贵重物品管理制度规定

贵重物品管理制度规定一、总则（一）目的为加强公司贵重物品的管理，确保贵重物品的安全、完整，规范贵重物品的采购、使用、保管、盘点等行为，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及贵重物品的部门和个人，包括但不限于财务部门、行政部门、业务部门等。贵重物品主要包括但不限于：1.价值较高的办公设备，如电脑、打印机、复印机、投影仪等。2.贵重办公用品，如高档文具、名贵字画、古董摆件等。3.用于业务开展的贵重工具，如专业仪器、高端设备等。4.公司持有的贵重资产，如房产、车辆等。5.其他经公司认定为贵重物品的资产。（三）基本原则1.安全第一原则：确保贵重物品的安全，防止丢失、损坏、被盗等情况发生。2.责任明确原则：明确各部门和个人在贵重物品管理中的职责，做到责任到人。3.规范操作原则：严格按照规定的程序和方法进行贵重物品的采购、使用、保管、盘点等操作。4.监督检查原则：加强对贵重物品管理的监督检查，及时发现和纠正存在的问题。二、管理职责（一）管理部门职责1.行政部门负责制定和完善贵重物品管理制度，并监督执行。负责贵重物品的采购、验收、入库、保管、发放、调配等日常管理工作。定期组织对贵重物品进行盘点，确保账实相符。协调处理贵重物品管理过程中的相关问题。2.财务部门负责对贵重物品的采购、入账、折旧、报废等进行财务核算和监督。参与贵重物品的盘点工作，对盘点结果进行审核。3.使用部门负责本部门贵重物品的申购、领用、使用、保管等工作。配合行政部门做好贵重物品的盘点工作，及时反馈贵重物品的使用情况。（二）责任人职责1.各部门负责人为本部门贵重物品管理的第一责任人，负责组织实施本部门贵重物品的管理工作，确保本部门贵重物品的安全、完整。2.贵重物品的使用人或保管人为直接责任人，负责具体使用和保管贵重物品，严格按照规定的程序和方法进行操作，确保贵重物品的正常使用和安全。三、采购管理（一）采购申请1.使用部门根据工作需要，填写《贵重物品采购申请表》，详细注明采购物品的名称、规格、型号、数量、用途、预算金额等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人审核后，签署意见并报分管领导审批。分管领导根据公司实际情况进行审批，对于金额较大的采购申请，需报总经理批准。（二）采购实施1.经批准后的采购申请，由行政部门负责组织实施采购。行政部门应按照公司采购管理制度的要求，选择合格的供应商进行采购。2.采购过程中，行政部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保采购物品的质量、价格、交货期等符合合同要求。3.对于采购的贵重物品，行政部门应要求供应商提供详细的产品资料，包括产品说明书、质量检验报告、保修卡等，并妥善保管。（三）验收入库1.贵重物品到货后，行政部门应及时组织相关人员进行验收。验收内容包括物品的数量、规格、型号、质量、外观等是否与采购合同一致。2.验收合格的贵重物品，由行政部门填写《贵重物品入库单》，办理入库手续。入库单应注明物品的名称、规格、型号、数量、入库日期、供应商等信息，并由验收人员、保管人员签字确认。3.验收不合格的贵重物品，行政部门应及时与供应商联系，要求其更换或处理。如因质量问题给公司造成损失的，应按照合同约定追究供应商的责任。四、使用管理（一）领用登记1.使用部门需要领用贵重物品时，应填写《贵重物品领用申请表》，注明领用物品的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人审核后，签署意见并报分管领导审批。分管领导根据公司实际情况进行审批，对于重要的贵重物品领用，需报总经理批准。3.经批准后的领用申请，由行政部门办理领用手续。行政部门应在《贵重物品领用登记表》上详细记录领用物品的名称、规格、型号、数量、领用日期、领用人、部门等信息，并由领用人签字确认。（二）使用规范1.贵重物品的使用人应严格按照产品说明书和操作规程进行操作，确保贵重物品的正常使用和安全。2.使用过程中，如发现贵重物品出现故障或异常情况，应及时停止使用，并报告行政部门。行政部门应及时安排维修人员进行维修，确保贵重物品尽快恢复正常使用。3.贵重物品的使用人应妥善保管好所领用的物品，不得随意转借、出租、出售或挪作他用。如因工作需要确需转借他人使用的，应办理相关手续，并明确双方的责任。（三）归还交接1.贵重物品使用完毕后，使用人应及时将物品归还行政部门。行政部门应按照《贵重物品领用登记表》进行核对，确认物品的数量、规格、型号、质量、外观等是否完好无损。2.如发现物品有损坏或丢失的情况，使用人应说明原因，并按照公司规定进行赔偿。赔偿金额根据物品的实际价值和损坏程度确定。3.归还物品时，行政部门应在《贵重物品领用登记表》上记录归还日期，并由使用人和保管人员签字确认。五、保管管理（一）保管场所1.行政部门应设立专门的贵重物品保管仓库或专柜，确保贵重物品的存放安全。保管仓库或专柜应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等功能，并配备必要的安全设施，如监控设备、报警装置、消防器材等。2.贵重物品应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。对于不同类型的贵重物品，应根据其特点和要求进行分别保管，如电子设备应避免受潮、高温等环境，字画应注意防潮、防虫等。（二）保管人员1.行政部门应指定专人负责贵重物品的保管工作。保管人员应具备责任心强、工作认真、熟悉贵重物品管理知识等条件，并经过相关培训后上岗。2.保管人员应严格遵守贵重物品保管制度，定期对保管的贵重物品进行检查和盘点，确保账实相符。如发现贵重物品有损坏、丢失等情况，应及时报告行政部门，并查明原因，采取相应的措施。（三）保管措施1.贵重物品应实行双人保管制度，即由两名保管人员共同负责保管贵重物品。双人保管制度可以有效防止贵重物品的丢失和被盗等情况发生。2.保管人员应定期对保管的贵重物品进行清洁、保养和维护，确保贵重物品的性能良好。对于需要定期校准或检测的贵重物品，应按照规定及时进行校准或检测。3.保管仓库或专柜应保持清洁、整齐，严禁存放易燃、易爆、有毒等危险物品。同时，应做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保贵重物品的安全。六、盘点管理（一）盘点计划1.行政部门应定期组织对贵重物品进行盘点，盘点周期一般为半年或一年。根据公司实际情况，也可对某些贵重物品进行不定期盘点。2.在每次盘点前，行政部门应制定详细的盘点计划，明确盘点的范围、时间、人员、方法等内容。盘点计划应提前通知各部门，以便各部门做好准备工作。（二）盘点实施1.盘点人员应按照盘点计划进行盘点，对贵重物品的数量、规格、型号、质量、外观等进行逐一核对，并如实记录盘点结果。2.在盘点过程中，如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并填写《贵重物品盘点差异表》，详细注明差异的物品名称、规格、型号、数量、差异原因等信息。3.盘点结束后，盘点人员应将盘点结果进行汇总，编制《贵重物品盘点报告》，报告中应包括盘点的基本情况、盘点结果、账实差异情况及处理建议等内容。（三）差异处理1.对于盘点中发现的账实差异，行政部门应组织相关人员进行分析和调查，查明原因，并根据不同情况进行处理。2.如因人为原因导致贵重物品丢失、损坏等情况，应追究相关责任人的责任，并要求其按照公司规定进行赔偿。3.如因管理不善或其他原因导致账实不符的情况，应及时调整账目，并采取相应的措施加以改进，防止类似情况再次发生。七、报废管理（一）报废申请1.对于已损坏、无法使用或已达到报废年限的贵重物品，使用部门应填写《贵重物品报废申请表》，详细注明报废物品的名称、规格、型号、数量、购置日期、报废原因等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人审核后，签署意见并报分管领导审批。分管领导根据公司实际情况进行审批，对于金额较大的报废申请，需报总经理批准。（二）报废鉴定1.经批准后的报废申请，由行政部门组织相关人员对报废物品进行鉴定。鉴定人员应根据报废物品的实际情况，判断其是否符合报废条件，并出具鉴定报告。2.对于符合报废条件的贵重物品，行政部门应在《贵重物品报废申请表》上签署鉴定意见，并报分管领导审批。分管领导审批通过后，方可进行报废处理。（三）报废处理1.对于已批准报废的贵重物品，行政部门应按照公司资产管理规定进行处理。处理方式一般包括变卖、捐赠、报废销毁等。2.对于变卖的报废物品，行政部门应按照公司采购管理制度的要求，选择合格的买家进行交易，并确保交易价格合理、公正。变卖所得款项应及时上缴公司财务部门。3.对于捐赠的报废物品，行政部门应选择合适的捐赠对象，并办理相关的捐赠手续。捐赠手续应包括捐赠物品清单、捐赠协议等。4.对于报废销毁的贵重物品，行政部门应指定专人负责监督销毁过程，确保销毁彻底、安全。销毁过程应进行记录，并留存相关资料。八、监督检查（一）内部审计公司内部审计部门应定期对贵重物品的管理情况进行审计，检查贵重物品管理制度的执行情况、采购、使用、保管、盘点、报废等环节的合规性，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）日常检查行政部门应加强对贵重物品管理的日常检查，定期对保管仓库或专柜进行巡查，检查贵重物品的存放、保管情况，以及使用部门的领用、归还、使用情况等。对于发现的问题，应及时督促相关部门和人员进行整改。（三）违规处理对于违反贵重物品管理制度的部门和个人，公