西宁收据发票管理制度

西宁收据发票管理制度总则1.目的为加强公司收据与发票的管理，规范收据与发票的领购、开具、保管、使用及核销等行为，确保公司财务收支的真实性、合法性和完整性，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于西宁地区公司本部及所属各部门、各分支机构在经营活动中涉及的收据与发票管理。3.职责分工财务部门负责制定和完善收据与发票管理制度，并组织实施。统一办理收据与发票的领购、保管、发放、回收及核销工作。指导和监督各部门、各分支机构正确使用收据与发票，定期检查收据与发票的使用情况。负责对违规使用收据与发票的行为进行调查和处理。各部门、各分支机构负责本部门、本分支机构收据与发票的领取、保管和使用，并指定专人负责。按照财务部门的要求，及时、准确地开具收据与发票，并在规定时间内将收据与发票存根联及相关资料交回财务部门核销。配合财务部门做好收据与发票的检查和审计工作，如实提供相关资料和情况。收据管理1.收据的种类及适用范围本公司使用的收据主要包括内部收据和财政监制收据。内部收据用于公司内部非经营性业务往来，如收取员工暂借款、押金、代收代付费用等。财政监制收据用于符合财政部门规定的特定业务，如行政事业性收费等。2.收据的领购财务部门根据公司业务需要，定期向财政部门或相关管理部门申请领购收据。领购收据时，应填写领购申请表，注明所需收据的种类、数量等信息，并加盖公司财务专用章。经财政部门或相关管理部门审核批准后，财务部门凭领购凭证到指定地点领购收据，并及时登记收据的种类、号码、数量等信息。3.收据的保管财务部门应设立专门的收据保管专柜，指定专人负责收据的保管工作。收据应按照种类、号码顺序存放，确保存放安全、整齐，便于查找和核对。严禁将收据转借、转让、代开给其他单位或个人使用。如发现收据丢失、被盗等情况，应立即向财务部门报告，并及时采取挂失等补救措施。同时，查明原因，追究相关人员的责任。4.收据的开具各部门、各分支机构在发生符合开具收据条件的业务时，应按照规定的格式和内容开具收据。开具收据时，应使用蓝黑墨水或碳素墨水笔填写，做到字迹清晰、内容完整、印章齐全。收据各联次应一次填写完毕，上下联内容一致，不得涂改、挖补、撕毁。收据的开具日期应填写实际收款日期，交款单位或个人名称应填写全称，金额应大写和小写同时注明，大小写金额必须一致。对于涉及款项的收据，应在收据上加盖公司财务专用章或发票专用章。开具后的收据存根联及相关资料应妥善保管，按照规定的期限保存，以备核查。5.收据的使用监督财务部门应定期对各部门、各分支机构的收据使用情况进行检查，检查内容包括收据的开具是否规范、内容是否真实、存根联是否完整等。如发现收据使用过程中存在违规行为，财务部门应及时责令整改，并按照公司相关规定进行处理。情节严重的，应追究相关人员的法律责任。6.收据的核销各部门、各分支机构应在规定时间内将已开具的收据存根联及相关资料交回财务部门核销。财务部门在核销收据时，应核对收据的号码、金额、开具日期等信息与存根联是否一致，同时检查收据的使用是否符合规定。经核对无误后，财务部门在收据存根联上加盖"已核销"章，并将核销情况进行登记。对于未使用完的收据，各部门、各分支机构应及时交回财务部门，由财务部门统一办理注销手续。发票管理1.发票的种类及适用范围本公司涉及的发票主要包括增值税专用发票、增值税普通发票、通用机打发票等。增值税专用发票适用于增值税一般纳税人销售货物、提供应税劳务或应税服务开具给购买方用于抵扣进项税额的发票。增值税普通发票适用于增值税一般纳税人及小规模纳税人销售货物、提供应税劳务或应税服务开具给购买方作为记账凭证的发票。通用机打发票适用于不符合增值税专用发票和增值税普通发票开具条件的其他经营业务。2.发票的领购财务部门根据公司业务需要，按照税务机关的规定定期向主管税务机关申请领购发票。领购发票时，应填写领购申请表，注明所需发票的种类、数量等信息，并加盖公司发票专用章。经主管税务机关审核批准后，财务部门凭领购凭证到指定地点领购发票，并及时登记发票的种类、号码、数量等信息。对于增值税专用发票的领购，实行限量供应制度，财务部门应根据公司实际经营情况合理申请领购数量。3.发票的保管财务部门应设立专门的发票保管专柜，配备必要的安全设施，如保险柜、防盗门窗等，指定专人负责发票的保管工作。发票应按照种类、号码顺序存放，确保存放安全、整齐，便于查找和核对。严禁将发票转借、转让、代开给其他单位或个人使用。如发现发票丢失、被盗等情况，应立即向财务部门和主管税务机关报告，并及时采取挂失等补救措施。同时，查明原因，追究相关人员的责任。已开具的发票存根联和发票登记簿，应保存五年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。4.发票的开具销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人，对外发生经营业务收取款项，收款方应当向付款方开具发票；特殊情况下，由付款方向收款方开具发票。开具发票时，应按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。不得开具与实际经营业务情况不符的发票，不得虚开发票。填写发票时，应做到字迹清晰、内容完整、项目齐全。发票上的客户名称应填写全称，不得填写简称；货物或应税劳务、服务名称应按照税务机关规定的商品和服务税收分类编码填写；规格型号、单位、数量、单价、金额等应如实填写；税率、税额应按照规定正确计算填写。对于增值税专用发票的开具，应严格按照增值税专用发票开具规定执行。销售方应在开具发票的次月申报期内，向主管税务机关报税。开具后的发票记账联作为记账凭证，发票联交购买方作为付款的记账凭证，抵扣联交购买方作为抵扣进项税额的凭证（仅适用于增值税专用发票）。5.发票的取得公司在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项时，应当向收款方取得发票。取得发票时，不得要求变更品名和金额。应取得而未取得发票、取得不符合规定的发票或者取得发票与实际经营业务情况不符的，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。取得发票后，应及时进行审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性等。如发现发票存在问题，应及时与开票方联系，要求对方重新开具或补正。6.发票的使用监督财务部门应定期对公司发票的使用情况进行检查，检查内容包括发票的开具是否规范、内容是否真实、取得是否合规等。税务机关对公司发票使用情况进行检查时，公司应积极配合，如实提供发票领购、开具、取得、保管等相关资料。如发现发票使用过程中存在违规行为，财务部门应及时责令整改，并按照公司相关规定进行处理。情节严重的，应追究相关人员的法律责任，并按照税务机关的规定接受处罚。7.发票的认证与抵扣对于取得的增值税专用发票，应在规定的认证期限内进行认证。认证期限为自发票开具之日起360日内。经认证相符的增值税专用发票，应在认证通过的次月申报期内，向主管税务机关申报抵扣进项税额。如因特殊原因无法在规定期限内认证或申报抵扣的，应按照税务机关的规定办理相关手续。8.发票的缴销当公司发生解散、破产、撤销以及其他情形，依法终止纳税义务的，应当在向工商行政管理机关或者其他机关办理注销登记前，持有关证件和资料向原税务登记机关申报办理注销税务登记，并缴销发票。公司因变更经营范围等原因，需要减少发票种类或用量的，应向主管税务机关申请办理发票缴销手续。财务部门在办理发票缴销时，应填写发票缴销申请表，注明缴销发票的种类、号码、数量等信息，并提交已开具发票的存根联及相关资料。经主管税务机关审核批准后，办理缴销手续。电子发票管理1.电子发票的接收与存储公司在取得电子发票时，应及时进行下载和保存。下载后的电子发票应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保存储安全、便于查找和核对。可以建立专门的电子发票文件夹，按照发票的年度、月份等进行分类存储。同时，为每张电子发票建立详细的索引信息，如发票号码、开票日期、金额、购买方信息等，以便快速查询和检索。2.电子发票的报销电子发票与纸质发票具有同等法律效力。员工在报销时，应提供电子发票的原件，并确保电子发票的真实性、完整性和合法性。报销人员应将电子发票打印出来，并在打印件上注明"此件为电子发票原件打印件"字样，同时加盖公司财务专用章或发票专用章。财务部门在审核报销时，应通过国家税务总局全国增值税发票查验平台等渠道对电子发票的真实性进行查验，并与打印件进行核对。核对无误后，按照公司报销制度进行审批和报销。3.电子发票的归档财务部门应定期将已报销的电子发票及其相关报销凭证进行归档。归档时，应将电子发票的电子文件与纸质打印件一并保存，确保两者信息一致。电子发票的归档期限应按照公司档案管理规定执行，一般为长期保存。归档后的电子发票应进行备份，以防止数据丢失。违规处理1.任何单位和个人违反本制度规定，有下列行为之一的，由财务部门责令限期改正，并视情节轻重给予相应的处罚：未按照规定领购、