连锁药品采购管理制度

连锁药品采购管理制度总则1.目的为加强连锁药品采购管理，规范采购行为，确保药品质量，降低采购成本，提高企业经济效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所属各连锁门店及总部采购部门的药品采购活动。3.基本原则质量第一原则：严格把控药品质量，确保所采购药品符合国家法律法规及相关质量标准。合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，依法签订采购合同。诚实守信原则：与供应商建立良好的合作关系，诚实守信，公平交易。成本效益原则：在保证药品质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。采购组织与职责1.采购部门设置及职责采购部：负责公司药品采购的统一管理工作，制定采购计划，选择供应商，签订采购合同，跟踪采购订单执行情况等。采购专员：具体执行采购任务，负责与供应商沟通协调，收集供应商信息，进行询价、比价、议价等工作。2.其他部门相关职责质量管理部：负责对采购药品的质量进行审核和验收，确保入库药品质量合格。财务部：负责审核采购合同，安排采购资金，对采购成本进行核算和分析。门店：根据销售情况及时反馈药品需求信息，配合采购部门做好采购工作。供应商管理1.供应商选择与评估供应商选择标准具有合法的经营资质，提供的药品符合国家法律法规及相关质量标准。具备良好的商业信誉，无不良记录。生产或经营的药品质量稳定，有可靠的质量保证体系。具有较强的供应能力，能够按时、按量供应药品。价格合理，具有一定的价格优势。供应商评估定期对供应商进行评估，评估内容包括药品质量、供应能力、价格水平、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商和不合格供应商。2.供应商档案管理建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质证明、合作记录、评估结果等内容。供应商档案应定期更新，确保信息的准确性和完整性。3.供应商淘汰与更换对于评估为不合格的供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。对于因质量问题、供应问题等原因需要更换供应商的，应按照规定的程序进行审批和更换。采购计划管理1.采购计划制定依据各连锁门店的销售数据及库存情况。市场需求预测。药品的季节性、流行性等特点。2.采购计划编制流程门店提报：各连锁门店每月末根据销售情况和库存状况，填写药品采购申请表，报至总部采购部门。采购部门汇总：采购部门对各门店的采购申请表进行汇总分析，结合市场需求预测，制定月度采购计划初稿。审核审批：采购计划初稿经质量管理部、财务部等相关部门审核后，报公司领导审批。下达执行：经审批后的采购计划下达至采购部门，采购部门按照计划组织实施采购。3.采购计划调整因市场需求变化、突发事件等原因需要调整采购计划的，应按照规定的程序进行审批和调整。采购流程管理1.采购申请各连锁门店根据销售情况和库存状况，填写药品采购申请表，详细注明药品名称、规格、数量、预计到货时间等信息，并报至总部采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请后，对申请内容进行审核。审核通过后，报相关领导审批。审批通过的采购申请进入采购流程。3.供应商选择与询价采购专员根据采购申请，在合格供应商范围内选择若干家供应商进行询价。询价内容包括药品价格、交货期、付款方式等。4.比价与议价采购专员对各供应商的报价进行比价分析，选择价格合理、供应条件优越的供应商进行议价。通过与供应商的协商，争取更优惠的采购价格和条款。5.采购合同签订确定供应商后，采购部门与供应商签订采购合同。采购合同应明确药品名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，报财务部备案。6.采购订单下达采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购药品的具体要求和交货时间等信息。7.采购跟踪与催货采购专员负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保药品按时、按量、按质到货。对于逾期未交货的供应商，应及时催货，并按照合同约定追究其违约责任。8.药品验收药品到货后，质量管理部按照相关标准和程序进行验收。验收合格的药品办理入库手续，验收不合格的药品按照规定进行处理。9.付款结算财务部根据采购合同和验收单据，审核无误后安排付款。付款方式应按照合同约定执行。采购质量管理1.质量标准审核采购部门在选择供应商和采购药品时，应确保所采购药品符合国家法律法规及相关质量标准。质量管理部负责对采购药品的质量标准进行审核，确保采购药品的质量符合要求。2.供应商质量保证协议采购部门与主要供应商签订质量保证协议，明确双方在药品质量方面的权利和义务。质量保证协议应包括药品质量标准、质量检验、质量问题处理等内容。3.到货验收质量管理部按照相关标准和程序对到货药品进行验收。验收内容包括药品的外观、包装、标签、说明书、质量检验报告等。验收合格的药品办理入库手续，验收不合格的药品按照规定进行退货、换货或销毁等处理。4.不合格药品处理对于验收不合格的药品，质量管理部应及时填写不合格药品报告，并通知采购部门和供应商。采购部门负责与供应商协商处理不合格药品事宜，按照合同约定追究供应商的违约责任。不合格药品应按照规定进行隔离存放，并做好标识，防止不合格药品流入市场。采购价格管理1.价格调研与分析采购部门定期对市场药品价格进行调研和分析，了解药品价格动态和市场供求关系。收集同类药品不同供应商的价格信息，为采购价格决策提供依据。2.价格谈判策略采购专员在与供应商进行价格谈判时，应制定合理的谈判策略。根据市场价格情况、供应商成本结构、采购数量等因素，争取更优惠的采购价格。3.价格审批与监控采购价格超过一定限额的，应报相关领导审批。建立采购价格监控机制，定期对采购价格进行分析和评估，确保采购价格合理。采购合同管理1.合同签订流程采购部门与供应商协商一致后，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括药品名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，报财务部备案。2.合同执行跟踪采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保合同各项条款得到有效履行。对于合同执行过程中出现的问题，应及时协商解决，并做好记录。3.合同变更与解除因市场需求变化、供应商原因等需要变更或解除采购合同的，应按照规定的程序进行审批和办理。变更或解除采购合同应签订书面协议，并及时通知相关部门。采购风险管理1.风险识别与评估对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括质量风险、供应风险、价格风险、合同风险等。分析风险产生的原因和可能造成的影响。2.风险应对措施针对不同的风险，制定相应的应对措施。例如，加强供应商管理，建立备用供应商；加强质量检验，确保药品质量；进行价格谈判，合理控制采购成本；规范合同签订与执行，防范合同风险等。3.风险监控与预警建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估。当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的措施进行处理。采购绩效评估1.评估指标设定采购成本：包括采购价格、运输费用、仓储费用等。采购质量：采购药品的合格率、退货率等。供应及时性：供应商交货准时率。合同执行情况：合同履约率。供应商管理：供应商满意度、供应商投诉率等。2.评估周期与方法采购绩效评估周期为每季度一次。采用定量与定性相结合的评估方法，