作进行积累，在总部办公室工作完成后，报总经理办公室备案。第十条公司各部门办公室主任(主任)负责督促具体承办单位和专职(兼职)档案人员做好本部门办公室档案的归档和管理工作。第三章档案资料归档第十一条备案范围。公司档案由文件档案、项目档案、会计档案和声像档案组成。文档文件由以下部分组成：(1)综合类：公司成立和变更中与资产、产权变动相

3、关的材料；股东会、董事会和经理办公会议形成的会议决定及其他材料；上级下发的相关批文、规定等材料。(2)劳动人事类别：公司人员的聘任、解聘、工资、福利、劳动保险、退休、奖惩、考核、培训等文件和资料。(3)财务：公司的资金管理、成本管理、投资管理、经济核算资料、年度预决算、各种财务统计凭证、财务账簿和报表。(四)业务运作：业务计划和实施材料、担保和投资原材料、各种评估、审查和监督的经营管理文件、各种合同和协议、各种法律文件和抵押、质押文件、与业务纠纷有关的重要信息等。(5)基本建设：竣工验收阶段的规划、勘察、工程设计、建筑施工、材料等文件。(6)固定资产管理：在验收、调试、使用、维护、转移、报废、

4、损坏、更新和改造过程中形成的设备采购批准文件和材料。(7)外事：公司与国外的业务合作和业务交流等文件和资料。(8)审计监督：上级有关规定和公司在监督审计过程中形成的材料。(9)党群类：党务、工会、共青团和妇女活动中形成的重要文件和资料。第十二条申报时间(1)公司今年管理工作中形成的文件资料应在次年3月底前移交并归档，否则总经理办公室自行归档。(二)担保和投资业务中形成的项目材料应在相关部门和办公室工作完成后立即整理归档，归档材料的标准化和完整性由部部长(主任)负责(3)档案由档案管理人员统一编制，档案目录一式两份，一份由档案管理人员存档，另一份由档案部门保管，任何个人不得私自带走或拒绝存档。第

5、四章档案管理第十四条档案的分类和编目(1)档案分类是以公司所有档案为对象，按照公司档案分类大纲总则(附件4)的规定进行统一编号和分类管理。(二)档案管理人员收到各类归档材料和档案后，应及时登记，并编制档案目录。第十五条档案保存(一)档案馆必须有专门的档案库房，配备专门的档案柜，并有防火、防盗、防潮、防尘、防虫等安全措施。(二)档案管理人员应定期检查和清点档案，发现损坏、虫蛀、褪色等现象，应及时修复、复制或进行其他技术处理。第十六条归档材料和档案的移交(一)档案管理人员在接收归档材料和档案时应认真检查和接受，并严格履行交接手续。当经理调动工作时，他们必须在离职前办理交接手续。(2)公司所有部门和

6、办事处变更或撤销时，原部门和办事处的档案应移交公司档案馆保管。第十七条档案的鉴定(一)档案管理人员应根据公司档案分类大纲划定归档档案的保管期限。档案的保存期限分为三种类型：永久、长期(16-50年)和短期(不到15年)，两种保存期限之间的档案总是较长的。(2)公司应定期对档案的分类和时限进行评估，评估工作由公司主管领导、机关业务人员和档案管理人员参加的评估小组承担。(3)对于归档文件，必须在每页的右上角标明“归档”一词，如果有安全等级，还应标明“安全等级”。(4)所有超过保存期限且无保存价值的文件应在档案销毁登记表(附件3)上登记，并报公司领导批准后由专人监督销售。档案销毁登记表应永久保存。第

7、十八条档案馆应当建立档案统计制度，对档案的收入、迁移、保管和利用情况进行统计，并做到档案工作情况统计表。第十九条档案的利用(一)档案管理人员应准备各种档案检索工具，确保及时准确地提供和利用档案信息。(2)档案借阅1.公司各部门和办公室应在档案室查阅档案。公司员工应填写查阅档案登记表(附件1)以获取文件。根据文件访问的安全级别，必须经部门负责人(主管)、副总经理或总经理确认后才能访问。2.原则上，机密文件不得复制。特殊情况下，机密文件经主管领导批准后复制，机密文件经总经理批准后复制。复印机用完后应自觉销毁复印件，以防泄漏。3.公司档案通常不被检查。如有特殊情况需要退房，必须经总经理批准，填写借阅

8、档案登记表(附件2)并严格归还文件；档案管理人员检查后才能收回。4.公司各部门、各办事处在获得档案部门的批准并经部门负责人和档案所属部门、办事处负责人签字批准后，必须查阅其他部门、办事处的档案。5.其他单位的人员查阅或使用公司各部门和办事处的文件，应持有本单位的介绍信，并经总经理批准。6、文件使用者在借阅文件时，必须爱护文件，不得涂改、撕毁文件，未经审批手续，不得擅自传阅、转借、复制文件材料。(三)开发利用档案信息应当遵守附件2:档案借阅登记表附件3:档案销毁登记表附件四：公司档案分类大纲的一般原则。附件1档案查阅登记表接待员签名：年月日单位或地址名字身份证数字电话指哪一年内容是什么文件文件检

9、查应该解决什么问题？全宗号，档案号转出卷的数量借出卷数摘录数量复制份数证书数量领导批准意见附件2档案借阅登记表序列号文件名量借款期限贷方实际回报文件评论项目页面(页)借用时间回描时间返回时间管理人附件3档案销毁登记表单位该销毁文件了销毁档案的时间被销毁文件的数量文件类别附件4公司档案分类大纲的一般原则为完善公司档案管理，逐步实现档案管理的规范化，参照国家档案局工业企业档案分类试行规则，结合公司实际情况，制定本分类大纲。本分类大纲适用于担保公司。本分类大纲包括文件分类、编号和排架管理的原则和方法。一，文件的分类(1)文件分类原则是以公司所有文件为对象，根据公司的组织结构和业务范围，结合文件的内容

10、和形成特点，保持文件之间的有机联系，便于科学管理和开发利用。(2)公司所有档案分为企业管理档案、项目档案、基建档案、固定资产档案、会计档案、声像档案等六个基本类别(一级类别)。(三)两类及以下类别的设置方法：1.企业管理档案是根据业务性质设置的，一般没有三级类别。如果有特殊需要，可以根据问题设置三级类别。2.项目文件根据技术领域设置。3、基础设施文件按项目设置。4.固定资产档案是根据设备的类型和型号设置的。5.会计档案是按组织形式和年份设置的。6.视听照片文件是根据运营商的问题设置的。二、文件类别号(1)公司文件分类号采用英文字母和阿拉伯数字相结合的编号方式。(二)公司的基金按照统一代码编制。公司各部门和办公室的规章制度如下：(三)第一类类别用英文字母表示；第二级及以下类别由两位数字表示(少于两位的数字用“0”填充)；年份由四个阿拉伯数字表示。(4)分类编号从左到右逐级排列，依次为一级类别组织机构代码二级及以下类别文件序号。各级组织机构代码和类别用“，”分隔，类别号用“-”分隔。第三，扁