财务硬件设备管理制度

财务硬件设备管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务硬件设备的管理，确保设备的正常运行，提高设备使用效率，保障财务工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与财务工作相关的硬件设备，包括但不限于计算机、服务器、打印机、复印机、扫描仪、保险柜等。（三）管理原则1.统一管理原则：公司财务硬件设备由公司统一规划、采购、调配和管理。2.合理配置原则：根据财务工作的实际需求，合理配置硬件设备，提高设备利用率。3.规范使用原则：明确设备的使用规范和操作流程，确保设备的正确使用和安全运行。4.定期维护原则：建立设备定期维护制度，及时发现和解决设备故障，延长设备使用寿命。5.责任追究原则：对因管理不善、使用不当等原因造成设备损坏或丢失的，追究相关人员的责任。二、设备采购与配置（一）需求申请1.各部门根据财务工作实际需要，填写《财务硬件设备需求申请表》，详细说明设备名称、型号、数量、用途、预计购置时间等信息。2.申请表经部门负责人签字确认后，提交至公司财务部门。（二）需求审核1.财务部门对各部门提交的设备需求申请表进行审核，综合考虑公司财务工作的发展规划、现有设备状况、预算情况等因素，提出审核意见。2.对于涉及金额较大或重要的设备采购需求，财务部门应组织相关人员进行论证，确保采购的必要性和合理性。（三）采购审批1.经财务部门审核通过的设备采购申请，按照公司采购管理制度的规定进行审批。2.审批流程一般包括部门负责人、财务负责人、分管领导、总经理等环节，审批通过后方可进行采购。（四）采购实施1.公司采购部门根据审批后的采购申请，选择合适的供应商进行采购。2.在采购过程中，应严格按照采购合同的约定，确保设备的质量、规格、数量等符合要求。3.采购完成后，采购部门应及时将设备交付给使用部门，并办理相关验收手续。（五）设备配置1.使用部门根据设备采购合同和验收报告，对新采购的设备进行配置和安装。2.在设备配置过程中，应按照设备的使用说明书和操作指南进行操作，确保设备能够正常运行。3.设备配置完成后，使用部门应及时将设备的相关信息（如设备编号、型号、配置、使用人员等）录入公司设备管理系统。三、设备使用与维护（一）使用规范1.财务硬件设备的使用人员应经过相关培训，熟悉设备的性能、操作方法和注意事项。2.使用人员应严格按照设备的操作规程进行操作，不得擅自更改设备的配置和参数。3.设备使用过程中，如发现异常情况或故障，应及时停止使用，并报告设备管理人员。4.禁止在财务硬件设备上安装与财务工作无关的软件或游戏，不得利用设备从事违法违规活动。（二）日常维护1.设备管理人员应定期对财务硬件设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。2.日常维护内容包括设备清洁、硬件检查、软件更新、数据备份等。3.对于计算机设备，应定期查杀病毒，更新操作系统补丁，优化系统性能。4.对于打印机、复印机等办公设备，应定期更换墨盒、硒鼓等耗材，清理卡纸等故障。（三）故障维修1.设备出现故障时，使用人员应及时填写《财务硬件设备故障报修单》，详细描述故障现象、发生时间、设备编号等信息。2.设备管理人员接到报修单后，应及时对故障进行诊断和维修。对于简单故障，应在现场及时解决；对于复杂故障，应将设备送修或联系专业维修人员进行维修。3.在设备维修期间，如因工作需要，可临时调配其他设备使用，确保财务工作不受影响。4.设备维修完成后，维修人员应填写《财务硬件设备维修记录单》，记录维修情况、更换的零部件等信息，并由使用人员签字确认。（四）设备保养1.设备管理人员应根据设备的使用情况和维护要求，制定设备保养计划。2.设备保养计划包括定期保养的时间、内容、保养人员等信息。3.设备保养工作应按照保养计划严格执行，确保设备处于良好的运行状态。4.对于重要设备或关键设备，应建立设备保养档案，记录设备的保养情况和维修历史。四、设备安全与保密（一）安全管理1.财务硬件设备应放置在安全、通风、干燥的环境中，避免设备受到损坏或影响使用寿命。2.对于计算机设备，应安装必要的安全防护软件，如防火墙、杀毒软件等，防止网络攻击和病毒感染。3.定期对设备进行安全检查，确保设备的硬件和软件安全。4.加强对设备存放场所的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。（二）保密管理1.财务硬件设备中存储着公司的重要财务数据，使用人员应严格遵守公司的保密制度，确保数据的安全和保密。2.对于涉及公司机密的财务数据，应进行加密存储，并设置访问权限，只有经过授权的人员才能访问。3.禁止在未经授权的情况下，将财务数据复制、传输或泄露给外部人员。4.设备使用人员离职或岗位变动时，应及时办理设备交接手续，并删除个人存储在设备中的与公司业务无关的数据。五、设备报废与处置（一）报废鉴定1.财务硬件设备达到规定的使用年限或出现严重故障，无法修复且继续使用会影响财务工作正常开展时，由设备管理人员提出报废鉴定申请。2.报废鉴定申请应提交相关技术人员或专业机构进行鉴定，确定设备是否符合报废条件。3.鉴定报告应详细说明设备的现状、报废原因、鉴定结论等信息。（二）报废审批1.经鉴定符合报废条件的设备，由设备管理人员填写《财务硬件设备报废申请表》，附上鉴定报告等相关资料，按照公司资产报废审批流程进行审批。2.审批流程一般包括部门负责人、财务负责人、分管领导、总经理等环节，审批通过后方可进行报废处置。（三）报废处置1.设备报废后，由公司指定的部门或人员按照相关规定进行处置。2.处置方式一般包括出售、捐赠、拆解、销毁等，具体处置方式应根据设备的实际情况和公司的要求确定。3.在设备处置过程中，应做好相关记录，确保处置过程的合规性和透明度。4.对于涉及公司机密的设备，应在报废前进行数据清除和物理销毁，防止数据泄露。六、设备盘点与清查（一）盘点计划1.公司财务部门应定期组织对财务硬件设备进行盘点，盘点计划应明确盘点的时间、范围、人员、方法等信息。2.盘点计划应提前通知各使用部门，要求其做好准备工作。（二）盘点实施1.盘点人员按照盘点计划对财务硬件设备进行逐一清点，核对设备的数量、型号、配置、使用状态等信息是否与设备管理系统记录一致。2.在盘点过程中，如发现设备账实不符或存在其他问题，应及时记录并查明原因。3.对于盘盈、盘亏的设备，应填写《财务硬件设备盘点盈亏报告表》，详细说明设备名称、型号、数量、盈亏原因等信息。（三）清查报告1.盘点结束后，盘点人员应编写盘点清查报告，总结盘点情况，分析存在的问题，并提出改进措施和建议。2.盘点清查报告应提交给公司财务部门和相关领导审核。3.根据审核意见，对存在的问题进行整改，确保财务硬件设备管理的规范和准确。七、人员培训与考核（一）培训计划1.公司财务部门应根据财务硬件设备的更新换代和使用人员的实际需求，制定年度培训计划。2.培训计划应包括培训内容、培训时间、培训地点、培训师资等信息。（二）培训实施1.按照培训计划组织开展培训工作，培训方式可以包括内部培训、外部培训、在线学习等。2.培训内容应涵盖设备的操作技能、维护保养知识、安全保密意识等方面。3.在培训过程中，应注重实践操作，提高使用人员的实际操作能力。（三）考核评估1.对参加培训的人员进行考核评估，考核方式可以包括理论考试、实际操作考核、日常工作表现评估等。2.考核评估结果应作为使用人员绩效