财务收款发货管理制度

财务收款发货管理制度一、总则（一）目的为加强公司财务收款发货管理，规范收款发货流程，确保公司资金安全，保障货物准确及时交付，提高运营效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及收款发货业务的部门和人员，包括销售部门、财务部门、仓储部门等。（三）基本原则1.准确性原则：收款金额、发货数量及相关信息必须准确无误，确保账实相符。2.及时性原则：收款和发货工作应按照规定的时间节点及时完成，避免延误。3.安全性原则：保障公司资金安全，防止收款风险；确保货物存储和运输安全，防止货物损失。4.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司相关制度，规范操作流程。二、收款管理（一）收款方式1.现金收款：适用于金额较小、交易频繁的业务。销售人员应在收到现金后及时交予财务部门，财务部门需开具收款收据，并在当日将现金存入银行。2.银行转账收款：包括支票、汇票、电汇等方式。客户应将款项汇至公司指定的银行账户，财务部门在收到银行到账通知后进行核对确认。3.电子支付收款：如微信支付、支付宝支付等。公司应提供相应的收款二维码或链接，销售人员及时将收款信息反馈给财务部门，财务部门定期核对电子支付平台的收款记录。（二）收款流程1.订单确认：销售部门与客户签订销售合同或订单后，应及时将相关信息传递给财务部门，包括客户名称、订单金额、收款方式等。2.收款通知：财务部门根据销售合同或订单信息，在规定的收款期限前向客户发送收款通知，明确收款金额、收款账户等信息。3.款项收取：销售人员负责跟进客户收款情况，及时催收到期款项。对于现金收款，应在收取现金后立即填写收款记录，并与财务部门交接。对于银行转账收款，财务部门收到银行到账通知后，应及时核对款项信息，如发现异常，应及时与销售部门和客户沟通核实。对于电子支付收款，财务部门应定期下载电子支付平台的交易记录，与销售部门提供的收款信息进行核对。4.收款确认：财务部门在收到款项并核对无误后，开具收款凭证，并在系统中进行收款确认。同时，将收款信息反馈给销售部门，以便其跟进订单执行情况。（三）收款风险控制1.信用评估：销售部门在与客户签订合同前，应对客户进行信用评估，根据客户信用状况确定收款方式和信用额度。对于信用状况不佳的客户，应采取谨慎的收款政策，如要求预付款或增加担保措施。2.逾期账款管理：财务部门应定期对逾期账款进行统计和分析，及时将逾期信息反馈给销售部门。销售部门负责对逾期账款进行催收，制定催收计划，并跟踪催收进展情况。对于逾期时间较长、催收无果的账款，应及时采取法律手段进行追讨。3.内部审计监督：公司内部审计部门应定期对收款业务进行审计，检查收款流程的执行情况、收款记录的准确性和完整性，发现问题及时提出整改意见。三、发货管理（一）发货流程1.订单审核：销售部门收到客户订单后，应进行订单审核，检查订单信息的完整性和准确性，包括客户名称、产品规格、数量、交货日期等。如发现订单信息有误，应及时与客户沟通更正。2.库存核对：仓储部门根据订单信息核对库存，确认是否有足够的货物可供发货。如库存不足，应及时通知销售部门，并与客户协商解决办法，如调整交货日期或部分发货等。3.发货通知：销售部门在确认订单无误且库存充足后，向仓储部门下达发货通知，明确发货产品、数量、交货地址等信息。4.货物包装：仓储部门按照发货通知要求进行货物包装，确保货物在运输过程中不受损坏。包装材料应符合环保要求，并标明产品名称、规格、数量等信息。5.货物运输：仓储部门负责联系物流公司或运输车辆，安排货物运输。在货物发出前，应将运输单号、预计到达时间等信息反馈给销售部门和客户。6.发货确认：仓储部门在货物发出后，应及时在系统中进行发货确认，并将发货清单提供给财务部门。财务部门根据发货清单确认销售收入的实现。（二）发货异常处理1.运输延误：如因不可抗力或物流公司原因导致货物运输延误，仓储部门应及时通知销售部门和客户，并协助销售部门与物流公司协商解决办法，如催促运输进度、调整交货日期等。2.货物损坏：在运输过程中如发现货物损坏，物流公司应出具货物损坏证明。仓储部门应及时通知销售部门和客户，并根据货物损坏情况进行处理，如补货、换货、退款等。销售部门负责与客户沟通协调，妥善解决货物损坏问题。3.错发、漏发：如发生错发、漏发情况，仓储部门应立即停止发货，并对已发出的货物进行追踪。销售部门负责与客户沟通解释，及时安排补货或退款等事宜。同时，对造成错发、漏发的原因进行调查分析，采取相应的改进措施，防止类似问题再次发生。（三）库存管理1.库存盘点：仓储部门应定期进行库存盘点，确保账实相符。盘点周期可根据公司实际情况确定，一般为月度、季度或年度盘点。盘点结束后，应编制库存盘点报告，对盘点结果进行分析总结，发现问题及时调整处理。2.库存预警：仓储部门应根据库存水平和销售情况设定库存预警指标，当库存低于预警线时，及时通知采购部门进行补货。同时，应定期对库存结构进行分析，优化库存配置，减少库存积压。3.库存安全管理：仓储部门应加强库存安全管理，采取防火、防潮、防盗等措施，确保货物存储安全。同时，应建立库存货物保管制度，明确货物保管责任，防止货物丢失、损坏或变质。四、财务与销售、仓储部门的协作（一）财务与销售部门协作1.信息共享：财务部门与销售部门应建立定期的信息沟通机制，及时共享收款、发货、客户信用等相关信息。销售部门应将客户订单、收款情况等信息及时传递给财务部门，财务部门应将收款确认、逾期账款等信息反馈给销售部门。2.收款协调：对于客户提出的付款方式变更、延期付款等要求，销售部门应及时与财务部门沟通协商，共同制定解决方案。财务部门应根据公司资金状况和风险控制要求，为销售部门提供收款政策和建议。3.收入确认：财务部门应根据发货确认情况及时确认销售收入，并按照会计准则进行账务处理。销售部门应协助财务部门核对销售收入数据，确保收入确认的准确性。（二）财务与仓储部门协作1.库存核对：财务部门应定期与仓储部门核对库存账目，确保账实相符。仓储部门应及时向财务部门提供库存变动情况，财务部门应根据库存数据进行成本核算和财务分析。2.发货审核：财务部门在审核发货清单时，如发现发货数量、金额等信息与销售合同或订单不符，应及时与销售部门和仓储部门沟通核实。仓储部门应配合财务部门做好发货审核工作，确保发货信息的准确性。3.成本核算：财务部门应根据仓储部门提供的库存出入库记录，进行产品成本核算。仓储部门应协助财务部门做好成本核算的基础工作，如提供货物采购成本、运输成本等相关信息。五、监督与考核（一）内部监督1.财务监督：财务部门应定期对收款发货业务进行财务检查，检查收款记录的准确性、发货流程的合规性、收入成本的核算情况等。发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.审计监督：公司内部审计部门应定期对收款发货管理制度的执行情况进行审计，审查收款发货流程的内部控制制度是否健全有效，是否存在违规操作行为等。对审计发现的问题，应及时下达审计整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）考核机制1.建立考核指标：公司应建立收款发货业务考核指标体系，对销售部门、财务部门、仓储部门等相关人员的工作业绩进行考核。考核指标可包括收款及时率、发货准确率、逾期账款回收率、库存周转率等。2.考核周期：考核周期可根据公司实际情况确定，一般为月度、季度或年度考核。3.奖惩措施：根据考核结果，对表现优秀的部门和个人给予奖励，如奖金、晋升、荣誉证书等；对未达考核指标的部门和个人进行惩罚，如扣发奖金、绩效扣分、降职等。通过奖惩机制，激励各部门和人员积极履行职责，提