会务管理制度及流程

会务管理制度及流程一、总则（一）目的为规范公司各类会议的组织与管理，提高会议效率，确保会议决策的有效执行，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部召开的各类工作会议、部门会议、项目会议、临时会议等。（三）会议原则1.高效务实原则：会议应紧密围绕公司目标和工作重点，精简会议内容，提高会议效率，注重解决实际问题。2.充分准备原则：会前需明确会议主题、议程、参会人员等，确保参会人员有充分时间准备相关资料。3.规范有序原则：会议组织、流程、记录等应遵循统一规范，保证会议有序进行。二、会议分类及职责分工（一）公司级会议1.总经理办公会会议职责：由总经理主持，副总经理及各部门负责人参加。负责讨论公司重大决策、战略规划、年度经营计划、重要人事任免、重大项目投资等事项。组织部门：总经理办公室2.公司月度例会会议职责：由总经理或其指定人员主持，各部门负责人及相关人员参加。总结上月工作完成情况，分析存在问题，部署本月工作任务。组织部门：总经理办公室（二）部门级会议1.部门工作会会议职责：由部门负责人主持，部门全体员工参加。传达公司相关会议精神，总结部门工作进展，安排本部门具体工作。组织部门：各部门2.部门周例会会议职责：由部门负责人主持，部门相关人员参加。汇报本周工作完成情况，协调解决工作中遇到的问题，安排下周工作计划。组织部门：各部门（三）项目会议1.项目启动会会议职责：由项目负责人主持，项目团队成员及相关部门人员参加。宣布项目正式启动，明确项目目标、任务分工、时间节点、沟通机制等。组织部门：项目发起部门2.项目进度会会议职责：定期召开，由项目负责人主持，项目团队成员参加。汇报项目进展情况，分析项目进度偏差原因，制定解决措施，推进项目顺利进行。组织部门：项目发起部门3.项目总结会会议职责：在项目结束后召开，由项目负责人主持，项目团队成员及相关部门人员参加。总结项目成果、经验教训，对项目团队进行评价和表彰。组织部门：项目发起部门（四）临时会议因工作需要临时召开的会议，由相关部门或人员提出申请，经批准后组织召开。会议主题、参会人员、时间、地点等根据具体情况确定。三、会议组织流程（一）会议申请1.会议发起部门或个人填写《会议申请表》，详细说明会议主题、内容、参会人员、时间、地点、预计时长等信息。2.将《会议申请表》提交至会议审批负责人，一般公司级会议由总经理审批，部门级会议由部门负责人审批，临时会议根据审批权限由相关领导审批。（二）会议筹备1.确定会议议程：会议组织者根据会议主题和目的，与相关人员沟通确定会议议程，明确各项议题的讨论顺序和时间安排。2.通知参会人员：根据审批后的《会议申请表》，及时通过邮件、短信、即时通讯工具等方式向参会人员发送会议通知，告知会议时间、地点、议程、需准备的资料等信息。3.准备会议资料：根据会议议程，准备相关会议资料，如汇报材料、文件、数据报表等，并提前发放给参会人员，以便其提前了解会议内容，做好发言准备。4.安排会议场地：根据参会人数和会议类型，选择合适的会议场地，并提前进行布置，确保会议设备（如投影仪、音响、麦克风等）正常运行。5.会议签到：在会议开始前，安排专人负责会议签到，记录参会人员姓名、部门、签到时间等信息。（三）会议召开1.主持人开场：会议主持人介绍会议目的、议程、参会人员等基本情况，宣布会议开始。2.议题讨论：按照会议议程，依次进行各项议题的讨论。参会人员应积极发言，充分发表意见和建议，围绕议题展开深入讨论，寻求解决方案。主持人应把控会议节奏，引导讨论方向，确保会议按计划进行。3.会议记录：安排专人负责会议记录，详细记录会议讨论内容、达成的共识、提出的问题及解决方案、下一步工作安排等。会议记录应准确、完整、清晰，会后及时整理形成会议纪要。4.会议决策：对于会议讨论的事项，如需做出决策，应按照公司决策程序进行。主持人应综合各方意见，形成明确的决策意见，并记录在案。（四）会议结束1.主持人总结：会议结束前，主持人对会议进行总结，强调会议重点内容和决策事项，明确下一步工作要求和责任人。2.参会人员离场：参会人员有序离场，会议组织者清理会议场地，关闭会议设备。四、会议纪要（一）会议纪要的撰写1.会议结束后，会议记录人员应及时整理会议记录，撰写会议纪要。会议纪要应客观、准确地反映会议内容和决策结果，突出重点，简洁明了。2.会议纪要一般包括会议基本信息（如会议名称、时间、地点、主持人、参会人员等）、会议议程、会议讨论内容及结果、下一步工作安排等部分。3.会议纪要应使用公司统一的格式模板，经会议主持人审核后发布。（二）会议纪要的发放1.根据会议性质和参会人员范围，确定会议纪要的发放对象。一般公司级会议纪要发放至公司领导、各部门负责人；部门级会议纪要发放至部门全体员工；项目会议纪要发放至项目团队成员及相关部门人员。2.会议纪要通过邮件、内部办公系统等方式及时发放给相关人员，确保其能够及时了解会议内容和工作要求。（三）会议纪要的存档会议纪要作为公司重要的文件资料，应进行妥善存档。会议组织者将会议纪要电子版和纸质版整理后，交公司档案室或部门文件管理责任人存档，以备查阅。五、会议跟进与反馈（一）工作任务跟进1.根据会议决策和工作安排，明确各项工作任务的责任人、时间节点和工作要求。2.建立会议工作任务跟踪台账，对工作任务的进展情况进行实时跟踪。责任人定期向会议组织者汇报工作进展，对于工作中遇到的问题及时反馈，以便协调解决。（二）决策执行反馈1.对于会议做出的决策，相关部门和人员应认真组织实施，并及时将执行情况反馈给会议组织者。2.会议组织者定期对决策执行情况进行检查和评估，对于执行不力的情况，及时督促相关部门和人员整改，确保会议决策得到有效落实。六、会议纪律与要求（一）参会人员纪律1.按时参加会议，不得迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能参会，需提前向会议组织者请假，并安排合适人员代会。2.遵守会议秩序，将手机调至静音或关机状态，不得在会议期间接听电话、玩手机、随意走动或交头接耳。3.积极参与会议讨论，充分发表意见和建议，但不得打断他人发言，不得进行人身攻击或恶意争吵。4.认真记录会议内容，领会会议精神，按照会议要求做好各项工作。（二）会议组织者职责1.提前做好会议筹备工作，确保会议各项准备工作充分、到位。2.合理安排会议议程和时间，把控会议节奏，保证会议高效有序进行。3.负责会议记录和会议纪要的撰写、审核与发放工作。4.及时跟进会议决策和工作任务的执行情况，协调解决工作中出现的问题。七、会议费用管理（一）费用预算会议组织者在申请会议时，应根据会议规模、时长、场地租赁、资料印刷、餐饮等实际需求，编制会议费用预算，经审批后执行。（二）费用报销1.会议结束后，会议组织者按照公司财务报销制度，整理会议费用发票及相关凭证，填写费用报销单，经审批后