财务物品收纳管理制度

财务物品收纳管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务物品的收纳管理，规范财务物品的采购、存储、使用和处置流程，确保财务物品的安全、完整，提高使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及财务物品的部门和人员，包括但不限于财务部、行政部、各业务部门等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规和公司相关规定，确保财务物品的管理合法合规。2.安全性原则：保障财务物品的安全，防止丢失、损坏、被盗等情况发生。3.准确性原则：财务物品的记录和账目应准确无误，便于查询和核对。4.效率性原则：优化财务物品的收纳管理流程，提高工作效率，降低管理成本。二、财务物品分类（一）办公用品1.办公文具：如纸张、笔、笔记本、文件夹、订书机等。2.办公设备：如电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机等。3.办公家具：如办公桌、办公椅、文件柜等。（二）财务专用物品1.财务软件：用于财务核算、财务管理等的软件系统。2.财务印章：如公章、财务专用章、法人章等。3.票据：如发票、收据、支票、汇票等。4.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等各类财务资料。（三）其他物品1.保险柜：用于存放现金、重要票据和文件等。2.监控设备：保障财务办公区域的安全监控。3.门禁系统：控制财务办公区域的人员出入。三、财务物品采购管理（一）采购申请1.各部门根据实际工作需要，填写《财务物品采购申请表》，详细注明所需物品的名称、规格、数量、用途等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字后，提交至行政部或财务部。（二）采购审批1.行政部或财务部收到采购申请表后，对申请内容进行审核。2.对于金额较小的采购申请（具体金额标准由公司另行规定），由行政部或财务部负责人审批；对于金额较大的采购申请，需提交公司管理层审批。（三）采购实施1.经审批通过的采购申请，由行政部负责统一采购。行政部应选择信誉良好、价格合理的供应商进行采购。2.采购过程中，行政部应与供应商签订采购合同，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准等条款。3.对于财务专用物品的采购，如财务软件、财务印章等，应按照公司相关规定进行采购，确保物品的安全性和合规性。（四）验收与入库1.采购物品到货后，行政部应及时组织相关人员进行验收。验收内容包括物品的规格、数量、质量等是否符合采购合同要求。2.对于财务专用物品，如财务印章，应由财务部专人进行验收，并检查印章的刻制是否符合公司规定。3.验收合格的物品，由行政部办理入库手续，填写《财务物品入库单》，注明物品名称、规格、数量、入库日期等信息。入库单应一式三联，一联由行政部留存，一联交财务部记账，一联交采购部门备查。4.验收不合格的物品，行政部应及时与供应商联系，要求其更换或处理。四、财务物品存储管理（一）存储地点1.办公用品应存放在专门的办公用品仓库或储物间，由行政部负责管理。2.财务专用物品应存放在财务部的专用保险柜或文件柜中，确保安全。3.财务档案应按照档案管理规定进行分类存放，存放在专门的档案室或档案柜中。（二）存储环境1.办公用品仓库或储物间应保持干燥、通风、整洁，防止物品受潮、发霉、变质。2.财务部的专用保险柜或文件柜应放置在安全、隐蔽的位置，配备必要的防盗、防火、防潮设施。3.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，配备必要的档案保管设备，如空调、除湿机、灭火器等。（三）存储标识1.对存储的财务物品应进行标识，注明物品名称、规格、数量、入库日期等信息，便于查找和管理。2.对于财务专用物品，如财务印章，应在印章上或存放印章的保险柜上标明印章名称、使用范围等信息。（四）库存盘点1.行政部应定期对办公用品进行盘点，确保账实相符。盘点周期为[具体周期，如每月、每季度等]。2.财务部应定期对财务专用物品和财务档案进行盘点，确保物品的安全和完整。盘点周期为[具体周期，如每年、每半年等]。3.盘点结束后，应填写《财务物品盘点表》，详细记录盘点情况。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行相应的处理。五、财务物品使用管理（一）领用制度1.各部门因工作需要领用财务物品时，应填写《财务物品领用申请表》，注明领用物品的名称、规格、数量、用途等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字后，提交至行政部或财务部。3.行政部或财务部根据审批后的申请表发放物品，并在《财务物品领用登记表》上登记领用日期、领用人、物品名称、规格、数量等信息。领用登记表应一式三联，一联由行政部或财务部留存，一联交领用人留存，一联交财务部记账。（二）使用规范1.财务物品的使用应严格按照规定的用途和操作方法进行，不得擅自改变用途或违规操作。2.对于财务专用物品，如财务印章，应严格按照公司印章管理制度使用，确保印章的安全和规范使用。3.办公用品的使用应厉行节约，避免浪费。如发现浪费现象，应及时进行批评教育，并采取相应的措施进行制止。（三）归还制度1.财务物品使用完毕后，应及时归还。对于长期使用的物品，如办公设备、办公家具等，应定期进行检查和维护，并在规定的时间内归还。2.归还物品时，领用人应填写《财务物品归还登记表》，注明归还日期、物品名称、规格、数量等信息。归还登记表应一式三联，一联由行政部或财务部留存，一联交领用人留存，一联交财务部记账。3.行政部或财务部应对归还的物品进行检查，如发现物品损坏或丢失，应按照规定追究领用人的责任。六、财务物品处置管理（一）报废处理1.财务物品因损坏、老化、淘汰等原因无法继续使用时，使用部门应填写《财务物品报废申请表》，详细注明报废物品的名称、规格、数量、购置日期、报废原因等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字后，提交至行政部或财务部。3.行政部或财务部收到报废申请表后，应组织相关人员进行鉴定，确认物品是否符合报废条件。4.对于符合报废条件的物品，经公司管理层审批后，由行政部负责统一处置。处置方式包括变卖、捐赠、报废等，处置收入应及时上缴公司财务。5.对于财务专用物品的报废，如财务软件、财务印章等，应按照公司相关规定进行处置，确保物品的安全性和合规性。（二）转让处理1.财务物品因工作需要变更使用部门或闲置不用时，使用部门应填写《财务物品转让申请表》，详细注明转让物品的名称、规格、数量、购置日期、转让原因等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字后，提交至行政部或财务部。3.行政部或财务部收到转让申请表后，应组织相关人员进行评估，确定转让价格。4.经公司管理层审批后，由行政部负责组织转让。转让应签订转让协议，明确转让物品的名称、规格、数量、价格、付款方式等条款。转让收入应及时上缴公司财务。（三）丢失损坏赔偿1.因保管不善或使用不当导致财务物品丢失或损坏的，责任人应按照物品的购置价格或折旧后的价值进行赔偿。2.赔偿金额应在规定的时间内上缴公司财务，行政部或财务部应及时进行账务处理。3.对于因故意或重大过失导致财务物品丢失或损坏的，除要求责任人进行赔偿外，公司还将视情节轻重给予相应的纪律处分。七、财务物品档案管理（一）档案建立1.行政部应建立财务物品采购、入库、领用、归还、处置等相关档案，确保档案资料的完整、准确。2.财务部应建立财务专用物品和财务档案的管理档案，包括财务软件的使用记录、财务印章的使用登记、财务档案的借阅记录等。（二）档案保管1.财务物品档案应按照档案管理规定进行分类保管，存放于专门的档案柜或档案室中。2.档案保管期限应符合国家法律法规和公司相关规定，对于重要的财务物品档案，应长期保存。3.档案保管人员应定期对档案进行检查和整理，确保档案的安全和完整。（三）档案借阅1.因工作需要借阅财务物品档案时，借阅人应填写《财务物品档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、用途、借阅期限等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字后，提交至行政部或财务部。3.行政部或财务部收到借阅申请表后，应对借阅申请进行审批。对于涉及重要财务信息的档案，需经公司管理层审批。4.经审批通过后，档案保管人员应按照借阅申请表的要求提供档案，并在《财务物品档案借阅登记表》上登记借阅日期、借阅人、档案名称、归还日期等信息。借阅登记表应一式三联，一联由档案保管人员留存，一联交借阅人留存，一联交财务部记账。5.借阅人应按照规定的期限归还档案，如因特殊情况需要延期归还的，应提前办理延期手续。6.档案保管人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏或丢失，应及时追究借阅人的责任。八、监督与检查（一）内部监督1.行政部和财务部应定期对财务物品的收纳管理情况进行检查，确保制度的执行到位。2.检查内容包括财务物品的采购、存储、使用、处置等环节，以及相关档案的管理情况。3.对于检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。（二）外部审计1.公司应定期聘请外部审计机构对财务物品的收纳管理情况进行审计，确保管理的合规性和有效性。2.审计机构应按照审计准则和公司要求，对财务物品的采购、存储、