第二章秘书机构案例.ppt

1、第二章秘书机构,热爱秘书工作服务现代组织,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,第一节秘书机构的设置,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,一、秘书工作机构的设置原则,秘书工作机构是组织内的综合办事机构。在我国，中央、省市、县乃至乡镇、街道党政机关和大中型企事业单位都普遍设有秘书工作机构，规模较小的组织则不设秘书工作机构，只设秘书岗位，配置少量的秘书工作人员。,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,国家行政机关的秘书机构必需经过报批才可设置，包括名称与规模等，具有全国统一性。对于非国家机关而言的企业组织则具有灵活性。,规定性灵活性,CompanyLogo,热

2、爱秘书工作服务现代组织,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,为了使办公室的运作达到最高效率，设置秘书工作机构有四个原则：,1、适应性原则。一个组织所设置的秘书机构必须适应领导工作和组织管理的实际需要，这是秘书机构设置的总原则。,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,秘书机构职能的适应性办公室子系统职能不一。秘书机构规模的适应性办公室设置规模不一。,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,为了使办公室的运作达到最高效率，设置秘书工作机构有四个原则：,2、分级管理

3、原则。秘书工作要为领导服务，这个领导主要指所在组织的领导，而不是指上级机关的领导。,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,为了使办公室的运作达到最高效率，设置秘书工作机构有四个原则：,现代组织的分级特点一是纵向层次尽量少，二是横向幅度可适当加大，纵向层次少是为了上下沟通方便、及时，避免中间阻隔和官僚主义。横向幅度大是因为秘书工作涉及面广、头绪多，事务繁杂。从而使秘书工作机构的重要性和工作繁重程度大为增强。,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,为了使办公室的运作达到最高效率，设置秘书工作机构有四个原则：,3、精简、高效原则。做到能为组织独立承担办公室工作职能而又保证其最

4、少工作成本。,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,为了使办公室的运作达到最高效率，设置秘书工作机构有四个原则：,职位设置超过适宜数，就会造成机构膨胀，人浮于事；职位设置不足，就会造成职位短缺，人手不够，影响组织目标的实现。,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,为了使办公室的运作达到最高效率，设置秘书工作机构有四个原则：,4、相对稳定原则。秘书机构一旦建立起来，就应当保持相对稳定的状态。秘书机构必须在稳定的状态下才能充分发挥作用。否则，就会对整个组织的管理和正常的运转造成很大的障碍。,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,二、办公室的机构设置,国家级国务院

5、、国务院办公厅局（司）、处省部级湖南省政府办公厅处、科地厅级大型企事业湘潭市政府办公室多科室县处级中型企事业县政府办公室不设科室多人乡镇科级小型企事业乡政府办公室1人股村,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,三、秘书机构的组织形式,综理制,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,综理制：由统一的办公厅(室)统筹安排，全面管理。这种模式由于结构较简单且权力集中，责任分明，有利于统一领导、统筹规划、综合协调，并发挥整体功能。,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,三、秘书机构的组织形式,分理制,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,分理制：将秘书工作

6、职能化整为零，各负其责，各司其职，以充分发挥各职能部门的作用。职能部门分工具体，各司其职，能使复杂的办公机构加速运转。,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,综理制的秘书机构适合于组织机构驻点集中、工作业务面窄、内设机构层次较少的组织。分理制主要适合于管理面较宽，或驻地相对分散，且工作联系面又广，需处理的秘书类事务又比较繁多的大中型组织。,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,1.上下级秘书机构之间的纵向联系上级秘书部门有义务对下级秘书部门进行工作业务上的指导。下级秘书部门有责任履行上级秘书部门下达的工作任务。,四、秘书机构之间的关系,CompanyLogo,热爱秘书工

7、作服务现代组织,2.不相隶属的组织的秘书机构之间的橫向联系现代社会任何组织都是一个开放的系统，任何组织要实现其基本的组织目标，都必然要与其他组织发生橫向联系，而这种橫向联系主要是通过秘书部门来进行的。,四、秘书机构之间的关系,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,3.同一组织的不同秘书机构之间的联系。分工明确，各自承担某一方面的秘书业务，在办公室主任或上级领导的统一协调下共同为领导工作和组织整体工作服务。,四、秘书机构之间的关系,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,五、秘书机构设置,不同层次的办公室，设置的科室有所不同。它们可根据职责范围的大小，涉及面的宽窄来设置，但

8、秘书科、信息科和事务管理科，是厅一级及大中型企业的办公室必不可少的三个机构。,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,1秘书科,(1)主动做好领导之间、部门之间的协调工作，帮助领导有计划、有步骤、有重点的抓好各项工作，做到忙而不乱。(2)开展调查研究，了解基层群众的学习、思想、工作、生活情况，及时向领导反映，并提出合理的建议。(3)检查督促各种行政法规和本组织的各项决议、制度、办法、规定的执行，验证决策是否科学合理，是否符合实际。发现问题要及时向领导反映，防止并纠正偏差。(4)组织起草本单位的工作计划、报告、总结、规划、决议和规章制度，对需上报、下发的文稿进行政策、文字上的把关。(5

9、)对上级组织的来文和下设部门的报告，要及时转给有关领导，并根据领导的批示，具体落实承办单位和负责人，并负责催办，如期上报办理结果。,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,2信息科,(1)建立多渠道多方位的信息员网络，形成一个信息的输入、处理、输出、反馈的信息封闭系统。(2)信息科每个工作人员都应具有很强的信息意识和信息价值观。(3)信息科工作人员必须具有调查研究的基本功，不但要善于了解动态信息，也要善于了解暂时处于静态的信息，尽量掌握第一手材料。(4)要有很强的综合处理信息的能力，善于将众多的信息进行分析、处理和加工。(5)采用必要的信息传播手段。(6)建立信息库。要善于贮存信息，

10、保持信息的连续性，使信息的价值得到充分发挥。,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,3事务管理科,(1)要有一个灵敏、畅通的联络系统和指挥系统，这个系统要有一定的自主权尽量减少中间环节，各个环节要紧紧相扣使联系渠道始终处于良好状态。(2)根据组织的实际，配备充足的交通工具。(3)事务管理科的工作人员必须具有较强的“公共意识”，工作热心负责，善于交际，办事灵活。敢于独立处理问题，包括处理一些突发性的事件。(4)要建立必要的值班制度。,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,第二节秘书工作的职能与要求,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,一、秘书工作的职能,（一

11、）秘书辅助决策的职能决策，对未来行动作出决定。在决策的准备阶段、决策形成阶段、决策实施阶段，秘书要辅助领导，做好领导的参谋助手。,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,（一）秘书辅助决策的职能,超级稻在安徽遭遇了“滑铁卢”在安徽蚌埠，万亩“超级水稻”去年出现绝收或减产，将种子供货方隆平高科推上风口浪尖。在一片争议声中，隆平高科4月12日晚间宣布停售这一杂交水稻种子，并将筹建种子行业灾后救助基金。,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,（一）秘书辅助决策的职能,“两优0293”在安徽种植18万亩，为何只有在五河县附近出现大面积的绝收或减产呢？针对“两优0293”水稻出现的

12、绝收和减产，五河县和安徽省两级农委同时组织了专家进行了田间现场鉴定。,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,（一）秘书辅助决策的职能,2014年9月23日，两级农委出具鉴定结论，认为绝收或减产属于典型的“穗颈瘟”危害，而孕穗和抽穗期间出现低温连阴雨，品种本身高感稻瘟病，加上适期预防措施不到位，是导致该病暴发的主要原因。专家鉴定组组长包文新研究员透露，“两优0293”品种的最大优点是抗倒，但也存在致命的弱点，就是对稻瘟病的抗性很低。“安徽不是稻瘟病的高发区，因此被列为两优0293的适宜种植区域。”,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,（一）秘书辅助决策的职能,辅助决策的

13、职能要求：1.秘书要具备必要的专业知识、专业技术，要与领导工作思路保持同步。秘书应该掌握与决策事项相关的专业知识与专业技能，并以领导的思维来分析、看待问题，作出科学合理的组织决策。,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,（一）秘书辅助决策的职能,辅助决策的职能要求：2.秘书要善于深入调研，全面收集相关信息，确保实现决策目标。在决策的准备阶段，秘书需要及时、全面、准确收集各方面信息，辅助领导科学决策。在决策形成阶段，秘书要完善、系统地整理和运用信息，形成具体的决策方案和实施细则。在决策的实施阶段，秘书需要不断收集执行过程中的情况和问题，为协调工作、督促办理、调整决策提供辅助。,Com

14、panyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,（一）秘书辅助决策的职能,辅助决策的职能要求：3.秘书辅助决策要把握好度，不要干扰领导决策。领导认识问题常常具有一定的独特性，往往习惯于从宏观视野、长远规划方面考虑战略目标。秘书对决策的形成的确可能起到重要的促进作用，但不可超越职责范畴。所以秘书不能不择时机、不分场合乱提建议、意见。,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,（一）秘书辅助决策的职能,辅助决策的职能要求：4.保密。决策在准备、形成的阶段，有些不宜公开的内容和细节要遵守保密规范。决策在实施阶段也仍有一些信息需要保密。确保决策运行过程中团结合作，目标一致。,CompanyLogo

15、,热爱秘书工作服务现代组织,一、秘书工作的职能,（二）秘书辅助管理的职能“科学管理之父”弗雷德里克泰罗(FrederickWinslowTaylor)认为：“管理就是确切地知道你要别人干什么，并使他用最好的方法去干”，(科学管理原理)。在泰罗看来，管理就是指挥他人能用最好的办法去工作。,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,（二）秘书辅助管理的职能,秘书辅助管理就是秘书辅助领导指挥他人能用最好的办法去工作。秘书通过督促检查和协调来实现辅助管理的职能。,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,（二）秘书辅助管理的职能,1.督促检查秘书的督促检查的工作，主要是在领导者的主持或

16、授权时，按照领导确定的督促检查内容和目的，操办具体事务：（1）发现执行机构出现失调现象，提出整改建议。（2）检查执行的实施进展情况，保证执行顺利进行。（3）督促检查对组织决策方案的实施，保证实现预期目标。（4）及时反馈实施的情况，评估归纳督促检查效果。,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,（二）秘书辅助管理的职能,2.辅助协调在上下左右之间沟通、协商，以消除隔阂、调整关系、调解矛盾，达到平衡、和谐、合作、统一的协调职能。这主要表现在：协调部门与部门之间、或时间前后之间的政策规章矛盾；协调部门与部门之间的利害冲突；协调本组织部门之间的工作、生产进度、计划失调或其他矛盾；协调本组织与

17、政府部门、新闻媒介、社区公众之间的矛盾冲突；协调领导人与领导人之间、领导人与员工之间、员工与员工之间的人际关系。,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,一、秘书工作的职能,（三）秘书综合服务的职能这表现在：帮助或代替领导部门处理日常文书、通讯、联络、接待等事务节省领导的精力与时间；帮助领导管理和维持下属部门和人员各项日常工作的正常运转；负责与有关组织的业务联系，包括文件、信函、电报、电传、电话以及人员往来、接待与服务；负责与政府部门、新闻媒介单位、顾客与社区群众的沟通联络与接待服务。,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,一、秘书工作的职能（一）秘书辅助决策的职能（二）

18、秘书辅助管理的职能（三）秘书综合服务的职能,总结,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,1办公室职责、权限、目标、任务明确，各秘书职责科学、明确。2制定秘书工作的各项制度和标准，并执行与考核到位。3工作程序和工作方法标准、规范。4信息系统通畅、合理。5办公自动化不断优化。,二、秘书工作机构的要求,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,案例,办公室主任岗位职责1、认真遵守公司各项规章制度，当遵纪守法员工。2、领导办公室工作，落实总经理指示，督促检查经营目标的完成。3、组织安排好公司的各类会议及各种活动。4、草拟公司文件、合同以及规章制度，处理来往公文。5、保管好公司的各类印章，做好用印登记。6、协调公司各部门关系，上传下达，下传上达，促进公司高效运转。7、加强本部门员工日常管理和考核工作，每月进行讲评一次，不断提高管理水平。,CompanyLogo,热爱秘书工作服务现代组织,案例,8、做好公司员工思想工作和领导员工学习工作，提高员工的思想素质水平和业务水平，提高公司员工的凝聚力。关心员工的思想、学习、生活，帮助员工解决实际困难。9、做好公司人员招聘、人事管理以及劳动合同管理工作。10、不断学习新知识，提高自身能力，适应公司发展。11、认真负责、主动、积极地开展工作，圆满完成