警校培训档案管理制度

警校培训档案管理制度一、总则（一）目的为了加强警校培训档案的管理，确保培训档案的真实、完整、有效和安全，充分发挥培训档案在警校教育教学、学员管理、师资队伍建设等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于警校开展的各类培训活动所涉及的学员档案、培训师资档案、培训课程档案、培训设备档案等相关档案的管理。（三）管理原则1.集中统一原则：培训档案由警校指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确反映培训活动的全过程，不得弄虚作假。3.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的规定，确保档案信息不泄露、不丢失、不损坏。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用，为警校各项工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善警校培训档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理警校各类培训档案，对档案进行分类、整理、编号、装订、上架等工作。3.建立健全培训档案的检索工具和数据库，提高档案查询效率。4.定期对培训档案进行检查、核对和统计，确保档案的质量和安全。5.按照规定的程序和要求，办理档案的借阅、查阅、复印等手续，做好档案利用记录。6.负责对到期档案进行鉴定、销毁等工作，并做好相关记录。7.对档案管理工作进行总结和分析，不断改进档案管理方法和手段。（二）培训部门职责1.负责组织开展各类培训活动，并及时将培训过程中形成的各类文件材料收集齐全、整理规范，移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好培训档案的整理、编目等工作，提供必要的档案信息和资料。3.在培训活动结束后，负责对培训效果进行评估，并将评估报告等相关材料移交档案管理部门归档。（三）学员管理部门职责1.负责学员培训期间的日常管理工作，包括学员的报名、考勤、成绩考核等，并将相关材料及时移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好学员档案的整理、核对等工作，确保学员档案信息的准确无误。3.负责与学员进行沟通，及时了解学员对培训档案管理工作的意见和建议，并反馈给档案管理部门。（四）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门培训相关文件材料的收集、整理和保管工作，并按照档案管理部门的要求及时移交。2.在开展培训活动过程中，各部门应积极配合档案管理部门的工作，提供必要的支持和协助。三、档案的分类与归档（一）学员档案1.报名材料：包括学员报名登记表、身份证复印件、学历证书复印件、培训申请表等。2.学籍材料：学员学籍卡、课程成绩单、考勤记录、奖惩情况等。3.培训总结与鉴定：学员培训总结、培训鉴定表、培训效果评估报告等。4.其他材料：学员在培训期间获得的各类证书、荣誉证书复印件，以及其他与学员培训相关的材料。（二）培训师资档案1.个人基本信息：教师个人简历、身份证复印件、学历证书、学位证书、教师资格证书等。2.教学经历：教师授课课程清单、教学大纲、教学计划、教案等。3.教学成果：教师发表的教学研究论文、编写的教材、获得的教学奖项等。4.培训反馈：学员对教师教学质量的评价、培训主办方的反馈意见等。5.其他材料：教师参加的培训、学术交流活动记录，以及其他与教师教学相关的材料。（三）培训课程档案1.课程基本信息：课程名称、课程编号、课程目标、课程内容简介等。2.教学文件：教学大纲、教学计划、教案、课件、参考资料等。3.教学实施记录：课程授课安排、课堂教学记录、实验实习记录等。4.考核评价材料：课程考核方案、试卷、学生成绩册、考核总结等。5.其他材料：课程建设相关的申报材料、评估报告，以及其他与课程培训相关的材料。（四）培训设备档案1.设备购置文件：设备采购合同、发票、验收报告等。2.设备使用记录：设备使用说明书、操作规程、维护保养记录、维修记录等。3.设备变更记录：设备的升级、改造、报废等记录。4.其他材料：设备的技术资料、图片、视频等，以及其他与培训设备相关的材料。（五）其他档案1.培训计划与总结：警校年度培训计划、培训工作总结、培训统计报表等。2.培训协议与合同：与培训主办方签订的培训协议、合作合同等。3.培训活动记录：培训开班典礼、结业典礼、学术讲座、研讨会等活动的相关记录。4.培训宣传材料：培训招生简章、宣传海报、新闻报道等。5.其他与培训相关的文件材料：包括培训过程中形成的各类通知、通报、会议纪要等。（六）归档要求1.归档材料应齐全完整、真实准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.归档材料应按照分类方案进行分类整理，同一类别的材料应按照时间顺序排列。3.归档材料应使用统一规格的档案盒、档案袋进行装具，并在档案盒、档案袋上标明档案类别、年度、保管期限等信息。4.归档材料应编制详细的目录，目录应包括序号、文件题名、日期、保管期限等内容，便于查询和利用。四、档案的整理与编目（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和保密，确保档案的安全完整。（二）整理方法1.分类：按照档案分类方案，将各类档案进行分类。2.装订：对纸张规格不一致、破损或易散失的文件材料进行修整、裱糊或装订，使其整齐、牢固。3.编页号：对装订成册的档案材料，按照顺序编写页号，页号编写位置应统一、规范。4.编目：根据整理好的档案材料，编制档案目录，目录应包括档号、文号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。（三）编目要求1.目录应编制一式两份，一份装订在档案盒内，另一份单独成册，作为检索工具。2.目录中的各项内容应填写准确、完整，字迹清晰，不得随意涂改。3.档号应按照档案分类编号规则进行编制，确保档号的唯一性和系统性。五、档案的保管与保护（一）保管期限1.永久保管：凡是反映警校主要职能活动和历史面貌的，对警校和社会具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，应根据其重要程度和保存价值确定保管期限。（二）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别、保管期限等进行合理排列，便于档案的存放和查找。3.库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损或褪色的档案材料，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.加强对档案库房的安全管理，配备必要的消防器材和安全设施，制定安全管理制度，防止档案被盗、被抢、被毁等事故的发生。4.对电子档案应采取备份、加密等措施，确保电子档案的安全存储和有效利用。六、档案的利用与服务（一）利用范围1.警校内部各部门因工作需要查阅培训档案的，可按照规定的程序和要求进行查阅。2.学员本人因升学、就业等需要查阅个人培训档案的，应持有效身份证件到档案管理部门办理查阅手续。3.校外单位因工作需要查阅警校培训档案的，应按照国家有关规定和程序，经警校相关部门批准后，方可查阅。（二）利用方式1.查阅：查阅者可在档案管理部门指定的场所查阅档案，查阅时应保持安静，不得在档案上涂改、标记、污损。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[x]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应办理续借手续。借阅者应对所借档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、销毁档案内容。3.复印：因工作需要复印档案的，应填写复印申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可复印。复印时应使用档案管理部门指定的设备，确保复印质量清晰、完整。（三）利用记录档案管理部门应对档案的利用情况进行详细记录，记录内容包括利用者姓名、单位、利用目的、利用时间、查阅或借阅的档案内容等。利用记录应妥善保存，以便日后查询和统计。（四）服务承诺1.档案管理部门应树立服务意识，为利用者提供热情、周到、高效的服务。2.对利用者提出的问题和需求，应及时给予解答和处理，不得推诿、拖延。3.不断改进档案管理工作，提高档案利用效率，为警校各项工作提供有力支持。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.坚持全面的观点，从警校的整体利益出发，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值。2.遵循档案形成规律，结合档案的内容、来源、时间等因素，对档案进行科学分析和判断。3.严格按照国家有关档案鉴定的标准和规定进行鉴定，确保鉴定结果的准确性和权威性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括培训部门、学员管理部门等相关人员。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其保存价值。2.分析比较法：将档案与同类档案进行分析比较，了解其在警校培训工作中的地位和作用，从而确定其保存价值。3.效益评估法：从档案的利用效益角度出发，评估档案对警校教学、科研、管理等工作的实际贡献，以此确定其保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写档案销毁清册。2