集团统一采购管理制度

集团统一采购管理制度总则目的为规范集团统一采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，加强集团对采购活动的集中管理与监督，特制定本制度。适用范围本制度适用于集团总部及所属各子公司、分公司（以下统称"各公司"）的统一采购活动。基本原则1.集中采购原则：对集团内通用的、批量较大的物资和服务进行集中采购，以获取规模效益。2.公开透明原则：采购活动应公开采购信息、采购程序和采购结果，接受各公司及相关部门的监督。3.公平竞争原则：鼓励符合条件的供应商参与竞争，确保采购活动在公平、公正的环境下进行。4.质量优先原则：在满足采购需求的前提下，优先选择质量可靠的产品和服务。5.成本效益原则：通过优化采购流程、合理确定采购价格等措施，实现采购成本与效益的平衡。采购组织与职责集团采购管理委员会1.组成：由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成。2.职责审议集团统一采购战略、政策和制度。审批年度统一采购计划和预算。决策重大采购项目和采购事项。协调解决采购过程中的重大问题。集团采购部门1.设置：根据集团规模和业务需求，设立专门的采购部门或采购岗位，负责集团统一采购的具体实施。2.职责制定和执行集团统一采购计划。建立和管理供应商库。组织采购招标、谈判等活动。签订采购合同并跟踪合同执行情况。负责采购成本控制和采购数据分析。协调与各公司及内部相关部门的沟通与协作。各公司相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，提供技术规格、质量标准等相关要求。2.使用部门：参与采购产品的验收和使用评估，反馈使用意见。3.财务部门：负责采购资金的审核、支付和核算，监督采购成本控制情况。4.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。采购计划管理采购需求预测1.各公司需求部门应定期对本公司的物资和服务需求进行预测，结合历史数据、业务发展规划等因素，提出采购需求预测报告。2.采购部门汇总各公司的采购需求预测报告，分析集团整体需求趋势，形成集团采购需求预测报告。年度采购计划编制1.采购部门根据集团采购需求预测报告，结合集团战略目标、财务预算等，编制年度统一采购计划。2.年度采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间、采购预算等内容。3.采购部门将年度采购计划提交集团采购管理委员会审议，经审批通过后执行。采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、业务调整等原因需要调整采购计划，各公司需求部门应及时向采购部门提出申请。2.采购部门审核调整申请，根据实际情况提出调整建议，报集团采购管理委员会审批。3.采购计划调整后，采购部门应及时通知相关部门，并对调整后的采购计划进行跟踪和执行。供应商管理供应商准入1.采购部门制定供应商准入标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商应向采购部门提交准入申请，提供相关证明材料，采购部门对供应商进行资格审查。3.通过资格审查的供应商纳入集团供应商库，并定期进行评估和更新。供应商评估与考核1.采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等。2.采购部门根据评估结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、限期整改或淘汰。3.各公司相关部门在与供应商合作过程中，如发现供应商存在问题，应及时向采购部门反馈，采购部门根据反馈情况对供应商进行处理。供应商关系管理1.采购部门与供应商建立良好的沟通机制，定期召开供应商会议，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态。2.采购部门与供应商共同探讨合作中的问题和解决方案，寻求长期稳定的合作关系。3.采购部门鼓励供应商参与集团采购活动的改进和创新，共同提高采购效率和质量。采购流程管理采购申请1.各公司需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目、规格型号、数量、质量要求、交货时间等内容。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交至本公司采购管理部门或相关审批流程。采购审批1.各公司采购管理部门或相关审批流程对采购申请进行审核，根据采购金额、采购性质等因素确定审批层级。2.采购申请经审批通过后，提交至集团采购部门。采购实施1.集团采购部门根据采购申请，制定采购方案，选择采购方式，如招标、谈判、询价等。2.采购部门组织采购活动，发布采购信息，邀请供应商参与投标或报价。3.采购部门对供应商的投标文件或报价进行评审，选择最优供应商。4.采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购验收1.采购产品到货前，采购部门通知各公司使用部门做好验收准备。2.使用部门按照采购合同和相关标准对采购产品进行验收，填写验收报告。3.如发现采购产品存在质量问题或与合同约定不符，使用部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决。采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，提交至财务部门。2.财务部门对付款申请进行审核，审核通过后按照合同约定支付采购款项。采购风险管理风险识别与评估1.采购部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险等。2.采购部门根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，及时调整采购策略，合理安排采购时间和数量，避免因市场价格波动等因素造成损失。2.供应商风险应对：加强供应商管理，选择资质良好、信誉可靠的供应商，签订详细的采购合同，明确双方的责任和义务，定期对供应商进行评估和考核，降低供应商违约风险。3.质量风险应对：严格控制采购产品质量，在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强验收环节管理，对不合格产品及时处理，要求供应商承担相应责任。4.合同风险应对：加强合同管理，签订规范、严谨的采购合同，明确双方的权利和义务，对合同执行情况进行跟踪和监督，及时处理合同纠纷。采购监督与审计内部监督1.集团审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的合理性、采购合同的执行情况等。2.采购部门应配合审计部门的工作，提供相关资料和信息。外部监督1.接受政府相关部门、行业协会等的监督检查，及时整改存在的问题。2.鼓励各公司员工对采购活动中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。信息管理采购信息收集1.采购部门应广泛收集与采购活动相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、产品质量信息等。2.采购部门可以通过网络平台、行业协会、供应商调研等方式获取采购信息。采购信息分析与利用1.采购部门对收集到的采购信息进行分析和整理，为采购决策提供依据。2.采购部门应定期发布采购信息报告，向各公司相关部门通报采购市场动态、采购价格变化等情况。采购档案管理1.采购部门负责建立采购档案，对采购活动中的相关文件、资料进行归档保存。2.采购档案应包括采购申请、采购审批文件、采购合同、验收报告、付款凭证等。3.采购档