合同协议档案保管期限

合同协议档案保管期限甲方（保管方）：名称：____________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________乙方（委托方）：名称：____________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________鉴于乙方有合同协议档案保管需求，甲方具备专业的档案保管能力，双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就乙方委托甲方保管合同协议档案事宜达成如下协议：一、合同协议档案的具体描述1.档案范围乙方委托甲方保管的合同协议档案包括但不限于乙方在日常经营活动中签订的各类合同、协议、意向书、备忘录等法律文件，涵盖与客户、供应商、合作伙伴等签订的涉及业务合作、采购销售、服务提供、技术转让、知识产权许可等方面的所有书面协议。2.档案内容详细说明每份合同协议档案应包含合同协议的正本及所有附件，如补充协议、变更协议、承诺书、授权书、技术规格文件、质量标准文件、验收报告、往来函件等与该合同协议相关的全部书面材料。对于电子形式的合同协议，应确保其内容完整、格式规范，并按照双方约定的方式进行存储和移交，同时提供相应的电子备份介质，如光盘、硬盘等。电子档案应具备可识别、可检索、可打印等功能，且其内容应与纸质档案保持一致。合同协议档案应明确标注签订日期、合同编号、双方当事人名称、合同主要条款（包括但不限于标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等），确保档案内容清晰、准确、完整，能够全面反映合同协议的签订及履行情况。二、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权要求乙方按照本协议约定及时提供需要保管的合同协议档案，并对档案的完整性、真实性进行审查。按照本协议约定收取档案保管费用。在法律法规允许的范围内，根据自身管理需要对档案进行分类、整理、编号、存储等操作，但应确保不影响档案的原始内容和完整性，且不得擅自更改档案内容。2.义务建立安全、完善的档案保管制度，配备专业的档案保管设施和人员，确保合同协议档案的安全存储，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。对乙方交付的合同协议档案进行妥善保管，按照双方约定的保管期限进行保存，并在保管期限届满前及时通知乙方。根据乙方的要求，及时提供档案查阅、借阅等服务，但应按照本协议约定办理相关手续，并确保档案使用过程中的安全和保密。定期对保管的合同协议档案进行检查和盘点，如发现档案存在问题或变化，应及时通知乙方，并采取相应的措施进行处理。在保管期限届满后，按照本协议约定或法律法规规定的方式对档案进行处置，未经乙方书面同意，不得擅自销毁或处置档案。（二）乙方权利与义务1.权利有权随时查阅、借阅自己委托甲方保管的合同协议档案，但应按照本协议约定办理相关手续。有权要求甲方按照本协议约定妥善保管档案，并对甲方的保管工作进行监督。在保管期限届满前，有权根据自身需要决定是否继续委托甲方保管档案，或对档案进行转移、处置等操作。2.义务按照本协议约定的时间、方式和内容向甲方交付需要保管的合同协议档案，并确保档案的完整性、真实性和合法性。向甲方提供必要的档案背景信息和相关说明，以便甲方更好地理解和保管档案。按照本协议约定向甲方支付档案保管费用。在查阅、借阅档案时，应遵守甲方的档案管理制度，不得擅自涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案内容，不得泄露档案涉及的商业秘密、个人隐私等信息。在档案保管期限届满后，如需继续保管或转移档案，应提前通知甲方，并按照双方协商一致的方式办理相关手续。三、保管期限1.双方约定，甲方对乙方合同协议档案的保管期限为自档案交付之日起______年。2.在保管期限届满前，乙方如需继续委托甲方保管档案，应提前______日书面通知甲方，并重新签订保管协议。如乙方未在保管期限届满前通知甲方且未重新签订协议，甲方有权在保管期限届满后按照本协议约定对档案进行处置。3.对于一些特殊的合同协议档案，如涉及重大项目、长期合作关系或法律法规规定有特定保管期限要求的，保管期限按照相关法律法规或双方另行约定执行。四、档案保管费用及支付方式1.保管费用乙方应向甲方支付的档案保管费用为每年人民币______元（大写：______元整）。2.支付方式乙方应在本协议签订后的______个工作日内，向甲方支付首年的档案保管费用。此后，乙方应在每年的______月______日前向甲方支付当年的档案保管费用。甲方应在收到乙方支付的保管费用后______个工作日内，向乙方开具合法有效的发票。五、违约责任1.若甲方未按照本协议约定妥善保管合同协议档案，导致档案丢失、损坏、泄露等情况发生，甲方应承担相应的赔偿责任，赔偿金额以乙方因档案损失而遭受的实际经济损失为限，但最高不超过本协议约定的当年档案保管费用的______倍。如因甲方的故意或重大过失导致乙方遭受其他损失的，甲方还应承担相应的赔偿责任。2.若乙方未按照本协议约定及时向甲方交付档案或支付保管费用，每逾期一日，应按照未交付档案金额或未支付保管费用金额的______%向甲方支付违约金。逾期超过______日的，甲方有权暂停档案保管服务，并要求乙方支付已发生的保管费用及违约金。如乙方在甲方暂停服务后的______日内仍未履行义务，甲方有权解除本协议，并要求乙方承担因此给甲方造成的全部损失。3.若一方违反本协议约定的保密义务，泄露对方的商业秘密、合同协议内容等信息，应向对方支付违约金人民币______元（大写：______元整），并赔偿对方因此遭受的全部损失。如违约行为给对方造成的损失超过违约金金额的，违约方还应继续赔偿对方的差额部分。4.任何一方违反本协议约定的其他条款，应承担因此给对方造成的全部损失，并按照本协议约定或法律法规规定支付违约金。六、争议解决1.本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。2.双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。2.本协议未尽事宜，双方可另行协商并签订补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。如补充协议与本协议不一致的，以补充协议为准。3.本协议附件为本协议的组成部分，与本协议具有同等法律效力。附件包括但不限于双方认可的档案交接清单、档案查阅借阅申请表、档案保管制度等。甲方（盖章）：____________________法定代表人（签字）：________________签订日期：______年______月