跟单员工作流程图

跟单员工作流程图演讲人：日期：目录CONTENTS订单接收与处理生产安排与跟进品质控制与验货订舱与出货安排文件制作与核对目录CONTENTS沟通与时间管理灵活应变与经验总结跟单工作挑战与解决方案跟单工作案例研究01订单接收与处理接收客户订单接收方式电话、邮件、线上平台等。接收内容接收记录客户订单信息，包括产品名称、数量、规格、价格等。及时记录客户订单信息，确保无遗漏、无错误。123产品信息与客户确认交货时间，并明确告知客户预计到货时间。交货期限沟通确认通过邮件、电话等方式与客户进行确认，确保信息准确无误。根据订单信息，明确产品名称、型号、规格、包装等。明确产品信息与交货期订单审核与确认审核订单仔细审查订单信息，包括产品、数量、价格、交货期等。030201确认订单审核无误后，与客户确认订单信息，确保订单信息一致。订单记录将确认后的订单信息录入系统，以便后续跟进和管理。02生产安排与跟进制作生产订单接收销售部订单从销售部获取客户订单信息，包括产品名称、规格、数量、交货期等。编制生产计划根据订单信息，结合库存和生产能力，制定生产计划，明确生产批次和顺序。下达生产指令将生产计划转化为生产指令，下达给生产部门，确保生产任务得到落实。向生产部门明确订单的客户要求、技术标准和质量控制标准，确保生产出来的产品符合客户要求。与生产部门沟通传达生产要求根据生产计划的需要，与生产部门协调人力、设备、原材料等资源，确保生产顺利进行。协调生产资源及时与生产部门沟通生产过程中出现的问题，协助解决生产中的技术难题，确保生产进度不受影响。处理生产问题根据生产计划，定期到生产现场了解生产进度，确保生产按计划进行。监控生产进度将生产进度、质量、库存等情况及时报告给相关部门和领导，以便及时调整生产计划。报告生产情况与生产部门沟通，确保生产进度能够满足交货期要求，及时催促生产部门完成生产任务，确保按时交货。催货与交货跟进生产进度03品质控制与验货安排验货确定验货时间与供应商或生产商协商验货时间，确保货物在合适的时间进行验货。指定验货地点选择合适的验货人员安排验货地点，确保验货环境的洁净、安全和专业。验货人员应具备专业知识和经验，确保验货结果准确可靠。123检查产品规格从货物中抽取样品进行检验，确保整批货物的质量水平。抽样检验填写验货报告验货人员需详细记录验货过程，填写验货报告，作为质量控制的依据。验货人员需根据采购合同或订单要求，检查产品的规格、型号、数量等是否与要求一致。确保产品质量处理质量问题沟通协商发现质量问题时，及时与供应商或生产商沟通协商，寻求解决方案。退货或换货对于无法修复的质量问题，应及时退货或换货，确保采购的货物符合质量要求。追踪问题原因对于质量问题的原因进行深入调查，采取措施防止类似问题再次发生。04订舱与出货安排提前订舱获取货物信息了解货物的品名、体积、重量、装箱数量等信息。030201选择船公司与航线根据货物的起运港、目的港及货期要求，选择合适的船公司和航线。预定舱位向船公司或货代提前预订舱位，确保货物能够按时装船。联系拖车公司，安排拖车时间和装箱场地。安排装柜安排拖车与场地准备装箱单、报关单等必要文件。准备装箱文件确保货物按照要求装箱、封箱，并拍照留底。监督装箱过程提交补料信息将最终确定的货物信息（如重量、体积、件数等）提交给船公司或货代。提交补料与VGM提交VGM信息在截止时间前，提交准确的VGM（VerifiedGrossMass）信息，即货物的总毛重。确认提单信息核对提单信息是否准确无误，确保货物顺利出运。05文件制作与核对制作报关文件确认报关单信息核对报关单各项信息，如品名、数量、单价、总价、贸易方式、原产国等。准备报关附件提交报关文件准备报关所需附件，如合同、发票、装箱单、许可证等。将报关文件提交至海关，并跟进报关进度。123核对货代账单核对货代账单中的各项费用明细，如海运费、港杂费、报关费等。核对费用明细根据费用明细确认应付金额，并与货代公司确认。确认付款金额将应付款项支付至货代公司指定账户。安排付款记录货款到账时间、金额、付款单位等信息。登记货款到账情况登记货款信息核对实际到账金额与应收金额是否一致。核对到账金额确认货款到账后，及时通知发货方安排发货。通知发货方06沟通与时间管理了解客户需求在订单执行过程中，及时向客户反馈生产进度和物流情况，确保客户随时掌握订单状态。及时反馈进度解决问题与投诉面对客户的问题和投诉，积极沟通、协调，确保问题得到妥善解决，维护客户利益。通过与客户有效沟通，了解订单的具体需求、特殊要求以及交货期等信息。与客户保持沟通与生产部门协调传递订单信息将客户订单信息准确、完整地传递给生产部门，确保生产部门能够按照要求安排生产。跟进生产进度及时了解生产进度，协调解决生产过程中出现的问题，确保生产按计划顺利进行。保证产品质量与生产部门密切合作，共同把控产品质量，确保产品符合客户要求。合理安排时间制定工作计划根据订单情况和生产进度，制定合理的工作计划，确保各项工作有序进行。030201优先处理紧急任务对于紧急订单或突发情况，优先安排时间处理，确保重要任务得到及时完成。合理利用碎片时间在等待生产进度、回复客户咨询等碎片时间中，合理安排其他工作，提高工作效率。07灵活应变与经验总结处理突发情况紧急措施采取紧急措施，确保货物安全、合同履行和客户满意。信息沟通协调资源及时与相关部门和客户沟通，了解突发情况的原因和解决方案。协调各方资源，包括人力、物力和财力，以应对突发情况。123分析突发情况对原有计划的影响，包括交货期、成本和质量等方面。调整计划评估影响根据突发情况的影响，制定新的方案，包括调整交货期、改变运输方式和重新安排生产计划等。调整方案将调整方案及时通知相关方，包括客户、供应商和内部相关部门，确保各方协调一致。通知相关方深入分析对突发情况及其处理过程进行深入分析，找出问题根源和不足之处。总结经验教训改进措施根据分析结果，制定改进措施，包括完善应急预案、加强人员培训和改进工作流程等。经验分享将总结的经验教训分享给团队成员和相关人员，提高团队应对突发情况的能力。08跟单工作挑战与解决方案识别原因分析订单延误的原因，如原材料短缺、生产进度缓慢、物流延迟等。协调资源积极与生产、采购、物流等部门沟通，协调资源，解决问题。及时反馈向客户及时反馈订单延误情况，并给出明确的解决方案和时间表。预防措施建立订单跟踪机制，提前预防可能出现的问题，确保订单按时完成。订单延误与生产部门沟通，协调生产安排，确保问题得到及时解决。协调生产实时掌握生产进度，确保生产按计划进行。监控生产进度01020304及时发现生产过程中出现的问题，如质量问题、数量不符等。识别问题加强质量检查和控制，确保产品符合客户要求和标准。质量把控生产问题客户投诉及时处理收到客户投诉后，第一时间与客户取得联系，了解投诉内容和原因。解决问题针对客户投诉的问题，提出解决方案，并尽快实施解决。反馈结果向客户反馈解决问题的过程和结果，确保客户满意。改进和预防总结客户投诉的经验教训，提出改进措施，预防类似问题的再次发生。09跟单工作案例研究案例一：复杂订单的处理订单拆分将复杂订单拆分成多个小订单，分别跟进生产、采购和运输等环节。协调生产与生产部门紧密合作，确保各环节按时按质完成生产任务。物流跟踪对拆分后的订单进行物流跟踪，确保货物及时送达客户手中。风险控制预测和评估可能出现的问题，制定相应的应对措施，降低订单风险。调整生产计划，优先安排紧急订单的生产，确保交货期。与供应商沟通，确保紧急订单所需物料及时到位。实时跟进生产进度，及时协调解决生产过程中出现的问题。采取特殊包装、运输等方式，确保紧急订单能够及时送达客户。案例二：紧急订单的应对优先排产物料采购跟进进度特殊处理案例三：跨国订单的协调沟通确认与客户进行充分沟通，了解订单要求和交货期等关键信息。02040301跨国运输选择可靠的运输方式和物流公司，确保货物按时、安全地到达客户手中。国际贸易流程熟悉国际贸易流程，办理相关手续和证件，确保货物顺利通关。汇率风险关注汇