银行档案查档管理制度

银行档案查档管理制度一、总则（一）目的为加强银行档案查档管理，规范查档行为，确保档案信息的安全与合理利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行各部门及分支机构因工作需要查阅档案的相关活动。（三）基本原则1.依法合规原则：查档活动必须遵守国家法律法规及本行相关规定。2.安全保密原则：严格保护档案信息安全，防止档案信息泄露。3.合理利用原则：在确保档案安全的前提下，为工作提供必要的档案支持。二、档案查档管理职责分工（一）档案管理部门1.负责建立健全档案查档管理制度和流程。2.保管档案原件，对档案查档申请进行初审。3.负责查档登记、调档、还档等具体操作。4.监督检查查档过程中的安全保密情况。（二）申请查档部门1.明确查档需求，填写查档申请表，说明查档目的、范围等。2.安排专人负责与档案管理部门沟通协调查档事宜。3.对查档人员进行监督，确保其按照规定使用档案。（三）查档人员1.凭有效证件和授权进行查档。2.严格遵守查档制度，不得擅自涂改、抽取、损坏档案。3.在规定场所查阅档案，按时归还档案。三、档案查档范围（一）业务档案1.客户开户资料，包括身份证明、联系方式、账户信息等。2.贷款档案，如借款合同、抵押合同、评估报告等。3.信用卡申请及使用记录。4.各类交易明细，如存取款记录、转账记录等。（二）行政档案1.本行内部文件、通知、规章制度等。2.会议纪要、工作报告等。3.人事档案，包括员工入职资料、考核记录、薪酬信息等。（三）其他档案根据工作需要经批准可查阅的其他相关档案。四、查档申请与审批（一）查档申请1.申请查档部门应填写《银行档案查档申请表》，详细注明查档目的、所需档案名称、查档时间范围等内容。2.申请表应由申请部门负责人签字并加盖部门公章。（二）审批流程1.档案管理部门收到查档申请表后，对申请内容进行初审。2.初审通过后，根据查档涉及的档案级别和重要程度，提交相应层级的领导审批。一般档案查档申请，由档案管理部门负责人审批。重要档案查档申请，需经分管档案工作的行领导审批。涉及机密、绝密档案的查档申请，须经行主要领导审批。3.审批通过后，档案管理部门向申请查档部门发放《查档通知单》。五、查档方式与场所（一）查档方式1.现场查阅：查档人员凭有效证件和《查档通知单》到档案管理部门指定场所查阅档案。2.档案复印件提供：根据申请查档部门需求，档案管理部门可提供部分档案的复印件，但需注明"复印件与原件核对一致"字样，并加盖档案管理部门印章。（二）查档场所1.档案管理部门应设立专门的查档室，配备必要的办公设备和安全设施。2.查档室应保持整洁、安静，便于查档人员查阅档案。3.查档室内应安装监控设备，对查档过程进行全程监控。六、查档操作规范（一）查档人员要求1.查档人员必须是申请查档部门正式员工，且经过档案管理部门培训，熟悉查档流程和档案管理规定。2.查档人员应持有效身份证件，在规定时间内到档案管理部门办理查档手续。（二）查阅档案1.查档人员应在档案管理部门工作人员的陪同下查阅档案，不得擅自进入档案库房。2.查阅档案时，应使用档案管理部门提供的查阅工具，不得在档案上涂改、圈划、抽取、污损或拆卷。3.如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序和要求进行复印。（三）档案归还1.查档结束后，查档人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。2.档案管理部门工作人员应对归还的档案进行核对，确认无误后在《查档登记簿》上签字。七、档案信息安全与保密（一）安全措施1.档案管理部门应采取防火、防潮、防虫、防盗等安全措施，确保档案实体安全。2.查档室内应配备必要的消防器材和应急照明设备，制定应急预案。3.对档案存储设备定期进行维护和检查，确保数据安全。（二）保密要求1.查档人员应对查阅的档案内容严格保密，不得向无关人员泄露。2.严禁将档案带出查档室，如需特殊情况需带出，须经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。3.档案管理部门工作人员应对查档过程中涉及的档案信息严格保密，不得擅自传播。八、查档监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对查档工作进行自查，检查查档流程是否规范、档案信息是否安全等。2.对发现的问题及时进行整改，并记录整改情况。（二）外部监督1.接受上级监管部门及相关审计部门的监督检查，积极配合提供相关资料。2.根据监督检查意见，及时完善查档管理制度和流程。九、违规处理（一）对查档人员违规行为的处理1.查档人员如有违反查档制度，擅自涂改、抽取、损坏档案或泄露档案信息等行为，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理。2.造成档案丢失或严重损坏的，依法追究其法律责任。（二）对申请查档部门违规行为的处理1.申请查档部门如有提供虚假查档申请或未按规定使用档案等行为，档案管理部门有权拒绝其查档申请，并视情节轻重给予通报批评。2.因申请查档部门违规行为导致档案信息泄露或其他不良后果的，追究申请查档部门负责人及相关人员的责任。（三）对档案管理部门工作人员违规行为的处理1.档案管理部门工作人员如有违反查档制度，擅自提供档案或泄露档案信息等行为，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理。2.造成严重后果的，依法解除劳动合同，并