门店宣传资料管理制度

门店宣传资料管理制度总则目的为加强门店宣传资料的管理，规范宣传资料的设计、制作、发放、使用及存档等流程，确保宣传资料准确传达公司品牌形象和产品信息，提高宣传效果，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司旗下各门店所使用的各类宣传资料，包括但不限于海报、宣传单页、手册、展架、赠品等。基本原则1.准确性原则：宣传资料所传达的信息应准确无误，与公司品牌形象、产品特点及服务理念保持一致。2.规范性原则：宣传资料的设计、制作应符合公司的视觉识别系统（VIS）规范，确保整体风格统一。3.时效性原则：及时更新宣传资料内容，确保其反映公司最新动态、产品信息及促销活动等。4.节约性原则：在保证宣传效果的前提下，合理控制宣传资料的制作成本，避免浪费。职责分工市场部1.负责制定门店宣传资料的年度规划，根据公司业务发展和市场需求，确定宣传资料的种类、数量及投放时间。2.组织宣传资料的设计、制作工作，与设计公司或供应商沟通协调，确保设计方案符合公司要求，制作质量达到标准。3.审核宣传资料的内容，确保信息准确、合法、合规，避免出现虚假宣传或误导消费者的情况。4.负责宣传资料的发放、调配及库存管理，根据门店需求及时提供宣传资料，并定期盘点库存。5.收集、分析宣传资料的使用效果反馈，为后续宣传资料的优化提供依据。门店1.负责向市场部提交宣传资料的需求计划，包括种类、数量、使用时间等，确保宣传资料能够满足门店日常运营和促销活动的需要。2.按照规定的流程和方式领取、使用宣传资料，妥善保管，避免损坏、丢失。3.负责在门店内合理摆放宣传资料，确保其展示效果良好，能够吸引顾客注意力。4.及时反馈宣传资料在使用过程中出现的问题，如内容错误、设计缺陷、损坏等，并协助市场部进行处理。其他部门1.配合市场部提供宣传资料所需的相关信息，如产品资料、活动方案等，确保宣传资料内容的完整性和准确性。2.在各自职责范围内，协助门店做好宣传资料的使用和推广工作。宣传资料设计与制作设计要求1.符合品牌形象：宣传资料应严格遵循公司的视觉识别系统（VIS）规范，包括标志、色彩、字体、排版等，保持品牌形象的一致性和连贯性。2.突出重点：明确宣传目的和受众对象，突出产品或服务的核心卖点、优势及特色，吸引目标客户的关注。3.内容简洁明了：宣传资料的文字表述应简洁易懂，避免冗长复杂的句子和过多的信息堆砌，确保关键信息能够快速传达给受众。4.视觉效果良好：运用合适的图片、图表、图形等元素，增强宣传资料的视觉吸引力，但要注意避免过于花哨或混乱的设计，以免影响信息传达效果。制作流程1.需求提报：门店根据实际需求填写宣传资料需求申请表，详细说明宣传资料的种类、数量、用途、设计要求及预计使用时间等信息，提交至市场部。2.审核确认：市场部对门店提交的需求申请表进行审核，确认需求的合理性和必要性。对于涉及重大活动或重要产品的宣传资料，需报公司相关领导审批。3.设计制作：市场部根据审核通过的需求，委托专业的设计公司或供应商进行宣传资料的设计制作。在设计过程中，与设计方保持密切沟通，及时反馈修改意见，确保设计方案符合要求。4.校对审核：设计初稿完成后，市场部组织相关人员进行校对审核，包括内容审核和设计审核。内容审核主要检查宣传资料中的文字信息是否准确、完整、合法；设计审核主要检查视觉效果是否符合品牌形象和设计要求。对于审核中发现的问题，及时与设计方沟通修改，直至审核通过。5.定稿印刷：校对审核通过后的宣传资料设计稿作为定稿，交付印刷制作。市场部负责与印刷供应商签订印刷合同，明确印刷质量标准、交货时间、印刷数量等要求，并跟踪印刷进度，确保按时、按质完成印刷任务。制作成本控制1.预算编制：市场部在制定宣传资料年度规划时，应根据宣传资料的种类、数量、制作工艺等因素，编制详细的制作成本预算，报公司领导审批。2.成本核算：在宣传资料设计制作过程中，市场部应严格按照预算控制成本，对各项费用进行核算。对于超出预算的项目，需及时分析原因，并报公司领导审批。3.供应商选择：通过招标、比价等方式选择优质的设计公司和印刷供应商，确保在保证质量的前提下，获得合理的价格。同时，与供应商建立长期合作关系，争取更优惠的合作条件。宣传资料发放与使用发放流程1.计划制定：市场部根据门店需求和宣传计划，制定宣传资料发放计划，明确发放时间、地点、数量及责任人等信息。2.资料领取：门店按照发放计划，安排专人到市场部领取宣传资料。领取时，双方需在宣传资料领取登记表上签字确认，注明领取时间、种类、数量等信息。3.发放记录：市场部负责对宣传资料的发放情况进行记录，包括发放时间、发放门店、发放数量等，以便跟踪和统计宣传资料的使用情况。使用规范1.摆放位置：门店应在店内显著位置摆放宣传资料，如入口处、收银台、产品展示区等，确保顾客能够方便地获取和阅读。同时，要注意宣传资料的摆放整齐、有序，保持良好的展示效果。2.使用方式：宣传资料只能用于门店的宣传推广活动，不得挪作他用。在使用过程中，应注意保护宣传资料的完整性，不得随意涂改、损坏或丢弃。3.发放对象：宣传资料应主要面向进店顾客发放，不得向非目标客户群体强行发放或进行不当推销。在发放过程中，要注意礼貌、热情，引导顾客关注宣传资料内容。4.活动配合：门店在举办促销活动、新品推广等活动时，应充分利用宣传资料进行宣传造势。根据活动主题和内容，合理搭配使用不同类型的宣传资料，如海报、宣传单页、赠品等，提高活动的宣传效果。库存管理1.建立库存台账：市场部和门店分别建立宣传资料库存台账，详细记录宣传资料的入库、出库、库存数量等信息。库存台账应定期核对，确保账实相符。2.库存盘点：市场部定期组织对宣传资料库存进行盘点，盘点周期为[具体周期]。盘点结束后，编制库存盘点报告，对盘点结果进行分析总结。如发现库存差异，应及时查明原因，并采取相应的处理措施。3.库存预警：根据宣传资料的使用频率和库存情况，设定库存预警线。当库存数量低于预警线时，市场部应及时安排补货，确保门店宣传资料的正常使用。宣传资料回收与存档回收要求1.定期回收：市场部定期组织对门店的宣传资料进行回收，回收周期为[具体周期]。回收时，应提前通知门店做好准备工作。2.全面回收：对门店内所有正在使用和未使用的宣传资料进行全面回收，确保无遗漏。回收的宣传资料应保持完整、干净，无明显损坏或涂改。3.特殊情况处理：对于因活动需要暂时无法回收的宣传资料，门店应妥善保管，并在活动结束后及时交回市场部。如宣传资料在活动期间出现丢失、损坏等情况，门店应及时向市场部说明原因，并承担相应的责任。存档管理1.分类整理：市场部对回收的宣传资料进行分类整理，按照种类、版本、时间等因素进行归档。同时，建立电子档案，便于查询和管理。2.保存期限：宣传资料的存档保存期限为[具体期限]，保存期限届满后，经公司领导审批同意，可进行销毁处理。3.查阅使用：因工作需要查阅宣传资料存档的，需填写宣传资料查阅申请表，经市场部负责人审批后，方可查阅。查阅过程中，应注意保护宣传资料的原始状态，不得擅自复印、涂改或损坏。监督与考核监督检查1.定期检查：市场部定期对门店宣传资料的管理情况进行检查，检查内容包括宣传资料的摆放、使用、库存等方面。检查结果应形成书面报告，及时反馈给门店，并督促其整改。2.不定期抽查：公司将不定期对门店宣传资料的管理情况进行抽查，重点检查宣传资料的使用是否规范、库存是否准确等。对于抽查中发现的问题，将视情节轻重给予相应的处罚。考核机制1.考核指标：建立门店宣传资料管理考核指标体系，主要考核指标包括宣传资料的摆放规范程度、使用效果、库存准确率、回收及时率等。2.考核周期：考核周期为[具体周期]，与门店绩效考核周期一致。3.考核结果应用：将门店宣传资料管理考核结果与门店绩效考核挂钩，对考核成绩优秀的门店给予表彰