餐饮服务与管理课件 宴会预订

宴会预订一、宴会销售预订人员的要求宴会销售预订是一项专业性很强的工作，宴会销售预订员代表酒店与外界洽谈和推销宴会。

（1）了解各宴会场所的面积、设施情况，懂得如何适应客户要求并作出反应。

（2）清楚本酒店各类菜肴的加工过程、口味特点，针对季节和人数变动，提出对菜单做相应调整的建议。餐饮服务与管理（3）了解各个档次宴会的标准售价、同类酒店的价格情况，并有应付讨价还价的能力。

（4）具备本部门宴会服务人员的专业素质、工作能力等。

（5）熟悉与具体宴会菜单相配合的酒水。

（6）解答宾客就宴会安排提出的各种问题。餐饮服务与管理二、宴会预订的联络方式1.电话预订

这是酒店与客户联络的主要方式。常用于小型宴会预订、查询和核实细节、促进销售等。餐饮服务与管理2.面谈预订

这是宴会预订较为有效的方法。多用于高中档大型宴会、会议型宴会等重要宴会的预订。餐饮服务与管理3.传真预订

所有客户传来的询问信都必须立即做出答复，并附上建议性的菜单；此后，以信函或面谈的方式达成协议。餐饮服务与管理4.网络预订

这是信息时代网络普及后新增的一种预订方式，网上订餐不仅方便了客户，同时也让宴会部争取到更多客源。餐饮服务与管理三、宴会预订常用的表格

1.宴会预订单

宴会销售预订部在接受客户预订时，应将洽谈事项、细节要求等填写在预订单上，以备组织实施。餐饮服务与管理

2.宴会合同书

宴会合同书是酒店与客户签订的合约书，双方均应严格履行合同的各项条款。餐饮服务与管理

3.宴会安排日记簿

“宴会安排日记簿”是酒店根据餐饮活动场所而设计的，作用是记录预订情况，供预订员查核。“宴会安排日记簿”一日一页，主要项目有宴请日期、时间、客户电话号码、人数和宴会厅名称、活动名称、是确定还是暂订等。餐饮服务与管理4.宴会通知单

饭店宴会厅通常会根据宴会预订单和宴会安排日记簿对宴会进行确认旦宴会安排得到最后确认，认可的细节资料将形成宴会通知单分发给相关部门。餐饮服务与管理四、宴会预订的程序（一）接受预订

1.接待宴会预订客人

热情接待每位前来预订宴会的客人。在客人询问前，预订员应掌握本饭店宴会厅的状况（如宴会厅的面积、高度、采光、通风、装饰、最大客容量、各类宴会标准所提供的菜肴品种、烹调方法），做到心中有数。

在洽谈宴会业务时，按照宴会预订表的内容向客人了解所有细节，尽量满足客人的各种要求。餐饮服务与管理2.填写宴会预订单

根据面谈细节所得到的信息逐项填写清楚宴请人的单位名称，被宴请人的单位名称，宾主身份，宴会的时间、收费标准、人数、场地布置要求、菜肴饮料要求等。

3.填写宴会安排日记簿

在宴会安排日记簿上填写清楚活动日期、时间、人数等事项，注明是否需要确认的标记。餐饮服务与管理（二）预订跟踪

1.签订宴会合同书

一旦宴会安排得到确认，经过认可的菜单、饮料、场地布置示意图等细节资料，应以确认信的方式迅速送交客人，并附上一联、二联宴会合同书，经双方签字后生效。餐饮服务与管理2.收取定金

为了保证宴会预订的成功率，可以要求客人预付定金。饭店的常客并享有良好信誉者，可以不必付定金。

3.跟踪查询

如果是提前较长时间预订的宴会，应主动用信函或电话方式保持联络，并进一步确定宴会举办日期及有关细节。对暂定的预订，应进行密切跟踪查询和服务。餐饮服务与管理

4.确认和通知

在宴请活动前几天，必须设法与客人联系，进一步确定已谈妥的所有事项，确认后提前填写“宴会通知单”送往各有关部门；若确认的内容与原预订有异，应立即填写“宴会变更通知单”发送有关部门变更通知单应注明预订单的编号。

5.督促检查

宴会预订员在活动举行的当日应督促检查大型宴会活动的准备工作，发现问题及时纠正。餐饮服务与管理6.取消预订

如果客人取消预订，预订员应填写“取消预订报告”送至有关职能部门致函或当面向客人表达不能向其提供服务的遗憾，希望今后能有合作的机会。餐饮服务与管理（三）预订反馈

1.信息反馈并致谢

宴请活动结束，应主动向宴请主办单位或主办个人征求意见，发现问题及时补救改进，并向他们表示感谢，以便今后加强联络。餐饮服务与管理2.建立宴会预订档案

将客人的有关信息和活