信息及软件管理制度

信息及软件管理制度一、总则（一）目的为加强公司信息及软件管理，保障公司信息安全、软件正常运行，提高工作效率，规范员工行为，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、合作单位人员以及因工作需要接触公司信息及软件的外部人员。（三）基本原则1.安全保密原则：确保公司信息不泄露、软件不被非法使用和破坏，维护公司信息资产的安全。2.规范使用原则：规范员工对信息及软件的使用行为，提高使用效率，避免因不当操作导致的问题。3.责任明确原则：明确各部门和人员在信息及软件管理中的职责，做到责任到人。二、信息管理（一）信息分类1.公司文件：包括公司章程、制度、通知、报告、合同等各类正式文件。2.业务数据：与公司业务相关的客户信息、销售数据、财务数据、生产数据等。3.员工信息：员工个人资料、考勤记录、薪资信息、绩效评估等。4.技术资料：公司研发的技术文档、代码、设计图纸等。（二）信息采集与录入1.各部门负责本部门相关信息的采集工作，确保信息的准确性和完整性。2.对于重要信息，应进行双人核对或审核后录入系统。3.新员工入职时，人力资源部门负责采集其基本信息，并及时录入员工信息管理系统。（三）信息存储1.公司信息存储应遵循集中存储与分散存储相结合的原则。重要文件和数据应存储在公司服务器或专用存储设备上，并进行定期备份。2.部门内部常用的一般性信息可存储在部门内部共享文件夹中，但需设置相应的访问权限。3.严禁员工将公司重要信息存储在个人移动存储设备或非公司指定的存储位置。（四）信息访问与权限管理1.根据员工工作职责和岗位需求，设定不同的信息访问权限。员工只能访问其工作所需的信息。2.对于涉及公司机密的信息，实行严格的权限控制，只有经过授权的人员才能访问。3.信息访问权限的申请与审批流程：员工因工作需要申请更高权限的信息访问时，应填写权限申请表，经所在部门负责人审核，报分管领导批准后，由信息管理部门进行权限设置。（五）信息共享与传递1.部门之间因工作需要共享信息时，应通过公司内部信息系统或规定的共享文件夹进行，并做好记录。2.对外提供公司信息时，必须经过严格的审批流程，确保信息的安全性和合规性。3.在信息传递过程中，应采用加密等安全措施，防止信息泄露。（六）信息安全与保密1.加强员工信息安全与保密意识培训，提高员工对信息安全重要性的认识。2.严格遵守国家有关信息安全和保密的法律法规，对公司信息进行妥善保护。3.禁止员工在非工作场合谈论公司机密信息，不得将公司信息透露给无关人员。4.定期对公司信息系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并处理安全隐患。5.发生信息安全事件时，应立即采取应急措施，并及时向上级报告，配合相关部门进行调查和处理。三、软件管理（一）软件采购1.各部门因工作需要采购软件时，应填写软件采购申请表，详细说明采购软件的名称、版本、功能需求、预算等信息。2.申请表经所在部门负责人审核后，报公司管理层审批。审批通过后，由信息管理部门负责统一采购。3.采购软件时，应选择具有良好信誉、技术支持能力强的软件供应商，并签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务。（二）软件安装与配置1.信息管理部门负责软件的安装与配置工作，确保软件能够正常运行。2.在安装软件前，应进行兼容性测试，避免因软件冲突导致系统故障。3.对于需要进行特殊配置的软件，应根据软件使用说明和公司实际情况进行合理配置，并做好记录。（三）软件使用与维护1.员工应按照软件使用说明和公司规定正确使用软件，不得擅自更改软件设置和功能。2.发现软件出现故障或问题时，应及时向信息管理部门报告。信息管理部门应及时进行故障排除或安排软件供应商进行维护。3.定期对公司软件进行检查和评估，根据业务发展需要及时更新软件版本，确保软件功能满足公司工作要求。（四）软件升级1.软件供应商发布软件升级补丁或新版本时，信息管理部门应及时关注，并评估升级对公司业务系统的影响。2.如需进行软件升级，应制定详细的升级计划，包括升级时间、升级步骤、数据备份等，并提前通知相关部门和人员。3.在升级过程中，应密切监控系统运行情况，及时处理可能出现的问题。升级完成后，应对系统进行全面测试，确保升级成功且系统正常运行。（五）软件卸载与清理1.因工作变动或其他原因不再需要使用的软件，员工应及时通知信息管理部门进行卸载。2.信息管理部门定期对公司计算机上安装的软件进行清理，删除不再使用的软件，确保系统资源的合理利用。（六）软件版权管理1.公司应遵守软件版权法律法规，不得使用未经授权的软件。2.对于采购的正版软件，应妥善保存软件授权文件和相关证书，以备查验。3.禁止员工私自复制、传播公司购买的软件，不得将公司软件用于非公司业务目的。四、信息及软件使用规范（一）计算机使用1.员工应爱护公司计算机设备，保持计算机整洁，定期进行清洁和保养。2.正确开机、关机，避免突然断电等不当操作对计算机硬件造成损坏。3.计算机出现故障时，不得擅自拆卸或维修，应及时向信息管理部门报告。（二）网络使用1.遵守公司网络使用规定，不得利用公司网络从事与工作无关的活动，如浏览非法网站、下载盗版软件、玩游戏等。2.不得擅自更改公司网络设置，不得私自安装网络设备。3.在使用无线网络时，应注意网络安全，设置强密码，并避免在公共场所使用不安全的无线网络。（三）移动存储设备使用1.如需使用移动存储设备（如U盘、移动硬盘等），应事先向信息管理部门进行登记备案。2.禁止使用未经公司许可的移动存储设备接入公司计算机系统，防止病毒感染和数据泄露。3.使用移动存储设备时，应先进行病毒查杀，确保设备安全后再进行数据传输。（四）信息及软件的备份1.员工应定期对自己工作中涉及的重要信息和数据进行备份，并存储在公司指定的位置或个人备份存储设备中。2.部门应定期对本部门的重要信息进行集中备份，确保数据的安全性和可恢复性。3.信息管理部门负责制定公司整体的数据备份策略，并定期进行数据备份和恢复演练。五、监督与考核（一）监督检查1.信息管理部门定期对公司信息及软件的管理情况进行监督检查，包括信息存储、访问权限、软件使用等方面。2.各部门负责人应负责本部门员工对信息及软件管理制度的执行情况进行日常监督，发现问题及时纠正。3.对于违反信息及软件管理制度的行为，应及时进行记录，并责令相关人员限期整改。（二）考核机制1.将信息及软件管理工作纳入员工绩效考核体系，考核内容包括信息安全意识、软件使用规范、信息备份情况等。2.对于在信息及软件管理工作中表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励。3.对于违反信息及软件管理制度，导致公司信息泄露、软件故障或其他损失的，视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职、辞退等。六、培训与教育（一）培训计划1.信息管理部门制定年度信息及软件管理培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。2.培训内容应包括信息安全知识、软件操作技能、信息及软件管理制度等方面。（二）培训实施1.根据培训计划组织开展培训活动，培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式。2.定期对培训效果进行评估，通过考试、实际操作、问卷调查等方式了解员工对培训内容的掌握情况和应用能力，以便及时调整培训内容和方式。（三）教育宣传1.利用公司内部宣传栏、邮件、会议等形式，加强对信息及软件管理知识的宣传教育，提高员工的信息安全意识和规范使用软件的自觉性。2.定期发布信息及软件管理方面的案例分析，让员工了解违规行为的后果，增强防范意识。七、应急处理（一）应急预案制定1.信息管理部门制定信息及软件安全应急预案，明确应急处理流程、责任分工、应急资源等内容。2.应急预案应包括信息泄露、软件故障、网络攻击等常见信息安全事件的应急处理措施。（二）应急演练1.定期组织应急演练，检验应急预案的可行性和有效性，提高员工应对信息安全事件的能力。2.演练内容包括模拟信息安全事件场景，按照应急预案进行应急处置操作，评估演练效果并总结经验教训。（三）应急响应1.发生信息及软件