行政归口资产管理制度

行政归口资产管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政归口资产管理，规范资产购置、使用、处置等行为，提高资产使用效益，保障公司资产安全与完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构行政归口资产的管理，包括但不限于办公设备、办公家具、车辆、通讯设备、电子设备等。（三）管理原则1.统一管理原则：公司行政归口资产实行统一领导、分级管理，由公司行政部门负责资产的统筹管理工作。2.合理配置原则：根据公司业务发展需要，合理配置资产，提高资产使用效率，避免资产闲置浪费。3.规范使用原则：明确资产使用部门和人员的职责，规范资产使用行为，确保资产安全、正常运行。4.定期清查原则：定期对资产进行清查盘点，做到账实相符，及时发现和解决资产管理中存在的问题。二、资产购置（一）购置计划1.各部门根据业务需求和资产现状，于每年末制定下一年度资产购置计划，详细列出购置资产的名称、规格、数量、预算等信息。2.购置计划经部门负责人审核后，报公司行政部门汇总。行政部门根据公司整体发展战略和资源状况，对各部门购置计划进行综合平衡，编制公司年度资产购置总计划。3.年度资产购置总计划经公司分管领导审批后执行。如因特殊情况需要调整购置计划，应按原审批程序进行审批。（二）采购流程1.采购申请：各部门根据批准的购置计划，填写资产采购申请表，详细说明采购资产的名称、规格、数量、技术参数、预算金额等内容，并经部门负责人签字确认后，提交给公司行政部门。2.采购审批：行政部门对采购申请表进行审核，审核内容包括采购需求的合理性、预算的准确性等。审核通过后，报公司财务部门进行预算审核。财务部门根据公司预算安排，对采购预算进行审核，审核通过后报公司分管领导审批。3.采购实施：行政部门根据审批后的采购申请表，按照公司采购管理制度的规定，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购等。4.验收：采购的资产到货后，行政部门组织相关人员进行验收。验收内容包括资产的数量、规格、型号、质量等是否与采购合同一致。验收合格后，填写资产验收单，并由验收人员签字确认。（三）购置资金支付1.资产购置款项由公司财务部门根据合同约定和验收情况进行支付。2.支付前，财务部门应审核采购合同、发票、验收单等相关凭证，确保支付依据充分、合规。3.对于符合支付条件的款项，财务部门按照公司资金支付流程进行支付。三、资产使用（一）使用部门职责1.负责本部门资产的日常管理和维护，确保资产的安全、正常运行。2.建立本部门资产台账，详细记录资产的购置时间、名称、规格、数量、使用状况等信息，并定期与公司行政部门核对。3.制定本部门资产使用管理制度和操作规程，规范资产使用行为，对资产使用人员进行培训和指导。4.及时向公司行政部门报告资产使用过程中出现的问题和故障，配合行政部门进行维修和处置。（二）使用人员职责1.严格按照资产使用管理制度和操作规程使用资产，不得擅自改变资产用途和性能。2.妥善保管资产，定期对资产进行清洁、保养和维护，确保资产外观整洁、性能良好。3.发现资产损坏或故障时，及时向本部门负责人报告，并配合维修人员进行维修。4.资产使用完毕后，应及时归还或交回资产管理人员，并办理相关交接手续。（三）资产借用与归还1.因工作需要借用资产的，借用部门应填写资产借用申请表，注明借用资产的名称、规格、数量、借用时间、借用原因等内容，并经部门负责人签字确认后，提交给公司行政部门。2.行政部门对资产借用申请表进行审核，审核通过后办理资产借用手续，并将借用资产交付给借用部门。3.借用部门应在借用期限届满前归还借用资产。如需延长借用期限，应提前向行政部门提出申请，经批准后方可延长。4.借用资产归还时，借用部门应确保资产完好无损，并由行政部门进行验收。验收合格后，办理资产归还手续。（四）资产维修与保养1.资产使用部门应定期对资产进行检查和维护，及时发现和解决资产存在的问题。对于一般性故障，使用部门应自行组织维修；对于复杂故障或重大故障，应及时报告公司行政部门，由行政部门安排专业维修人员进行维修。2.行政部门应建立资产维修档案，记录资产维修的时间、内容、维修费用等信息。3.资产维修所需费用，按照公司费用报销制度的规定进行报销。四、资产盘点（一）盘点计划1.公司行政部门每年定期组织资产盘点工作，制定资产盘点计划，明确盘点范围、时间、人员等内容。2.盘点计划经公司分管领导审批后执行。（二）盘点实施1.资产盘点工作由行政部门牵头，各部门配合进行。盘点人员应认真核对资产的数量、规格、型号、使用状况等信息，确保账实相符。2.对于盘盈、盘亏的资产，盘点人员应详细记录，并查明原因，填写资产盘盈盘亏报告表。3.资产盘盈盘亏报告表经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核。行政部门审核后，报公司财务部门进行账务处理。（三）盘点结果处理1.对于盘盈的资产，经核实后按照规定进行入账处理。2.对于盘亏的资产，属于正常损耗的，经审批后核销；属于人为原因造成的，由责任人照价赔偿。五、资产处置（一）处置范围1.已达到使用年限且无法继续使用的资产。2.因技术进步等原因，已被淘汰或不需用的资产。3.因自然灾害、意外事故等原因造成损坏且无法修复的资产。4.其他需要处置的资产。（二）处置方式1.报废：对于已达到使用年限且无法继续使用的资产，经技术鉴定后进行报废处理。2.出售：对于因技术进步等原因已被淘汰或不需用的资产，在确保资产安全、完整的前提下，可进行出售处理。3.捐赠：对于符合国家相关规定且公司确实不需用的资产，可进行捐赠处理。（三）处置审批1.资产处置前，使用部门应填写资产处置申请表，详细说明资产处置的原因、方式、处置价格等内容，并经部门负责人签字确认后，提交给公司行政部门。2.行政部门对资产处置申请表进行审核，审核内容包括资产处置的必要性、处置方式的合理性、处置价格的公允性等。审核通过后，报公司财务部门进行资产账面价值核销审核。财务部门审核通过后报公司分管领导审批。3.对于重大资产处置事项，需经公司总经理办公会或董事会审批。（四）处置实施1.资产处置经审批后，行政部门按照批准的处置方式组织实施。2.对于报废资产，应按照国家有关规定进行报废处理，确保资产得到妥善处置。3.对于出售资产，应按照公司相关规定进行公开竞价或协议转让，确保处置价格公允。4.对于捐赠资产，应办理相关捐赠手续，确保捐赠资产符合国家相关规定。（五）处置收入管理1.资产处置收入应及时足额上缴公司财务部门，纳入公司统一核算。2.处置收入应按照公司财务管理制度的规定进行管理和使用，不得挪作他用。六、资产信息化管理（一）资产信息系统建设1.公司建立统一的行政归口资产信息系统，对资产的购置、使用、盘点、处置等全过程进行信息化管理。2.资产信息系统应具备资产台账管理、资产卡片管理、资产报表生成、资产查询统计等功能，确保资产信息的准确、及时、完整。（二）数据录入与维护1.各部门应指定专人负责本部门资产信息的录入和维护工作，确保资产信息与实际情况一致。2.资产信息发生变化时，如资产购置、转移、报废等，相关部门应及时在资产信息系统中进行更新，确保资产信息的动态管理。（三）信息查询与统计1.公司行政部门、财务部门及其他相关部门可根据工作需要，通过资产信息系统查询资产相关信息。2.资产信息系统应定期生成资产报表，为公司管理层提供资产统计分析数据，以便于决策参考。七、监督与检查（一）监督检查职责1.公司行政部门负责对各部门行政归口资产管理制度的执行情况进行监督检查。2.公司财务部门负责对资产购置、处置等资金使用情况进行监督检查。（二）监督检查内容1.资产购置计划的执行情况。2.资产使用管理制度的执行情况。3.资产盘点工作的开展情况。4.资产处置审批程序的执行情况。5.资产信息化管理工作的开展情况。（三）检查方式与频率1.监督检查方式包括定期检查、不定期抽查等。2.公司行政部门每年至少组织一次全面的资产管理制度执行情况检查；财务部门定期对资产资金使用情况进行检查。（四）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，检查部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。