餐饮物资采购管理制度

餐饮物资采购管理制度总则目的为加强公司餐饮物资采购管理，规范采购流程，确保采购物资的质量，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内部餐饮物资采购活动，包括食材、调料、餐具、厨房设备及用品等所有与餐饮业务相关物资的采购。基本原则1.按需采购原则：根据公司餐饮业务的实际需求，合理安排采购计划，避免盲目采购和浪费。2.质量优先原则：确保所采购物资符合国家相关标准和公司餐饮经营要求，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商。3.成本控制原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。4.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，杜绝不正当交易。5.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。采购组织与职责采购部门设置公司设立专门的采购部门，负责餐饮物资的采购工作。采购部门应根据业务需要合理配备采购人员，明确各岗位的职责分工。采购部门职责1.负责制定餐饮物资采购计划，根据库存情况、市场需求和菜品销售情况，及时调整采购数量和品种。2.收集、整理供应商信息，建立供应商档案，对供应商进行评估和管理，定期更新供应商名单。3.组织实施采购活动，按照采购流程选择合适的供应商，进行询价、比价、议价，签订采购合同。4.负责采购物资的验收工作，确保物资的质量、数量和规格符合合同要求。5.协调处理采购过程中的问题和纠纷，与供应商保持良好的沟通与合作关系。6.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，不断优化采购流程和降低采购成本。其他部门职责1.餐饮部门及时向采购部门提供准确的物资需求信息，包括菜品调整、活动用餐等特殊需求。参与采购物资的验收工作，对物资的质量和适用性进行评价。协助采购部门对供应商进行评估，提供使用反馈意见。2.财务部门负责审核采购合同，确保合同条款符合财务规定和公司利益。对采购资金进行预算管理和支付审核，确保采购资金的合理使用和安全。定期对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持和决策建议。3.质量控制部门制定餐饮物资质量标准和验收规范，参与采购物资的验收工作，确保物资质量符合要求。对采购物资进行抽检和检验，对不合格物资提出处理意见。协助采购部门对供应商进行质量管理，推动供应商提高产品质量。采购流程采购申请1.餐饮部门根据日常经营需求、库存情况和菜品销售预测，填写《餐饮物资采购申请表》，详细注明物资名称、规格、数量、需求日期等信息。2.《餐饮物资采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。紧急采购需求可通过电话、邮件等方式及时通知采购部门，但事后需补办申请手续。采购审批1.采购部门收到《餐饮物资采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，确认需求的合理性和必要性。2.对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应将申请表提交给财务部门进行预算审核，财务部门根据公司财务状况和资金安排提出审核意见。3.采购申请表经采购部门负责人、财务部门负责人审核通过后，报公司分管领导审批。审批通过后方可进入采购环节。供应商选择与管理1.供应商开发采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商进行初步筛选，考察其经营资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面情况。实地考察潜在供应商，了解其生产经营状况、质量管理体系、环保措施等，评估其是否符合公司采购要求。2.供应商评估与准入采购部门建立供应商评估指标体系，对供应商的综合表现进行定期评估。评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作信誉等。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类。A类为优质供应商，B类为合格供应商，C类为需改进供应商。对于新供应商，经评估合格后，采购部门与其签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务，将其纳入公司供应商管理体系。3.供应商日常管理采购部门定期与供应商沟通，了解其生产经营情况、产品质量状况等，及时解决合作中出现的问题。要求供应商提供产品质量检验报告、合格证等相关资料，确保所采购物资的质量可追溯。对供应商的交货情况进行跟踪和记录，如出现交货延迟、质量问题等，及时与供应商协商解决，并按照合同约定进行处理。每年对供应商进行重新评估，根据评估结果调整供应商类别，对于不符合要求的供应商及时淘汰。采购实施1.询价与比价采购人员根据采购申请，向多家供应商发出询价单，详细说明物资的规格、数量、质量要求、交货期等信息，要求供应商在规定时间内报价。收集供应商的报价单后，进行比价分析，比较不同供应商的价格、质量、服务等方面的差异，选择性价比最优的供应商。2.议价与合同签订与选定的供应商进行议价谈判，争取更有利的采购价格、交货期、付款方式等条款。谈判达成一致后，采购人员起草采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。采购合同经采购部门负责人审核后，提交给公司法律顾问进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求。审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订采购合同。采购验收1.到货通知采购合同签订后，采购人员及时通知供应商按照合同约定的交货期发货，并跟踪物资运输情况。物资到货前，采购人员提前通知餐饮部门和质量控制部门做好验收准备工作。2.初步验收物资到货后，采购人员会同餐饮部门和质量控制部门人员共同进行初步验收。初步验收主要检查物资的数量、规格、外观等是否与采购合同一致，物资是否有损坏、变质等情况。对初步验收合格的物资，填写《餐饮物资到货验收单》，由验收人员签字确认。3.质量验收质量控制部门按照制定的质量标准和验收规范，对采购物资进行质量检验。对于需要检验检测的物资，质量控制部门可委托专业机构进行检测，确保物资质量符合要求。质量验收合格的物资方可办理入库手续，不合格物资由采购部门负责与供应商协商处理，如退货、换货、补货等，并跟踪处理结果。采购付款1.发票审核采购物资验收合格并入库后，采购人员及时收集供应商开具的发票，核对发票信息与采购合同、验收单是否一致。发票信息包括物资名称、规格、数量、金额、供应商名称、纳税人识别号等，确保发票内容真实、准确、完整。2.付款申请采购人员填写《餐饮物资采购付款申请表》，附上采购合同、验收单、发票等相关资料，提交给财务部门进行审核。《餐饮物资采购付款申请表》应注明付款金额、付款方式、付款日期等信息，并经采购部门负责人签字确认。3.付款审批财务部门对付款申请进行审核，核实采购业务的真实性、合法性和资金支付的准确性。付款申请经财务部门负责人审核通过后，报公司分管领导审批。对于金额较大的付款，需报公司总经理审批。4.款项支付审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和付款日期，及时安排资金支付给供应商。财务人员在付款后，做好付款记录和账务处理，确保财务数据的准确性和完整性。采购风险管理市场风险1.密切关注市场动态，及时了解餐饮物资价格波动情况，通过与供应商签订长期合作协议、套期保值等方式，降低价格波动对采购成本的影响。2.建立市场信息收集和分析机制，定期收集市场行情、行业动态等信息，为采购决策提供参考依据，合理安排采购时机和采购数量。质量风险1.加强对供应商的质量管理，严格筛选供应商，要求供应商提供质量保证承诺和相关资质证明文件。2.增加对采购物资的抽检频次和比例，对关键物资进行重点检验，确保所采购物资的质量符合要求。3.建立质量追溯体系，对采购物资的来源、流向进行详细记录，一旦发现质量问题，能够迅速追溯到源头并采取相应措施。供应商风险1.对供应商进行全面评估和动态管理，定期对供应商的经营状况、财务状况、信誉情况等进行调查和分析，及时发现潜在风险。2.与供应商签订详细的合作协议，明确双方的权利和义务，包括违约责任、争议解决方式等条款，以保障公司利益。3.建立供应商备份机制，对于重要物资的供应商，至少选择两家以上合格供应商，以降低因单一供应商出现问题导致的供应中断风险。合同风险1.在签订采购合同前，由公司法律顾问对合同条款进行严格审查，确保合同的合法性、完整性和可操作性。2.明确合同中的关键条款，如质量标准、交货期、价格调整、付款方式、违约责任等，避免因合同条款模糊或歧义导致的纠纷。3.加强合同执行过程中的监督和管理，及时跟踪合同履行情况，确保双方严格按照合同约定履行义务。如发现供应商存在违约行为，及时采取措施追究其责任。采购监督与审计内部监督1.公司内部审计部门定期对餐饮物资采购业务进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门通过查阅文件资料、实地走访、询问相关人员等方式，对采购活动进行全面审查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.采购部门应积极配合内部审计工作，如实提供相关资料和信息，不得拒绝、阻碍审计人员的工作。外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，遵守国家法律法规和政策要求，确保采购活动合法合规。2.鼓励员工和供应商对采购活动进行监督，如发现违规行为，可通过举报渠道向公司管理层反映。公司对举报信息进行认真调查核实，对经查实的违规行为依法依规进行处理，并对举报人给予适当奖励。采购绩效评估评估指标1.采购成本：考核采购物资的实际采购价格与预算价格的差异，以及采购成本的降低率。2.采购质量：评估所采购物资的质量合格率，以及因质量问题导致的损失情况。3.交货期：考察供应商的交货准时率，以及采购部门对交货期的控制能力。4.供应商管理：评价供应商的合作满意度、供应商开发与优化情况等。5.采购效率：考核采购流程的执行时间、采购申请的处理及时率等。评估方法1.定期收集采购数据，包括采购订单、验收单、发票、付款记录等，对各项评估指标进行量化计算。2.采用数据分析、对比分析、问卷调查、实地考察等方法，对采购绩效进行全面评估。3.与历史数据、同行业数据进行对比，分析采购绩效的变化趋势和存在的问题，提出改进措施和建议。评估周期采购绩效评估每季度进行一次，形成季度采购绩效评估报告，向公司管理层汇报采购工作情况和绩效评估结果。年度结束后，对全年采购绩效进行综合评估，总结经验教训，制定下一年度采购工作计划和目标。奖惩制度奖励1.对于在采购工作中表现突出的员工，如通过优化采购流程、降低采购成本、提高物资质量等为公司带来显著经济效益的，给予表彰和奖励。2.奖励方式包括奖金、荣誉证书、晋升机会等，以激励采购人员积极工作，不断提高采购绩效。惩罚1.对于在采购过程中违反公司制度