公司级会议管理制度

公司级会议管理制度一、总则（一）目的为规范公司级会议的组织与管理，提高会议效率，确保会议决策的有效执行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部召开的各类公司级会议，包括但不限于公司例会、专题会议、年度会议、临时会议等。（三）会议原则1.高效务实原则：会议应围绕公司重要事项、关键问题展开，注重实际效果，避免形式主义，确保会议能够解决问题、推动工作。2.充分准备原则：会议组织者和参会人员应提前做好充分准备，明确会议目的、议题、议程等，提高会议质量。3.沟通协调原则：会议是信息交流与沟通协调的重要平台，参会人员应积极参与讨论，充分发表意见，促进部门间的协作与配合。4.责任落实原则：会议决策事项应明确责任部门和责任人，确保决策得到有效执行，并对执行情况进行跟踪和反馈。二、会议分类及职责（一）公司例会1.定义：公司例会是公司定期召开的会议，旨在总结工作进展、部署下一阶段工作任务、协调解决工作中存在的问题。2.参会人员：公司领导、各部门负责人。3.会议周期：每周[x]举行一次，如遇特殊情况可提前或推迟召开。4.会议组织：由行政部门负责组织，提前收集各部门上周工作总结及本周工作计划，整理后提交会议主持人。5.主要职责公司领导：对上周工作进行点评，对本周工作进行总体部署，协调解决各部门之间的重大问题。各部门负责人：汇报本部门上周工作完成情况、存在问题及本周工作计划，提出需要公司协调解决的事项。（二）专题会议1.定义：专题会议是针对公司某一特定主题或专项工作召开的会议，旨在深入研究和解决相关问题。2.参会人员：根据会议主题确定，包括相关部门负责人及工作人员。3.会议组织：由相关业务部门提出申请，经公司领导批准后，由申请部门负责组织。会议组织者需提前明确会议主题、目的、议程、参会人员等，并提前通知参会人员做好准备。4.主要职责会议发起部门：负责介绍会议主题背景、现状及存在的问题，提出解决方案或建议，并负责会议记录。参会人员：针对会议主题进行深入讨论，提供专业意见和建议，共同研究制定解决方案或措施。（三）年度会议1.定义：年度会议是公司每年召开的总结全年工作、规划下一年度发展战略和目标的重要会议。2.参会人员：公司全体员工。3.会议组织：由行政部门牵头，各相关部门配合，共同组织筹备。会议组织者需提前制定详细的会议方案，包括会议时间、地点、议程、参会人员范围、会议资料准备等，并提前通知全体员工。4.主要职责公司领导：对公司年度工作进行全面总结，分析公司经营状况和存在的问题，提出下一年度公司发展战略、目标和重点工作任务。各部门负责人：汇报本部门年度工作完成情况、取得的成绩、存在的不足及下一年度工作计划。员工代表：可就公司发展、工作建议等方面进行发言，表达员工的心声和诉求。（四）临时会议1.定义：临时会议是因公司业务发展需要、突发事件或紧急情况而临时召开的会议。2.参会人员：根据会议目的确定，通常包括相关部门负责人及工作人员。3.会议组织：由发起部门或公司领导指定人员负责组织，会议组织者需在最短时间内通知参会人员，并明确会议主题、议程、时间、地点等。4.主要职责：针对突发问题或紧急事项进行讨论和决策，制定应对措施，确保公司业务的正常运转。三、会议组织与安排（一）会议申请1.各部门如需召开公司级会议，应提前填写《会议申请表》，详细说明会议主题、目的、时间、地点、参会人员范围、议程安排、会议预计时长等内容，并提交至行政部门。2.行政部门对各部门提交的《会议申请表》进行初步审核，重点审核会议必要性、参会人员范围合理性、时间安排是否冲突等。审核通过后，报公司领导审批。（二）会议通知1.经公司领导审批同意召开的会议，由行政部门负责按照批准的会议信息起草会议通知，并通过邮件、内部通讯工具等方式发送给参会人员。2.会议通知应明确会议的时间、地点、主题、议程、参会要求等内容，确保参会人员提前做好准备。对于重要会议，应提前[x]天发送通知；对于一般性会议，应提前[x]小时发送通知。（三）会议准备1.会议资料准备根据会议主题和议程，由会议组织者或相关部门准备会议资料，如汇报材料、数据报表、文件资料等。会议资料应内容准确、简洁明了，突出重点。在会议召开前，将会议资料提前分发给参会人员，以便参会人员提前了解会议内容，做好发言准备。2.会议场地布置根据会议规模和类型，选择合适的会议场地，并进行合理布置。会议场地应整洁、舒适、光线充足，配备必要的会议设备，如投影仪、音响、麦克风、桌椅等，确保会议顺利进行。在会议场地显著位置摆放会议标识牌，注明会议名称、时间、地点等信息。（四）会议签到1.会议开始前，参会人员应在会议签到处签到，签到表应记录参会人员姓名、部门、职务等信息。2.会议组织者安排专人负责签到工作，对迟到、缺席人员进行记录，并及时向会议主持人报告。（五）会议记录1.对于公司级会议，应安排专人负责会议记录。会议记录人员应具备良好的文字记录能力和沟通能力，能够准确、完整地记录会议内容。2.会议记录内容应包括会议主题、时间、地点、参会人员、主持人、会议议程、发言内容、讨论结果、决议事项等。会议记录应采用电子文档和纸质文档相结合的方式进行保存，电子文档应及时备份。3.会议记录人员应在会议结束后[x]个工作日内完成会议记录的整理和归档工作，并将会议纪要发送给参会人员及相关部门。（六）会议主持1.公司级会议通常由公司领导或指定人员担任主持人。主持人应提前熟悉会议议程和内容，了解参会人员情况，确保会议按照预定程序顺利进行。2.主持人应把控会议节奏，引导参会人员围绕会议主题进行发言和讨论，避免出现偏离主题、争吵等情况。对于会议讨论中的分歧和争议，主持人应及时进行协调和引导，确保达成共识。四、会议纪律与要求（一）参会人员要求1.参会人员应提前安排好工作，准时参加会议，不得迟到、早退或无故缺席。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议组织者请假，并安排其他人员代为参会。2.参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，不得在会议期间交头接耳、玩手机、看报纸等做与会议无关的事情。3.参会人员应尊重他人发言，不得打断他人讲话。如有不同意见，应在他人发言结束后，礼貌地表达自己的观点和看法。4.参会人员应严格遵守会议保密规定，对于会议中涉及的公司机密信息、商业秘密等，不得泄露给无关人员。（二）会议发言要求1.发言人员应提前准备好发言内容，确保发言主题明确、重点突出、条理清晰、数据准确。2.发言人员应控制发言时间，避免冗长和拖沓。一般性发言时间不宜超过[x]分钟，重要发言时间不宜超过[x]分钟。如有特殊情况需要延长发言时间，应提前向主持人申请。3.发言人员应使用规范的语言和表达方式，避免使用模糊、歧义或不文明的语言。（三）会议决议执行1.会议形成的决议事项，由责任部门或责任人负责组织实施。责任部门或责任人应制定详细的工作计划和措施，明确工作目标、任务、时间节点和责任人，确保决议事项得到有效执行。2.行政部门负责对会议决议事项的执行情况进行跟踪和监督，定期向公司领导汇报决议事项的执行进展情况。对于执行过程中出现的问题和困难，及时协调相关部门进行解决。3.对于未按时完成会议决议事项的责任部门或责任人，应向公司领导说明原因，并提出改进措施和下一步工作计划。公司将视情况对相关责任部门或责任人进行通报批评或绩效考核扣分等处理。五、会议预算与费用管理（一）会议预算1.召开公司级会议前，会议组织者应根据会议规模、类型、时间、地点等因素，编制会议预算。会议预算应包括会议场地租赁费用、会议设备租赁费用、会议资料印刷费用、餐饮费用、交通费用、礼品费用等各项开支。2.会议预算经行政部门审核后，报公司领导审批。审批通过后的会议预算作为会议费用控制的依据。（二）费用报销1.会议结束后，会议组织者应及时整理会议费用报销凭证，按照公司财务报销制度的规定，填写费用报销单，并附上会议通知、会议签到表、发票等相关证明材料，提交至财务部门审核报销。2.财务部门对会议费用报销凭证进行严格审核，确保费用支出真实、合理、合规，与会议预算相符。对于不符合报销规定的费用，财务部门有权拒绝报销。六、会议效果评估与改进（一）会议效果评估1.定期对公司级会议的效果进行评估，评估内容包括会议目标达成情况、参会人员满意度、会议决策执行情况等。2.会议效果评估可采用问卷调查、面谈、数据分析等方式进行。问卷调查应在会议结束后[x]个工作日内发放给参会人员，回收率应不低于[x]%。面谈可选取部分参会人员进行深入交流，了解他们对会议的意见和建议。数据分析主要分析会议决策事项的执行情况和对公司业务的影响。（二）改进措施制定1.根据会议效果评估结果，总结会议组织与管理过程中存在的问题和不足之处，制定针对性的改进措施。2.改进措施应明确责任部门、责任人、时间节点和具体工作内容，确保改进措施能够得到有效落实。（三）跟踪与反馈1.对改