项目资料管理制度模板

项目资料管理制度模板一、总则（一）目的为加强公司项目资料的规范化管理，确保项目资料的完整性、准确性和安全性，提高项目管理效率，为公司的决策、运营及后续项目提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目从启动至结束全过程中所产生的各类资料的管理，包括但不限于项目策划书、合同文件、技术文档、会议纪要、往来函件、验收报告等。（三）基本原则1.真实性原则：项目资料应如实反映项目的实际情况和进展。2.完整性原则：涵盖项目各个环节的资料，确保无遗漏。3.准确性原则：资料内容准确无误，数据真实可靠。4.及时性原则：及时收集、整理、归档项目资料，保证资料的时效性。5.保密性原则：对涉及公司机密的项目资料严格保密，防止泄露。二、职责分工（一）项目负责人1.负责组织项目资料的收集、整理和初步审核工作。2.确保项目资料与项目实际进展同步，及时发现并解决资料管理中出现的问题。3.对项目资料的真实性、完整性和准确性负责。（二）部门资料员1.协助项目负责人进行项目资料的日常收集、整理和分类工作。2.按照公司规定的格式和要求，对资料进行规范化处理。3.负责将整理好的项目资料及时提交给公司档案室归档。（三）公司档案室1.制定并执行项目资料归档的具体流程和标准。2.负责接收、保管和查阅项目资料，确保资料的安全存储和有效利用。3.定期对项目资料进行清查和盘点，对损坏或丢失的资料及时进行处理。（四）其他相关部门在各自职责范围内，配合做好项目资料的管理工作，如提供相关资料、参与资料审核等。三、项目资料的分类与编号（一）分类1.项目策划类：包括项目立项申请、可行性研究报告、项目策划书等。2.合同协议类：项目相关的各类合同、协议、订单等。3.技术文档类：技术方案、设计图纸、实验报告、技术总结等。4.会议纪要类：项目过程中各类会议的纪要文件。5.往来函件类：与项目相关的对外发送和接收的函件、邮件等。6.进度管理类：项目进度计划、进度报告、里程碑记录等。7.质量管理类：质量计划、质量检验报告、质量问题处理记录等。8.成本管理类：项目预算、成本核算报表、费用报销凭证等。9.风险管理类：风险评估报告、风险应对措施记录等。10.验收交付类：验收申请、验收报告、交付文档等。（二）编号为便于项目资料的识别和管理，对每类资料进行统一编号。编号规则如下：[公司简称首字母缩写][项目编号][资料类别代码][顺序号]例如：[GJ][2023001][CH][001]，表示公司[GJ]项目编号为[2023001]的策划类资料中的第1份文件。资料类别代码如下：1.CH项目策划类2.HT合同协议类3.JS技术文档类4.HY会议纪要类5.WL往来函件类6.JD进度管理类7.ZL质量管理类8.CB成本管理类9.FL风险管理类10.YS验收交付类四、项目资料的收集与整理（一）收集要求1.项目负责人应明确资料收集的范围和标准，及时向项目团队成员传达。2.项目团队成员应按照要求，在项目进展过程中及时收集各自工作范围内产生的资料，并提交给项目负责人或部门资料员。3.对于外部获取的资料，如合作方提供的文件、政府部门的批复等，应确保其真实性和完整性，并及时归档。（二）整理要求1.资料应按照分类进行整理，同类资料按照时间顺序或重要程度排序。2.对每份资料进行编号，并在资料上标注清晰的标题、日期、来源等信息。3.对于电子资料，应按照统一的命名规则进行命名，便于查找和识别。4.对资料中的图表、数据等进行核对和修正，确保准确无误。五、项目资料的审核与审批（一）审核流程1.项目负责人对收集整理好的项目资料进行初步审核，确保资料的完整性和准确性。2.将初步审核通过的资料提交给相关部门负责人进行审核，审核内容包括资料与项目实际情况的相符性、合规性等。3.涉及公司重要决策或重大项目的资料，需提交公司管理层进行审批。（二）审核要点1.资料是否真实反映项目实际情况，有无虚假或误导性内容。2.资料的格式和内容是否符合公司规定的标准和要求。3.资料之间的逻辑关系是否清晰，是否相互印证。4.资料是否涵盖了项目管理的各个关键环节，有无遗漏。（三）审批记录对经过审核和审批的项目资料，应做好相应的记录，包括审核人、审批人、审核意见、审批时间等，以便追溯和查询。六、项目资料的归档与存储（一）归档流程1.部门资料员将审核通过的项目资料按照公司档案室的要求进行整理和装订。2.填写项目资料归档清单，详细列出资料的名称、编号、份数等信息。3.将整理好的资料和归档清单一并提交给公司档案室，办理归档手续。（二）存储方式1.公司档案室采用电子存储和纸质存储相结合的方式。2.电子资料应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。3.纸质资料应存放在档案柜中，按照类别和项目编号进行分类存放，便于查找和借阅。（三）存储环境1.档案室应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫的环境条件。2.配备必要的消防器材和防虫药品，确保资料的安全存储。七、项目资料的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅项目资料的，应填写《项目资料查阅申请表》，注明查阅目的、资料名称和编号等信息。2.经项目负责人或相关部门负责人批准后，方可到公司档案室查阅资料。3.涉及公司机密的项目资料，需经公司管理层批准后方可查阅。（二）借阅规定1.因工作需要借阅项目资料的，应填写《项目资料借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的资料，不得转借他人，不得擅自复印、摘抄、涂改资料内容。4.借阅人归还资料时，档案室工作人员应进行仔细核对，确保资料完整无损。如发现资料有损坏或丢失，借阅人应承担相应的赔偿责任。（三）查阅与借阅记录档案室应建立项目资料查阅和借阅台账，详细记录查阅人、借阅人、查阅时间、借阅时间、归还时间等信息，以便跟踪和管理。八、项目资料的保密管理（一）保密措施1.对涉及公司机密的项目资料，应采取加密存储、限制访问等保密措施。2.接触机密资料的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在资料的传递和使用过程中，应采用安全可靠的方式，防止资料泄露。（二）保密培训1.公司定期组织项目资料保密培训，提高员工的保密意识和技能。2.培训内容包括保密法律法规、公司保密制度、资料保密方法等。（三）保密监督与检查1.公司设立保密监督岗位，定期对项目资料的保密情况进行检查。2.对违反保密制度的行为，应及时进行纠正，并按照公司规定进行处理。九、项目资料的销毁（一）销毁条件1.项目资料已超过保存期限，且无继续保存价值的。2.项目已结束，相关资料经确认无需再保留的。3.因其他原因需要销毁的资料，经公司相关部门批准后可进行销毁。（二）销毁流程1.由项目负责人或相关部门提出资料销毁申请，填写《项目资料销毁申请表》，说明销毁原因、资料名称和数量等。2.经公司档案室审核、相关部门负责人批准后，确定销毁方式和时间。3.销毁资料时，应至少有两人在场，并做好销毁记录，包括销毁时间、地点、资料名称和数量、销毁人等信息。4.销毁记录应保存[X]年，以备查阅。十、项目资料管理的监督与考核（一）监督机制1.公司定期对项目资料管理工作进行监督检查，确保各项制度的有效执行。2.监督检查内容包括资料的收集、整理、归档、存储、查阅、借阅、保密等环节。（二）考核指标1.资料的完整性：考核项目资料是否涵盖了项目管理的各个方面，有无遗漏。2.资料的准确性：检查资料中的数据、信息是否准确无误。3.资料的及时性：评估资料是否按照规定的时间节点进行收集、整理和归档。4.资料的合规性：审核资料的管理是否符合公司制度和相关法律法规的要求。（三）考核结果应用1.将项目资料管理工作的考核结果与项目负责人和相关人员的绩效挂钩。2.对资料