超市进货进货管理制度

超市进货进货管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范超市进货流程，确保所采购商品的质量、价格、供应稳定性等符合超市运营需求，保障超市的正常经营秩序，提高经济效益，为顾客提供优质的商品和服务。2.适用范围本制度适用于超市所有商品的进货活动，包括但不限于食品、日用品、生鲜产品、服装、家电等各类商品的采购。3.基本原则质量第一原则：严格把控商品质量，优先选择质量可靠、符合国家相关标准和行业规范的产品。性价比最优原则：在保证商品质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，争取最具竞争力的价格，实现性价比最大化。供应商选择多元化原则：建立广泛的供应商网络，引入不同规模、不同地区的供应商，确保商品供应的稳定性和多样性。合规合法原则：进货活动必须遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规，维护超市的良好形象。二、采购组织与职责1.采购部门设置超市设立专门的采购部门，根据商品类别划分为不同的采购小组，如食品采购组、日用品采购组、生鲜采购组等，每个小组负责相应类别商品的采购工作。2.采购部门职责制定采购计划：根据超市的销售数据、市场趋势、库存状况等因素，定期制定各类商品的采购计划，明确采购商品的种类、数量、规格、采购时间等。供应商开发与管理：积极寻找、筛选、评估新的供应商，建立供应商档案，维护与现有供应商的良好合作关系，定期对供应商进行考核评价。采购谈判与合同签订：与供应商进行采购谈判，争取有利的采购价格、交货期、付款方式等条款，签订采购合同，并确保合同的有效执行。采购执行与跟踪：按照采购计划和合同要求，及时下达采购订单，跟踪订单执行情况，协调解决采购过程中出现的问题，确保商品按时、按质、按量到货。市场调研与分析：关注市场动态，收集行业信息，分析市场价格走势和消费者需求变化，为采购决策提供依据。库存管理与控制：与库存管理部门密切协作，根据销售情况和库存水平，合理控制采购量，避免库存积压或缺货现象的发生。3.其他部门在采购中的职责销售部门：及时向采购部门反馈销售数据和顾客需求信息，协助采购部门制定采购计划。库存管理部门：定期向采购部门提供库存报表，反馈库存动态，为采购决策提供参考。同时，负责对到货商品进行验收、入库管理。财务部门：审核采购合同，确保付款条款合理合规，负责采购资金的安排和支付，并对采购成本进行核算和分析。三、供应商管理1.供应商开发信息收集：通过多种渠道收集潜在供应商信息，如网络搜索、行业展会、供应商推荐、客户介绍等。初步筛选：对收集到的供应商信息进行初步筛选，评估其基本资质、生产能力、产品质量、价格水平、信誉等方面情况，确定符合基本要求的供应商名单。实地考察：对初步筛选合格的供应商进行实地考察，深入了解其生产经营状况、质量管理体系、物流配送能力等，实地考察后形成考察报告。供应商评估与准入：根据实地考察结果和相关评估指标，对供应商进行综合评估，评估合格的供应商纳入超市供应商名录，作为正式合作对象。2.供应商评估与考核建立评估指标体系：从产品质量、交货期、价格、服务水平、信誉等方面建立供应商评估指标体系，明确各项指标的权重和评分标准。定期评估：采购部门定期（每季度或半年）对供应商进行评估，根据评估指标体系对供应商的表现进行打分评价。考核结果应用：根据评估考核结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会、增加采购量、价格优惠等奖励；对于表现不佳的供应商，及时发出整改通知，要求其限期改进。如整改后仍不符合要求，可考虑减少合作份额甚至终止合作。3.供应商档案管理档案建立：为每个供应商建立独立的档案，记录其基本信息、资质文件、合作历史、评估考核结果等内容。档案更新：及时更新供应商档案信息，确保档案内容的准确性和完整性。如供应商发生重大变更（如公司名称、地址、联系方式、经营范围等），应及时在档案中进行记录。档案查阅与使用：规定档案查阅权限，确保相关人员在授权范围内查阅供应商档案，以便了解供应商情况，为采购决策提供参考依据。四、采购流程1.采购计划制定数据收集与分析：采购部门定期收集销售数据、库存数据、市场需求信息等，进行综合分析，了解各类商品的销售趋势、库存水平和市场需求变化。采购计划编制：根据数据分析结果，结合超市的经营目标、促销计划、节假日安排等因素，制定各类商品的采购计划。采购计划应明确采购商品的种类、规格、数量、采购时间、预计到货时间等详细信息。采购计划审批：采购计划编制完成后，提交给相关部门和领导进行审批。审批通过后的采购计划作为采购执行的依据。2.供应商选择与采购订单下达供应商选择：根据采购计划，从供应商名录中选择合适的供应商。对于新采购的商品或现有供应商无法满足需求的情况，按照供应商开发流程寻找新的供应商。采购谈判：与选定的供应商进行采购谈判，就商品价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款进行协商，争取有利的采购条件。采购订单下达：谈判达成一致后，采购部门及时下达采购订单。采购订单应明确采购商品的详细信息、交货时间、交货地点、付款方式等内容，并确保订单信息准确无误。采购订单下达后，应及时将订单副本发送给相关部门，如库存管理部门、财务部门等，以便各部门做好相应准备。3.采购订单跟踪与催货订单跟踪：采购部门负责跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的备货进度、发货情况等。通过与供应商保持密切沟通，掌握订单的实时动态，确保订单按时执行。催货：如发现供应商未按照订单约定的时间发货或出现延迟交货的情况，采购部门应及时向供应商发出催货通知，了解原因并要求其尽快发货。对于多次催货仍未解决问题的供应商，应采取相应的措施，如追究违约责任、调整合作关系等。4.到货验收验收准备：库存管理部门在商品到货前，应做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具和场地、熟悉验收标准和流程等。数量验收：验收人员按照采购订单和送货单，对到货商品的数量进行清点核对，确保数量准确无误。如发现数量不符，应及时与供应商沟通，查明原因并协商解决办法。质量验收：依据商品质量标准和验收规范，对到货商品的质量进行检验。检验内容包括外观、规格、性能、包装等方面。对于食品、生鲜产品等特殊商品，还需检查其保质期、检验检疫证明等相关文件。如发现质量问题，应及时记录并按照规定处理，如退货、换货、补货等。验收记录：验收人员对验收过程和结果进行详细记录，填写验收报告。验收报告应包括采购订单号、供应商名称、商品名称、规格、数量、到货日期、验收情况等信息。验收记录作为商品入库和结算的重要依据。5.入库与结算入库：验收合格的商品，库存管理部门按照规定办理入库手续，将商品存放到指定的仓库位置，并更新库存系统信息。入库过程中，应确保商品摆放整齐、标识清晰，便于管理和盘点。结算：财务部门根据采购合同、验收报告和入库单等相关凭证，与供应商进行结算。按照合同约定的付款方式和期限，及时支付货款。在结算过程中，如发现问题或差异，应及时与采购部门和供应商沟通协调，查明原因并进行处理。五、采购价格管理1.价格调研与分析定期市场调研：采购部门定期组织市场调研活动，了解各类商品的市场价格动态。调研渠道包括但不限于供应商报价、行业展会、市场调研机构报告、竞争对手价格信息等。价格分析：对收集到的价格信息进行分析，掌握价格变化趋势和影响因素。通过与历史价格数据对比、不同供应商价格比较等方法，评估当前市场价格水平的合理性。建立价格档案：为各类主要采购商品建立价格档案，记录不同时期、不同供应商的价格情况。价格档案应包括商品名称、规格、价格、采购日期、供应商等信息，以便随时查阅和分析价格变化情况。2.采购价格谈判策略充分准备：在与供应商进行价格谈判前，采购人员应详细了解商品成本构成、市场价格走势、供应商经营状况等信息，制定合理的谈判策略和目标。强调合作优势：在谈判过程中，向供应商强调超市的采购规模、合作潜力、付款及时性等优势，争取供应商给予更优惠的价格。灵活运用谈判技巧：根据谈判情况，灵活运用谈判技巧，如倾听供应商意见、提出合理的价格诉求、进行价格比较、寻求妥协方案等，以达成双方都能接受的价格协议。关注长期合作：不仅仅关注单次采购的价格，更要着眼于与供应商的长期合作关系。通过建立良好的合作基础，争取在未来的采购中获得更有利的价格条款。3.价格调整机制定期价格评估：采购部门定期对采购商品的价格进行评估，结合市场价格变化、成本变动、供应商价格调整等因素，判断当前采购价格是否合理。价格调整申请：如发现采购价格需要调整，采购部门应填写价格调整申请表，详细说明价格调整的原因、调整幅度、影响范围等内容，并提交给相关部门和领导审批。价格调整执行：经审批同意后的价格调整申请，采购部门及时与供应商沟通协商，办理价格调整手续。同时，通知相关部门（如库存管理部门、财务部门等）做好相应的系统信息更新和账务处理工作。六、采购风险管理1.风险识别与评估市场风险：关注市场价格波动、供应短缺、需求变化等因素对采购活动的影响，评估市场风险发生的可能性和影响程度。供应商风险：对供应商的经营状况、信誉、财务状况、生产能力等方面进行评估，识别供应商可能存在的违约、破产、质量问题等风险。质量风险：分析采购商品可能存在的质量问题，如假冒伪劣产品、不符合质量标准等，评估质量风险对超市经营和顾客权益的影响。合同风险：审查采购合同条款，识别合同签订、履行过程中可能存在的风险，如合同条款漏洞、违约责任不明确、争议解决方式不合理等。法律法规风险：确保采购活动符合国家法律法规要求，关注相关法律法规政策的变化，评估因法律法规调整可能给采购带来的风险。2.风险应对措施市场风险应对：通过建立价格预警机制、与供应商签订价格调整条款、优化采购计划等方式，应对市场价格波动风险。加强市场监测和分析，提前做好市场预测，及时调整采购策略，以降低市场需求变化对采购的影响。供应商风险应对：加强供应商管理和评估，定期对供应商进行实地考察和信用评级。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利义务和违约责任。建立供应商风险预警机制，及时发现供应商可能存在的风险迹象，并采取相应的措施，如增加备用供应商、调整采购份额等。质量风险应对：严格执行商品质量验收标准，加强到货检验工作。与供应商签订质量保证协议，明确质量责任和退换货处理方式。建立质量追溯体系，一旦发现质量问题，能够及时追溯到供应商并采取有效的解决措施，保障超市的正常经营和顾客权益。合同风险应对：在签订采购合同前，仔细审查合同条款，确保合同内容合法合规、条款明确、权利义务对等。加强合同执行过程中的监督和管理，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时与供应商沟通协商解决。建立合同纠纷处理机制，妥善处理合同履行过程中出现的争议和纠纷。法律法规风险应对：加强采购人员的法律法规培训，提高法律意识。定期对采购合同和采购活动进行合法性审查，确保采购行为符合法律法规要求。关注国家法律法规政策的变化，及时调整采购策略和合同条款，避免因法律法规调整带来的风险。七、监督与审计1.内部监督机制设立监督岗位：超市内部设立专门的采购监督岗位，负责对采购活动进行全程监督。监督人员独立于采购部门，直接向超市管理层汇报工作。日常监督：监督人员定期检查采购计划的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的签订与履行情况、供应商管理情况等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。专项审计：定期开展采购专项审计工作，对采购项目进行全面深入的审查。审计内容包括采购项目的立项依据、采购方式的选择、采购过程的合规性、采购成本的合理性、采购效益等方面。通过专项审计，发现采购活动中存在的潜在问题和风险，提出改进建议，促进采购管理水平的提高。2.审计要求与流程审计计划制定：审计部门根据超市的经营情况和采购管理重点，制定年度采购审计计划，明确审计目标、范围、内容、时间安排等。审计实施：审计人员按照审计计划和审计程序，对采购项目进行详细审查。通过查阅文件资料、访谈相关人员、实地观察等方式，收集审计证据，形成审计工作底稿。审计报告撰写：审计人员根据审计工作底稿，撰写审计报告。审计报告应客观、公正地反映采购项目的审计情况，包括审计发现的问题、原因分析、整改建议等内容。审计结果反馈与跟踪：审计报告提交给超市管理层和相关部门后，审计部门负责跟踪整改情况，确保审计发现的问题得到有效解决。对整改不