酒店仓库领用管理制度

酒店仓库领用管理制度一、总则（一）目的为加强酒店仓库领用管理，规范领用流程，确保物资的合理使用与妥善保管，保障酒店运营的正常进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店各部门因经营、维修、办公等需要从仓库领用各类物资的活动。（三）基本原则1.按需领用原则：各部门应根据实际工作需求，合理填写领用申请，避免浪费。2.审批规范原则：严格执行审批流程，确保领用行为符合规定。3.账物相符原则：仓库管理人员应及时准确记录物资收发情况，保证账物一致。4.安全保障原则：领用及保管物资过程中，要确保物资安全，防止损坏、丢失等情况发生。二、仓库管理职责（一）仓库主管职责1.全面负责仓库的日常管理工作，制定并执行仓库管理制度。2.组织物资的验收、入库、存储、发放等工作，确保物资管理有序。3.定期盘点仓库物资，核对账目，及时发现并解决账物不符等问题。4.合理规划仓库存储空间，提高仓库利用率。5.对仓库管理人员进行培训、指导和考核。（二）仓库管理员职责1.负责物资的验收入库工作，检查物资的数量、质量、规格等是否符合要求。2.按照规定对物资进行分类存放，做好标识，便于查找和管理。3.根据审批后的领用申请，及时、准确地发放物资，并做好发放记录。4.定期对仓库进行巡查，确保物资安全，发现问题及时报告。5.协助仓库主管进行物资盘点工作，提供准确的物资库存信息。三、物资分类与编号（一）物资分类1.食品类：包括各类食材、饮料、酒水等。2.客房用品类：如床上用品、洗漱用品、一次性客用品等。3.办公用品类：文具、纸张、办公设备耗材等。4.清洁用品类：清洁剂、消毒剂、清洁工具等。5.工程维修用品类：五金配件、电器元件、工具等。6.布草类：窗帘、台布、制服等。7.其他类：不属于以上分类的其他物资。（二）物资编号为便于物资管理和识别，对各类物资进行统一编号。编号应遵循简洁、规范、唯一的原则，能够清晰反映物资的类别、规格等信息。例如：食品类物资编号为SP001，其中SP表示食品类，001为该类物资的具体编号。四、领用流程（一）领用申请1.各部门根据工作需要，填写《物资领用申请表》。申请表应详细注明领用部门、物资名称、规格型号、数量、领用用途等信息。2.对于常用物资，可提前填写一定时期内的领用计划，经部门负责人审核后交仓库主管备案。（二）审批1.普通物资领用：部门负责人对本部门的领用申请进行审核，确认领用的必要性和合理性。审核通过后，交仓库主管审批。仓库主管根据库存情况和领用规定进行审批，对于库存充足且符合领用要求的申请予以批准。2.贵重物资领用：除部门负责人和仓库主管审批外，还需报酒店财务总监审批。财务总监应从成本控制、资金使用等方面进行审核，确保领用行为符合酒店财务规定。3.紧急物资领用：因突发情况急需领用物资时，由使用部门填写《紧急物资领用申请表》，注明紧急原因。可先电话向仓库主管说明情况，经口头同意后先行领用，但事后需在一个工作日内补齐书面审批手续。（三）物资发放1.仓库管理员根据审批后的领用申请，按照"先进先出"的原则发放物资。2.发放物资时，仓库管理员与领用人员应共同核对物资的名称、规格、数量等信息，确保准确无误。3.对于有保质期要求的物资，仓库管理员应提醒领用人员注意物资的有效期，并在发放记录中注明。4.发放完毕后，仓库管理员在《物资领用申请表》上签字确认，并更新物资库存台账。（四）领用登记1.仓库管理员应建立详细的物资领用登记台账，记录每笔领用业务的相关信息，包括领用日期、领用部门、物资名称、规格型号、数量、领用用途、审批人等。2.领用登记台账应定期进行整理和归档，以便日后查询和统计分析。五、库存管理（一）库存盘点1.定期盘点：仓库主管应制定库存盘点计划，定期组织全面盘点。盘点周期可根据酒店实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次。盘点前，仓库管理员应做好物资整理、核对账目等准备工作。盘点过程中，要认真清点物资数量，检查物资质量状况，并与库存台账进行核对。盘点结束后，仓库管理员应编制《库存盘点报告》，详细记录盘点结果，包括账实相符情况、盘盈盘亏原因等。如发现账实不符，应及时查明原因并进行调整。2.不定期盘点：酒店财务部门、审计部门等可根据工作需要，对仓库进行不定期盘点，以核实库存情况。不定期盘点时，仓库管理人员应积极配合，提供真实准确的库存信息。（二）库存安全1.仓库应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗设备等，并确保其性能良好、有效。2.仓库管理人员应加强对仓库的巡查，注意防火、防盗、防潮、防虫等，确保物资安全。3.对于易燃易爆、有毒有害等危险物资，应按照相关规定进行单独存放，并采取特殊的安全防护措施。（三）库存预警1.仓库主管应根据物资的消耗情况、采购周期等因素，设定各类物资的库存预警线。2.当库存物资数量低于预警线时，仓库管理员应及时向仓库主管报告，仓库主管应根据实际情况通知采购部门进行补货。六、废旧物资管理（一）废旧物资界定1.因损坏、报废、淘汰等原因不再使用的物资，以及在经营活动中产生的边角料、包装材料等，均属于废旧物资。2.废旧物资的界定由仓库主管会同相关部门进行审核确认。（二）废旧物资回收1.各部门在清理出废旧物资后，应及时通知仓库管理员进行回收。仓库管理员负责对回收的废旧物资进行统一登记和存放。2.对于可回收利用的废旧物资，如金属、纸张、塑料等，应进行分类存放，以便后续处理。（三）废旧物资处理1.酒店定期对废旧物资进行评估，对于确无使用价值的废旧物资，可按照相关规定进行报废处理。2.报废处理应填写《废旧物资报废申请表》，经部门负责人、仓库主管、财务总监等审批后进行。3.对于有回收价值的废旧物资，可通过招标、拍卖等方式进行处理，所得收入应及时上缴酒店财务部门。七、监督与考核（一）内部监督1.酒店财务部门负责对物资领用和库存管理情况进行定期检查和监督，确保物资的采购、领用、库存等环节符合财务制度和相关规定。2.审计部门可对物资管理情况进行不定期审计，检查物资管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。（二）考核机制1.建立物资管理考核制度，对仓库管理人员、领用部门等相关人员的物资管理工作进行考核。2.考核指标包括物资收发准确性、库存账实相符率、物资损耗率、废旧物资处理情况等。3.根据考核结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖