公务卡管理制度意义

公务卡管理制度意义一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范公务支出行为，提高公务支出透明度，防范财务风险，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本公务卡管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司本部及所属各部门、分支机构在公务活动中使用公务卡的管理。（三）定义1.公务卡：是指公司在职员工持有的，主要用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡。2.公务支出：是指公司员工因公务活动发生的差旅费、会议费、招待费、办公用品购置等支出。（四）基本原则1.强化预算管理：公务卡支出应严格执行公司预算管理制度，确保各项公务支出在预算范围内。2.方便快捷：简化公务支出报销流程，提高工作效率，方便员工用卡。3.规范透明：规范公务卡使用行为，提高公务支出透明度，接受内外部监督。4.安全可控：保障公务卡信息安全，防范信用卡使用风险。二、公务卡的申请与管理（一）申请条件公司在职员工符合以下条件的，可以申请办理公务卡：1.具有完全民事行为能力；2.遵守国家法律法规和公司财务制度；3.经所在部门负责人批准。（二）申请流程1.员工填写《公务卡申请表》，注明个人基本信息、联系方式、申请公务卡的银行等内容，并提交所在部门负责人审批。2.部门负责人审核同意后，报公司财务部门备案。3.财务部门统一向指定银行申请办理公务卡，并将公务卡相关信息（包括卡号、有效期等）通知员工本人。（三）卡片保管1.员工领取公务卡后，应妥善保管，不得出租、出借或转让给他人使用。2.如公务卡遗失或被盗，应立即向所在部门报告，并及时联系发卡银行挂失。因未及时挂失造成的损失，由持卡人承担。（四）密码管理1.持卡人应妥善保管公务卡密码，不得将密码告知他人。2.在使用公务卡进行交易时，应注意保护密码安全，防止密码泄露。（五）信用额度调整1.根据公务支出需要，持卡人可向所在部门提出调整公务卡信用额度的申请。2.部门负责人审核后，报公司财务部门审批。财务部门根据实际情况，与发卡银行协商调整信用额度。三、公务卡的使用（一）使用范围1.差旅费：包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费等。2.会议费：包括会议场地租金、会议设备租赁、会议资料印刷等费用。3.招待费：包括接待客户、合作伙伴等发生的餐饮、住宿、娱乐等费用。4.办公用品购置：包括办公桌椅、电脑、打印机、复印机、纸张、文具等办公用品的采购费用。5.其他公务支出：符合公司财务制度规定的其他公务活动支出。（二）使用原则1.公务卡只能用于公务支出，不得用于个人消费。2.持卡人应严格按照公务卡使用范围和财务制度规定使用公务卡，不得超范围、超标准使用。3.在使用公务卡进行公务支出时，应取得合法有效的发票等报销凭证，并在规定时间内办理报销手续。（三）消费结算1.持卡人在进行公务消费时，应主动向商户出示公务卡，并按要求输入密码进行支付。2.商户应提供符合财务制度规定的发票等报销凭证，并在发票上注明消费日期、消费金额、消费内容等信息。3.持卡人应妥善保管消费交易凭条，作为报销凭证的附件。四、公务卡报销管理（一）报销流程1.持卡人在公务消费后，应在规定时间内（一般为消费后[x]个工作日内）填写《公务卡报销申请表》，并将消费交易凭条、发票等报销凭证粘贴在申请表后。2.《公务卡报销申请表》经所在部门负责人审核签字后，报公司财务部门审核。3.财务部门审核通过后，将报销款项直接支付到持卡人公务卡账户。（二）报销期限1.持卡人应在公务消费后[x]个工作日内办理报销手续，因特殊原因不能及时报销的，应向所在部门说明情况，并经部门负责人批准。2.超过报销期限的公务卡消费，财务部门原则上不予报销。因特殊情况需要报销的，持卡人应提供合理的说明，并经财务部门审核同意。（三）报销审核1.财务部门应按照国家法律法规和公司财务制度规定，对公务卡报销凭证进行严格审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性，消费交易凭条与发票的一致性等。2.如发现报销凭证不符合规定，财务部门应要求持卡人补充或更换报销凭证。持卡人应在规定时间内完成补充或更换，否则财务部门不予报销。（四）退款处理1.因退货、退款等原因导致公务卡消费金额发生变化的，持卡人应及时通知所在部门，并将相关情况告知财务部门。2.财务部门根据实际情况，办理退款手续。退款金额应直接退回持卡人公务卡账户。五、监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门负责对公务卡使用情况进行日常监督检查，定期统计分析公务卡消费数据，及时发现和解决存在的问题。2.公司审计部门负责对公务卡管理制度执行情况进行审计监督，对发现的违规问题依法依规进行处理。（二）外部监督1.公司应主动接受财政、审计等部门的监督检查，如实提供公务卡使用情况和相关资料。2.对财政、审计等部门提出的意见和建议，公司应认真整改落实。（三）违规处理1.对违反本制度规定使用公务卡的行为，公司将视情节轻重，给予相应的处罚。处罚措施包括批评教育、责令改正、追回违规报销款项、扣减绩效奖金等。2.对涉嫌违法犯罪的行为，公司将依法移送司法机关处理