公司电子章管理制度VIP

公司电子章管理制度一、总则（一）目的为规范公司电子章的使用与管理，确保电子章使用的安全性、合法性和有效性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构在业务活动中涉及电子章使用的相关事宜。（三）定义1.电子章：指公司通过电子签名技术制作的，以电子数据形式存储的，与公司实体印章具有同等法律效力的印章。2.电子签名：指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。二、电子章的申请与制作（一）申请流程1.各部门因工作需要使用电子章的，应填写《电子章申请表》，详细说明使用电子章的业务范围、使用频率等信息。2.《电子章申请表》经部门负责人审核签字后，提交至公司行政管理部门。3.行政管理部门对申请进行初步审查，核实申请部门的业务需求和使用必要性，审查通过后报公司分管领导审批。4.公司分管领导审批通过后，申请表返回行政管理部门备案。（二）制作要求1.行政管理部门依据经审批的《电子章申请表》，联系具有资质的电子印章制作机构进行电子章制作。2.电子章的制作应遵循国家相关法律法规和行业标准，确保电子章的安全性和可靠性。3.电子章制作完成后，制作机构应向公司提供电子章的密钥、证书等相关资料，并协助公司完成电子章的安装和调试工作。三、电子章的存储与保管（一）存储方式1.电子章应存储于公司指定的安全服务器或存储设备中，并进行加密处理，防止电子章数据被非法获取或篡改。2.存储电子章的服务器或存储设备应具备数据备份功能，定期对电子章数据进行备份，以防止数据丢失。（二）保管责任1.公司行政管理部门负责电子章存储设备的日常管理和维护，确保设备的正常运行。2.设立专门的电子章管理员岗位，负责电子章密钥、证书等相关资料的保管。电子章管理员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守公司的保密制度。3.电子章管理员应定期对电子章的存储情况进行检查，确保电子章数据的安全存储。如发现异常情况，应及时报告并采取相应的措施。四、电子章的使用权限（一）权限设定原则1.根据公司各部门的业务职能和工作需要，合理设定电子章的使用权限，确保电子章的使用仅限于经过授权的人员和业务范围。2.电子章的使用权限分为不同的级别，如普通使用权限、高级使用权限等，各级权限应明确规定可使用电子章的业务类型和审批流程。（二）权限审批1.对于申请电子章使用权限的人员，所在部门应进行严格的资格审查，确保其具备相应的业务能力和职业道德。2.资格审查通过后，填写《电子章使用权限申请表》，详细说明申请的权限级别和可使用电子章的业务范围。3.《电子章使用权限申请表》经部门负责人审核签字后，提交至公司行政管理部门。4.行政管理部门对申请进行审核，审核通过后报公司分管领导审批。5.公司分管领导审批通过后，申请表返回行政管理部门备案，并为申请人开通相应的电子章使用权限。（三）权限变更与撤销1.因工作岗位变动、业务调整等原因需要变更电子章使用权限的，申请人应填写《电子章使用权限变更申请表》，按照权限审批流程进行申请。2.对于不再需要使用电子章的人员，所在部门应及时填写《电子章使用权限撤销申请表》，报公司行政管理部门审核后，由公司分管领导审批撤销其电子章使用权限。五、电子章的使用流程（一）用章申请1.业务人员在办理需要使用电子章的业务时，应填写《电子章使用申请表》，详细说明用章事项、用章文件名称、用章范围等信息。2.《电子章使用申请表》经部门负责人审核签字后，提交至公司行政管理部门。（二）用章审批1.行政管理部门对用章申请进行初步审查，核实申请事项的真实性、合法性和必要性。2.根据用章事项的重要程度和风险级别，按照公司规定的审批流程进行审批。审批流程可分为一级审批、二级审批等，具体审批级别和流程由公司根据实际情况确定。3.对于涉及重大事项或金额较大的用章申请，应提交公司领导班子会议进行集体审议。（三）电子章使用1.经审批通过的用章申请，电子章管理员根据审批意见，在公司指定的电子印章管理系统中进行电子章的使用操作。2.在使用电子章时，应确保电子章与用章文件内容一致，使用过程应进行详细记录，包括用章时间、用章人、用章事项等信息。3.电子章使用完成后，应及时关闭电子印章管理系统，防止电子章被非法使用。（四）用章文件归档1.业务人员在用章完成后，应将用章文件及相关审批资料进行整理归档，确保文件资料的完整性和可追溯性。2.归档的文件资料应按照公司档案管理规定进行分类存放，便于查询和查阅。六、电子章使用的监督与审计（一）监督机制1.公司行政管理部门负责对电子章的使用情况进行日常监督，定期检查电子章使用记录、审批文件等资料，确保电子章的使用符合规定。2.设立电子章使用监督举报电话和邮箱，接受公司员工和外部相关方对电子章违规使用行为的举报。对于举报信息，应及时进行调查核实，并根据调查结果进行相应处理。（二）内部审计1.公司内部审计部门定期对电子章的使用与管理情况进行审计，审查电子章管理制度的执行情况、使用流程的合规性、电子章存储与保管的安全性等方面。2.对于审计中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。七、电子章使用的风险防范（一）技术风险防范1.选用安全可靠的电子印章管理系统，确保系统具备完善的安全防护机制，如身份认证、数据加密、访问控制等功能。2.定期对电子印章管理系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现并修复系统存在的安全隐患。3.建立电子章使用的应急处理机制，制定应急预案，明确在电子章系统出现故障、数据丢失等紧急情况下的应对措施，确保业务的正常开展。（二）人为风险防范1.加强对电子章使用人员的培训，提高其安全意识和操作技能，使其熟悉电子章的使用流程和风险防范措施。2.建立健全电子章使用人员的考核机制，对违反电子章管理制度的人员进行严肃处理，情节严重的依法追究其法律责任。3.加强对电子章管理员的管理，签订保密协议，明确其工作职责和保密义务，防止电子章密钥等重要信息泄露。八、电子章的变更与废止（一）变更1.因公司名称变更、业务调整、印章样式更新等原因需要变更电子章的，由公司行政管理部门提出申请，按照电子章制作流程进行重新制作。2.新电子章制作完成后，应及时通知各相关部门和人员，并按照规定的程序进行电子章使用权限的调整和更新。（二）废止1.电子章在以下情况下应予以废止：电子章所对应的业务已经终止；电子章因损坏、被盗等原因无法正常使用；公司决定不再使用电子章等。2.电子章废止后，电子章管理员应及时将其密钥、证书等相关资料进行销毁，并在电子印章管理系统中进行废止操作。3