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文档简介

进口贸易代理管理制度一、总则(一)目的为规范公司进口贸易代理业务的运作,提高业务效率,保障公司和客户的合法权益,特制定本管理制度。(二)适用范围本制度适用于公司内部从事进口贸易代理业务的所有部门和人员,以及与进口贸易代理业务相关的合作伙伴。(三)基本原则1.合法合规原则:严格遵守国家法律法规、政策及相关贸易规则,确保进口贸易代理业务合法开展。2.诚信为本原则:秉持诚实守信的经营理念,与客户、供应商及合作伙伴建立良好的合作关系。3.风险可控原则:对进口贸易代理业务过程中的各类风险进行有效识别、评估和控制,保障公司利益。4.专业高效原则:不断提升业务人员的专业素质和业务能力,优化业务流程,提高业务运作效率。二、业务流程(一)业务洽谈1.客户需求了解业务人员主动与客户沟通,详细了解客户进口货物的种类、数量、规格、价格、交货期等需求信息。2.代理方案沟通根据客户需求,结合公司业务范围和资源优势,向客户提供初步的进口贸易代理方案,包括代理方式、费用标准、操作流程等内容,并与客户进行深入沟通,解答客户疑问。3.合作意向确定在充分沟通的基础上,与客户达成合作意向,明确双方的权利和义务,签订合作意向书或框架协议。(二)合同签订1.合同起草业务人员根据合作意向书或框架协议的内容,起草进口贸易代理合同,明确双方的具体权利和义务,包括货物描述、价格条款、交货条款、付款方式、运输方式、保险条款、违约责任等。2.合同审核合同起草完成后,提交公司法务部门和相关业务部门进行审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性和风险防范条款;业务部门重点审核合同条款是否符合业务实际需求,是否存在操作风险。3.合同签订经审核通过的合同,由公司法定代表人或授权代表与客户签订正式的进口贸易代理合同。合同签订后,双方应严格按照合同约定履行各自的义务。(三)开证及付款1.开证申请根据进口贸易代理合同的约定,业务人员向公司财务部门提交开证申请,提供必要的文件和资料,如合同副本、形式发票、提单副本等。财务部门审核开证申请的真实性、合理性和合规性后,按照银行要求办理开证手续。2.付款安排根据进口贸易代理合同的付款条款,业务人员及时跟踪客户付款情况,确保客户按时足额支付货款。如客户出现付款逾期等情况,业务人员应及时与客户沟通,了解原因,并采取相应的催款措施。同时,财务部门应按照合同约定和银行要求,及时办理付款手续,确保货款按时支付给供应商。(四)运输安排1.订舱根据进口货物的数量、重量、体积、交货期等信息,业务人员选择合适的运输方式和承运人,并向承运人订舱。订舱时,应提供准确的货物信息和运输要求,确保货物能够按时、安全运输。2.报关报检业务人员负责办理进口货物的报关报检手续,准备相关的报关报检文件和资料,如合同、发票、装箱单、提单、原产地证书、质量检验证书等。报关报检文件应真实、准确、完整,符合国家法律法规和海关、检验检疫部门的要求。3.运输跟踪在货物运输过程中,业务人员应及时跟踪货物的运输情况,包括货物的起运时间、运输路线、预计到达时间等信息。如发现货物运输出现异常情况,如延误、损坏、丢失等,应及时与承运人沟通,了解原因,并采取相应的解决措施。同时,及时向客户反馈货物运输情况,确保客户能够及时了解货物动态。(五)提货及交付1.提货准备货物到达目的港后,业务人员应及时通知客户办理提货手续,并协助客户准备提货所需的文件和资料,如提单、报关单、报检单、提货委托书等。2.提货操作客户按照提货要求办理完相关手续后,业务人员安排提货事宜。提货时,应核对货物的数量、重量、规格、包装等信息是否与提单和合同约定一致,确保货物准确无误。3.货物交付提货后,业务人员按照客户要求将货物及时交付给客户,并协助客户办理货物的验收、入库等手续。交付过程中,应做好相关记录,确保货物交付的准确性和及时性。(六)费用结算1.费用核算业务完成后,业务人员应及时对进口贸易代理业务的各项费用进行核算,包括代理费、海运费、保险费、报关报检费、码头费、仓储费等。核算结果应准确无误,符合合同约定和公司财务制度的要求。2.费用结算财务部门根据业务人员提供的费用核算结果,与客户进行费用结算。结算时,应向客户提供详细的费用清单和发票,确保客户清楚了解各项费用的明细和金额。同时,及时核对客户付款情况,确保费用结算的准确性和及时性。三、风险管理(一)风险识别1.市场风险关注国际市场价格波动、汇率波动、贸易政策变化等因素对进口贸易代理业务的影响,识别可能导致公司收益下降或损失的市场风险。2.信用风险对客户的信用状况进行评估,识别客户可能出现的付款逾期、拖欠货款、违约等信用风险。同时,对供应商的信用状况进行关注,确保供应商能够按时、按质、按量提供货物。3.操作风险对进口贸易代理业务的操作流程进行梳理,识别可能因操作不当、流程漏洞等原因导致的风险,如报关报检失误、运输延误、货物损坏等。4.法律风险关注国家法律法规、政策及相关贸易规则的变化,识别可能因法律法规适用不当、合规手续不全等原因导致的法律风险,如行政处罚、法律纠纷等。(二)风险评估1.风险可能性评估对识别出的各类风险,评估其发生的可能性大小,分为高、中、低三个等级。2.风险影响程度评估评估各类风险一旦发生,对公司业务、财务状况和声誉等方面可能产生的影响程度,分为重大、较大、一般三个等级。3.风险矩阵绘制根据风险可能性和风险影响程度的评估结果,绘制风险矩阵图,直观展示各类风险的等级和分布情况,为风险应对决策提供依据。(三)风险应对1.风险规避对于风险等级较高、发生可能性较大且影响程度重大的风险,如市场剧烈波动、客户信用状况极差等,应采取风险规避措施,如暂停相关业务、终止合作关系等。2.风险降低对于风险等级中等、发生可能性和影响程度一般的风险,可采取风险降低措施,如加强市场监测和分析、优化信用评估体系、完善操作流程和内部控制等,降低风险发生的可能性和影响程度。3.风险转移对于部分无法通过风险规避和风险降低措施消除的风险,可采取风险转移措施,如购买保险、签订免责条款等,将风险转移给保险公司或其他第三方。4.风险接受对于风险等级较低、发生可能性较小且影响程度轻微的风险,在公司能够承受的范围内,可采取风险接受措施,如建立风险预警机制,加强日常监控,及时发现和处理风险事件。四、客户管理(一)客户开发1.市场调研定期开展市场调研,了解行业动态、市场需求和竞争对手情况,为客户开发提供市场依据。2.客户信息收集通过多种渠道收集潜在客户信息,如行业展会、网络平台、客户推荐、行业协会等,建立客户信息数据库。3.客户拜访与沟通对潜在客户进行拜访和沟通,了解客户需求,介绍公司的进口贸易代理业务优势和服务内容,建立初步的客户关系。(二)客户分类管理1.客户分类标准根据客户的规模、业务量、信用状况、合作频率等因素,对客户进行分类管理。一般分为重点客户、优质客户、普通客户和潜在客户四类。2.不同类别客户的管理策略重点客户:建立专人负责制度,提供个性化的优质服务,定期回访,加强沟通与合作,不断拓展业务领域。优质客户:给予一定的政策优惠和优先服务,保持密切的业务联系,关注客户需求变化,及时提供解决方案。普通客户:按照公司标准服务流程提供服务,定期进行业务沟通,维护基本的合作关系,挖掘业务潜力。潜在客户:持续跟进,定期推送公司业务信息和优惠活动,逐步建立信任关系,促进潜在客户转化为实际客户。(三)客户关系维护1.定期回访业务人员定期对客户进行回访,了解客户对公司服务的满意度和意见建议,及时解决客户提出的问题,不断改进服务质量。2.客户投诉处理建立客户投诉处理机制,及时受理客户投诉。对于客户投诉,应认真调查核实,分析原因,采取有效措施进行处理,并在规定时间内给予客户反馈,确保客户投诉得到妥善解决。3.客户关怀活动开展客户关怀活动,如节假日问候、生日祝福、赠送礼品等,增强客户对公司的认同感和忠诚度。五、人员管理(一)岗位职责1.业务经理负责进口贸易代理业务的整体规划和市场开拓。制定业务团队的工作计划和目标,并组织实施。协调与客户、供应商、合作伙伴等各方的关系,确保业务顺利开展。对业务团队的工作进行指导、监督和考核,提升团队整体业务水平。2.业务专员负责与客户沟通,了解客户需求,提供进口贸易代理业务咨询服务。协助业务经理完成业务洽谈、合同签订、开证及付款、运输安排、提货及交付等具体业务操作。收集、整理业务相关信息和文件资料,建立业务档案。及时跟踪业务进展情况,反馈业务过程中的问题和风险,并协助解决。3.报关报检专员负责办理进口货物的报关报检手续,准备相关的报关报检文件和资料。熟悉国家海关、检验检疫部门的法律法规和政策要求,确保报关报检工作合法合规。与海关、检验检疫部门保持良好的沟通协调关系,及时了解报关报检动态,确保货物顺利通关。4.财务专员负责进口贸易代理业务的财务核算和费用结算工作。审核业务部门提交的费用报销、付款申请等财务文件,确保财务数据的准确性和合规性。编制财务报表,分析业务财务状况,为公司决策提供财务支持。协助业务部门进行成本控制和预算管理,防范财务风险。(二)培训与发展1.培训计划制定根据公司业务发展需求和员工岗位技能要求,制定年度培训计划,明确培训内容、培训方式、培训时间和培训对象等。2.培训内容业务知识培训:包括国际贸易理论与实务、进口贸易代理业务流程、海关报关报检知识、国际物流知识、外汇管理知识等。专业技能培训:如商务谈判技巧、合同起草与审核、文件制作与处理、风险识别与防范等。法律法规培训:国家相关法律法规、贸易政策、行业规范等。职业素养培训:包括职业道德、团队协作、沟通技巧、时间管理等。3.培训方式内部培训:由公司内部业务骨干或邀请外部专家进行授课,开展集中培训、专题讲座、案例分析等形式的培训活动。外部培训:选派员工参加外部专业培训机构举办的培训班、研讨会、进修课程等,拓宽员工视野,提升专业技能。在线学习:利用网络学习平台,提供丰富的学习资源,供员工自主学习和在线交流,实现随时随地学习。4.员工发展建立员工职业发展通道,为员工提供晋升机会和发展空间。根据员工的工作表现、能力水平和职业兴趣,制定个性化的职业发展规划,鼓励员工不断提升自身素质,实现个人与公司的共同发展。(三)绩效考核1.考核指标设定根据不同岗位的职责和工作目标,设定相应的绩效考核指标。业务人员的考核指标主要包括业务量、销售额、利润额、客户满意度、新客户开发数量等;报关报检专员的考核指标主要包括报关报检准确率、通关速度、差错率等;财务专员的考核指标主要包括财务数据准确性、费用结算及时性、成本控制效果等。2.考核周期绩效考核周期分为月度考核、季度考核和年度考核。月度考核主要对员工当月工作表现进行评价;季度考核在月度考核的基础上,对员工一个季度的工作业绩和表现进行综合评估;年度考核则对员工全年的工作进行全面评价,确定年度绩效等级。3.考核方式绩效考核采用自评、上级评价、同事评价和客户评价相结合的方式进行。自评由员工本人对自己的工作表现进行自我评价;上级评价由员工的直接上级对员工的工作业绩、工作能力、工作态度等方面进行评价;同事评价由员工的同事对员工在团队合作、沟通协作等方面的表现进行评价;客户评价由客户对员工的服务质量、业务能力等方面进行评价。4.考核结果应用绩效考核结果与员工的薪酬调整、奖金发放、晋升晋级、培训发展等挂钩。对于绩效优秀的员工,给予表彰和奖励,提供更多的发展机会;对于绩效不达标或表现较差的员工,进行绩效辅导和改进,如仍未改善,可采取相应的惩罚措施,如降职、调岗等。六、档案管理(一)档案分类1.客户档案:包括客户基本信息、合作意向书、合同、订单、业务往来记录、客户投诉及处理情况等。2.业务档案:涵盖进口贸易代理业务操作过程中的各类文件和资料,如开证申请、提单、报关单、报检单、运输文件、费用清单、发票等。3.财务档案:涉及进口贸易代理业务的财务凭证、报表、审计报告、税务资料等。4.其他档案:如公司内部文件、会议记录、培训资料、行业信息等与进口贸易代理业务相关的其他资料。(二)档案收集与整理1.档案收集业务人员、财务人员及其他相关人员在业务操作过程中,应及时将产生的各类文件和资料收集齐全,并按照档案管理要求进行分类整理。2.档案整理对收集到的档案资料进行分类、编号、装订、编目等整理工作,确保档案资料的完整性和规范性。档案编号应具有唯一性和系统性,便于查找和管理。编目应包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。(三)档案保管与借阅1.档案保管设立专门的档案保管场所,配备必要的档

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