车间记录归档管理制度

车间记录归档管理制度一、总则（一）目的为加强车间记录的规范化管理，确保记录的完整性、准确性和可追溯性，特制定本制度。本制度适用于车间内所有生产活动相关记录的归档管理。（二）适用范围本制度适用于车间各生产班组、各生产环节产生的各类记录，包括但不限于生产日报表、设备运行记录、质量检验记录、物料出入库记录等。（三）职责分工1.车间主任：负责监督本制度的执行，对车间记录的完整性和准确性负责。2.班组长：组织本班组员工做好各类记录的填写工作，并确保记录及时、准确地上交。3.记录填写人员：按照规定认真填写各类记录，保证记录内容真实、完整、清晰。4.档案管理人员：负责车间记录的收集、整理、归档、保管和查阅工作。二、记录的分类与编号（一）记录分类1.生产记录：包括生产日报表、生产批次记录、产量统计记录等，用于记录生产过程中的各项数据和信息。2.设备记录：如设备运行日志、设备维护保养记录、设备故障维修记录等，反映设备的运行状况和维护情况。3.质量记录：质量检验报告、产品不合格记录、质量控制图等，是对产品质量进行监控和追溯的依据。4.物料记录：物料出入库单、物料盘点记录、物料消耗记录等，记录物料的流转和使用情况。5.安全记录：安全检查记录、事故报告、安全培训记录等，保障车间生产安全。6.环境记录：如车间环境卫生检查记录、废气废水排放监测记录等，体现车间环境管理情况。（二）记录编号为便于记录的识别、查询和管理，对各类记录进行统一编号。编号规则如下：1.编号结构：采用"车间代码+记录类别代码+年份+月份+流水号"的形式。2.车间代码：根据车间的不同，设定相应的两位代码，如"01"代表一车间，"02"代表二车间等。3.记录类别代码：按照上述记录分类，分别设定不同的类别代码，如"SC"代表生产记录，"SB"代表设备记录等。4.年份和月份：用四位数字表示年份，两位数字表示月份，如"202305"表示2023年5月。5.流水号：从001开始依次递增，位数根据实际情况确定，以保证编号的唯一性。例如，一车间2023年5月的第10份生产日报表的编号为：01SC202305010。三、记录的填写要求（一）基本要求1.及时填写：记录应在相关活动发生后及时填写，不得拖延或事后补填。2.内容完整：按照记录表格的要求，填写所有必填项目，确保记录内容全面、准确。3.字迹清晰：使用黑色或蓝色中性笔填写，字迹工整、清晰，易于辨认。4.数据准确：记录中的数据应真实可靠，不得随意涂改。如需修改，应在原数据上划一条横线，在其上方填写正确数据，并加盖修改人印章或签字。（二）不同类型记录的填写要点1.生产记录生产日报表：详细记录当日生产的产品名称、规格、产量、班次、人员出勤等信息。生产批次记录：针对每一批次产品，记录从原材料投入到产品产出的全过程，包括原材料批次、生产工艺参数、设备运行情况、质量检验结果等。2.设备记录设备运行日志：记录设备每天的开机时间、停机时间、运行参数（如温度、压力、转速等）、运行状况（正常、异常）等。设备维护保养记录：按照设备维护保养计划，记录每次维护保养的时间、内容、更换的零部件等。设备故障维修记录：详细记录设备故障发生的时间、现象、原因分析、维修措施及维修结果等。3.质量记录质量检验报告：记录产品检验的项目、标准、实测数据、检验结论等。对于不合格产品，应注明不合格项目及处理情况。产品不合格记录：汇总产品生产过程中出现的不合格情况，包括不合格产品的批次、数量、不合格原因及处理结果等。质量控制图：根据质量检验数据绘制，直观反映产品质量的波动情况，以便及时发现质量异常并采取措施。4.物料记录物料出入库单：明确记录物料的名称、规格、型号、数量、出入库时间、仓库、经手人等信息。物料盘点记录：定期对物料进行盘点，记录盘点日期、物料名称、实际库存数量、账存数量、盘盈盘亏情况及原因等。物料消耗记录：统计生产过程中各类物料的消耗数量，与生产计划和产量进行对比分析。5.安全记录安全检查记录：记录每次安全检查的时间、检查人员、检查部位、发现的安全隐患及整改情况。事故报告：发生安全事故后，应立即填写事故报告，包括事故发生的时间、地点、经过、原因分析、伤亡情况、损失情况及处理措施等。安全培训记录：记录安全培训的时间、内容、培训人员、参加人员签名等信息。6.环境记录车间环境卫生检查记录：检查车间各区域的环境卫生状况，记录检查时间、检查部位、存在的问题及整改情况。废气废水排放监测记录：按照环保要求，定期对车间废气废水排放进行监测，记录监测时间、监测项目、监测结果等。四、记录的收集与整理（一）收集1.各岗位员工每日工作结束后，应将填写好的记录及时交至班组长。2.班组长在收到本班组员工的记录后，进行初步审核，确保记录填写完整、准确，然后于次日上午统一交至车间主任。3.车间主任对各班组上交的记录进行再次审核，无误后签字确认，并按照记录类别分别整理，定期交至档案管理人员。（二）整理1.档案管理人员在收到车间主任交来的记录后，首先按照记录编号顺序进行排列，确保编号连续、无遗漏。2.对记录进行分类整理，将同一类别的记录放在一起，并在每类记录前附上目录清单，注明记录名称、编号、日期范围等信息，方便查找和查阅。3.对于纸张记录，应去除破损、折叠、污渍严重的页面，确保记录的整洁和完整。对于电子记录，应进行数据备份，并按照统一的文件夹结构进行存储，文件夹命名应与记录类别和编号相对应。五、记录的归档与保管（一）归档1.经过整理的记录应及时进行归档，归档期限为每月末。档案管理人员应将当月各类记录整理成册，按照编号顺序依次放入档案盒或档案柜中，并在档案盒或档案柜上标明记录类别、年份、月份等信息。2.对于电子记录，应建立电子档案库，将备份数据存储在服务器或专用存储设备上，并按照记录类别和年份、月份进行分类存储。同时，应建立电子档案索引，方便快速查询和检索。（二）保管1.档案保管环境：记录档案应存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫的专用档案室内，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%。2.档案保管期限：各类记录的保管期限根据相关法律法规和公司规定执行。一般情况下，生产记录、质量记录、物料记录等保管期限为3年，设备记录、安全记录、环境记录等保管期限为5年。对于涉及重要合同、关键技术资料等记录，应长期保管。3.档案保管责任：档案管理人员负责记录档案的日常保管工作，定期对档案进行检查和盘点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。4.档案借阅管理：因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅记录的名称、编号、借阅原因、借阅时间等信息，经车间主任或相关负责人批准后，方可到档案管理人员处借阅。档案管理人员应登记借阅人员姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息，并将档案借出。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印或损坏档案。如需延长借阅时间，应提前办理续借手续。借阅结束后，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应进行核对，确保档案无损坏、无缺失后，办理归还手续。六、记录的查阅与使用（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅车间记录档案的，应按照档案借阅管理规定办理借阅手续。2.外部单位（如客户、供应商、政府监管部门等）如需查阅车间记录档案，必须持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司主管领导批准后，由档案管理人员陪同查阅。查阅过程中，外部人员不得擅自摘抄、复印或带走档案内容。3.查阅档案时，应在档案查阅登记表上详细记录查阅时间、查阅人员姓名、部门、查阅内容等信息。（二）使用1.查阅记录档案的人员应严格按照查阅目的使用记录内容，不得将记录用于其他非相关用途。2.如需对记录进行复印、拍照等操作，应事先经档案管理人员同意，并在其监督下进行。复印、拍照后的记录应妥善保管，不得随意传播。3.利用车间记录进行数据分析、统计报表编制等工作时，应确保数据的准确性和真实性，不得篡改或伪造记录数据。七、记录的销毁（一）销毁条件记录档案在保管期限届满后，经相关部门审核确认已无保存价值的，方可进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理人员根据记录的保管期限，定期清理到期档案，并填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经车间主任、财务部门、审计部门等相关部门审核签字后，报公司主管领导批准。3.经批准后，档案管理人员组织实施档案销毁工作。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保记录内容无法恢复。销毁过程中，应安排专人监督，并在《档案销毁记录》上记录销毁时间、地点、销毁方式、监督人员等信息。4.销毁完成后，档案管理人员应将《档案销毁申请表》、《档案销毁记录》等相关资料整理归档，保存期限为2年。八、监督与考核（一）监督检查1.车间主任应定期对本车间记录的填写、收集、整理等情况进行检查，发现问题及时督促整改。2.公司质量管理部门、审计部门等不定期对车间记录档案的管理情况进行抽查，检查记录的完整性、准确性、规范性以及档案保管、查阅、销毁等环节的执行情况。（二）考核措施1.对于在记录管理工作中表现优秀的员工或班组，公司给予适当的奖励，如表彰、奖金等。2.对于违反本制度规定的行为，视情节轻重给予相应的处罚：记录填写不及时、不完整、不准确的，责令相关责任人限期整改，并给予警告处分。擅自涂改、伪造记录的，给予记过处分；情节严重的，解除劳动合同。未按规定进行记录收集、整理、归档、保管的，对相关责