2020年合同管理制度及流程(草案)

1、2020年合同管理体系和流程(草案)第一章总则第一条为了促进合同管理的制度化、规范化，预防和减少经济纠纷，维护公司的合法权益，根据中华人民共和国合同法号公司及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。第二条本制度所称合同是指公司与其他自然人、法人和组织依法以书面形式订立的具有法律约束力的合同、协议、备忘录、文件、图表、传真等合同文件，以及具有合同性质的意向书、协议等书面文件，以明确各方的权利和义务。第三条本制度所称合同管理，是指公司合同管理机构有权对上述第二条所指的书面文件进行审查、监督和管理，包括法律咨询、信用调查、意向接触、商务谈判、合同签订、履行、变更和解除、争议处理等。第二章合同管理

2、机构和人员职责第四条公司合同管理采取分级负责与专职管理相结合的形式。合同管理机构及人员包括：副总经理、合同预算部经理、合同经办部/人事部、法律顾问及相关职能部门等。合同预算部是公司各类合同的管理部门。合同系统(详见附件)由合同预算部建立。第五条副总经理、合同经办部门/人员、法律顾问及相关职能部门应在各自职责范围内，经公司总经理授权，做好合同管理工作。第六条合同管理机构和人员的职责包括但不限于：1.合同预算部负责组织起草公司经济合同的标准文本；负责企业经济合同管理(包括合同评审、合同签发、合同支付评审、合同变更评审、合同结算方式、合同执行监督等。)。合同由合同预算部专门人员管理，建立公司的合同账

3、户，使每份合同与项目成本和费用唯一对应，进行动态合同管理。2.法律顾问负责公司合同的日常审核和管理，并指导合同预算部门组织实施。经济合同文本草案。3.财务部从财务角度审查公司的经济合同，监督合同的执行并处理合同付款。4、合同经办部门负责组织制定本部门办理的合同，并及时报送相关部门(人)员)审查经办合同，监督和跟踪相关合同的执行情况，及时向有关部门反馈合同的实际履行情况，对存在的问题提出初步建议，解决问题。必要时向相关部门进行合同披露。保存与合同(包)的履行、修改和解除相关的合同文本和资料包括信函、电报、电话记录、视听资料、会议谈判签名记录等。)，并及时在所属部门存档。第七条公司合同的签署、变更

4、、撤销和解除应由公司法律顾问进行审查，并履行必要的联合听证程序，并按管理权限进行审批。第三章合同签订、履行和反馈第八条签订合同必须遵守国家法律法规，坚持“平等互利、协商一致、等价有偿、诚实信用”的原则，依法维护公司利益。第九条一切经济合作活动都必须签订书面合同，并且必须采用统一的经济合同文本，以便双方在履行时有法律依据。除书面签订重大合同外，还应进行法律公证或评估在签订经济合同之前，签约人必须仔细了解对方的情况。包括：对方是否具有法人资格、经营权、履约能力和资信状况，对方签字人是否为法人代表或法人负责人及其代理权限。既要考虑我方的经济利益，也要考虑对方的条件和实际能力，以防止被欺骗和签订无效的

5、经济合同，确保签订的合同是有效和有益的。2.谈判前。本合同的谈判前工作应由本合同的主办部门和承包商承担，公司法律顾问可酌情参与谈判工作。主管重大合同的副总经理可主持谈判，根据实际情况，可聘请相关中介机构参与合同对象的资信调查和评估。3.起草合同文本。承包人将合同文本草案交由所在部门初审后，提交有关部门共同审查。公司的工程部、预算部、总工程师办公室、财务部、总经理或授权人、法律顾问是公司所有对外合同必须审核的部门/人员，公司的专业部门按要求参与相关合同的审核。报公司主管副总经理审批，再报总经理审批。合同主办部门和承包商应按照公司制定的规定执行合同评审程序(评审表见附件)。4.签合同。合同批准后，

6、合同主办部门负责组织与乙方签订正式合同，并上报合同预算部。对于项目部执行的合同，由合同主办部门组织向项目部进行合同交底。第十二条特别重要或者有争议的合同，应当经公司总经理批准，并指定相关部门对合同的合理性和有效性进行审查。第十三条合同需要公证或签证的，经审查后，公司法律顾问应安排向法定机构申请办理。第十四条经济合同依法成立，具有法律约束力，必须严格遵守和全面履行。没有法律程序，任何人不得改变或终止它。第十五条合同依法签订生效后，公司相关部门和人员应按照本制度的规定及时检查和跟踪履约情况。出现问题时，应及时提出解决方案并迅速处理。第十六条合同经办部门应根据合同履行的具体情况，建立合同预警机制，将

7、合同分为已完成履行；正常表现；橙色警告；红色预警等四类管理。其中，已履行合同是指合同已按承诺履行，合同双方没有争议；正常履行合同是指合同签订后处于承诺的履行状态；橙色预警合同是指合同当事人之间的纠纷或违约行为；红色预警合同是指合同履行过程中出现的严重违约行为，或者双方存在严重争议，需要通过法律途径解决的行为。第十七条在合同履行过程中，合同执行部门应注意：有关工期、成本和质量的决策应以书面形式记录和确认。以公司名义发送的双方往来信件，应当按照法律规定的有效方式发送，对方员工应当签收并保存发送的凭证。另一方拒绝的，应立即以快递方式重新发出。填写邮政特快专递邮件时，应在备注中注明信函的简要内容，并将

8、发送的凭证报合同管理员备案；收到对方当事人的文件时，应当是原件，并加盖其签名和印章合同变更、转让或解除后，合同执行部门应在10天内完成变更、存档和通知，其方式和范围与合同存档和存档的有关规定相同。各部门应对原始合同文本进行标记，以避免错误执行原始合同。第五章合同付款第二十条合同条款规定的付款条件满足后，合同执行部门按公司合同管理制度申请付款，并办理相关手续。第六章合同的备案和借用第二十一条合同预算部负责公司所有合同的备案和管理。公司签署的所有合同的至少一份原件应在合同预算部存档(包括合同附件)。同时，合同会签评审的所有会签审批表及各部门的修改意见原件也应在合同预算部存档。合同签订后，合同经办部

9、门应及时准确地向合同预算部门提交原始合同。合同及预算部统一编号并发给财务部。如果工程部需要合同，合同和预算部负责人应批准并将商务部分或相关部分复制给工程部。本合同的保密管理按公司规定执行。如法律要求或实际需要，合同必须报上级主管部门见证，工商行政管理部门批准或鉴定，公证处公证，招标等。相关人员必须到合同预算部办理相关手续。完成的合同通常存档以备将来参考；对于正常履行的合同，建立合同主要内容的电子信息档案，以便随时查阅和监控合同的履行情况；对于橙色预警合同，应加强防范，并邀请公司法律顾问根据情况采取防范措施；对于红色预警合同，法律顾问应参与处理，并积极收集证据，防止可能的法律纠纷。第七章违约及争

10、议解决第二十二条合同签订后进入执行阶段，各职能部门经办人员应随时跟踪合同的履行情况，如发现对方可能违约、不履行或延迟履行，或企业自身可能不履行或延迟履行合同，应及时向领导汇报。第二十三条对方违约时，可以采取下列措施。1.要求对方继续履行合同。继续履行合同是违约方必须承担的法律义务，也是企业享有的合法权利。无论违约方是否愿意，只要有继续履行的可能性，企业有权要求违约方继续履行原合同约定的义务。2.要求对方支付违约金。如果对方违约，企业可以要求对方按照合同约定支付违约金。3.要求存款担保。如对方违约，企业可根据合同约定和设计变更管理流程向对方收取保证金作为债权担保。在违约方履行其债务后，它可以用保证金抵消或收回价款。如果违约方不履行约定的债务，则无权要求返还定金。4.要求损害赔偿。对方不履行合同义务或不按约定履行合同义务，给企业造成损失的，企业有权要求赔偿，具体赔偿金额可由业务经办部门会同法律顾问和对方协商确定。第五条企业自身违约时，业务经办部门或人员应与合同另一方协商解决方案，并以书面形式向总经理报告，经批准后承担相应责任和履行相关义务。二十四第二十五条公司合同专用章由专人管理。在加盖合同专用章前，检查合同流转