预留印鉴变更管理制度

预留印鉴变更管理制度一、总则（一）目的为规范公司预留印鉴的变更管理，确保公司印章使用的安全性、合法性和规范性，维护公司的正常经营秩序和合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司预留印鉴的变更管理。（三）定义1.预留印鉴：指公司在银行等金融机构预留的用于办理各类支付结算业务、签署合同协议等重要文件的印章组合，包括但不限于公章、财务专用章、法定代表人章等。2.印鉴变更：指因公司名称变更、法定代表人变更、印章损坏或丢失、业务调整等原因，对预留印鉴进行的更换或调整。二、印鉴变更的情形（一）公司名称变更1.公司因合并、分立、改制、重组等原因导致名称发生变化。2.公司根据法律法规、行业规定或自身发展需要主动变更名称。（二）法定代表人变更1.因公司董事会换届选举、法定代表人辞职、免职等原因导致法定代表人更换。2.公司法定代表人因其他特殊原因需要变更，如出国定居、长期离职等。（三）印章损坏或丢失1.印章因长期使用、自然老化、意外损坏等原因无法正常使用。2.印章因保管不善、被盗抢、遗失等原因丢失。（四）业务调整1.公司业务范围扩大或缩小，需要新增或减少预留印鉴的使用范围。2.公司内部管理架构调整，导致预留印鉴的使用权限发生变化。（五）其他原因1.法律法规、监管要求发生变化，需要对预留印鉴进行变更。2.公司与合作方协商一致，需要变更预留印鉴以满足合作业务的需要。三、印鉴变更的流程（一）申请1.由相关部门或人员根据印鉴变更的情形，填写《预留印鉴变更申请表》（以下简称《申请表》）。《申请表》应详细说明印鉴变更的原因、变更内容、预计变更时间等信息，并加盖申请部门或人员的公章。2.对于因公司名称变更、法定代表人变更等原因导致的印鉴变更，申请部门或人员应为公司的法定代表人或授权代表；对于因印章损坏或丢失、业务调整等原因导致的印鉴变更，申请部门或人员应为负责印章管理的部门或人员。（二）审批1.《申请表》提交后，由公司的印章管理部门进行初审。初审内容包括申请信息的完整性、准确性，印鉴变更原因的合理性等。初审通过后，印章管理部门负责人在《申请表》上签署意见并加盖部门公章。2.初审通过的《申请表》提交至公司的财务管理部门进行审核。财务管理部门应从财务风险控制、资金安全等角度对印鉴变更进行审核，重点审核印鉴变更是否会对公司的财务结算、资金收付等业务产生影响。审核通过后，财务管理部门负责人在《申请表》上签署意见并加盖部门公章。3.《申请表》经印章管理部门和财务管理部门审核通过后，提交至公司的分管领导进行审批。分管领导应根据公司的整体战略、经营情况和管理要求，对印鉴变更进行全面评估和审批。审批通过后，分管领导在《申请表》上签署意见并签字确认。4.对于涉及公司重大事项的印鉴变更，如公司名称变更、法定代表人变更等，还需提交公司董事会或股东会进行审议和批准。经董事会或股东会审议通过后，相关决议文件作为《申请表》的附件一同存档。（三）准备1.经审批通过的《申请表》连同相关证明文件（如公司名称变更的工商核准通知书、法定代表人变更的任职文件等）一并提交至公司的印章制作单位。印章制作单位应根据《申请表》的要求，按照国家有关法律法规和公司印章管理规定，制作新的印鉴。2.在新印鉴制作完成后，印章管理部门应及时与银行等金融机构取得联系，预约办理印鉴变更手续的时间，并准备好办理手续所需的其他材料，如营业执照副本、组织机构代码证、法定代表人身份证明等。（四）办理1.印章管理部门安排专人负责陪同公司法定代表人或授权代表前往银行等金融机构办理印鉴变更手续。办理过程中，应严格按照银行等金融机构的要求填写相关表格、提交证明文件，并在银行工作人员的指导下完成印鉴的更换或调整。2.办理印鉴变更手续时，应确保新印鉴与原印鉴在形式、内容和使用范围上保持一致，同时应注意新印鉴的启用时间和有效期。办理完成后，应及时获取银行等金融机构出具的印鉴变更回执，并将回执原件交回公司印章管理部门存档。（五）备案1.印章管理部门在完成印鉴变更手续后，应及时对新印鉴进行备案。备案内容包括印鉴的样式、使用范围、启用时间、有效期等信息。备案应采用书面形式，并加盖印章管理部门公章。2.印章管理部门应将印鉴变更的相关信息及时通知公司内部各相关部门和人员，包括财务管理部门、业务部门、法务部门等，确保各部门和人员能够及时了解印鉴变更情况，并按照新的印鉴使用规定进行业务操作。四、印鉴变更的相关责任（一）申请部门或人员责任1.申请部门或人员应确保《申请表》填写内容真实、准确、完整，提供的证明文件合法、有效。2.因申请部门或人员提供虚假信息、证明文件导致印鉴变更错误或给公司造成损失的，申请部门或人员应承担相应的法律责任和经济赔偿责任。（二）印章管理部门责任1.印章管理部门应严格按照本制度规定的流程对印鉴变更申请进行初审，确保初审意见客观、公正、准确。2.印章管理部门应负责新印鉴的制作、备案和保管工作，确保新印鉴的安全性和规范性。因印章管理部门工作失误导致印鉴变更延误、新印鉴出现问题或给公司造成损失的，印章管理部门负责人和相关责任人应承担相应的管理责任和经济赔偿责任。（三）财务管理部门责任1.财务管理部门应从财务风险控制、资金安全等角度对印鉴变更申请进行审核，确保印鉴变更不会对公司的财务结算、资金收付等业务产生不利影响。2.财务管理部门应及时与银行等金融机构沟通协调，了解印鉴变更对公司账户资金管理的影响，并指导相关部门和人员做好财务结算和资金收付工作。因财务管理部门审核不严、沟通协调不到位导致公司财务风险增加或给公司造成损失的，财务管理部门负责人和相关责任人应承担相应的管理责任和经济赔偿责任。（四）分管领导责任分管领导应对印鉴变更申请进行全面评估和审批，确保印鉴变更符合公司的整体战略、经营情况和管理要求。因分管领导审批失误导致印鉴变更给公司造成损失的，分管领导应承担相应的领导责任。（五）其他相关部门和人员责任公司内部其他相关部门和人员应按照印章管理部门的通知要求，及时调整与印鉴使用相关的业务操作流程和文件资料。因未及时调整或调整不当导致公司业务受到影响或给公司造成损失的，相关部门和人员应承担相应的管理责任和经济赔偿责任。五、印鉴变更的风险防范（一）加强印章保管1.设立专门的印章保管场所，配备必要的安全设施，如保险柜、监控设备等，确保印章存放安全。2.印章保管人员应严格遵守印章保管制度，实行双人保管、分人分锁，严禁一人保管全部印章。印章保管人员不得擅自将印章带出保管场所，确因工作需要携带印章外出的，须经公司领导批准，并办理相关登记手续。3.定期对印章保管情况进行检查和盘点，确保印章数量准确、完好无损。如发现印章损坏或丢失，应立即报告公司领导，并按照本制度规定的流程进行处理。（二）严格印章使用审批1.制定详细的印章使用审批流程，明确各类印章的使用范围、审批权限和审批程序。印章使用前，必须填写《印章使用申请表》，经相关部门负责人、分管领导或法定代表人审批同意后，方可使用。2.加强对印章使用审批的审核和监督，确保审批意见真实、合理、合规。对于涉及重大事项或金额较大的印章使用申请，应进行重点审核和风险评估。3.建立印章使用登记台账，详细记录印章使用的时间、事由、申请人、批准人等信息。印章使用登记台账应妥善保管，以备查阅和审计。（三）强化人员培训1.定期组织公司员工进行印章管理相关知识和法律法规的培训，提高员工对印章管理重要性的认识和风险防范意识。2.培训内容应包括印章的种类、用途、使用流程、保管要求、风险防范措施等方面的知识，确保员工熟悉印章管理的各项规定和操作要求。3.通过培训，使员工了解印章使用不当可能带来的法律风险和经济损失，增强员工的责任意识和合规意识，自觉遵守印章管理规定。（四）完善应急预案1.制定印鉴变更应急预案，明确在印章损坏、丢失、被盗抢等紧急情况下的应对措施和处理流程。2.应急预案应包括应急处置的组织架构、职责分工、报告程序、处置措施等内容，确保在紧急情况下能够迅速、有效地采取措施，降低风险损失。3.定期对应急预案进行演练和评估，及时发现问题并进行修订和完善，确保应急预案的有效性和可操作性。六、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门应定期对预留印鉴变更管理情况进行审计监督，检查印鉴变更流程是否合规、相关责任是否落实、风险防范措施是否有效等。审计结果应及时向公司领导报告，并提出改进建议。（二）日常检查监督印章管理部门应加强对预留印鉴变更的日常检查监督，定期对印鉴的保管、使用情况进行检查，确保印鉴管理规范、安全。对于检查中发现的问题，应及时进行整改，并将整改情况记录在案。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的印鉴变更行为，公司将视情节轻重，对相关责任部门和人员给予批评教育、警告