贸易公司发票管理制度

贸易公司发票管理制度一、总则1.目的为加强公司发票管理，规范发票开具、取得、使用、保管等行为，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在与发票相关业务活动中的行为规范。3.职责分工财务部门负责公司发票的统一管理，包括发票的购买、开具、认证、保管、核销等工作。指导、监督其他部门正确使用发票，对涉及发票的财务事项进行审核。定期对公司发票管理情况进行自查，配合税务机关等相关部门的检查工作。业务部门在开展业务活动时，负责按照规定向客户开具发票或及时取得合法有效的发票。对取得的发票进行初步审核，确保发票内容真实、完整、合规，并及时传递给财务部门。协助财务部门做好发票的相关工作，如提供开票信息等。行政部门负责发票专用章的保管和使用，按照财务部门的要求进行盖章操作。配合财务部门做好发票的其他相关行政事务工作。二、发票的领购1.领购原则按需领购原则。财务部门根据公司业务量及发票使用情况，合理确定发票领购数量和种类，确保发票供应满足业务需求，避免积压或短缺。合规领购原则。严格按照税务机关规定的程序和要求，办理发票领购手续，确保领购行为合法合规。2.领购流程财务部门发票管理人员根据发票使用情况，填写发票领购申请单，详细注明所需发票的种类、数量等信息。发票领购申请单经财务部门负责人审核签字后，报公司主管领导审批。审批通过后，由发票管理人员携带相关证件（如税务登记证、发票领购簿、购票员身份证明等）前往主管税务机关办理发票领购手续。领购发票时，发票管理人员要仔细核对发票的种类、号码、数量等信息，确保与领购申请单一致。如发现问题，应及时与税务机关沟通解决。领购发票后，发票管理人员要及时将发票交至公司发票专用仓库妥善保管，并做好发票领购登记工作，记录领购日期、发票种类、数量、起止号码等信息。三、发票的开具1.开具范围公司在销售商品、提供劳务以及从事其他经营活动取得收入时，应向付款方开具发票。2.开具要求必须按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。开具发票应当使用中文。民族自治地方可以同时使用当地通用的一种民族文字。有实际需要的，也可以同时使用中外两种文字。填写项目齐全，内容真实，字迹清楚，全部联次内容一致。具体要求如下：发票抬头：应填写付款方全称，不得填写简称或错误信息。如为个人，应填写个人姓名。纳税人识别号：付款方为企业的，应准确填写其纳税人识别号；付款方为行政机关、事业单位、社会团体等非企业单位的，如税务机关要求填写纳税人识别号的，应按照规定填写。货物或应税劳务、服务名称：应按照实际销售的货物或提供的劳务、服务准确填写，不得填写模糊或虚假内容。如涉及多项货物或劳务、服务的，应分别填写或汇总开具，并附详细清单。规格型号、单位、数量、单价、金额：应按照实际交易情况准确填写，确保金额计算正确。金额合计应与大写金额一致。备注栏：根据业务需要填写相关备注信息，如业务内容、项目地址、运输工具及起止地点等，以便于税务管理和业务追溯。3.开具流程业务部门在与客户达成交易并确定需要开具发票后，应及时填写开票申请单，注明开票信息（包括发票抬头、纳税人识别号、货物或应税劳务、服务名称、金额等）及业务详细情况。开票申请单经业务部门负责人审核签字后，提交给财务部门。财务部门发票管理人员收到开票申请单后，对开票信息进行再次审核，确保信息准确无误。审核通过后，按照规定的格式和内容开具发票。开具发票时，应使用税控设备（如防伪税控系统、增值税发票管理新系统等）进行开具操作，确保发票的真实性和唯一性。发票开具完成后，由发票管理人员在发票记账联上加盖发票专用章，并按照规定进行编号、登记。发票管理人员将发票联和抵扣联（如有）交给业务部门，由业务部门负责及时送达客户。四、发票的取得1.取得原则真实性原则。取得的发票必须是由税务机关统一监制的合法有效凭证，发票内容应与实际交易相符，不得取得虚假发票。合法性原则。取得发票的渠道和方式应符合法律法规规定，不得通过非法手段获取发票。及时性原则。业务部门应在交易发生后及时取得发票，并在规定时间内传递给财务部门，确保发票的时效性。2.取得要求向销售方取得发票时，应要求销售方如实开具发票，并加盖发票专用章。发票上应注明销售方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息。取得的发票应字迹清晰，不得涂改、挖补。如发现发票有误，应及时要求销售方重新开具。取得的发票应按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性取得，并妥善保管。不得取得不符合规定的发票，如发票联次不全、发票专用章加盖不规范等。3.取得流程业务人员在采购商品、接受劳务或服务等业务活动中，应主动向销售方索取发票。收到发票后，业务人员应首先对发票的基本信息（如发票号码、开票日期、销售方名称、纳税人识别号、发票专用章等）进行初步核对，确保发票的真实性和有效性。业务人员对发票内容进行详细审核，检查发票上的货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额等信息是否与实际交易相符，发票备注栏是否填写完整准确。如发现问题，应及时与销售方沟通解决，要求其重新开具正确的发票。业务人员审核无误后，在发票上签字确认，并将发票及时传递给财务部门。传递发票时，应填写发票交接清单，注明发票号码、开票日期、金额等信息，双方签字确认。财务部门收到业务部门传递的发票后，再次进行审核。审核重点包括发票的合法性、真实性、完整性以及与业务的关联性等。如发现发票存在问题，应及时与业务部门联系，要求其协调解决。五、发票的使用1.使用范围公司取得的发票仅限于在本公司经营范围内的业务活动中使用，不得转借、转让、代开发票，不得自行扩大发票使用范围。2.使用要求应按照规定的用途使用发票，不得虚开发票。虚开发票是指为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票。不得擅自损毁发票。如发票丢失、被盗、毁损等，应及时按照规定向税务机关报告，并采取相应的补救措施。开具发票后，如发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形，需要开具红字发票的，应按照税务机关规定的程序办理。3.使用监督财务部门定期对公司发票使用情况进行检查，重点检查发票开具的真实性、合规性以及发票使用范围是否符合规定等。对发现的发票使用问题，及时进行整改，并对相关责任人进行批评教育或按照公司规定进行处罚。配合税务机关等相关部门对公司发票使用情况的检查工作，如实提供发票使用资料，接受监督管理。六、发票的保管1.保管责任公司设立发票专用仓库，由专人负责发票的保管工作。发票保管人员应具备良好的职业道德和责任心，确保发票安全。财务部门负责人对发票保管工作负总责，定期检查发票保管情况，发现问题及时处理。2.保管要求发票应存放在安全、干燥、通风的专用仓库内，设置专门的存放设施，如文件柜、保险柜等，确保发票存放有序，易于查找。发票应按照种类、号码顺序存放，不得混放。同时，要建立发票存放台账，详细记录发票的种类、号码、数量、起止日期、领购日期等信息，以便于核对和管理。对空白发票和已开具发票应分别保管。空白发票要妥善保管，防止丢失、被盗、毁损；已开具发票的存根联和发票登记簿应按照税务机关规定的期限保存，期满后报经税务机关查验后销毁。发票专用仓库应安装必要的安全防护设施，如防盗门窗、监控设备等，确保发票保管环境安全。发票保管人员应定期对发票进行盘点，核对发票数量、号码等信息是否与台账记录一致。如发现账实不符，应及时查明原因并报告财务部门负责人。3.保密措施发票保管人员应对发票信息严格保密，不得泄露发票的存放地点、号码、内容等信息。非发票保管人员未经授权不得进入发票专用仓库，不得接触发票。七、发票的核销1.核销范围已开具的发票存根联、发票登记簿以及作废发票等需要按照规定进行核销。2.核销流程发票保管人员定期对已开具发票的存根联和发票登记簿进行整理、核对，确保存根联与发票登记簿记录一致。按照税务机关规定的期限，将已开具发票的存根联和发票登记簿装订成册，并妥善保管。在规定的核销期限届满后，填写发票核销申请表，注明发票种类、号码、开具金额、开票日期、存根联数量等信息。发票核销申请表经财务部门负责人审核签字后，报主管税务机关审批。主管税务机关审批通过后，按照税务机关要求进行发票核销操作，并将核销结果反馈给公司财务部门。对作废发票，应在发票上加盖"作废"字样，并全联次留存。定期对作废发票进行统计、核对，与已开具发票一并进行核销管理。八、发票的检查与监督1.内部检查财务部门定期组织对公司发票管理情况进行内部检查，检查内容包括发票领购、开具、取得、使用、保管、核销等各个环节。检查方式可采用自查、互查等形式，对发现的问题及时进行整改，并建立问题台账，跟踪整改情况。对发票管理工作中表现突出的部门或个人给予表彰和奖励；对违反发票管理制度的行为，按照公司规定进行严肃处理。2.税务机关检查配合积极配合税务机关对公司发票管理情况的检查工作，如实提供相关资料和信息。对于税务机关提出的问题和整改要求，应及时落实整改措施，并将整改情况反馈给税务机关。加强与税务机关的沟通与联系，及时了解发票管理的最新政策和要求，确保公司发票管理工作符合法律法规规定。九、责任追究1.公司员工违反本发票管理制度，有下列情形之一的，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；给公司造成损失的，应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任：未按照规定领购、开具、取得、使用、保管发票的。虚开发票或取