路桥公司档案管理制度

路桥公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各项目部、分公司等所有部门。（三）档案定义本制度所称档案是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集公司在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.及时性原则：档案的形成、收集、整理、归档应及时，避免积压和散失。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立综合档案室，负责公司档案的集中统一管理。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用等工作。2.制定档案管理制度和工作流程，并组织实施。3.对各部门档案工作进行指导、监督和检查。4.负责档案信息化建设，维护档案管理系统。5.保守档案机密，确保档案安全。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作。2.定期向综合档案室移交档案。3.协助综合档案室开展档案利用等工作。三、档案的分类与编号（一）分类1.行政管理类：包括公司行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、证照等。2.人事管理类：员工档案、招聘录用、培训考核、薪酬福利、奖惩等文件。3.财务管理类：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.工程技术类：工程规划、设计图纸、施工组织设计、技术交底、工程变更、竣工验收等资料。5.经营管理类：市场营销、合同管理、招投标文件、成本核算等资料。6.设备物资类：设备采购、租赁、维修保养记录，物资采购、库存管理等资料。7.安全质量类：安全管理制度、应急预案、质量检验报告、事故处理记录等。（二）编号档案编号采用"类别代码+年度+顺序号"的方式。例如：行政2023001，表示2023年第1份行政管理类档案。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案归档范围，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料。2.对于重要会议、重大活动等形成的档案，应在活动结束后及时收集。3.项目完工后，项目部应按照要求整理项目档案，并及时向公司综合档案室移交。（二）整理1.档案管理人员对收集到的文件材料进行分类、排列、编号、编目、装订等整理工作。2.整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。3.归档的文件材料应字迹清晰、签署完备、载体完好。五、档案的归档（一）归档范围1.反映公司行政管理、生产经营、工程建设等各项活动的具有保存价值的文件材料。2.上级主管部门下发的与公司有关的文件。3.公司与外部单位签订的合同、协议等文件。（二）归档时间1.行政管理类、人事管理类、财务管理类等文件材料，应在次年上半年归档。2.工程技术类文件材料，应在项目竣工验收后三个月内归档。3.设备物资类文件材料，应在设备物资报废或处置后归档。（三）归档要求1.归档文件应齐全完整、分类准确、编目规范。2.归档时应填写档案移交清单，双方签字确认。六、档案的保管（一）保管条件1.综合档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等保管条件。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。（二）档案装具1.采用符合标准的档案柜、档案架等装具存放档案。2.档案装具应排列整齐，便于查找和利用。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要是反映公司重大历史事件、重要决策、核心业务等具有长远查考价值的档案。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要是反映公司一般业务活动和具有一定查考价值的档案。4.短期保管的档案保管期限为5年以下，主要是一些临时性、阶段性的文件材料。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少一次。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。3.对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。七、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作关系，按照规定程序查阅公司档案。（二）利用手续1.公司内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外单位查阅档案，需持有单位介绍信，填写档案查阅申请表，经公司分管领导签字同意后，由综合档案室安排专人陪同查阅。3.查阅档案应在综合档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。（三）利用方式1.查阅：可以直接查阅纸质档案。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应办理借阅手续，借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，可以提供档案复印件，但应注明出处，并加盖综合档案室印章。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定。2.成立档案鉴定小组，由档案管理人员、相关业务部门人员等组成。3.鉴定小组根据档案的保存价值和利用需求，确定档案的存毁。（二）销毁1.对确无保存价值的档案，填写档案销毁清单，经公司分管领导批准后进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责监销，确保档案信息彻底销毁。3.销毁记录应长期保存。九、档案的信息化管理（一）建立档案管理系统1.利用信息技术建立档案管理系统，实现档案的电子化管理。2.档案管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计等功能。（二）电子档案管理1.对归档的电子文件进行整理、分类、存储，确保电子档案的完整、准确和安全。2.电子档案应与纸质档案同步归档，相互对应。3.定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。十、保密与安全（一）保密制度1.档案管理人员应严格遵守国家保密法律法规，保守档案机密。2.对涉及公司机密的档案，应设置专人专柜保管，并严格限制查阅范围。3.在档案利用过程中，不得泄露档案内容。（二）安全制度1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如消防器材、监控设备等。2.严格执行档案进出库登记制度，确保档案的安全。3.定期对档案安全状况进行检查，发现问题及时处理。十一、奖励与处罚（一）奖励1.对在档案管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。2.奖励方式包括荣誉证书、奖金等