行政后勤文书管理制度

行政后勤文书管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政后勤文书管理，确保文书处理工作的规范化、制度化、科学化，提高工作效率，保证信息传递的准确、及时、畅通，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部单位之间的各类行政后勤文书的管理。（三）基本原则1.准确原则：文书内容应真实、准确地反映实际情况，避免模糊、歧义或错误信息。2.及时原则：及时处理文书，确保信息传递的时效性，避免延误工作。3.规范原则：严格按照规定的格式、流程和标准处理文书，保证文书的规范性和一致性。4.保密原则：对于涉及公司机密的文书，应严格遵守保密规定，防止信息泄露。二、文书分类与编号（一）文书分类1.行政公文：包括公司发布的各类通知、通报、报告、请示、批复、函等。2.管理制度：公司制定的各项规章制度、办法、细则等。3.会议文件：会议通知、议程、纪要、决议等。4.人事文件：员工档案、招聘文件、培训记录、绩效考核文件等。5.财务文件：预算报告、财务报表、报销凭证等。6.业务文件：合同、协议、订单、业务报告等。7.其他文件：包括各类介绍信、证明、宣传资料等。（二）文书编号1.编号规则：采用年份+部门代码+流水号的方式进行编号。例如，2023年行政部的第一份文件编号为2023xZ001。2.部门代码：由两位字母组成，具体代码如下：行政部（xZ）、财务部（CW）、人事部（RS）、业务部（YW）等。3.流水号：按照文件生成的先后顺序，从001开始依次编号。三、文书起草与审核（一）起草1.责任部门：根据文书内容和职责分工，由相关部门负责起草。2.起草要求：内容完整、条理清晰、逻辑严密，符合公司政策和法律法规要求。语言简洁明了、规范准确，避免使用生僻字、模糊词和歧义性表述。涉及多个部门的事项，应充分征求相关部门意见，确保文书的可行性和可操作性。（二）审核1.初审：起草部门负责人对文书进行初审，重点审核内容是否准确、格式是否规范、语言是否通顺等。2.复审：初审通过后，将文书提交给上级领导或相关部门进行复审。复审人员应从全局角度出发，对文书的合法性、合理性、必要性进行审核，并提出修改意见。3.终审：重要文件或涉及公司重大决策的文件，需经公司高层领导终审。终审通过后方可正式发布。四、文书发布与传递（一）发布1.发布渠道：根据文书的性质和受众范围，选择合适的发布渠道，如公司内部办公系统、电子邮件、公告栏、纸质文件等。2.发布流程：通过公司内部办公系统发布的文书，由专人负责上传，并确保发布信息的准确性和完整性。通过电子邮件发布的文书，应在邮件主题中注明文件编号和标题，并发送给相关人员。在公告栏发布的文书，应确保张贴位置明显、易于查看，并定期更新。纸质文件发布时，应按照文件发放范围进行打印、装订，并及时分发到相关部门和人员手中。（二）传递1.传递方式：文书传递可采用专人送达、邮寄、快递等方式。2.传递要求：重要文件或紧急文件应采用专人送达的方式，确保文件及时、安全送达收件人手中。采用邮寄或快递方式传递文件时，应选择可靠的快递公司，并保留快递单号作为传递凭证。文书传递过程中，应做好登记和签收手续，确保文件传递的准确性和可追溯性。五、文书签收与登记（一）签收1.收件人收到文书后，应及时进行签收。签收时，应检查文件的完整性和密封性，如发现文件有破损、缺失等情况，应及时与发文部门联系。2.签收方式：可采用签字、盖章或电子签收等方式。电子签收应确保签收信息的真实性和可靠性。（二）登记1.设立文书登记簿，对收到的文书进行详细登记。登记内容包括文件编号、标题、发文部门、发文日期、签收日期、签收人等。2.文书登记应及时、准确，确保信息的完整性和可查询性。六、文书传阅与存档（一）传阅1.对于需要多个部门或人员传阅的文书，应按照规定的传阅顺序进行传递。传阅顺序一般按照文件涉及部门的主次关系和重要程度确定。2.传阅过程中，传阅人应在文书传阅单上签字，并注明传阅日期，以记录文件的传阅轨迹。3.传阅完毕后，文书应及时归还到指定的存档部门或人员手中。（二）存档1.文书处理完毕后，应按照档案管理的要求进行存档。存档期限根据文件的性质和重要程度确定，一般分为短期、中期和长期存档。2.存档文件应进行分类整理，编制目录索引，便于查找和查阅。3.建立电子档案系统，对重要文件进行电子存档，确保档案信息的安全、完整和可检索。七、文书借阅与查阅（一）借阅1.因工作需要借阅文书档案的，应填写《文书借阅申请表》，注明借阅文件的名称、编号、借阅原因、借阅期限等信息。2.借阅申请表经所在部门负责人签字同意后，提交给档案管理部门审批。档案管理部门根据申请内容进行审核，批准后方可借阅。3.借阅人应按照批准的借阅期限及时归还所借文件，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅过程中，借阅人应妥善保管所借文件，不得转借、复印、涂改或损坏文件。如因保管不善造成文件丢失或损坏的，应承担相应的赔偿责任。（二）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅文书档案的，可直接到档案管理部门进行查阅。查阅时，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.外部单位或人员因特殊原因需要查阅公司文书档案的，应提前向公司提出书面申请，并经公司相关领导批准。查阅过程中，应安排专人陪同，查阅内容仅限于批准范围内的文件。3.查阅人应遵守档案查阅规定，不得在档案上涂改、标记、抽换或撕毁文件。查阅完毕后，应及时归还档案。八、文书保密管理（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、客户资料等重要信息的文书。2.尚未公开的公司决策、计划、战略等文件。3.其他按照公司规定需要保密的文书。（二）保密措施1.对保密文书进行标识，明确标注"机密"、"秘密"等字样，并注明保密期限。2.采用加密存储、访问控制等技术手段，对电子保密文书进行安全管理。3.严格限制保密文书的传阅范围，仅限经过授权的人员阅读和处理。4.对接触保密文书的人员进行保密教育和培训，提高保密意识。5.保密文书的销毁应按照规定的程序进行，确保信息彻底销毁，防止泄露。九、文书销毁管理（一）销毁范围1.已过保存期限且无继续保存价值的文书。2.因工作失误或其他原因形成的重复、无效的文书。3.涉及公司机密且已不再需要的文书。（二）销毁程序1.由档案管理部门定期对需要销毁的文书进行清理和鉴定，编制《文书销毁清单》。2.《文书销毁清单》经档案管理部门负责人审核签字后，提交给公司分管领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门指定专人负责文书销毁工作。销毁过程中，应采用粉碎、焚烧等方式确保文书信息无法恢复。4.销毁完毕后，销毁人员应在《文书销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档保存。十、文书管理监督与考核（一）监督检查1.公司行政部门定期对各部门的文书管理工作进行监督检查，重点检查文书起草、审核、发布、传递、签收、登记、传阅、存档等环节的执行情况。2.监督检查可采用定期检查和不定期抽查相结合的方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立文书管理工作考核评价机制，将文书管理工作纳入各部门绩效考核体系