供应商物资管理制度

供应商物资管理制度总则目的为加强公司供应商物资管理，规范采购流程，确保所采购物资的质量、交期和成本符合公司要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司所有与供应商物资采购相关的活动，包括物资的选型、采购、验收、付款等环节。基本原则1.质量优先原则：确保所采购物资符合公司生产经营所需的质量标准。2.公平公正原则：在供应商选择、采购交易等过程中遵循公平、公正的原则，维护公司和供应商的合法权益。3.成本效益原则：在保证物资质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。4.合作共赢原则：与供应商建立长期稳定、互利共赢的合作关系。供应商管理供应商开发1.需求分析：各部门根据生产、运营需求，提出物资采购申请，明确物资规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.供应商搜索：采购部门通过多种渠道搜索潜在供应商，如网络搜索、行业展会、供应商推荐、同行交流等。3.供应商筛选：采购部门对潜在供应商进行初步筛选，评估其经营范围、生产能力、质量控制体系、价格水平、服务能力等方面，确定符合基本要求的供应商名单。4.实地考察：对于重要物资或新开发的供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、管理水平、质量保证措施等实际情况。5.资质审核：要求供应商提供营业执照、生产许可证、产品质量认证、税务登记证等相关资质证明文件，进行审核。6.样品测试：对于需要样品测试的物资，采购部门要求供应商提供样品，组织相关部门进行测试和评估，确保样品符合公司要求。7.供应商选定：采购部门综合考虑供应商的各项条件，填写供应商评估表，提出选定建议，报公司领导审批后确定合格供应商。供应商评估1.定期评估：采购部门每年定期对供应商进行评估，评估内容包括质量、交期、价格、服务等方面。2.质量评估：统计供应商物资检验不合格率、退货率等指标，评估其产品质量稳定性。3.交期评估：根据供应商按时交货次数、延迟交货天数等，评价其交货及时性。4.价格评估：对比市场价格和供应商报价，评估其价格合理性。5.服务评估：收集公司内部各部门对供应商服务的反馈意见，如响应速度、售后服务等。6.评估结果处理：根据评估结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于优秀供应商给予适当奖励和更多合作机会；对于不合格供应商，要求其限期整改，整改仍不合格的，暂停或终止合作。供应商激励与约束1.激励措施订单奖励：对于按时、按质、按量完成订单的供应商，给予一定比例的订单金额奖励。合作优惠：在价格调整、付款方式等方面给予优秀供应商更优惠的政策。荣誉表彰：对表现突出的供应商颁发荣誉证书，在公司内部进行宣传。2.约束措施合同约束：在采购合同中明确双方权利义务、违约责任等条款。扣款处理：对于物资质量不合格、交货延迟等情况，按照合同约定扣除相应款项。终止合作：对于严重违反合同约定或多次出现问题的供应商，终止合作关系。物资采购管理采购计划制定1.需求预测：各部门结合历史数据、市场趋势、生产计划等因素，对物资需求进行预测，填写物资需求预测表。2.采购计划编制：采购部门根据各部门物资需求预测表，综合考虑库存水平、采购周期等因素，编制年度、季度、月度采购计划。3.计划审批：采购计划报公司领导审批后执行。如遇特殊情况需调整采购计划，应及时办理审批手续。采购流程1.采购申请：各部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明物资名称、规格、型号、数量、需求时间等信息，并经部门负责人签字审批。2.采购询价：采购部门根据采购申请表，向选定的供应商发送询价单，要求供应商在规定时间内报价。3.报价评审：采购部门对供应商的报价进行评审，比较价格、质量、交期等因素，选择合适的供应商。4.采购合同签订：采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确物资规格、数量、价格、交期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。5.订单下达：采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，通知其按照要求组织生产和供货。6.采购跟踪：采购部门定期跟踪采购订单执行情况，及时掌握物资生产进度、运输情况等，确保按时到货。7.到货验收：物资到货前，采购部门通知相关部门做好验收准备。物资到货时，由验收部门按照合同要求和验收标准进行验收，填写验收报告。采购成本控制1.价格谈判：采购部门与供应商进行价格谈判，争取有利的采购价格。通过批量采购、长期合作等方式获取价格优惠。2.成本分析：采购部门定期对采购成本进行分析，查找成本变动原因，采取有效措施降低采购成本。3.成本预算：在采购计划制定过程中，合理编制采购成本预算，并严格控制预算执行。物资验收管理验收标准制定1.技术标准：根据物资的特性和使用要求，制定相应的技术标准，明确物资的规格、型号、性能、质量等方面的要求。2.质量标准：参考国家相关标准、行业标准以及供应商提供的质量标准，确定物资的质量验收标准。3.数量标准：明确物资的计量方法和验收数量的允许偏差范围。验收流程1.到货通知：采购部门在物资到货前，通知验收部门做好验收准备工作，提供物资采购合同、采购订单、质量标准等相关资料。2.初步检查：验收人员在物资到货时，首先对物资的外包装、标识、数量等进行初步检查，查看是否有破损、缺失、标识不清等情况。3.质量检验：按照验收标准，对物资的质量进行检验。可采用检验报告、抽样检测、试用等方式进行质量验证。4.数量核对：核对物资的实际到货数量与采购合同、采购订单一致。5.验收记录：验收人员如实填写验收报告，详细记录物资的名称、规格、型号、数量、质量状况、验收结果等信息。6.验收结果处理合格：物资验收合格，验收部门在验收报告上签字确认，采购部门可办理入库或投入使用手续。不合格：验收不合格的物资，验收部门出具不合格报告，说明不合格原因。采购部门及时与供应商沟通，要求其采取补货、换货、退货等措施。物资库存管理库存规划1.安全库存设定：根据物资的采购周期、需求波动等因素，设定合理的安全库存水平，以防止物资短缺。2.库存周转率目标：确定各类物资的库存周转率目标，定期进行分析和评估，确保库存资金合理占用。3.库存分类管理：按照物资的重要性、使用频率等因素，将物资分为A、B、C三类，实施分类管理。库存盘点1.盘点计划制定：财务部门定期制定库存盘点计划，明确盘点时间、范围、人员分工等。2.实地盘点：盘点人员按照盘点计划对库存物资进行实地清点，记录实际库存数量。3.账实核对：将实际库存数量与库存账目进行核对，查找差异原因。4.盘点报告编制：盘点结束后，编制盘点报告，说明盘点结果、差异情况及处理建议。5.差异处理：对于盘点差异，及时查明原因，进行相应的账务调整和库存处理。库存控制1.库存预警：设定库存上下限，当库存数量接近上下限时，系统自动发出预警信息，提示采购部门及时补货或调整生产计划。2.呆滞物资处理：定期对库存物资进行清查，识别呆滞物资，分析原因，采取降价促销、报废、退货等方式进行处理。付款管理付款审批流程1.发票审核：采购部门收到供应商发票后，审核发票的真实性、合法性、完整性，包括发票金额、物资明细、开票日期等与采购合同一致。2.验收单审核：核对验收单与发票上的物资信息、数量是否相符。3.付款申请：采购部门根据合同约定和发票、验收单审核情况，填写付款申请表，注明付款金额、付款方式、付款日期等信息，并经部门负责人签字。4.财务审核：财务部门对付款申请表进行审核，重点审核资金安排、付款手续合规性等。5.领导审批：付款申请表报公司领导审批。6.付款执行：财务部门根据领导审批意见，安排资金进行付款。付款方式选择1.现付：对于金额较小、交易频繁的物资采购，可选择现付方式，以获取现金折扣。2.月结：与供应商协商确定月结期限，在规定期限内支付货款，有利于资金周转。3.银行承兑汇票：对于金额较大的采购，可采用银行承兑汇票方式付款，延长付款期限。逾期付款管理1.原因分析：对于逾期付款情况，采购部门与供应商沟通，了解逾期原因。2.协商解决：根据逾期原因，与供应商协商解决方案，如调整付款计划、给予一定补偿等。3.避免影响合作：尽量避免逾期付款对供应商合作积极性造成影响，维护良好的合作关系。信息管理供应商信息管理1.信息收集：采购部门负责收集、整理供应商的基本信息、资质信息、业绩信息、联系方式等。2.信息更新：定期对供应商信息进行更新，确保信息的准确性和及时性。3.信息共享：将供应商信息在公司内部相关部门进行共享，方便各部门查询和使用。采购合同管理1.合同签订：采购部门按照合同签订流程，与供应商签订采购合同，并确保合同条款符合公司要求。2.合同归档：采购合同签订后，及时进行归档，妥善保管合同原件及相关附件。3.合同执行跟踪：跟踪采购合同的执行情况，及时处理合同变更、解除等事项，并做好记录。物资信息管理1.物资档案建立：采购部门为每类物资建立档案，记录物资的规格、型号、采购标准、验收情况等信息。2.物资信息维护：定期对物资信息进行维护，确保信息的准确性和完整性。监督与考核内部监督1.审计监督：公司审计部门定期对供应商物资管理活动进行审计，检查采购流程的合规性、物资质量、成本控制等方面的情况。2.日常监督：采购部门内部设立监督岗位，对采购过程进行日常监督，及时发现和纠正问题。考核指标1.采购成本降低率：考核采购部门在控制采购成本方面的成效。2.物资质量合格率：反映所采购物资的质量状况。3.订单按时交付率：评估