连锁药房存货管理制度

连锁药房存货管理制度总则1.目的为加强连锁药房存货管理，确保药品质量安全，提高存货周转率，降低经营成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于连锁药房总部及各门店的存货管理。3.基本原则保证药品质量原则：确保所管理的存货符合国家药品质量标准，满足消费者用药需求。合理储备原则：根据销售情况和市场需求，合理确定存货储备量，避免积压或缺货。先进先出原则：保证存货按购进时间顺序流转，防止药品过期失效。账实相符原则：存货账目记录与实际库存数量一致，定期进行盘点核对。存货管理职责1.总部采购部门根据各门店销售数据和库存情况，制定科学合理的采购计划，确保药品供应的及时性和准确性。选择合格的供应商，签订采购合同，明确采购药品的规格、数量、价格、交货期等条款。跟踪采购订单执行情况，及时处理采购过程中的问题，如退货、换货等。2.总部仓储部门负责药品的验收入库工作，按照验收标准对购进药品进行逐批验收，确保入库药品质量合格。合理安排药品储存仓位，根据药品的特性分类存放，保证药品储存环境符合要求。定期对库存药品进行盘点清查，编制盘点报表，及时发现并处理账实不符情况。做好库存药品的保管工作，防止药品损坏、变质、丢失等情况发生。3.门店向总部采购部门反馈药品销售及库存情况，协助总部制定采购计划。负责门店药品的陈列摆放，按照药品分类管理要求，将药品整齐陈列，便于顾客选购。每日对门店库存药品进行核对，确保账实相符，发现问题及时上报总部。做好门店药品的日常保管工作，保持药品陈列环境整洁卫生。存货采购管理1.采购计划制定总部采购部门应定期收集各门店的销售数据和库存信息，分析药品销售趋势和库存结构。根据分析结果，结合市场需求预测、药品有效期等因素，制定月度、季度和年度采购计划。采购计划应明确采购药品的品种、规格、数量、预计采购时间等内容，并经相关负责人审核批准。2.供应商选择与管理建立供应商评估和选择机制，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量等进行综合评估。选择具有合法资质、信誉良好、产品质量可靠的供应商作为合作伙伴，并与之签订质量保证协议。定期对供应商进行考核评价，对于不符合要求的供应商，及时采取措施进行整改或淘汰。3.采购合同签订采购人员应根据采购计划与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括药品名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等条款。合同签订后，应及时将合同副本交至相关部门备案，以便跟踪合同执行情况。4.采购订单执行采购人员应按照采购合同要求，及时向供应商下达采购订单，并跟踪订单执行情况。供应商应按照订单约定的时间、地点和质量标准交货，采购人员应及时组织验收。如遇供应商交货延迟、质量不符等问题，采购人员应及时与供应商沟通协商，采取相应的解决措施。存货验收入库管理1.验收准备仓储部门在药品到货前，应做好验收场地、设备、人员等方面的准备工作。验收人员应熟悉药品验收标准和流程，掌握所验收药品的质量特性。2.验收内容核对药品的名称、规格、数量、生产厂家、批准文号、生产日期、有效期等信息是否与采购合同一致。检查药品的外观质量，包括包装是否完好、标签是否清晰、有无破损、变质等情况。对需进行质量检验的药品，按照规定进行抽样送检，检验合格后方可入库。3.验收记录验收人员应如实填写药品验收记录，记录内容包括药品名称、规格、数量、生产厂家、批准文号、生产日期、有效期、验收日期、验收结论等。验收记录应保存至超过药品有效期1年，但不得少于3年。4.入库手续办理验收合格的药品，仓储部门应及时办理入库手续，将药品按照规定的仓位存放，并录入库存管理系统。对于验收不合格的药品，应按照规定进行处理，如退货、换货、报损等，并做好相应记录。存货储存管理1.储存条件要求根据药品的特性，设置不同的储存区域，如常温库、阴凉库、冷库等，并确保储存环境符合相应的温度、湿度要求。药品应分类存放，按照剂型、用途、有效期等进行分区管理，并有明显的标识。对特殊管理药品，如麻醉药品、精神药品、医疗用毒性药品等，应严格按照国家有关规定进行储存保管。2.库存盘点仓储部门应定期对库存药品进行盘点，盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。盘点前，应制定详细的盘点计划，明确盘点人员、范围、方法和时间安排。盘点过程中，应认真核对药品的实际库存数量与系统记录是否一致，如实记录盘点结果。对盘点中发现的账实不符情况，应及时查明原因，并编制盘点差异报告，报相关部门审批后进行处理。3.库存预警建立库存预警机制，设定各类药品的最低库存和最高库存限额。当库存数量低于最低库存限额时，系统自动发出预警信号，提醒采购部门及时补货。当库存数量高于最高库存限额时，系统自动提示仓储部门采取措施，如促销、退货等，以控制库存水平。4.库存养护仓储部门应定期对库存药品进行养护检查，检查内容包括药品的外观质量、储存条件、包装情况等。对易霉变、易潮解、易挥发等的药品，应增加养护检查频次。发现药品有质量问题或其他异常情况时，应及时采取措施进行处理，并做好记录。存货销售管理1.销售流程门店销售人员应热情接待顾客，根据顾客需求准确推荐药品，并按照规定的销售流程进行操作。销售药品时，应认真核对药品的名称、规格、数量等信息，确保销售药品的准确性。收款员应按照规定的价格收款，并开具销售发票或小票，将销售信息及时录入系统。2.销售退货管理顾客因质量问题或其他合理原因要求退货时，门店应按照规定办理退货手续。退货药品应经验收人员验收，确认质量合格后方可办理退货入库手续。对退货原因进行记录，并分析退货原因，采取相应的改进措施，以减少退货情况的发生。3.销售记录门店应建立销售记录台账，详细记录每笔销售业务的药品名称、规格、数量、销售日期、顾客姓名等信息。销售记录应保存至超过药品有效期1年，但不得少于3年。存货盘点与清查1.盘点计划总部仓储部门应每年制定年度盘点计划，明确盘点的范围、时间、方法和人员安排。盘点计划应报公司管理层批准后实施。2.盘点实施盘点人员应按照盘点计划，对库存药品进行逐一清点，确保盘点结果的准确性。盘点过程中，应注意检查药品的质量状况、储存条件等是否符合要求。对盘点中发现的问题，应及时记录并进行初步调查。3.盘点结果处理盘点结束后，盘点人员应编制盘点报告，详细说明盘点情况、账实差异及原因分析。对于账实不符的情况，应查明原因，分清责任，并提出处理意见，报相关部门审批后进行调整。对盘点中发现的库存管理问题，应及时采取措施进行整改，完善存货管理制度。存货报废与报损管理1.报废与报损条件药品因过期、变质、损坏等原因无法继续销售或使用的，可申请报废或报损。因自然灾害、意外事故等不可抗力因素导致药品损失的，可申请报损。2.报废与报损申请门店或仓储部门发现符合报废或报损条件的药品时，应填写报废或报损申请表，详细说明药品名称、规格、数量、报废或报损原因等。申请表应经相关负责人审核签字后，报总部审批。3.报废与报损处理经总部审批同意的报废或报损申请，应按照规定的程序进行处理。对于报废药品，应进行销毁处理，并做好销毁记录。对于报损药品，应查明责任，根据实际情况进行相应处理，如由责任人赔偿、保险公司理赔等。存货信息化管理1.库存管理系统建立完善的库存管理系统，实现对连锁药房存货的实时动态管理。库存管理系统应具备采购、验收、入库、储存、销售、盘点、报废等环节的功能模块，确保各项业务操作数据准确录入系统。系统应能够实时反映库存数量、金额、出入库情况等信息，为存货管理决策提供数据支持。2.数据安全与维护加强库存管理系统的数据安全保护，设置不同的用户权限，防止数据泄露和非法篡改。定期对系统数据进行备份，确保数据的安全性和完整性。安排专人负责系统的日常维护和故障排除，保证系统的正常运行。监督与考核1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对连锁药房存货管理情况进行审计监督，检查存货管理制度的执行情况、采购合同的履行情况、库存盘点的准确性等。对审计中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.绩效考核建立存货