软件公司回款管理制度

软件公司回款管理制度总则制度目的本制度旨在规范软件公司的回款管理流程，确保公司资金的及时回收，降低财务风险，保障公司的正常运营和可持续发展。通过明确回款责任、规范操作流程、加强监督考核等措施，提高公司的资金使用效率，维护公司的利益。适用范围本制度适用于公司与客户签订的所有软件销售合同、软件服务合同以及相关项目合作中涉及款项回收的业务活动。包括但不限于软件产品销售、定制开发服务、技术支持与维护服务等项目所产生的应收账款。基本原则1.依法合规原则：回款管理工作必须严格遵守国家法律法规和公司的各项规章制度，确保所有回款活动合法合规。2.合同约束原则：以合同为依据，明确双方的权利和义务，按照合同约定的付款方式、付款时间等条款，及时、足额地回收款项。3.责任明确原则：明确各部门及相关人员在回款工作中的职责，将回款任务分解到具体岗位和个人，确保责任落实到人。4.风险防控原则：加强对回款风险的识别、评估和控制，提前制定应对措施，降低坏账损失的风险。5.协同合作原则：销售部门、项目实施部门、财务部门等各相关部门应密切配合，形成工作合力，共同推进回款工作的顺利进行。回款管理组织与职责回款管理小组成立以公司总经理为组长，销售部门负责人、项目实施部门负责人、财务部门负责人为成员的回款管理小组。其主要职责如下：1.制定回款策略：根据公司的业务目标和市场情况，制定整体回款策略和年度回款计划。2.协调部门工作：协调销售部门、项目实施部门、财务部门等各相关部门之间的工作，解决回款过程中出现的问题。3.监督考核执行：监督回款管理制度的执行情况，对各部门及相关人员的回款工作进行考核和评价。4.重大事项决策：对重大回款风险事件进行决策，制定应对措施，确保公司利益不受损失。销售部门1.客户信用评估：负责对客户进行信用调查和评估，建立客户信用档案，为合同签订和款项回收提供依据。2.合同签订与执行：在签订销售合同时，明确付款方式、付款时间等条款，并确保合同的有效执行。负责跟踪客户的付款进度，及时与客户沟通协调，催收回款。3.回款责任落实：将回款任务分解到具体的销售人员，明确其回款责任，并定期对销售人员的回款工作进行考核。4.反馈客户信息：及时向公司内部相关部门反馈客户的经营状况、财务状况等信息，协助做好回款风险防控工作。项目实施部门1.项目进度把控：按照合同要求，按时、高质量地完成项目实施任务，确保项目顺利交付，为款项回收创造条件。2.客户沟通协调：在项目实施过程中，加强与客户的沟通协调，及时解决客户提出的问题，提高客户满意度，促进款项回收。3.协助回款工作：配合销售部门做好回款工作，提供与项目相关的资料和信息，协助催收回款。财务部门1.账款核算管理：负责应收账款的核算和管理，及时、准确地记录每笔业务的收入和回款情况，定期编制应收账款账龄分析表，为公司决策提供数据支持。2.回款提醒监督：根据合同约定的付款时间，提前向销售部门和客户发送回款提醒函，监督款项回收情况。对逾期未收回的款项，及时与销售部门沟通，共同制定催收措施。3.风险预警提示：对回款过程中出现的风险进行预警提示，及时向回款管理小组汇报，并提出相应的风险防控建议。4.资金统筹安排：合理安排公司资金，确保回款资金及时入账，满足公司日常运营和发展的需要。回款流程与规范合同签订阶段1.信用评估：销售部门在与客户洽谈业务时，应对客户进行信用评估。收集客户的基本信息、经营状况、财务状况等资料，填写《客户信用评估表》，提交财务部门审核。2.合同条款审核：财务部门根据客户信用评估结果，对合同中的付款方式、付款时间、结算账户等条款进行审核。对于信用状况不佳或存在风险的客户，应建议销售部门采取相应的风险防控措施，如要求客户提供担保、增加预付款比例等。3.合同签订：销售部门在合同条款审核通过后，与客户签订正式合同。合同应明确双方的权利和义务，特别是付款方式和付款时间等关键条款。合同签订后，销售部门应将合同副本及时提交给财务部门备案。款项催收阶段1.到期提醒：财务部门在每笔款项到期前[X]个工作日，根据合同约定的付款时间，向销售部门发送《回款提醒函》，告知销售部门款项到期情况，并要求销售部门及时与客户沟通催收回款。2.首次催收：销售部门在收到《回款提醒函》后，应立即与客户联系，了解客户未付款的原因，并根据实际情况采取相应的催收措施。对于一般性逾期客户，通过电话、邮件等方式友好提醒客户按时付款；对于逾期时间较长或故意拖欠的客户，发送正式的《催款函》，明确告知客户逾期付款的后果，并要求客户在规定时间内付款。3.多次催收：如果首次催收后客户仍未付款，销售部门应进行多次催收。根据客户的态度和实际情况，采取不同的催收方式，如上门催收、委托第三方催收机构催收等。每次催收后，销售部门应及时将催收情况反馈给财务部门。4.风险预警：在款项催收过程中，如发现客户出现经营状况恶化、财务困难、恶意拖欠等情况，销售部门应及时向财务部门和回款管理小组报告，启动风险预警机制。财务部门根据风险情况，调整应收账款的坏账准备计提，并会同销售部门制定相应的应对措施。款项回收阶段1.收款确认：客户付款后，销售部门应及时与财务部门核对收款信息，确认款项到账情况。财务部门在收到款项后，应及时进行账务处理，更新应收账款台账。2.发票开具：财务部门根据合同约定和实际收款情况，及时为客户开具发票。发票开具应准确无误，确保客户能够顺利入账。3.归档整理：销售部门和财务部门应将与回款相关的合同、催款函、收款凭证、发票等资料进行归档整理，妥善保管，以备查阅。回款考核与激励考核指标设定1.回款率：考核各部门及销售人员在一定时期内的实际回款金额与应回款金额的比率。计算公式为：回款率=实际回款金额/应回款金额×100%。2.逾期账款率：考核逾期未收回账款的金额占应收账款总额的比例。计算公式为：逾期账款率=逾期未收回账款金额/应收账款总额×100%。3.坏账率：考核因客户原因导致的坏账损失金额占应收账款总额的比例。计算公式为：坏账率=坏账损失金额/应收账款总额×100%。考核周期与方式1.考核周期：回款考核实行月度统计、季度考核、年度总评的方式。每月末，财务部门统计各部门及销售人员的回款情况，计算各项考核指标；每季度末，根据月度考核结果进行综合评价，确定季度考核得分；年度末，根据全年考核结果进行总评，评选出优秀部门和个人。2.考核方式：考核采用定量考核与定性考核相结合的方式。定量考核以各项考核指标为依据，计算得分；定性考核主要考核各部门及销售人员在回款工作中的工作态度、沟通协调能力、风险防控措施等方面的表现。激励措施1.绩效奖金挂钩：将回款考核结果与各部门及销售人员的绩效奖金挂钩。根据季度考核得分，按照公司绩效奖金分配方案发放绩效奖金。对于回款率高、逾期账款率低、坏账率低的部门和个人，给予适当的奖励；对于回款工作不力的部门和个人，扣减相应的绩效奖金。2.晋升评优优先：在员工晋升、评优等方面，将回款工作表现作为重要的参考依据。对于在回款工作中表现突出的员工，优先给予晋升机会和荣誉称号。3.专项奖励：设立回款专项奖励基金，对在回款工作中做出突出贡献的部门和个人进行专项奖励。如成功追回大额逾期账款、通过创新方式显著提高回款率等，给予一次性奖励。风险防控与坏账管理风险防控措施1.客户信用管理：建立健全客户信用评估体系，定期对客户进行信用评估和更新，根据客户信用状况制定相应的销售政策和收款策略。对于信用状况不佳的客户，谨慎开展业务，采取必要的风险防控措施。2.合同风险管理：在合同签订前，加强对合同条款的审核，特别是付款方式、付款时间、违约责任等条款，确保合同的合法性、完整性和可操作性。在合同履行过程中，严格按照合同约定执行，及时跟踪客户的付款情况，发现问题及时采取措施解决。3.内部沟通协调：加强销售部门、项目实施部门、财务部门等各相关部门之间的沟通协调，建立信息共享机制。各部门在工作中发现可能影响回款的问题时，应及时沟通，共同制定解决方案，避免因信息不畅导致回款风险。4.法律风险防范：对于逾期未收回的款项，必要时通过法律途径解决。公司应建立健全法律风险防范机制，聘请专业律师提供法律支持，确保追款行为合法合规，维护公司的合法权益。坏账管理1.坏账确认标准：符合下列条件之一的应收账款，可确认为坏账：债务人破产或死亡，以其破产财产或遗产清偿后，仍无法收回的账款；债务人逾期未履行偿债义务，超过[X]年，经多次催收仍无法收回的账款；其他足以证明该项应收账款不能收回的情形。2.坏账核销程序：对于确认为坏账的应收账款，由销售部门提出书面申请，填写《坏账核销申请表》，详细说明坏账形成的原因、经过及相关证据。财务部门审核后，报公司管理层审批。经批准后，财务部门进行坏账核销账务处理，并将相关资料归档保存。3.坏账责任追究：对于因主观原因导致坏账损失的部门和个人，公司将追究其相应的责任。根据损失金额大小和情节轻重，给予相应的经济处罚、行政处分等。同时，公司将加强对相关责任人的培训和教育，提高其风险意识和责任意识。监督与检查内部审计监督公司内部审计部门定期对回款管理制度的执行情况进行审计监督，检查各部门在回款工作中的职责履行情况、流程执行情况、考核指标完成情况等。对于审计中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。管理层监督检查公司管理层定期对回款工作进