门店财务采购管理制度

门店财务采购管理制度总则目的为加强门店财务管理与采购流程的规范化、科学化，提高资金使用效率，确保商品采购的合理性、合法性，保障门店运营的顺利进行，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司旗下各门店的财务活动与采购业务。基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关财务、采购政策。2.准确性原则：财务数据记录准确，采购信息真实完整。3.效益性原则：追求经济效益最大化，合理控制成本与费用。4.制衡性原则：财务与采购各环节相互监督、相互制约。财务管理制度资金管理1.资金预算门店应于每月末编制次月资金预算，包括经营活动现金收支、投资活动现金收支、筹资活动现金收支等。资金预算需经店长审核后报公司财务部门备案。2.现金管理门店库存现金应严格按照规定限额留存，超出限额部分及时缴存银行。现金收支必须做到日清月结，每日营业终了，出纳人员应盘点现金，确保账实相符。严禁坐支现金，不得白条抵库。3.银行存款管理门店应开设银行结算账户，并指定专人负责银行账户的管理。银行存款日记账应定期与银行对账单核对，每月至少核对一次，如有不符，应及时编制银行存款余额调节表。严格控制银行账户的开立、变更与撤销，确需变更或撤销的，应按规定程序办理审批手续。费用报销1.报销流程费用发生后，经办人应及时填写费用报销单，并附上相关发票、收据等原始凭证。报销单经部门负责人审核签字后，报店长审批。店长审批通过后，交财务部门审核，财务人员审核无误后予以报销。2.报销标准明确各类费用的报销标准，如差旅费、业务招待费、办公费等。严格按照报销标准进行审核，超标准部分不予报销。3.审批权限设定不同费用额度的审批权限，如店长审批一定金额以下的费用报销，超过一定金额的需报公司上级领导审批。应收账款管理1.客户信用评估门店应对客户进行信用评估，建立客户信用档案。根据客户信用状况，确定信用额度与信用期限。2.应收账款催收财务部门应定期对应收账款进行清理，及时向客户发送催款通知。对于逾期未收回的账款，应采取有效措施进行催收，如上门催收、法律诉讼等。3.坏账处理对于确实无法收回的应收账款，应按照规定程序进行坏账核销。坏账核销需经公司财务部门审核，并报公司管理层批准。财务报表与分析1.财务报表编制门店应按照国家统一的会计制度规定，定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务报表应真实、准确、完整，并按时报送公司财务部门。2.财务分析财务部门应定期对门店财务状况进行分析，撰写财务分析报告。财务分析内容包括财务指标分析、经营情况分析、成本费用分析等，为门店经营决策提供依据。采购管理制度采购计划1.需求预测门店采购人员应定期对商品销售情况进行分析，结合市场趋势、季节变化等因素，预测商品需求。根据需求预测结果，制定采购计划初稿。2.采购计划审核采购计划初稿应提交给店长审核，店长根据门店实际库存、销售目标等情况进行调整。审核通过后的采购计划报公司采购部门备案。供应商管理1.供应商筛选建立供应商筛选标准，包括供应商资质、信誉、产品质量、价格等方面。通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行实地考察与评估，选择合格供应商纳入供应商名录。2.供应商考核定期对供应商进行考核，考核指标包括交货及时性、产品质量、售后服务等。根据考核结果，对供应商进行等级评定，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不合格供应商进行淘汰。3.供应商合作协议与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利与义务，如商品价格、交货方式、付款方式、质量标准等。合作协议应经公司法务部门审核后签订。采购流程1.采购申请门店各部门根据实际需求填写采购申请单，注明采购商品名称、规格、数量、预计采购时间等。采购申请单经部门负责人审核签字后提交给采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请单后，对采购申请进行审核，判断是否符合采购计划与预算。对于金额较大的采购申请，需报店长或公司上级领导审批。3.采购实施采购人员根据审批通过的采购申请，选择合适的供应商进行采购。与供应商签订采购合同或订单，明确采购商品的各项条款。4.到货验收商品到货前，采购人员应通知仓库做好验收准备。仓库验收人员按照采购合同或订单要求对商品进行验收，检查商品数量、质量、规格等是否相符。验收合格的商品办理入库手续，验收不合格的商品及时与供应商沟通处理。5.采购付款财务部门根据采购合同或订单约定的付款方式与时间，审核采购发票等相关凭证。审核无误后办理付款手续，确保付款及时、准确。采购成本控制1.价格谈判采购人员应与供应商进行充分的价格谈判，争取最优惠的采购价格。关注市场价格动态，及时掌握同类商品价格信息，为价格谈判提供参考。2.采购批量优化根据门店销售情况与库存状况，合理确定采购批量，降低采购成本。考虑采购成本、库存成本、缺货成本等因素，运用经济订货批量模型等方法进行采购批量优化。3.成本分析与改进定期对采购成本进行分析，找出成本控制的关键点与存在的问题。针对问题采取有效措施进行改进，不断降低采购成本。财务与采购的监督与审计内部监督1.财务监督财务部门应定期对门店财务活动进行自查，检查财务制度执行情况、财务数据准确性等。对发现的问题及时进行整改，并向店长报告。2.采购监督采购部门应建立内部监督机制，对采购流程各环节进行监督检查。重点监督采购申请的合理性、采购审批的合规性、采购实施的公正性等。审计监督1.定期审计公司审计部门定期对门店财务与采购业务进行审计，检查财务管理制度与采购管理制度的执行情况。审计内容包括财务收支、费用报销、采购流程、供应商管理等方面。2.专项审计根据公司管理需要，对门店特定财务与采购事项进行专项审计，如重大采购项目审计、财务违规问题审计等。3.审计结果处理审计部门出具审计报告，对审计发现的问题提出整改意见。门店应根据审