转办部门闭环管理制度

转办部门闭环管理制度一、总则（一）目的为提高公司转办事项的处理效率和质量，确保各项工作有序、高效推进，实现转办工作的全程跟踪与管理，特制定本闭环管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间转办事项的管理，包括但不限于文件、任务、信息等的转办。（三）基本原则1.及时高效原则：转办事项应在规定时间内完成，避免拖延，确保工作效率。2.责任明确原则：明确转办事项的责任主体，避免职责不清导致工作推诿。3.全程跟踪原则：对转办事项进行全程跟踪，及时掌握进展情况，确保工作落实。4.闭环管理原则：转办事项从发起、处理到反馈形成完整的闭环，确保事事有回音，件件有着落。二、转办事项的发起（一）发起条件各部门在工作中遇到需要其他部门协助办理的事项，且该事项符合转办要求时，可发起转办。（二）发起流程1.填写转办申请表：由发起部门填写《转办申请表》，详细说明转办事项的内容、要求、预计完成时间等信息。2.部门负责人审核：发起部门负责人对转办申请表进行审核，确认信息准确无误后签字批准。3.提交转办申请：将审核通过的转办申请表提交至公司指定的转办管理部门。（三）转办申请表内容1.转办事项描述：清晰、准确地描述转办事项的具体内容。2.转办要求：明确对承办部门的工作要求，如工作标准、完成时间等。3.预计完成时间：根据事项的复杂程度和紧急程度，合理预估完成时间。4.附件：如有相关文件、资料等作为转办依据，可作为附件一并提交。三、转办事项的受理（一）受理部门职责转办管理部门负责接收各部门提交的转办申请，并进行初步审核。审核内容包括转办事项的必要性、完整性、合规性等。（二）受理流程1.接收转办申请：转办管理部门收到转办申请表后，进行登记。2.初步审核：对转办申请表进行初步审核，如发现问题及时与发起部门沟通，要求补充或修正相关信息。3.分配承办部门：根据转办事项的性质和各部门职责，将转办事项分配至合适的承办部门。（三）特殊情况处理1.涉及多个部门的事项：对于涉及多个部门的转办事项，由转办管理部门协调相关部门共同办理，并明确各部门的职责分工。2.紧急事项：对于紧急转办事项，转办管理部门应优先处理，立即分配至承办部门，并要求承办部门优先安排工作，尽快完成。四、转办事项的办理（一）承办部门职责1.接收转办事项：承办部门收到转办管理部门分配的转办事项后，应及时安排专人负责办理。2.制定办理计划：承办部门根据转办要求和预计完成时间，制定详细的办理计划，明确工作步骤和时间节点。3.组织实施办理：按照办理计划组织实施转办事项的办理工作，确保工作质量和进度。4.及时沟通协调：在办理过程中，如遇到问题或需要其他部门协助，应及时与相关部门沟通协调，确保转办事项顺利进行。（二）办理流程1.任务分配：承办部门负责人将转办事项分配给具体的承办人员，并明确其工作职责和要求。2.办理工作：承办人员按照办理计划开展工作，定期向部门负责人汇报工作进展情况。3.过程监控：承办部门负责人对转办事项的办理过程进行监控，及时发现问题并协调解决。4.调整计划：如因特殊情况导致原办理计划无法按时完成，承办部门应及时调整办理计划，并向转办管理部门和发起部门说明情况。（三）沟通协调机制1.内部沟通：承办部门与其他相关部门之间应建立良好的沟通机制，及时交流信息，协调工作。沟通方式包括但不限于电话、邮件、会议等。2.沟通记录：每次沟通应做好记录，包括沟通时间、内容、参与人员等，以便后续查阅和追溯。3.重大问题协调：对于转办事项办理过程中的重大问题，由转办管理部门组织相关部门进行协调解决。五、转办事项的反馈（一）反馈要求1.及时反馈：承办部门应在规定时间内将转办事项的办理结果反馈给转办管理部门和发起部门。2.反馈内容：反馈内容应包括办理结果、相关数据、文件等，确保信息完整、准确。3.反馈方式：反馈方式可根据实际情况选择邮件、纸质报告等，但需确保反馈信息能够及时、准确地传达给相关部门。（二）反馈流程1.办理完成：承办部门完成转办事项的办理工作后，对办理结果进行审核。2.填写反馈表：承办部门填写《转办事项反馈表》，详细说明办理结果、执行情况、存在问题及建议等。3.部门负责人审核：承办部门负责人对反馈表进行审核，确认信息准确无误后签字批准。4.提交反馈：将审核通过的反馈表提交至转办管理部门。（三）反馈审核1.转办管理部门审核：转办管理部门收到反馈表后，对反馈内容进行审核，如发现问题及时与承办部门沟通，要求补充或修正相关信息。2.发起部门确认：转办管理部门将审核通过的反馈表转发给发起部门，发起部门对办理结果进行确认。如发起部门对办理结果有异议，应及时与承办部门沟通，协商解决。六、转办事项的跟踪与监督（一）跟踪机制1.定期跟踪：转办管理部门定期对转办事项的进展情况进行跟踪，了解办理进度，及时发现问题并协调解决。2.实时监控：利用信息化手段对转办事项进行实时监控，如通过项目管理软件、工作流系统等，及时掌握工作动态。（二）监督措施1.建立监督档案：转办管理部门建立转办事项监督档案，记录转办事项的发起、受理、办理、反馈等全过程信息，以便进行监督和追溯。2.定期通报：转办管理部门定期对转办事项的办理情况进行通报，对工作进度快、质量高的部门进行表扬，对工作拖延、质量不高的部门进行批评。3.责任追究：对于因工作失误或故意拖延导致转办事项未能按时完成，给公司造成损失的，按照公司相关规定追究责任部门和责任人的责任。七、转办事项的归档与保管（一）归档要求1.及时归档：转办事项办理完成后，承办部门应及时将相关文件、资料等进行整理归档。2.归档内容：归档内容包括转办申请表、办理计划、办理过程中的相关文件、反馈表等。3.归档方式：归档方式可采用纸质档案或电子档案，具体方式由公司根据实际情况确定。（二）保管期限转办事项的档案保管期限按照公司档案管理相关规定执行，确保档案资料的完整性和可追溯性。（三）档案查阅1.查阅权限：公司内部人员因工作需要查阅转办事项档案的，应按照公司档案查阅规定办理查阅手续。2.查阅记录：档案管理部门应对查阅情