贵重货物收发管理制度

贵重货物收发管理制度一、总则（一）目的为加强公司贵重货物收发管理，确保贵重货物的安全、准确收发，防止货物丢失、损坏等情况发生，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及贵重货物收发的部门和人员，包括但不限于采购部、仓库管理部门、销售部、物流配送部门等。（三）定义1.贵重货物：指价值较高、具有重要用途或特殊性质的货物，如珠宝首饰、高档电子产品、精密仪器、贵重原材料等。2.收发：包括货物的接收、验收、入库、存储、保管、出库、配送等一系列操作环节。二、收发流程（一）货物接收1.到货通知采购部在签订采购合同后，应及时将预计到货日期、货物名称、规格、数量等信息通知仓库管理部门。物流配送部门在货物到达前，应提前通知相关部门做好接收准备。2.初步检查仓库管理部门收到到货通知后，应安排专人在货物到达时进行初步检查。检查内容包括货物外包装是否完好、有无破损、变形等情况，货物数量是否与送货单一致等。3.交接手续如初步检查无异常，送货人员与仓库管理人员应办理货物交接手续，填写货物交接清单，双方签字确认。交接清单应详细记录货物名称、规格、数量、包装情况等信息。（二）验收1.验收标准仓库管理部门应根据采购合同、产品质量标准等要求制定详细的验收标准。验收标准应包括货物的外观、规格、性能、数量、质量证明文件等方面的内容。2.验收程序仓库管理人员按照验收标准对货物进行全面验收。对于需要专业检测设备或技术人员进行检测的货物，应及时联系相关部门或专业机构进行检测。验收过程中如发现货物存在质量问题、数量短缺等情况，应及时通知采购部，并要求供应商做出处理。3.验收报告验收完成后，仓库管理人员应填写验收报告，详细记录验收情况，包括验收结果、存在问题及处理意见等。验收报告经相关人员签字确认后存档。（三）入库1.入库安排验收合格的货物，仓库管理人员应根据货物的性质、类别、存储要求等安排合适的存储位置。对于贵重货物，应实行专库或专柜存储，并设置明显的标识。2.入库记录货物入库时，仓库管理人员应及时填写入库单，记录货物的入库日期、名称、规格、数量、存储位置等信息。入库单应一式多联，分别交由采购部、财务部门等相关部门留存。（四）存储保管1.存储环境要求仓库应保持干燥、通风、清洁，温度、湿度等环境条件应符合贵重货物存储要求。对于有特殊存储要求的货物，如易燃易爆物品、易腐食品等，应按照相关规定进行存储。2.保管措施仓库管理人员应定期对贵重货物进行盘点、检查，确保货物数量准确、质量完好。加强仓库的安全防范措施，设置门禁系统、监控设备等，防止货物被盗、被损坏。对于贵重货物的出入库情况，应进行详细记录，以便追溯查询。3.库存预警仓库管理部门应根据货物的库存情况、销售情况等设定库存预警指标。当库存低于预警指标时，应及时通知采购部进行补货。（五）出库1.出库申请各部门因业务需要领用贵重货物时，应填写出库申请表，注明货物名称、规格、数量、用途等信息。出库申请表经部门负责人审批后提交给仓库管理部门。2.审批流程仓库管理部门收到出库申请表后，应进行审核，确保申请内容符合规定。对于涉及金额较大或重要用途的贵重货物出库申请，还需经财务部门、公司领导等相关人员审批。3.出库操作审批通过后，仓库管理人员按照出库申请表的要求进行货物出库操作。出库时应核对货物的名称、规格、数量等信息，确保与出库申请表一致。办理出库手续，填写出库单，双方签字确认。（六）配送1.配送安排物流配送部门根据出库单的要求，安排合适的运输方式和运输工具进行货物配送。对于贵重货物的配送，应选择具有良好信誉和安全保障的物流企业，并要求其采取必要的安全防护措施。2.运输过程监控物流配送部门应在运输过程中对货物进行实时监控，确保货物安全运输。如发现运输过程中出现异常情况，应及时采取措施进行处理，并通知相关部门。3.货物交付货物到达目的地后，物流配送人员应与收货方办理货物交付手续，填写货物交付清单，双方签字确认。交付清单应详细记录货物名称、规格、数量、包装情况等信息。三、人员职责（一）采购部职责1.负责与供应商签订采购合同，明确贵重货物的质量标准、数量、价格、交货期等条款。2.及时将采购合同相关信息通知仓库管理部门，跟踪货物采购进度，确保货物按时到货。3.对于验收过程中发现的质量问题、数量短缺等情况，负责与供应商沟通协调，督促其解决问题。（二）仓库管理部门职责1.负责贵重货物的接收、验收、入库、存储保管、出库等操作环节的管理工作。2.制定贵重货物的验收标准和存储保管制度，确保货物安全、准确存储。3.定期对贵重货物进行盘点、检查，及时发现并处理货物存储过程中出现的问题。4.负责与采购部、各领用部门等相关部门的沟通协调，提供货物库存信息和出入库情况。（三）物流配送部门职责1.负责贵重货物的运输配送工作，选择合适的运输方式和运输工具，确保货物安全、及时送达目的地。2.在运输过程中对货物进行实时监控，如发现异常情况及时采取措施处理，并通知相关部门。3.与收货方办理货物交付手续，确保货物准确交付。（四）使用部门职责1.根据业务需要填写贵重货物出库申请表，注明货物用途、数量等信息，并按规定流程进行审批。2.负责对领用的贵重货物进行妥善保管和使用，确保货物用于规定用途，不得擅自转借、挪用。（五）财务部门职责1.负责审核贵重货物采购合同、出入库单据等相关财务凭证，确保财务数据的准确性。2.定期对贵重货物的库存情况进行核对，监督库存管理情况。3.根据公司财务制度，对贵重货物的采购、存储、使用等环节进行成本核算和控制。四、安全管理（一）安全设施配备1.仓库应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置、监控设备等，并确保其正常运行。2.对于存储易燃易爆、有毒有害等危险货物的仓库，应按照相关规定配备专门的安全防护设备和应急救援器材。（二）人员安全培训1.对涉及贵重货物收发的人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能。2.培训内容包括货物安全知识、消防安全知识、防盗知识、应急处理方法等。（三）安全检查与隐患排查1.定期对贵重货物存储场所、运输车辆等进行安全检查，及时发现并消除安全隐患。2.建立安全隐患排查治理台账，对发现的安全隐患进行详细记录，明确整改责任人、整改措施和整改期限。（四）应急预案制定与演练1.制定贵重货物收发安全应急预案，明确应急处置流程和各部门人员的职责分工。2.定期组织应急预案演练，提高应对突发事件的能力。五、监督与考核（一）监督机制1.公司设立专门的监督小组，负责对贵重货物收发管理制度的执行情况进行监督检查。2.监督小组定期或不定期对采购部、仓库管理部门、物流配送部门等相关部门进行检查，发现问题及时督促整改。（二）考核办法1.制定贵重货物收发管理考核指标，包括货物验收合格率、库存准确率、货物丢失损坏率、出入库手续办理及时率等。2.对各相关部门和人员的考核结果进行排名，并与绩效奖金、晋升等挂钩。3.对于在贵重货物收发管理工作中表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于违反制度规定、造成损失的部门和个人，给予相应的处罚。六、信息化管理（一）系统建设1.建立贵重货物收发管理信息系统，实现货物采购、验收、入库、存储、保管、出库、配送等环节的信息化管理。2.信息系统应具备货物信息录入、查询、统计分析、预警提示等功能，提高管理效率和准确性。（二）数据管理1.加强对贵重货物收发管理信息系统数据的管理，确保数据的准确性、完整性和安全性。2.定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。（三）信息共享1.实现采购