行政采购制度管理制度

行政采购制度管理制度总则目的为规范公司行政采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，确保公司行政工作的顺利开展，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内所有行政采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、办公家具、劳保用品、印刷品、礼品、招待用品等的采购。基本原则1.合法性原则：采购活动应严格遵守国家法律法规和公司相关规定。2.效益原则：在保证质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保供应商之间公平竞争，公正选择供应商。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系。采购流程采购申请1.各部门根据工作需要，填写《行政采购申请表》，详细注明采购物品的名称、规格、型号、数量、预算等信息。2.《行政采购申请表》需经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。采购审批1.行政部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，核实采购物品的必要性、合理性和预算情况。2.对于金额较小的采购申请（具体金额标准由公司根据实际情况确定），行政部门负责人审批后即可安排采购；对于金额较大的采购申请，需提交公司领导审批。采购实施1.供应商选择行政部门根据采购物品的特点和需求，通过多种渠道选择合适的供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对供应商进行评估，评估内容包括供应商的信誉、资质、产品质量、价格、服务等方面。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果等。2.采购谈判与选定的供应商进行采购谈判，明确采购物品的规格、数量、价格、交货期、售后服务等条款。谈判过程中应保持客观、公正，争取有利的采购条件。3.签订合同根据谈判结果，与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保采购活动的顺利进行。采购合同需经公司法务部门审核后，方可正式签订。采购验收1.采购物品到货后，行政部门通知相关使用部门和验收人员进行验收。2.验收人员按照采购合同和相关标准对采购物品的数量、规格、型号、质量等进行验收。3.验收合格后，验收人员在《行政采购验收单》上签字确认；如验收不合格，应及时与供应商沟通协商解决，并做好记录。采购付款1.行政部门根据采购合同和验收情况，填写《行政采购付款申请表》，附上采购发票、验收单等相关凭证。2.《行政采购付款申请表》经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。3.财务部门对付款申请进行审核，审核无误后按照公司财务制度办理付款手续。采购预算管理预算编制1.行政部门应根据公司年度工作计划和实际需求，编制行政采购预算。2.采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容，并报公司领导审批。预算执行1.采购人员应严格按照采购预算执行采购活动，不得超预算采购。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照公司预算调整流程进行审批。预算监控1.行政部门应定期对采购预算执行情况进行监控，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。2.财务部门应加强对采购付款的审核，确保采购支出符合预算要求。采购风险管理风险识别1.对采购过程中可能存在的风险进行识别，如供应商违约、质量风险、价格波动风险、法律风险等。2.分析风险产生的原因和可能造成的影响。风险评估1.对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和可能性。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。风险应对1.供应商管理风险加强对供应商的选择和评估，建立供应商淘汰机制，降低供应商违约风险。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约束供应商行为。2.质量风险严格执行采购验收制度，加强对采购物品质量的检验，确保采购物品符合质量要求。要求供应商提供质量保证承诺，并在合同中明确质量违约责任。3.价格波动风险关注市场价格动态，定期收集市场价格信息，合理确定采购价格。与供应商协商签订价格调整条款，根据市场价格变化及时调整采购价格。4.法律风险加强对采购法律法规的学习和研究，确保采购活动合法合规。在采购合同签订前，提交公司法务部门审核，避免法律纠纷。采购档案管理档案内容采购档案应包括采购申请、采购审批文件、采购合同、采购发票、验收单、付款凭证等相关资料。档案整理1.采购人员应及时将采购过程中形成的各类文件资料进行整理，确保资料的完整性和准确性。2.按照档案管理的要求，对采购档案进行分类、编号、装订。档案保管1.采购档案由行政部门指定专人负责保管，确保档案的安全和保密。2.档案保管期限按照公司档案管理制度执行，期满后按照规定进行销毁或存档。监督与考核内部监督1.公司内部审计部门定期对行政采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购预算的使用情况、采购合同的履行情况等。2.行政部门应定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。供应商评价1.行政部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价，评价结果作为供应商选择和合作的重要依据。2.对于评价不合格的供应商，应及时采取措施，如警告、暂停合作、终止合作等。采购人员考核1.建立采购人员考核制度，对采购人员的工作业绩、工作态度、廉洁自律等方面进行考核。